ОЛЕНА САМОЩЕНКО,
приватний нотаріус Харківського міського нотаріального округу
ПРОБЛЕМНІ ПИТАННЯ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ НОТАРІУСАМИ ПРИПИНЕННЯ ІНШИХ РЕЧОВИХ ПРАВ НА НЕРУХОМЕ МАЙНО ТА ОБТЯЖЕНЬ ТАКИХ ПРАВ
З першого січня 2013 року вступив в дію Закон України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (далі — Закон), згідно з яким нотаріуси як спеціальні суб’єкти здійснюють функції державних реєстраторів.
За час дії реєстру речових прав на нерухоме майно у нотаріусів виникло безліч питань як технічного, так і теоретичного характеру. Але особливо дискусійним є таке: чи має право нотаріус здійснювати державну реєстрацію припинення іпотеки та обтяжень в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно (далі — ДРРП).
Відповідно до ст. 9 Закону нотаріус як спеціальний суб’єкт здійснює функції державного реєстратора, крім ведення реєстраційних справ щодо об’єктів нерухомого майна (п. 4 ч. 2 ст. 9 Закону) та видачі свідоцтва про право власності на нерухоме майно у випадках, встановлених ст. 18 Закону (п. 6 ч. 2 ст. 9 Закону).
Стаття 2 Закону визначає поняття «державної реєстрації» так: державна реєстрація речових прав на нерухоме майно — офіційне визнання і підтвердження державою фактів виникнення, переходу або припинення прав на нерухоме майно, обтяження таких прав шляхом внесення відповідного запису до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно. Тобто, коли йде мова про державну реєстрацію прав та їх обтяжень, це стосується як виникнення, так і припинення прав та обтяжень на нерухоме майно. Нотаріус має право проводити державну реєстрацію прав, їх обтяжень у результаті вчинення нотаріальної дії (надання відмови в ній) одночасно з вчиненням такої дії. На жаль, логічна конструкція Закону та підзаконних нормативних актів не дуже вдала, можливо, це пов’язано з тим, що повноваження нотаріуса як державного реєстратора були внесені вже після прийняття основних положень. Якщо проаналізувати норми законодавчих актів, що стосуються повноважень нотаріуса як державного реєстратора прав на нерухоме майно, то в кожному акті є статті або пункти, в яких прямо або побічно підтверджується можливість здійснення нотаріусом державної реєстрації припинення інших речових прав на нерухоме майно та обтяжень таких прав.
Так, в постанові Кабінету Міністрів України від 22.06.2011 № 703 «Про затвердження Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень і Порядку надання інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно» (далі — постанова № 703) зазначається, що державну реєстрацію прав шляхом внесення записів до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно проводять орган державної реєстрації прав та нотаріус як спеціальний суб’єкт, на якого покладаються функції державного реєстратора прав на нерухоме майно. Заява про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у результаті вчинення нотаріальної дії з нерухомим майном, об’єктом незавершеного будівництва подається нотаріусу, яким вчинено таку дію (пункт 4 частини 1 статті 16 Закону).
Пунктом 41 постанови № 703 передбачено обов’язок нотаріуса у день прийняття рішення про державну реєстрацію прав та їх обтяжень надіслати власникові нерухомого майна чи правонабувачеві нерухомого майна письмове повідомлення про проведення державної реєстрації припинення речового права на нерухоме майно, відмінного від права власності.
Відповідно до п. 32 постанови Кабінету Міністрів України від 26.10.2011 № 1141 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно» під час проведення державної реєстрації припинення права власності, інших речових прав на нерухоме майно або обтяжень таких прав державний реєстратор вносить до відповідного запису Державного реєстру прав найменування органу державної реєстрації прав або найменування нотаріальної контори, назву нотаріального округу.
Таким чином, законодавство не містить заборони щодо державної реєстрації припинення інших речових прав на нерухоме майно та обтяжень таких прав нотаріусами за умови вчинення нотаріусом нотаріальної дії з відповідним нерухомим майном. Цей висновок підтверджується листом Міністерства юстиції України від 26.04.2013 № 13.1-32/322.
На цей час у регіонах склалась різна практика застосування норм законодавства з цього питання.

