ДЕЯКІ АСПЕКТИ ДІЛОВОДСТВА В НОТАРІАЛЬНІЙ ПРАКТИЦІ

КРИСТИНА ЛЕОНОВА,
приватний нотаріус Сімферопольського міського нотаріального округу Автономної Республіки Крим
ДЕЯКІ АСПЕКТИ ДІЛОВОДСТВА В НОТАРІАЛЬНІЙ ПРАКТИЦІ
Нотаріальне діловодство є об’ємним поняттям, що охоплює коло питань, пов’язаних з веденням документування управлінської діяльності установ нотаріату України, прийманням, розглядом і реєстрацією кореспонденції, складанням номенклатури та формуванням справ, а також постачанням, зберіганням та обліком спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.
До 1 січня 2011 року нотаріальне діловодство регулювалось Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 16.11.2009 р. № 2151/5.
Сьогодні нотаріальне діловодство державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів регулюється Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 р. № 3253/5 (далі — Правила), які діють з 1 січня 2011 року. Ці Правила встановлюють єдиний для державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів, контроль виконання документів, складання номенклатури і формування справ та інше. Правила були прийняті та затверджені наказом Міністерства юстиції України з метою подальшого вдосконалення ведення нотаріального діловодства, а також з метою вдосконалення вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
Так, із затвердженням Правил втратили чинність наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2002 р. № 63/5 «Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 09.07.2002 р. за № 569/6857 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 15.07.2003 р. за № 87/5 «Про затвердження порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15.07.2003 р. за № 598/7919 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 31.12.2008 р. № 2368/05 «Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 31.12.2008 р. за № 1325/16016 (зі змінами).
Так, згідно з п. 2.3 Правил нотаріальне діловодство регулюється Законом України «Про нотаріат», а також Правилами. Невід’ємною складовою нотаріального діловодства та документаційного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій. Постачання, витрачання, зберігання, організація обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітування про їх використання здійснюються згідно з Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.2009 р. № 812, та іншими нормативно-правовими актами.
Правилами встановлено, що відповідальними за організацію загального і нотаріального діловодства та архіву в конторі, архіві є завідувачі.
Завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що повинен видаватися відповідний наказ.
Що стосується приватних нотаріусів, то приватний нотаріус є відповідальним за організацію діловодства та архіву при здійсненні ним нотаріальної діяльності, у тому числі володіння, користування реєстрами, книгами обліку, журналами, в яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх ведення, а також за нотаріальні документи, що знаходяться в його провадженні.
Приватний нотаріус, так само як і в державній нотаріальній конторі, може покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах.
Також Правилами, а саме п. 4.8 встановлено, що при звільненні особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву, приватний нотаріус зобов’язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається відповідна довідка, згідно з додатком № 4 до Правил.
Правила та чинне законодавство України передбачають певні вимоги, яким мають відповідати документи, що подаються нотаріусові. Так, п. 6.21 встановлює, що документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності.

Христина ЛЕОНОВА отримати повну версію статті