ЗАТВЕРДЖЕНО
Радою Нотаріальної палати України
«10» квітня 2013 р.
(Протокол № 1)
ПОЛОЖЕННЯ
про уповноваженого представника Нотаріальної палати України
в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі
1. Загальні положення
1.1. Це Положення розроблене відповідно до пунктів 5.32–5.36 розділу 5 Статуту Нотаріальної палати України (далі — НПУ).
1.2. Основними завданнями уповноваженого представника НПУ (далі — уповноважений представник) є забезпечення єдності членів НПУ у відповідному регіоні для виконання покладених на них Законом України «Про нотаріат» обов’язків і забезпечення їхніх прав.
1.3. Уповноважений представник не є юридичною особою та не має на меті отримання прибутку.
1.4. Уповноважений представник у своїй діяльності керується Законом України «Про нотаріат», Статутом НПУ, Правилами професійної етики нотаріусів України, цим Положенням, Порядком про сплату внесків до НПУ, іншими рішеннями органів НПУ.
2. Кваліфікаційні вимоги до уповноваженого представника та його заступника
2.1. Уповноваженим представником НПУ та його заступником може бути нотаріус, який має досвід нотаріальної діяльності не менше 8 років, має авторитет серед нотаріусів відповідного регіону та користується їх повагою, не допускав порушень законодавства при здійсненні нотаріальної діяльності та Кодексу професійної етики нотаріусів України, затвердженого Конференцією Української нотаріальної палати від 17. 11. 2007, не притягався до дисциплінарної, адміністративної чи іншої відповідальності, приймав участь у громадському житті нотаріальної спільноти, у організації заходів з підвищення професіоналізму нотаріусів та інших заходів, має науковий ступінь та заохочення тощо.
3. Призначення уповноваженого представника НПУ. Створення представництв НПУ
3.1. Уповноважений представник НПУ призначається рішенням Ради НПУ за поданням Президента НПУ строком на п’ять років і може бути достроково відкликаний з посади за рішенням Ради НПУ.
3.2. За рішенням Ради НПУ, у зв’язку з поданням, що скеровується від нотаріусів відповідного регіону, можуть створюватися представництва НПУ.
3.3. Кількісний склад представництва визначається рішенням Ради НПУ за поданням уповноваженого представника НПУ.
3.4. Заступники уповноваженого представника НПУ призначаються Радою НПУ строком на п’ять років і можуть бути достроково відкликані з посади за рішенням Ради НПУ;
3.5. Уповноважений представник НПУ підконтрольний та підзвітний Раді НПУ та президенту НПУ. Заступники уповноваженого представника підконтрольні та підзвітні уповноваженому представнику НПУ;
3.6. Уповноважені представники, їх заступники виконують свої повноваження на громадських засадах, але можуть заохочуватися Радою НПУ за високі досягнення в роботі;
3.7. Для виконання допоміжної та технічної роботи уповноважений представник НПУ може залучати інших працівників (апарат представництва НПУ).
4. Повноваження та функції уповноважених представників та їх заступників
4.1. Уповноважений представник, або за його дорученням чи у разі відсутності його заступник:
• забезпечують організаційну єдність членів НПУ відповідно Автономної Республіки Крим, області, міста Києва та Севастополя;
• забезпечують виконання рішень З’їзду нотаріусів України, Ради НПУ членами НПУ на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці;
• забезпечують координацію дій та взаємодію з відповідними головними управліннями юстиції;
• беруть участь або уповноважують інших нотаріусів на участь у перевірках роботи нотаріусів, що проводяться головними управліннями юстиції, висловлюють свої зауваження чи пропозиції у вигляді окремої думки. У разі виникнення будь-яких непорозумінь повідомляють про це Раду НПУ;
• контролюють дотримання нотаріусами правил професійної етики, готують подання про такі порушення на розгляд Інспекції з питань професійної відповідальності нотаріусів;
• у разі виникнення непорозумінь чи конфліктів між нотаріусами вживають заходів до їх залагодження;
• своєчасно та в повному обсязі інформують членів НПУ відповідного регіону про рішення З’їзду нотаріусів України, Ради НПУ, а також про роботу інших органів НПУ та заходи, що ними проводяться;
• постійно узгоджують свою роботу з Радою НПУ і президентом НПУ, щороку звітують перед ними про свою роботу;
• вносять пропозиції і зауваження щодо роботи органів НПУ, а також пропозиції щодо заходів, які необхідно провести на території відповідного регіону;
• вносять подання Раді НПУ щодо заохочення та відзначення членів НПУ відповідного регіону.
• виконують інші повноваження, передбачені Статутом НПУ та цим Положенням.
4.2. Розподіл обов’язків між заступниками уповноваженого представника та працівниками апарату представництва НПУ здійснюється уповноваженим представником НПУ.
5. Права та обов’язки уповноваженого представника НПУ
5.1. Для виконання покладених на нього обов’язків уповноважений представник НПУ має право:
• за запрошенням Ради НПУ брати участь у засіданнях Ради НПУ, комісій і робочих груп;
• брати участь у заходах, що організовуються та проводяться НПУ;
• вносити пропозиції та рекомендації щодо вдосконалення діяльності нотаріусів відповідної територіальної одиниці;
• одержувати інформацію про діяльність НПУ, зокрема, з офіційного веб-сайту НПУ та вносити пропозиції щодо удосконалення її роботи;
• одержувати методичну та організаційну допомогу;
• вносити пропозиції та рекомендації щодо внесення змін до цього Положення.
5.2. Для виконання покладених на нього обов’язків уповноважений представник, його заступники зобов’язані:
• дотримуватись вимог Статуту НПУ, Правил професійної етики нотаріусів України, Порядку сплати членських внесків до НПУ та цього Положення;
• здійснювати організаційну та іншу роботу, пов’язану з реалізацією статутних завдань НПУ;
• здійснювати представництво та захист інтересів членів НПУ відповідного регіону та сприяти їм у здійсненні нотаріальної діяльності;
• здійснювати розгляд пропозицій, скарг та звернень членів НПУ відповідного регіону;
• здійснювати розгляд звернень та скарг на дії нотаріусів;
• забезпечувати контроль за виконанням нотаріусами регіону Правил професійної етики нотаріусів України;
• виконувати рішення органів НПУ;
• контролювати своєчасне виконання нотаріусами регіону рішень органів НПУ та Порядку сплати членських внесків.
6. Рада уповноважених представників НПУ
6.1. При Раді НПУ як дорадчий орган створюється Рада уповноважених представників НПУ в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.
6.2. Рада уповноважених представників НПУ на своєму першому засіданні обирає голову Ради, його заступника та секретаря.
6.3. Засідання Ради уповноважених представників НПУ проводяться за необхідністю, але не рідше одного разу на три місяці.
6.4. Рада уповноважених представників НПУ вирішує питання координації діяльності, напрацювання шляхів вирішення завдань, що стоять перед ними, обміну досвідом роботи, проведення спільних заходів.
Пропозиції та зауваження щодо удосконалення роботи Рада уповноважених представників передає на розгляд Ради НПУ.
7. Порядок затвердження, внесення змін та доповнень до цього Положення
7.1. Це Положення набуває чинності з моменту його затвердження Радою НПУ.
7.2. Зміни та доповнення до цього Положення можуть вноситися за рішенням Ради НПУ, що оформлюється у вигляді протоколу.
7.3. Зміни та доповнення до цього Положення можуть вноситися на підставі рішення З’їзду нотаріусів України та набувають чинності з моменту ухвалення таких змін.
7.4. Всі питання, що не врегульовані Статутом НПУ та цим Положенням, вирішуються відповідно до вимог чинного законодавства України.

ГАННА КОСЕНКО,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
Видача документів з архіву нотаріуса та довідок про вчинені нотаріальні дії
У цій статті ми розглянемо такі питання, як видача документів з архіву нотаріуса, та, зокрема, копій документів, а також довідок про вчинені нотаріальні дії.
Перше, на чому нотаріусові слід зосередити увагу при цьому, — це дотримання правил нотаріальної таємниці.
Згідно з ч. 5 ст. 8 Закону України «Про нотаріат» довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.
Крім того, довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи можуть надаватися нотаріусом відповідним компетентним органам, перелік яких визначено Законом України «Про нотаріат».
Так, згідно з ч. 6 ст. 8 Закону України «Про нотаріат» довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з обов’язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу.
У цьому разі треба мати на увазі, що згідно з ч. 4 ст. 8-1 Закону України «Про нотаріат» (яку було доповнено згідно із Законом від 01.10.2008 р.) не допускається вилучення (виїмка) реєстрів нотаріальних дій, печатки нотаріуса, а також документів, що передані нотаріусу на зберігання в порядку, передбаченому главою 17 Закону України «Про нотаріат» — «Прийняття документів на зберігання». Такі реєстри нотаріальних дій, документи чи печатка нотаріуса можуть бути надані суду за мотивованою постановою суду тільки для огляду і повинні бути повернуті судом негайно після огляду.
Згідно з ч. 7 ст. 8 Закону України «Про нотаріат» на одержання довідок про суму нотаріально посвідчених договорів, які необхідні виключно для встановлення додержання законодавства з питань оподаткування, мають право органи державної податкової служби. Такі довідки надаються нотаріусом протягом 10 робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу органів державної податкової служби.
Крім того, на вимогу Міністерства юстиції України, відповідного головного управління юстиції з метою регулювання організації нотаріальної діяльності нотаріуси видають підписані ними копії документів та витяги з них, а також пояснення нотаріусів у строк, встановлений цими органами.
ВИДАЧА КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ З АРХІВУ НОТАРІУСА НА ЗАПИТИ ФІЗИЧНИХ ТА ЮРИДИЧНИХ ОСІБ

До підстав набуття права на спадкування за законом відносяться відповідні юридичні факти.

У контексті аналізу юридичних фактів неможливо оминути увагою й певний термінологічний аспект, який стосується розуміння словосполучення «закликання до спадкування за законом».

У нотаріальному законодавстві (ст. 68 Закону України «Про нотаріат», Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296, Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затверджене наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 27.12.2004 № 142/5/310) така фраза використовується неодноразово. Причиною цього, напевне, є певною мірою усталений підхід до застосування поняття «закликання до спадкування за законом» як у цивільному (зокрема, статті 418, 419 ЦК УРСР 1922 року, статті 530, 531, 537 ЦК УРСР 1963 року), так і в нотаріальному законодавстві (ст. 49 Закону УРСР «Про державний нотаріат»).

«Закликати» етимологічно означає кликати, запрошувати кого-небудь прийти, приїхати, з’явитися кудись з певною метою^[1]. При поєднанні такого розуміння з поняттям спадкування цілком допустимо зробити висновок, що «хтось запрошує кого-небудь до спадкування за законом». Проте очевидно, що спадкоємців ніхто не закликає та не запрошує до спадкування.

Чинний ЦК^[2] не передбачає такої правової конструкції^[3]. Відмова від її використання в ЦК України повністю виправдана, оскільки по суті «закликання до спадкування за законом» охоплює собою певні підстави, за яких виникає право на спадкування за законом.

Підстави набуття права на спадкування за законом умовно можна класифікувати на позитивнітанегативні.

Негативні юридичні факти, тобто ті, які настали на час відкриття спадщини або після, і можуть зумовлювати за передбачених в ЦК України умов виникнення права на спадкування за законом. Ці юридичні факти відзначаються специфікою, адже правовий ефект пов’язується з відсутністю певного явища (наприклад, відсутність заповіту). Наявність таких юридичних фактів буде перешкодою для набуття права на спадкування за законом. Тому акцент на відсутності відповідного явища є досить своєрідним техніко-юридичним прийомом.

Відповідно до ч. 2 ст. 1223 ЦК в разі відсутності заповіту, визнання його недійсним, неприйняття спадщини або відмови від її прийняття спадкоємцями за заповітом, а також у разі неохоплення заповітом усієї спадщини право на спадкування за законом одержують особи, визначені устаттях 1261–1265 ЦК.

Тлумачення цих положень у контексті інших норм книги 6 ЦК дозволяє стверджувати, що:

по-перше, у ч. 2 ст. 1223 ЦК визначено негативні юридичні факти, відсутність яких може обумовлювати набуття права на спадкування за законом;

по-друге, перелік цих фактів не вичерпується вказаними в ч. 2 ст. 1223 ЦК.

До підстав набуття права на спадкування за законом відносяться відповідні юридичні факти.У контексті аналізу юридичних фактів неможливо оминути увагою й певний термінологічний аспект, який стосується розуміння словосполучення «закликання до спадкування за законом». У нотаріальному законодавстві (ст. 68 Закону України «Про нотаріат», Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296, Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затверджене наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 27.12.2004 № 142/5/310) така фраза використовується неодноразово. Причиною цього, напевне, є певною мірою усталений підхід до застосування поняття «закликання до спадкування за законом» як у цивільному (зокрема, статті 418, 419 ЦК УРСР 1922 року, статті 530, 531, 537 ЦК УРСР 1963 року), так і в нотаріальному законодавстві (ст. 49 Закону УРСР «Про державний нотаріат»).«Закликати» етимологічно означає кликати, запрошувати кого-небудь прийти, приїхати, з’явитися кудись з певною метою. При поєднанні такого розуміння з поняттям спадкування цілком допустимо зробити висновок, що «хтось запрошує кого-небудь до спадкування за законом». Проте очевидно, що спадкоємців ніхто не закликає та не запрошує до спадкування.Чинний ЦК не передбачає такої правової конструкції. Відмова від її використання в ЦК України повністю виправдана, оскільки по суті «закликання до спадкування за законом» охоплює собою певні підстави, за яких виникає право на спадкування за законом.Підстави набуття права на спадкування за законом умовно можна класифікувати на позитивні та негативні.Негативні юридичні факти, тобто ті, які настали на час відкриття спадщини або після, і можуть зумовлювати за передбачених в ЦК України умов виникнення права на спадкування за законом. Ці юридичні факти відзначаються специфікою, адже правовий ефект пов’язується з відсутністю певного явища (наприклад, відсутність заповіту). Наявність таких юридичних фактів буде перешкодою для набуття права на спадкування за законом. Тому акцент на відсутності відповідного явища є досить своєрідним техніко-юридичним прийомом.Відповідно до ч. 2 ст. 1223 ЦК в разі відсутності заповіту, визнання його недійсним, неприйняття спадщини або відмови від її прийняття спадкоємцями за заповітом, а також у разі неохоплення заповітом усієї спадщини право на спадкування за законом одержують особи, визначені у статтях 1261–1265 ЦК.Тлумачення цих положень у контексті інших норм книги 6 ЦК дозволяє стверджувати, що:по-перше, у ч. 2 ст. 1223 ЦК визначено негативні юридичні факти, відсутність яких може обумовлювати набуття права на спадкування за законом;по-друге, перелік цих фактів не вичерпується вказаними в ч. 2 ст. 1223 ЦК.

Відповідно до ст. 3 Конституції України людина, її життя і здоров’я, честь і гідність, недоторканність і безпека визнаються в Україні найвищою соціальною цінністю. Права і свободи людини та їх гарантії визначають зміст і спрямованість діяльності держави. Держава відповідає перед людиною за свою діяльність. Утвердження і забезпечення прав і свобод людини є головним обов’язком держави. На жаль, сучасна українська держава не в повній мірі відповідає вимогам Конституції України. Замість того, щоб захищати права та законні інтереси своїх громадян, держава їх порушує.

Одним із найбільш корумпованих органів у нашій країні є Державтоінспекція. Ймовірність того, що будь-кого, хто сидить за кермом автомобіля, може бути звинувачено у скоєнні адміністративного правопорушення, є дуже високою. Як свідчать самі водії, найбільш частими зловживаннями з боку працівників Державтоінспекції є складання протоколів про адміністративне правопорушення за ч. 1 ст. 122 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП України) (перевищення водіями транспортних засобів встановлених обмежень швидкості руху транспортних засобів), через те що у таких правопорушеннях, особливо якщо вони зафіксовані за допомогою технічних засобів, дуже складно довести свою невинуватість.

З огляду на це, кожен автовласник ризикує опинитися у ситуації, коли на абсолютно надумані звинувачення працівника Державтоінспекції у вчиненні адміністративного правопорушення доведеться обирати між двома альтернативними діями: або вирішувати питання старими методами «по-хорошому», або ж вчинити так, як належить за законом, тобто оскаржити це рішення у встановленому порядку. Людині, яка не є фахівцем у правознавстві, можливо, буде легше заплатити «штраф» інспектору та забути про цю неприємну подію, але не юристу, якому це не дозволить зробити совість.

Отже, ця стаття для тих, хто не пожаліє свого часу, а в деяких випадках і нервів, заради перемоги справедливості; хто має достатньо мужності, щоб оскаржувати рішення держави.

Народна мудрість говорить: попереджений — значить озброєний! Щоб краще почуватися під час спілкування з працівником Державтоінспекції, слід знати свої права та обов’язки, а також права та обов’язки працівника Державтоінспекції.

Принцип законності, який покладено в основу взаємовідносин між громадянином і державою, полягає у тому що, як наголошує ст. 19 Конституції України, органи державної влади, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.

Цей принцип означає, що, наприклад, зупинити транспортний засіб працівник Державтоінспекції має право лише в разі, якщо це передбачено законодавством, а саме:

–         порушення правил дорожнього руху водієм;

–         відсутності номерного знака на транспортному засобі або наявності номерного знака, який не відповідає встановленим вимогам, закріплений у не встановленому для цього місці, закритий іншими предметами чи забруднений, що не дозволяє чітко визначити символи номерного знака з відстані двадцяти метрів;

–         наявності ознак, що свідчать про технічну несправність транспортного засобу; наявності даних, що свідчать про причетність транспортного засобу, його водія, пасажирів або вантажу до вчинення дорожньо-транспортної пригоди, кримінального чи адміністративного правопорушення; перебування транспортного засобу в розшуку;

–         наявності даних про використання транспортного засобу з протиправною метою; необхідності опитування водія чи пасажирів про обставини вчинення дорожньо-транспортної пригоди, кримінального чи адміністративного правопорушення, свідками якого вони є або могли бути;

–         необхідності залучення водія транспортного засобу для надання допомоги іншим учасникам дорожнього руху або працівникам міліції чи як свідка при оформленні протоколів про адміністративні правопорушення чи матеріалів дорожньо-транспортних пригод;

–         проведення цільових заходів (операції, відпрацювання, оперативні плани) для перевірки документів на право користування і керування транспортним засобом, документів на транспортний засіб; виконання рішень про обмеження чи заборону руху, прийнятих уповноваженими на це державними органами;

–         якщо спосіб закріплення вантажу на транспортному засобі створює небезпеку для інших учасників дорожнього руху;

–         порушення визначеного порядку встановлення і використання на транспорт­ному засобі спеціальних світлових або звукових сигнальних пристроїв.

Працівник Державтоінспекції, який зупинив транспортний засіб, повинен повідомити про причину зупинення, суть вчиненого правопорушення.

ГАННА КОСЕНКО,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
КНИГИ, ЖУРНАЛИ І РЕЄСТРИ ЗГІДНО З ТИПОВОЮ НОМЕНКЛАТУРОЮ СПРАВ ДЕРЖАВНОЇ НОТАРІАЛЬНОЇ КОНТОРИ ТА ПРИВАТНОГО НОТАРІУСА
(відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 22.12.2010 р. № 3253/5)
Шановні читачі! Для зручності пропонуємо Вам перелік та форми книг, журналів і реєстрів згідно з Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 22.12.2010 р. № 3253/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23.12.2010 р. за № 1318/18613, який набрав чинності з 01.01.2011 р. (далі — Типова номенклатура 2011).
Матеріал викладено у вигляді таблиці з посиланням на індекси, заголовки, строки зберігання справ згідно з Типовою номенклатурою 2011, а також наведено стислий коментар порівняння з 2010 роком. Після таблиці подано відповідні зразки.
ВИКОРИСТАНІ НОРМАТИВНІ АКТИ
1. Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 22.08.2003 р. № 98/5, (зі змінами) (далі — Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса).
2. Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 р. № 3253/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 23.12.2010 р. за № 1318/18613 (далі — Правила нотаріального діловодства).
3. Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 14.07.2004 р. № 67/5, (зі змінами) (далі — Положення про спеціальні бланки документів інформаційної системи).
4. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893 (зі змінами) (далі — Інструкція про порядок обліку матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію).
5. Інструкція про порядок обліку депозитних операцій у державних нотаріальних конторах та в приватних нотаріусів, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 18.02.2003 р. № 13/5 (далі — Інструкція про порядок обліку депозитних операцій).

ВАСИЛЬ КРАТ,
кандидат юридичних наук, доцент, доцент кафедри цивільного права № 1 Національного юридичного університету ім. Ярослава Мудрого
ПЕРЕВАЖНІ ПРАВА НАЙМАЧА ЖИТЛА
1. ЗАГАЛЬНІ ЗАУВАГИ
Переважні права наймача врегульовані у ст. 822 Цивільного кодексу України , яка присвячена регулюванню двох видів переважних прав (на укладення договору найму на новий строк і на купівлю предмета найму).
Під переважним правом у літературі розуміється таке суб’єктивне цивільне право, яке надає його носієві можливість пріоритетно перед іншими особами набути інше або здійснити існуюче суб’єктивне право . У ст. 822 ЦК врегульовано переважні права, за допомогою яких наймач має можливість набути суб’єктивних цивільних прав. Тобто при укладенні договору найму житла на новий строк (купівлі-продажу) або виникнуть зобов’язальні права, пов’язані із користуванням житлом, або право власності на житло.
Слід зауважити, що ст. 822 ЦК має диспозитивний характер. Тому на підставі положень ст. 6 ЦК учасники цивільних відносин не позбавлені можливості передбачити в договорі інші положення, аніж встановлені ЦК, чи доповнити правове регулювання (наприклад, детально визначити процедуру здійснення переважного права) або ж взагалі виключити застосування правил про переважні права до правовідносин сторін.
2. ПЕРЕВАЖНЕ ПРАВО НАЙМАЧА НА УКЛАДЕННЯ ДОГОВОРУ НАЙМУ ЖИТЛА НА НОВИЙ СТРОК
Метою встановлення переважного права наймача на укладення договору є створення конструкції в цивільному законодавстві, за допомогою якої наймач (як «слабка» сторона договору найму) матиме додаткові механізми, спрямовані на забезпечення стабільного користування житлом.
Переважне право на укладення договору не застосовується до короткострокового договору найму житла (ч. 2 ст. 821 ЦК), піднайму житла (ч. 5 ст. 823 ЦК). Не існує й переважного права на укладення договору при договорі оренди житла з викупом (ч. 6 ст. 810-1 ЦК).
Переважне право наймача на укладення договору виникає разом із набуттям зобов’язального права на користування житлом та перебуває в пасивному стані до моменту отримання пропозиції укласти договір на таких самих або інших умовах чи попередження наймача про відмову від укладення договору на новий строк.
У ст. 822 ЦК тільки фрагментарно регулюється процедура здійснення пере­важного права наймача на укладення договору найму житла на новий строк. Поза увагою законодавця залишилося, зокрема, те, яким чином наймодавцю направляти пропозицію укласти договір найму житла; що має міститися в пропозиції; які правові наслідки настають, якщо наймач не погоджується зі зміною умов договору найму житла.
Процедура реалізації переважного права розпочинається з направлення наймодавцем наймачу пропозиції укласти договір найму на новий строк. У ст. 822 ЦК використовується слово­сполучення «запропонувати наймачеві укласти договір», що дозволяє розуміти її як оферту (ст. 641 ЦК). Тому зміст пропозиції має засновуватися на положеннях ст. 641 ЦК і, зокрема, може містити: предмет, розмір плати за користування, строк договору. З метою забезпечення доказування направлення пропозиції доцільно надсилати її цінним листом з описом вкладення або вручати під розписку безпосередньо наймачу.
З огляду на те, що ст. 822 ЦК не містить правових наслідків недосягнення згоди щодо плати та інших умов договору найму, за аналогією закону (ч. 1 ст. 8 ЦК) потрібно застосовувати абз. 3 ч. 1 ст. 777 ЦК. Тобто якщо наймодавець та наймач не досягли домовленості про плату та інші умови договору найму житла, це зумовлюватиме припинення переважного права наймача. У випадку ігнорування наймачем пропозиції наймодавця або направлення ним відмови його переважне право також припиняється.
Важливе значення має захист переважного права наймача на укладення договору найму на новий строк. Він характеризується доволі значною специфікою.
По-перше, захист переважного права наймача має «переживаючий» правовий ефект. Він проявляється в тому, що пере­важне право наймача забезпечується охороною протягом річного строку після закінчення строку договору найму житла, якщо наймодавець відмовився від укладення договору на новий строк . Нетиповість цієї конструкції полягає в тому, що договір найму припиняється внаслідок відмови від укладення договору на новий строк, проте переважне право охороняється завдяки наявності відповідної вказівки в абз. 3 ч. 1 ст. 822 ЦК.
По-друге, наймач може застосовувати для захисту переважного права переведення прав наймача та (або) відшкодування збитків, завданих відмовою укласти з ним договір на новий строк.
У контексті способів захисту переважного права наймача варто вказати декілька суттєвих моментів:
позов про переведення прав наймача по своїй суті повинен охоплювати і переведення обов’язків наймача (наприклад, щодо внесення плати за користування). Інший висновок може обумовити виникнення ситуації, за якої відбулося переведення тільки прав наймача, а в іншої особи, яка уклала договір із наймодавцем, залишилися обов’язки;
позов про переведення прав та обов’язків наймача має пред’являтися до наймача за новим договором найму житла. Адже саме наймач є суб’єктом прав та обов’язків за укладеним договором найму житла. Цей позов може бути задоволений тільки у разі, якщо договір найму житла укладений, не припинився, не є нікчемним або не визнаний недійсним;
позов про відшкодування збитків, завданих відмовою укласти з наймачем договір на новий строк, повинен пред’являтися до наймодавця. Адже саме через його дії (відмова від укладення договору) відбулося порушення переважного права, за що має настати цивільно-правова відповідальність. Вимогу про відшкодування збитків не може бути заявлено до нового наймача, адже він не перебував у правовідносинах із носієм переважного права;
аналіз складу збитків (ч. 2 ст. 22 ЦК) зумовлює висновок про фактичну неможливість кваліфікувати будь-який з елементів (чи то реальні збитки, чи то упущену вигоду) як збитки, що заподіюються суб’єкту переважного права. Проте очевидно, що відновлення переважного права потребує створення механізму відповідальності наймодавця. У зв’язку з цим можливим є таке тлумачення, що в абз. 3 ч. 1 ст. 822 ЦК міститься виняток із загального правила (ст. 22 ЦК);
позови про переведення прав та обов’язків наймача та про відшкодування збитків можуть пред’являтися одночасно. Проте це не виключає можливості для колишнього наймача обрати спосіб захисту і вимагати застосування тільки його (наприклад, про переведення прав та обов’язків або ж відшкодування збитків);
за відсутності вказівок у ЦК про наявність спеціальної позовної давності слід застосовувати загальну, тобто три роки (ст. 257 ЦК) як щодо переведення прав та обов’язків наймача, так і щодо відшкодування збитків. Початок перебігу позовної давності потрібно визначати з врахуванням ч. 1 ст. 261 ЦК.

Андрій Асаулюк,
приватний нотаріус Ужгородського районного нотаріального округу
НОТАРІАЛЬНА ДІЯЛЬНІСТЬ ЗА ПОДАТКОВИМ КОДЕКСОМ УКРАЇНИ
1 січня 2011 року набув чинності Податковий кодекс України (далі — Кодекс). З цього моменту відповідно припинив свою дію Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб», що діяв з 01.01.2004 р., та інші законодавчі акти з питань оподаткування.
Метою цього матеріалу є узагальнення питань, що безпосередньо стосуються діяльності нотаріусів та порядку вчинення нотаріальних дій щодо операцій з нерухомим і рухомим майном.
Для зручності матеріал подається у формі окремих питань з наведенням відповідної норми Кодексу.
1. ОБЛІК САМОЗАЙНЯТИХ ОСІБ В ПОДАТКОВИХ ОРГАНАХ
1.1. Статтею 178 Кодексу передбачено спеціальну реєстрацію самозайнятих осіб в податкових органах та отримання такими особами відповідного свідоцтва про реєстрацію. Тільки за наявності такого свідоцтва нотаріусам зараховуватимуть витрати. При вчиненні нотаріальних дій, за якими нотаріусами отримується плата від юридичних осіб чи фізичних осіб — підприємців (податкових агентів), копію такого свідоцтва нотаріус надаватиме таким особам з метою неутримання останніми з нотаріуса податку з доходів фізичних осіб. Тобто зараз юридична особа чи фізична особа — підприємуць сплачуватиме нотаріусу всю суму, а нотаріус самостійно сплачуватиме податок з доходів фізичних осіб за наслідками податкового року.
Стаття 178. Оподаткування доходів, отриманих фізичною особою, яка провадить незалежну професійну діяльність
178.1. Особи, які мають намір здійснювати незалежну професійну діяльність, зобов’язані стати на облік в органах державної податкової служби за місцем свого постійного проживання як самозайняті особи та отримати свідоцтво про таку реєстрацію згідно із статтею 65 цього Кодексу.
178.2. Доходи громадян, отримані протягом календарного року від провадження незалежної професійної діяльності, оподатковуються за ставками, визначеними в пункті 167.1 статті 167 цього Кодексу.
178.3. Оподатковуваним доходом вважається сукупний чистий дохід, тобто різниця між доходом i документально підтвердженими витратами, необхідними для провадження певного виду незалежної професійної діяльності.
У разі неотримання свідоцтва особою, яка провадить незалежну професійну діяльність, об’єктом оподаткування є доходи, отримані від такої діяльності без урахування витрат.
178.4. Фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, подають податкову декларацію за результатами звітного року відповідно до цього розділу у строки, передбачені для платників податку на доходи фізичних осіб.
Іноземці та особи без громадянства, які стали на облік в органах державної податкової служби як самозайняті особи, є резидентами і у річній податковій декларації поряд з доходами від провадження незалежної професійної діяльності мають зазначати інші доходи з джерел їх походження з України та іноземні доходи.
178.5. Під час виплати суб’єктами господарювання — податковими агентами, фізичним особам, які провадять незалежну професійну діяльність, доходів, безпосередньо пов’язаних з такою діяльністю, податок на доходи у джерела виплати не утримується в разі надання такою фізичною особою копії свідоцтва про взяття її на податковий облік як фізичної особи, яка провадить незалежну професійну діяльність. Це правило не застосовується в разі нарахування (виплати) доходу за виконання певної роботи та/або надання послуги згідно з цивільно-правовим договором, відносини за яким встановлено трудовими відносинами, а сторони договору можуть бути прирівняні до працівника чи роботодавця відповідно до пунктів 14.1.195 та 14.1.222 пункту 14.1 статті 14 цього Кодексу.
178.6. Фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, зобов’язані вести облік доходів і витрат від такої діяльності.
Форма такого обліку та порядок його ведення визначаються центральним органом державної податкової служби.
178.7. Остаточний розрахунок податку на доходи фізичних осіб за звітний податковий рік здійснюється платником самостійно згідно з даними, зазначеними в податковій декларації.
1.2. Наказом ДПА України від 22.12.2010 р. № 979 затверджено «Порядок обліку платників податків і зборів» (далі — Порядок), який розроблено відповідно до Кодексу.
Облік нотаріусів у податкових органах з моменту набуття чинності Кодексом проводиться за місцем постійного проживання. Якщо місце постійного проживання та робоче місце нотаріуса знаходяться в різних адміністративно-територіальних одиницях, то в податковому органі за місцем постійного проживання в нотаріуса буде основне місце обліку, а в податковому органі за місцем знаходження робочого місця — неосновне місце.
6.9. Взяття на облік фізичних осіб, які не є підприємцями та здійснюють незалежну професійну діяльність, умовою ведення якої згідно із законом є державна реєстрація такої діяльності у відповідному уповноваженому органі та отримання свідоцтва про реєстрацію чи іншого документа (дозволу, сертифіката тощо), що підтверджує право фізичної особи на ведення незалежної професійної діяльності (далі — фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність), здійснюється за місцем постійного проживання у порядку, встановленому цим Порядком для фізичних осіб — підприємців.
<…>
Згідно з п.п. 6.9.1 п. 6.9 Порядку після видачі реєстраційного посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності нотаріус повинен стати на облік в податкових органах за місцем свого постійного проживання у строк 10 календарних днів.
6.9.1. Для взяття на облік фізична особа, яка має намір провадити незалежну професійну діяльність, у строк 10 календарних днів після державної реєстрації незалежної професійної діяльності у відповідному уповноваженому органі та отримання свідоцтва про реєстрацію чи іншого документа (дозволу, сертифіката тощо), що підтверджує право фізичної особи на ведення незалежної професійної діяльності, зобов’язана подати особисто (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) або через уповноважену особу до органу державної податкової служби за місцем свого постійного проживання:
заяву за ф. № 5-ОПП;
копію реєстраційного посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності, якщо заявник є приватним нотаріусом;
<…>
При подачі документів пред’являється оригінал зазначених документів.
Згідно з п. 6.10 Порядку на підтвердження факту реєстрації самозайнятої особи приватному нотаріусу видається довідка за формою № 4-ОПП, в якій зазначається вид професійної діяльності (приватний нотаріус), та яка і є свідоцтвом про реєстрацію самозайнятої особи в розумінні Кодексу (згідно з приміткою до форми такої довідки, наведеної в додатку 2 до Порядку). Тому з метою усунення непорозумінь є сенс у заміні нотаріусами вже існуючих довідок форми № 4-ОПП на нові довідки за цією ж формою № 4-ОПП, в яких буде зазначено, що така довідка видається саме приватному нотаріусу, та як додаток № 2 до «Порядку обліку платників податків і зборів» (зараз — додаток № 4 до Порядку обліку платників податків, зборів (обов’язкових платежів)).
6.10. Довідка про взяття на облік за ф. № 4-ОПП надсилається (видається) органом державної податкової служби згідно з пунктами 3.10–3.12 розділу ІІІ цього Порядку.
Фізичній особі, яка провадить незалежну професійну діяльність, довідка про взяття на облік платника податків видається органом державної податкової служби із зазначенням строку, якщо такий строк вказаний у свідоцтві про реєстрацію чи іншому документі (дозволі, сертифікаті тощо), що підтверджує право фізичної особи на провадження незалежної професійної діяльності.
У довідці про взяття на облік фізичної особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність, перед прізвищем, ім’ям та по батькові такої особи обов’язково вказується вид професійної діяльності, наприклад, «Приватний нотаріус», «Адвокат» тощо.
<…>
9.4. У разі внесення змін у дані, що вказуються у довідці за ф. № 4-ОПП (найменування (прізвище, ім’я, по батькові), місцезнаходження (місце проживання) платника податків, керівника, органу державної податкової служби, в якому платник податків перебуває на обліку, тощо), довідка за ф. № 4-ОПП підлягає заміні в органі державної податкової служби.
Для отримання нової довідки платник податків подає до органу державної податкової служби за основним місцем обліку звернення із зазначенням причин заміни та доданою до нього старою довідкою. Орган державної податкової служби протягом двох робочих днів після такого звернення перевіряє інформацію про внесення відповідних змін до Єдиного державного реєстру або виконання вимог пункту 9.2 цього розділу та видає (надсилає) платнику податків нову довідку.
Згідно з п.п. 6.10.1 п. 6.10 Порядку якщо робоче місце нотаріуса знаходиться на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, ніж місце його постійного проживання, то нотаріус повинен стати на облік за неосновним місцем обліку в органі ДПС за місцезнаходженням свого робочого місця відповідно до розділу ІV Порядку (за робочим місцем нотаріуса податковий орган обліковуватиме нотаріуса як за неосновним місцем). Перереєстрація нотаріусів, що на момент набуття чинності Кодексу обліковувались не за місцем постійного проживання, проводиться в порядку, передбаченому п. 7.5 Порядку (див. нижче). Порядок перереєстрації платників податків визначається розділом Х Порядку «Переведення платника податків на обслуговування з одного органу державної податкової служби до іншого (взяття на облік/зняття з обліку)».
6.10.1. Якщо робоче місце нотаріуса знаходиться на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, ніж місце його постійного проживання, то нотаріус повинен стати на облік за неосновним місцем обліку в органі державної податкової служби за місцезнаходженням свого робочого місця відповідно до розділу IV Податкового кодексу України.
6.10.2. Про видане реєстраційне посвідчення, а також про зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса управління юстиції кожного разу повідомляє орган державної податкової служби за місцезнаходженням робочого місця (контори) приватного нотаріуса згідно із Положенням про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.12.2008 № 2151/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.12.2008 за № 1187/15878.
Якщо орган державної податкової служби за місцезнаходженням робочого місця нотаріуса та орган державної податкової служби за місцем постійного проживання нотаріуса є різними, то перший орган у 10-денний строк після отримання зазначених відомостей від органу юстиції повинен направити їх до органу державної податкової служби за місцем постійного проживання нотаріуса для внесення відповідних змін до Реєстру самозайнятих осіб, забезпечення процедур взяття/зняття з обліку або вжиття інших заходів.
<…>
7.1. Якщо відповідно до законодавства в платника податків, окрім обов’язків щодо подання податкових декларацій (розрахунків, звітів) та/або нарахування, утримання або сплати (перерахування) податків, зборів на території адміністративно-територіальної одиниці за своїм місцезнаходженням, виникають такі обов’язки на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, то такий платник податків зобов’язаний стати на облік за таким неосновним місцем обліку у відповідному органі державної податкової служби.
7.2. Для взяття на облік за неосновним місцем обліку платник податків зобов’язаний протягом 10 робочих днів після створення відокремленого підрозділу, реєстрації рухомого чи нерухомого майна чи відкриття об’єкта чи підрозділу, через які провадиться діяльність або які підлягають оподаткуванню чи пов’язані з оподаткуванням, подати до відповідного органу державної податкової служби реєстраційну заяву за ф. № 1-ОПП або ф. № 5-ОПП з позначкою «облік за неосновним місцем обліку». Дані заяви про взяття на облік за неосновним місцем обліку вносяться до Єдиного банку даних юридичних осіб або Реєстру самозайнятих осіб.
7.3. Органом державної податкової служби за неосновним місцем обліку платнику податків може бути видане Повідомлення про взяття на облік за неосновним місцем обліку за ф. № 16-ОПП (додаток 10), строк дії якого обмежується бюджетним роком та яке є доповненням до довідки про взяття на облік за ф. № 4-ОПП і дійсне тільки разом із такою довідкою.
Видачу такого повідомлення відповідний орган державної податкової служби здійснює на письмовий запит платника податків протягом двох робочих днів після надходження звернення від платника податків. Про його видачу робиться запис у журналі за ф. № 14-ОПП, а відповідний запит зберігається в обліковій справі платника податків. Повідомлення не потребує додаткової реєстрації у загальному відділі чи канцелярії органу державної податкової служби.
<…>
7.5. У разі зняття з обліку за основним місцем обліку платника податків та переведення його на обслуговування до іншого органу державної податкової служби у зв’язку зі зміною місцезнаходження (місця проживання), пов’язаного із зміною адміністративно-територіальною одиниці чи включенням / не включенням платника податків до Реєстру великих платників податків тощо, за наявності за попереднім місцем обліку об’єктів, відокремлених підрозділів чи обов’язків податкового агента такий платник податків одночасно із зняттям з обліку за основним місцем обліку, згідно з цим Порядком, береться на облік за неосновним місцем обліку органом державної податкової служби за попереднім місцем обліку.

ГАННА КОСЕНКО,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
ОРГАНІЗАЦІЙНО­РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ В НОТАРІАЛЬНОМУ ДІЛОВОДСТВІ
Частина 2*
Бланки контори, архіву, приватного нотаріуса
Як вже було зазначено, відповідно до вимог Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 р. № 3253/5 (далі — Правила), всі службові документи оформляються на бланках контори, архіву, приватного нотаріуса. Бланком службового документа є зуніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.
Новими Правилами ведення нотаріального діловодства взагалі передбачено 3 види бланків документів:
1) загальний — для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);
2) бланк листа;
3) бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа).
Такий поділ є доволі зручним у практичній діяльності нотаріуса. Таким чином, бланки певних документів можуть мати менший склад реквізитів, ніж інші, та не будуть перевантажені непотрібною інформацією. Наприклад, немає сенсу вказувати номер телефону та е-mail на бланку наказу.
Загальними вимогами для бланків є такі:

КРИСТИНА ЛЕОНОВА,
приватний нотаріус Сімферопольського міського нотаріального округу Автономної Республіки Крим
ДЕЯКІ АСПЕКТИ ДІЛОВОДСТВА В НОТАРІАЛЬНІЙ ПРАКТИЦІ
Нотаріальне діловодство є об’ємним поняттям, що охоплює коло питань, пов’язаних з веденням документування управлінської діяльності установ нотаріату України, прийманням, розглядом і реєстрацією кореспонденції, складанням номенклатури та формуванням справ, а також постачанням, зберіганням та обліком спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.
До 1 січня 2011 року нотаріальне діловодство регулювалось Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 16.11.2009 р. № 2151/5.
Сьогодні нотаріальне діловодство державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів регулюється Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 р. № 3253/5 (далі — Правила), які діють з 1 січня 2011 року. Ці Правила встановлюють єдиний для державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів, контроль виконання документів, складання номенклатури і формування справ та інше. Правила були прийняті та затверджені наказом Міністерства юстиції України з метою подальшого вдосконалення ведення нотаріального діловодства, а також з метою вдосконалення вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
Так, із затвердженням Правил втратили чинність наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2002 р. № 63/5 «Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 09.07.2002 р. за № 569/6857 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 15.07.2003 р. за № 87/5 «Про затвердження порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15.07.2003 р. за № 598/7919 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 31.12.2008 р. № 2368/05 «Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 31.12.2008 р. за № 1325/16016 (зі змінами).
Так, згідно з п. 2.3 Правил нотаріальне діловодство регулюється Законом України «Про нотаріат», а також Правилами. Невід’ємною складовою нотаріального діловодства та документаційного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій. Постачання, витрачання, зберігання, організація обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітування про їх використання здійснюються згідно з Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.2009 р. № 812, та іншими нормативно-правовими актами.
Правилами встановлено, що відповідальними за організацію загального і нотаріального діловодства та архіву в конторі, архіві є завідувачі.
Завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що повинен видаватися відповідний наказ.
Що стосується приватних нотаріусів, то приватний нотаріус є відповідальним за організацію діловодства та архіву при здійсненні ним нотаріальної діяльності, у тому числі володіння, користування реєстрами, книгами обліку, журналами, в яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх ведення, а також за нотаріальні документи, що знаходяться в його провадженні.
Приватний нотаріус, так само як і в державній нотаріальній конторі, може покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах.
Також Правилами, а саме п. 4.8 встановлено, що при звільненні особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву, приватний нотаріус зобов’язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається відповідна довідка, згідно з додатком № 4 до Правил.
Правила та чинне законодавство України передбачають певні вимоги, яким мають відповідати документи, що подаються нотаріусові. Так, п. 6.21 встановлює, що документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності.