Міністерство юстиції України
Директору Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Ященко Н. В.

Шановна Ніно Вікторівна !
Надсилаємо Вам пропозицію по внесенню змін та доповнень до проекту „Порядку перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства”, розроблені на підставі та у форматі громадського обговорення запропонованого Міністерством юстиції України.
1) З пункту 2 Порядку виключити :
- у абзаці першому слова „державного нотаріального архіву”, „(архів)” – два рази „матеріально-технічного оснащення та інформаційного забезпечення”
Обґрунтування: як не передбачені для регулювання цим нормативним актом
- у абзаці першому слово „вимог” замінити на „умов”
Обґрунтування: ст. 25 Закону України „Про нотаріат”
- у абзаці першому слово „тощо”
Обґрунтування: обмежувальні норми повинні мати закритий перелік з ціллю недопущення у подальшому корупційних дій
- у абзаці другому слова „порядку вчинення нотаріальних дій і ”
Обґрунтування: невідповідність вимогам Закону України „Про нотаріат” і це є предметом регулювання ст. 50 ЗУ „Про нотаріат”
- Слово „законодавством” замінити на словосполуку „Законом України „Про нотаріат”
- абзац третій слова „визначення рівня та якості нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб” – виключити
Обґрунтування: відсутність унормування відповідних термінів у ЗУ „Про нотаріат” та порушення ст. 8 ЗУ „Про нотаріат”
- у абзаці четвертому слова „наявність публікацій, участь у конференціях і семінарах, тощо”
Обґрунтування: діючий ЗУ „Про нотаріат ” не передбачає такого обов’язку для нотаріуса, а відповідно відсутня і санкція
- абзац п’ятий „виявлення порушень законодавства, яке регулює нотаріальну діяльність” – виключити
Обґрунтування: не відповідає вимогам ЗУ „Про нотаріат”
- абзац сьомий „застосування заходів реагування до нотаріуса у разі виявлення під час перевірки порушень в організації нотаріальної діяльності та виконання ним правил нотаріального діловодства” – виключити
Обґрунтування: зміст цього пункту не може бути завданням, це вже більше схоже на санкцію
2) з пункту 3 Порядку виключити:
- у абзаці першому слова „планова (комплексна) ” та „повторна (позапланова) перевірка”, відповідно видалити подібні слова та словосполуки по усьому тексту цього порядку
Обґрунтування: відсутність унормування відповідних термінів у ЗУ „Про нотаріат”
3) пункт 5 Порядку – виключити
Обґрунтування:
- „повторна (позапланова) перевірка” – відсутнє унормування такого терміну у ЗУ „Про нотаріат”
- враховуючи вимоги статті 8 ЗУ „Про нотаріат” важко уявити яким чином громадяни України перевіряти нотаріальне діловодство, а тим більше архів нотаріуса
4) у пункті 6 Порядку
- слова „нотаріальна діяльність” замінити на слова „організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства”
Обґрунтування: відповідність вимогам ЗУ „Про нотаріат”
- абзац другий „Така перевірка проводиться шляхом витребовування від контори (архіву), нотаріуса (особи, яка заміщує тимчасово відсутнього нотаріуса) надання необхідних документів та відомостей, що стосуються фактів, викладених у такій інформації та письмових пояснень нотаріуса” – виключити
Обґрунтування: виконання вимог ст.8 ЗУ „Про нотаріат” та заборона виносити документи з нотаріального архіву за межі робочого місці нотаріуса
5) у пункті 10 Порядку слова „а також можуть залучатись нотаріуси, які мають достатній професійний рівень та досвід практичної роботи та працівник нотаріального архіву” – виключити
Обґрунтування: виконання вимог ст.8 ЗУ „Про нотаріат”
6) абзац 2 пункту 17 Порядку доповнити „України „Про нотаріат”
7) у пункті 20 Порядку
- слово „вимогам” замінити на „умовам”
Обґрунтування: стаття 25 ЗУ „Про нотаріат”
- після слів „пристосованої для роботи технічного персоналу з документами” додати слова „у разі наявності такого персоналу”
8) пункт 23 Порядку – видалити як повтор змісту пункту 20
9) у пункті 24 Порядку слова „дотримання законодавства щодо порядку вчинення нотаріальних дій”, „(архіву)”, „наявність штату працівників, їх освіта та досвід роботи”, „наявність заповнених та вакантних посад, додатково залучених працівників в конторі ( архіві)” – видалити
Обґрунтування: наявність цих вимог протирічить змісту ЗУ „Про нотаріат”
10) пункт 25 Порядку у вказаній редакції – виключити
Обґрунтування: не передбачено ЗУ „Про нотаріат”
11) у пункті 26 Порядку слова „надати всі справи” замінити на слова „підтвердити наявність усіх справ”
Обґрунтування: виконання вимог статті 8 ЗУ „Про нотаріат”
12) пункт 29 Порядку у вказаній редакції – виключити
Обґрунтування: порушення вимог статті 8 ЗУ „Про нотаріат” та надання повноважень не передбачених ЗУ „Про нотаріат”
13) пункт 30 Порядку у вказаній редакції або виключити або викласти більш коректно
Обґрунтування: не зрозуміло яким чином і що буде перевірятись, якщо це мова іде про кімнати, сейфи, решітки – то про це вже написано в Порядку вище, а якщо щось інше – то це не буде узгоджуватись зі статтею 8 ЗУ „Про нотаріат”
14) у пункті 34 Порядку – виключити :
- слова „та порядку”
Обґрунтування: ЗУ „Про нотаріат” а саме стаття 24 веде мову тільки про режим (час прийому)
- слова „рівень та якість нотаріального обслуговування населення”, „стан розгляду звернення фізичних і юридичних осіб щодо організації нотаріальної діяльності контори, (архіву), нотаріуса”, „стан дотримання порядку вчинення нотаріальних дій”
Обґрунтування: вказані вимоги не відповідають змісту ЗУ „Про нотаріат” та є порушенням статті 8 ЗУ „Про нотаріат”
15) пункт 35 абзац 2 Порядку доповнити словами , „окрім копій документів, що становлять таємницю нотаріальних дій і можуть бути надані виключно в порядку статті 8 , ст. 8-1 ЗУ „Про нотаріат”
16) у пункті 40 абзаці 1 Порядку слова „порядку вчинення нотаріальних дій” – виключити
17) пункт 45 Порядку доповнити словами „України „Про нотаріат”
18) у пункті 46 Порядку:
- після слів „за наслідками проведеної перевірки” додати слова „організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства”
- у абзаці другому слова „передбаченої законодавством” замінити словами „передбаченої ЗУ „Про нотаріат”
- абзаци 3,4,5,6 а саме : „зобов’язання нотаріуса пройти підвищення кваліфікації; зупинення діяльності нотаріальної діяльності нотаріуса на строк встановлений законом; припинення нотаріальної діяльності нотаріуса в разі не усунення без поважних причин порушень, передбачених законом; надання Головному управлінню юстиції доручення щодо направлення подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю” – виключити
Обґрунтування: не можливість застосування з причин або того що ці повноваження ЗУ „Про нотаріат” віднесені до компетенції Головного Управління юстиції (ст.ст. 12, 29-1, 29-2, 30,30-1) або взагалі не передбачено ЗУ „Про нотаріат”
- абзац 7 а саме „заслуховування працівників контори (архіву), нотаріуса на засіданні колегії Головного управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника Головного управління юстиції або його заступника” – виключити
Обґрунтування: не передбачено ЗУ „Про нотаріат”
- останній абзац пункту 46 Порядку а саме : „направлення подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю у разі виявлення порушень в організації нотаріальної діяльності нотаріуса або неодноразових порушень ним правил нотаріального діловодства та зупинення нотаріальної діяльності на строк не більше шести місяців” – виключити
Обґрунтування: чинний текст статті 12 ЗУ „Про нотаріат” за наслідками такої перевірки не має відповідної санкції (пункту) для підстав анулювання Свідоцтва про право на заняття нотаріальної діяльності.
19) Пропонуємо вказаний Порядок доповнити пунктом 47 наступного змісту „У зв’язку з прийняттям нових та набранням чинності великої кількості змін до діючих нормативно-правових актів, які регулюють нотаріальну діяльність в Україні, у тому числі встановлюють порядок допуску громадян до здійснення нотаріальної діяльності, порядок зупинення і припинення приватної нотаріальної діяльності, порядок вчинення нотаріальних дій, з метою надання можливості практикуючим нотаріусам ефективного оволодіння законодавчими новаціями, встановити перехідний період до першого червня дві тисячі десятого року, протягом якого забороняється проведення будь-яких перевірок організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства. Зобов’язати Головні управління юстиції в областях спільно з УНП та ДП «Інформцентр» організувати безоплатні курси підвищення кваліфікації державних та приватних нотаріусів.»
Обґрунтування:
1. Нотаріус не має можливості, а ні з фінансових міркувань, а ні з вимог чинного законодавства, призупинити свою нотаріальну діяльність з метою вивчення всіх змін законодавства.
2. З причин відсутності на цей час офіційних роз’яснень МЮ щодо практичного застосування змін до нормативно-правових актів, які регулюють і регламентують нотаріальну діяльність.

Голова Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко

Міністерство юстиції України
Директору Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Ященко Н. В.

Шановна Ніно Вікторівна !
Надсилаємо Вам пропозицію по внесенню змін та доповнень до проекту „Про внесення до Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій”, розроблені на підставі та у форматі громадського обговорення запропонованого Міністерством юстиції України.

1. Відповідно до вимог статті 52 Закону України «Про нотаріат» усі нотаріальні дії, учинені нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій.
Кожний нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій (далі –реєстр), нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. Заведення та ведення нотаріусом одночасно більше ніж одного реєстру забороняється. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році. У разі закінчення реєстру нотаріусом в установленому порядку заводиться новий реєстр.
Титульна сторінка реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог Правил ведення нотаріального діловодства.
2. Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальниками головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або уповноваженої ними посадової особи (осіб). Підпис начальника головного управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного головного управління юстиції.
Головні управління юстиції ведуть Журнал обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (далі – Журнал) (додаток 1). Кожному реєстру головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається з шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного головного управління юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції. (Наприклад: розпочинається запис у Журналі з номера 000001, наступний номер 000002 та ін.). У Журналі уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції зазначається прізвище, ім’я та по батькові нотаріуса, яким отримано реєстр (при отриманні реєстру завідувачем державною нотаріальною конторою – для кого отримано реєстр), дата реєстрації реєстру, номери нотаріальних дій, якими почато та закінчено реєстр, підпис в отриманні реєстру, дата закінчення реєстру тощо.
На початку нотаріальної діяльності або на початку діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох реєстрів, зареєстрованих у Журналі. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до реєстраційних номерів.
У разі закінчення попереднього з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріус розпочинає ведення наступного реєстру та має право на отримання нового реєстру.

Новому реєстру головне управління юстиції присвоює реєстраційний номер лише за умови пред’явлення нотаріусом, а для державної нотаріальної контори — завідувачем або нотаріусом закінченого та закритого підсумковим записом першого реєстру. У підсумковому записі нотаріус зазначає кількість записаних у реєстрі нотаріальних дій та загальну суму стягнутого державного мита (плати) за вчинені нотаріальні дії».
Після підсумкового запису нотаріуса та огляду реєстру уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції проставляється позначка «оглянуто», дата і її підпис.
У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про зупинення (призупинення) діяльності приватного нотаріуса він зобов’язаний надати реєстр уповноваженій посадовій особі для огляду. Уповноважена посадова особа головного управління юстиції зобов’язана занести відомості про останній номер нотаріальної дії у графу 12 Журналу. У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про відновлення приватної нотаріальної діяльності нотаріуса уповноваженою посадовою особою у графу 12 Журналу заносяться відомості про дату та номер нотаріальної дії, з якої продовжується ведення реєстру.
У разі звільнення з посади державного нотаріуса або припинення діяльності приватного нотаріуса нотаріус закриває реєстр підсумковим записом, про що проставляється відмітка в графі 12 Журналу та робиться запис у графах 1-7 реєстру із зазначенням підстав припинення нотаріальної діяльності, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції, а вільні сторінки реєстру перекреслюються (прокреслюються). Такий реєстр підлягає здачі до державного нотаріального архіву і не може бути переданий для ведення іншому нотаріусу.

Працівники головних управлінь юстиції, відповідальні за облік реєстрів, несуть персональну відповідальність за достовірність відомостей, унесених до Журналу.
«Начальники головних управлінь юстиції несуть персональну відповідальність за належну організацію роботи з реєстрації реєстрів у Журналі, проставлення печаток та з їх своєчасної видачі нотаріусам».

(при отриманні реєстру завідувачем державною нотаріальною конторою – прізвище, ім’я та по батькові державного нотаріуса, для якого отримано реєстр) (далі – по тексту)

На початку нотаріальної діяльності або на початку діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох реєстрів, зареєстрованих у Журналі. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до своїх реєстраційних номерів.
У разі закінчення попереднього з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріус розпочинає ведення наступного реєстру. При цьому нотаріус має право на отримання в установленому для того порядку ….(кількість) нових реєстрів.
Невикористані у поточному році реєстри використовуються нотаріусом у наступному році з дотриманням послідовності їхніх реєстрових номерів.

Виключити
Обґрунтування: Вимоги ст. 8 ЗУ „Про нотаріат” та недопустимість внесення документів з архівів нотаріуса за межі робочого місця нотаріуса у відповідності до вимог ЗУ „Про нотаріат”.

Виключити
Обґрунтування: Вимоги ст. 8 ЗУ „Про нотаріат” та недопустимість внесення документів з архівів нотаріуса за межі робочого місця нотаріуса у відповідності до вимог ЗУ „Про нотаріат”.
Виключити, а за потреби замінити на відповідний за змістом абзац відповідний вимогам ЗУ „Про нотаріат”.

Такий реєстр, а також отримані, але не використані нотаріусом реєстри підлягають здачі до державного нотаріального архіву і не можуть бути передані для ведення іншому нотаріусу.
3. У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус має один реєстр. Кожному реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4, 12-1 та ін., де перша цифра — номер печатки державного нотаріуса, а друга цифра — порядковий номер нотаріальної дії за реєстром.
Записи, що здійснюються при реєстрації нотаріальних дій державним нотаріусом в односкладовій державній нотаріальній конторі чи приватним нотаріусом, складаються з однієї цифри, яка відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10 та ін.).

з одного числа, що може визначатися однією чи кількома цифрами і відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10, 125, 1234 тощо)

Пояснення до позиції автора: Цифра – знак, що позначає число; кілька знаків, що позначають одне (складне) число.
Число – поняття, за допомогою якого передається кількість і провадиться лічба.
(«Новий тлумачний словник української мови», том 4, Київ, видавництво «Аконіт», 1998)

4. Записи в реєстрах провадяться особисто нотаріусом чи в його присутності іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом.

У разі відсутності нотаріуса іншим працівникам державної нотаріальної контори або особам, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, забороняється вносити записи до реєстру.

На період відсутності нотаріуса (відпустка, хвороба, навчання тощо) реєстр зберігається у сейфі, використання його іншими особами забороняється.

На період зупинення (призупинення) діяльності приватного нотаріуса забороняється вчиняти нотаріальні дії та здійснювати їх реєстрацію в реєстрі. Записи в реєстрах провадяться особисто нотаріусом чи в його присутності та під його особистим контролем іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом та на яку відповідним наказом нотаріуса покладено обов’язки щодо заповнення реєстрів.
У разі відсутності нотаріуса у приміщенні державної нотаріальної контори чи у приміщенні, що є робочим місцем приватного нотаріуса, іншим працівникам державної нотаріальної контори або особам, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, забороняється вносити записи до реєстру.
При відсутності нотаріуса у приміщенні державної нотаріальної контори чи у приміщенні, що є робочим місцем приватного нотаріуса, у тому числі у разі його відпустки, хвороби, навчання тощо реєстр зберігається у сейфі, і використання його іншими особами забороняється.
Слово „призупинення” замінити на „припинення”, тут і по всьому тексту.

5. Реєстр заповнюється від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього чи фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишення вільних місць між записами про вчинювані нотаріальні дії. Запис у реєстрі олівцем не допускається.
Записи в реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають.

Використання факсимільного підпису не допускається. Слово „і залишення” замінити словами „з прокресленням”.

Записи в реєстрі щодо відомостей про осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій (графа 3 реєстру), повинні бути повними і скороченню не підлягають.
Інші записи, що здійснюються у реєстрі, можуть містити загальноприйнятні скорочення, які не повинні спотворювати інформацію про подані нотаріусові документи чи про зміст вчиненої нотаріальної дії (місто Київ – м.Київ; район – р-он; область – обл., ідентифікаційний номер – ідентифікац. №; виданий – вид.; гривень – грн.; Товариство з обмеженою відповідальністю «Ера» — ТОВ «Ара»; Закрите акціонерне товаристо – ЗАТ тощо).
При заповненні реєстрів нотаріуси можуть використовувати датер та штампи для запису стандартної, уніфікованої інформації (для запису документа, за яким встановлено особу громадянина, що звернувся до нотаріуса, серії та номера використаного бланку нотаріальних документів, ідентифікаційного номера перевірки бланку нотаріальних документів, здійснення підсумкового запису у кінці робочого дня чи підсумкового запису у реєстрі тощо)
Окрім того, нотаріус має право установити скорочення слів або словосполучення (наприклад назви чи заголовки документів, назв підприємств, установчий організації та інше). Для цього він складає акт або на окремому аркуші, я кий вклеюється до реєстру на початку чи на прикінці або складається на першому або на передостанньому аркуші (додаток №__).
Зазначений акт не складається в випадку якщо нотаріусом затверджено розпорядження про використання скорочень в усіх документах, що стосуються нотаріальної діяльності.

6. Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою. 6.Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою, наприклад: «Читати «Васильович». Нотаріус –(підпис нотаріуса, печатка); «Зачеркнуте «Васильович» не читати. Виправленому на «Петрович» вірити». Нотаріус –(підпис нотаріуса, печатка); «У графі 3 «Читати «Васильович». Нотаріус –(підпис нотаріуса, печатка).
7. У разі виявлення помилок у нумерації нотаріальних дій в реєстрі, складається акт за підписом нотаріуса (додаток 2). Акт може бути викладений на останній сторінці реєстру чи на внутрішньому боці титульної сторінки реєстру або складений на окремому аркуші, який прикріплюється (підклеюється) до реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату. Акт, складений на окремому аркуші, скріплюється також печаткою нотаріуса.
При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.
8. Запис до реєстру здійснюється щодо вже вчиненої нотаріальної дії (тобто після підписання нотаріусом посвідчувального напису та проставляння печатки). 8. Запис до реєстру здійснюється після підписання нотаріусом посвідчувального напису чи документу, що нотаріусом видається, та проставляння печатки, і є доказом вчинення нотаріальної дії.
При цьому вчинення нотаріальної дії та запис до реєстру здійснюється нотаріусом після її оплати (у тому числі — отримання від особи, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції чи платіжного доручення про сплату державного мита плати за вчинення нотаріальної дії)
9. Номер за реєстром, що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 реєстру.
У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення кількох копій одного й того самого документа; засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох примірниках одного й того самого документа; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї ж самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 28-30.

При одночасному засвідченні вірності копії документа і справжності підпису перекладача вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.

У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення кількох копій одного й того самого документа; засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однотипних (однакових) документах; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї ж самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на чотирьох однотипних заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 28-31. При посвідченні нотаріусом трьох однотипних довіреностей (трьох довіреностей з однаковим обсягом повноважень) запис у реєстрі може здійснюватись як 28-30.
Засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох примірниках одного і того ж документа (статут, банківські картки) є однією нотаріальною дією, що записується у реєстрі під одним реєстровим номером, але з обов’язковим зазначенням у графі 4 про кількість нотаріально оформлених документів. Так, наприклад, при нотаріальному оформленні двох примірників статуту, котрий підписується одним учасником, у реєстрі записується один реєстровий номер, який відображається на обох примірниках статуту. При підписанні трьома посадовими особами кількох примірників однієї і тієї ж банківської картки (одні і ті ж посадові особи, одна і та ж банківська установа, один і той же рахунок тощо) вважається, що за участю кожного з них вчинено по одній нотаріальній дії, у зв’язку з чим на усіх примірниках картки повторюються три реєстрові номери (по кількості осіб, що підписували картки).
Посвідчення договору вважається однією нотаріальною дією незалежно від кількості сторін та учасників цього правочину, і записується в реєстрі під одним реєстровим номером, що повторяється на усіх примірниках документа.
Пояснення до позиції автора: Окремі документи, справжність підпису на яких засвідчується нотаріально, відповідно до вимог закону складаються у кількох примірниках (як то – банківські картки (*), статути (**) тощо). У разі, коли нотаріус на кожному із примірників таких документів проставляє різні номери за реєстром, кожен із таких примірників розцінюється як самостійний документ. Зазначене призводить до конфліктних ситуацій, оскільки за місцем подання таких документів їх розцінюють саме як різні документи, але не як один документ, складений у кількох примірниках.
(*)-див. п.18.1. Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Національного банку України від 12 листопда 2003 року № 492 (зі змінами і доповненнями);
(**) –відповідно до ст.24 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців» для реєстрації юридичної особи установчі документи мають бути подані у двох примірниках

10. Дата вчинення нотаріальної дії, указана в графі 2 реєстру, має збігатися з датою, зазначеною в посвідчувальному написі, у свідоцтві чи іншому документі, що оформлюється нотаріусом.
Дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки реєстру протягом усього робочого дня.
11. У графі 3 реєстру зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання особи, для якої вчиняється нотаріальна дія. Якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією також зазначається її ідентифікаційний номер за Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів (для осіб, які за релігійними переконаннями не мають ідентифікаційного номера, зазначається орган внутрішніх справ, яким проставлено в паспорті відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера та дата її проставлення).

Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначається його громадянство та місце проживання.

У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника в графі 3 зазначається прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання представника, реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво.

(для осіб, які за релігійними переконаннями чи іншими переконаннями не мають ідентифікаційного номера, зазначається орган внутрішніх справ, яким проставлено в паспорті відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера та дата її проставлення).
Пояснення до позиції автора: Законом України «Про державний реєстр фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів (зі змінами), Постановою Верховної Ради України від 26.06.1992 р. №2503-ХІІ «Про затвердження положень про паспорт громадянина України та свідоцтв про народження» та спільним Наказом Державної податкової адміністрації України і Міністерства внутрішніх справ України від 19 жовтня 2004 року №602/1226 «Про затвердження Порядку унесення відмітки до паспорта громадянина України щодо ідентифікаційного номера фізичної особи – платника податків та інших обов’язкових платежів» передбачено можливість громадянина відмовитись від отримання ідентифікаційного номера через свої релігійні та інші переконання.
Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначається його громадянство, постійне місце проживання та місце проживання (перебування) в Україні. У разі необхідності прізвище та ім’я іноземного громадянина також зазначається згідно поданого нотаріусові паспорта (іншого документа, за яким встановлено його особу).
У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника в графі 3 зазначається прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання представника, реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво.
„Оскільки при видачі довіреності в порядку передоручення представник не вчиняє (не виконує) дії, на які він уповноважений довіреністю, а лише передає повноваження на це іншій особі, та враховуючи, що передоручення не можна розцінювати як виконання наданих довіреністю уповноважень, у реєстрі достатньо зазначити тільки прізвище, ім’я та по батькові представника, місце проживання представника, його ідентифікаційний номер”
11.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для юридичної особи чи за її участю, указується її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім’я та по батькові представника, місце його проживання, посада, реквізити документів, що підтверджують його повноваження. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю юридичної особи, указується її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім’я та по батькові представника, місце його проживання, посада (якщо від імені юридичної особи діє відповідний орган), реквізити документів, що підтверджують його повноваження як представника (довіреності, договору, відповідних актів органу юридичної особи тощо) .
„Наприклад: Товариство з обмеженою відповідальністю «ЛКМ», м. Київ, вул. Шевченка, 14, код ЄДРПОУ 12345678, в особі директора Іваненка Івана Івановича, м. Київ, вул. Франка, 15/67 (діє згідно протоколу зборів засновників № 2/2007 від 17.05.2007)”.
„Якщо від імені юридичної особи діє представник на підставі довіреності, у графі 3 реєстру зазначається прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання представника, реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво, а також повне найменування юридичної особи, її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією).
Наприклад: „Товариство з обмеженою відповідальністю «ЛКМ», м. Київ, вул. Шевченка, 14, код ЄДРПОУ 12345678, від імені якого на підставі довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу Петренко І.І. 16.08.2008 за реєстровим № 3545 діє Лисенко Іван Іванович, м. Київ, вул. Шевченка, 32”
Обґрунтування позиції: мають місце випадки, коли нотаріуси не відрізняють представництво договірне (на підставі довіреності), що може мати місце як щодо фіз..особи, так і щодо юр.особи з представництвом «адміністративним» (виконавчий чи інший орган юрособи), і намагаються процедуру «адміністративного» представництва застосовувати до представництва за довіреністю.
11.2. При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 реєстру записує повне найменування юридичної особи, посади цих осіб, реквізити документів, що підтверджують перебування на цій посаді, їх прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання. При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 реєстру записує їх прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання посадової особи, назву посади, повне найменування юридичної особи, її місцезнаходження та реквізити документів, що підтверджують перебування осіб на відповідній посаді.
„Наприклад: Іваненко Іван Іванович, м. Київ, вул. Франка, 15/67, директор товариства з обмеженою відповідальністю «ЛКМ» (протокол зборів засновників № 2/2007 від 17.05.2007); Петрова Світлана Іванівна, м. Київ, вул. Лисенка, 14/27, головний бухгалтер цього ж товариства (наказ № 3 від 21.06.2008)”.
11.3. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові, місце проживання громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноручно підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, а також перекладача. Наприклад: «Мазур Петро Сидорович, місто Київ …, за якого розписався Козак Микола Семенович, місто Київ…, перекладач Козак Микола Семенович, місто Київ…», (причина, з якої такий підпис було проставлено, зазначається в оформлюваному документі та в посвідчувальному написі нотаріуса та в реєстрі). Слово «додатково» замінити на «також»
11.4. За засвідченням копій документів може звернутись як особа, на ім’я чи щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в реєстр записується та особа, яка фактично з’явилася до державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. За засвідченням вірності копій документів може звернутись як особа, на ім’я чи щодо якої видано документ, так і інша особа(далі – по тексту)
11.5. При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом «Він же, вона ж…».
При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом «Він же, вона ж» (щодо особи), «там же» (щодо адреси місця проживання, місцезнаходження».
12. У графі 4 зазначаються назва документа, за яким установлено особу громадянина, для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, а також рік народження — на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій, де перевірка цього факту є обов’язковою. Наприклад: паспорт МС135777, видан. Шевченківським РУ ГУ МВС України в місті Києві 22.06.2002, 1957 р. нар. Число і місяць народження записуються до реєстру в разі, якщо за роком народження з точністю неможливо встановити, чи особа досягла 18-річного або 14-річного віку. У графі 4 зазначаються назва документа, за яким з дотриманням вимог ст. 43 Закону України «Про нотаріат» установлено особу громадянина, для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, а також рік народження — на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій, де перевірка цього факту є обов’язковою (далі – по тексту)
12.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії та факт або термін реєстрації в Україні. У разі, якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін (факт) реєстрації іноземця в межах України. 12.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина чи особи без громадянства, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії та факт або термін реєстрації в Україні. У разі, якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець (особи без громадянства), установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін (факт) реєстрації іноземця (особи без громадянства) в межах України, що перевіряється, зокрема, за відповідною відміткою в паспортному документі такої особи чи за іміграційною карткою, а у випадку відсутності такої реєстрації – дату та місце перетину ним кордону України за штампом у документі, за яким установлено особу, або за даними міграційної картки. При цьому записи у реєстрі можуть бути зроблені наступним чином: «Паспорт Р01234567, видан. Паспортною агенцією Республіки Словенія 05.05.2006р., дійсний до 05.05.2016 р.; реєстрація про в’їзд від 12.05.2008 р., митниця аеропорту «Бориспіль»; «Паспорт Р01234567, видан. Паспортною агенцією Республіки Словенія 05.05.2006р., дійсний до 05.05.2016 р.; реєстрація про в’їзд від 12.01.2008 р., митниця аеропорту «Бориспіль»; реєстрацію продовжено до 12.07.2008р. УГІРФО ГУ МВС України у місті Києві»; «Паспорт Р01234567, видан. Паспортною агенцією Республіки Словенія 05.05.2006р., дійсний до 05.05.2016 р.; реєстрація про в’їзд підтверджена імміргаційною карткою від 12.01.2008 р., штамп митниці аеропорту «Бориспіль»
Обгрунтування позиції автора – див. ПРАВИЛА В’ЇЗДУ ІНОЗЕМЦІВ ТА ОСІБ БЕЗ ГРОМАДЯНСТВА В УКРАЇНУ, ЇХ ВИЇЗДУ З УКРАЇНИ І ТРАНЗИТНОГО ПРОЇЗДУ ЧЕРЕЗ ЇЇ ТЕРИТОРІЮ, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 1995 р. N 1074
12.2. У цій графі записуються реквізити статуту (положення), свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи чи фізичної особи — підприємця, що є стороною правочину або іншої нотаріальної дії, при вчиненні якої виникає потреба перевірки правоздатності та дієздатності її учасника. У цій графі записуються реквізити документів, якими підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи, що є стороною правочину або іншої нотаріальної дії, при вчиненні якої виникає потреба перевірки правоздатності та дієздатності її учасника (установчих документів юридичної особи, серед іншого — її статуту, положення тощо, свідоцтва про державну реєстрацію, витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців тощо).
Проведення записів цих документів не вимагається, якщо від імені юридичної особи діє представник на підставі нотаріально посвідченої довіреності.

Обгрунтування позиції автора – 1)див. ст. 44 Закону україни «Про нотаріат»;
2)фізична особа-підприємець не має статусу не є юридичною особою, її право- та дієздатність визначається за правилами як для ФІЗИЧНОЇ ОСОБИ. (Див.також п.13.9 цього Порядку)
12.3. Якщо документ, що встановлює особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувався в реєстр на протязі робочого дня, нотаріус може посилатися на цей запис, указавши номер за реєстром, наприклад: «див. реєстровий № 1678″.

При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись позначкою: «те ж, те саме…» Якщо документи, за якими встановлюється особа громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувався у цьому реєстрі, нотаріус після огляду оригіналів відповідних вправі обмежитись посиланням на зроблений раніше запис із зазначенням номеру за реєстром та сторінки реєстру, на якій записувалися реквізити оглянутий документів, наприклад: «Оригінали документів, за якими встановлено правоздатність та дієздатність ТОВ «Аква», а також повноваження його виконавчого органу (директора) мною оглянуто. Реквізити їх записані мною на стор.34 цього реєстру, реєстровий № 1678″.
Зазначене стосується також процедури запису документів, на підставі яких здійснювалося представництво (див. абзац другий пункту 11 Порядку) та документів, щодо яких йдеться у підпункті 13.9 пункту 13 Положення.
Обгрунтування позиції автора: переписування реквізитів документів, починаючи з наступного дня не гарантує того, що недобросовісний нотаріус не перегорне сторінку (чи декілька) і не перепише все, що там записане

12.4. При засвідченні вірності копій документів і виписок них нотаріус може не записувати в реєстр документ, поданий на підтвердження особи, а обмежитись записом „Особу встановлено
13. У графі 5 записується зміст оформлюваного документа.
13.1.При засвідченні копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім’я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника — кому адресується заява та її короткий зміст. 13.1.Записи про вчинену нотаріальну дію щодо документа, примірник якого не залишається у справах нотаріуса (державної нотаріальної контори) здійснюється таким чином, щоб була забезпечена можливість ідентифікації документа та його змісту без будь-яких перекручень та неоднозначного тлумачення викладеного у ньому.
При засвідченні вірності копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім’я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника — кому адресується заява та її короткий зміст.
З урахуванням викладеного, записи в реєстрі можуть бути здійснені таким чином: «Засвідчено вірність фотокопії свідоцтва IV-СВ № 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007р. про народження 23.02.2007р. Комарницького М.Д.»; «Засвідчено вірність 3-х фотокопії свідоцтва про народження IV-СВ № 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007р. на його ім’я, дата народження — 23.02.2007р.»;
«Засвідчено вірність 3 копій на 2 стор. кожна додатку до записаного вище атестату, виданого 24.06.2007 р. тим же навчальним закладом»»;
«Засвідчено вірність 3 копій на 2 стор. кожна додатку до атестату ВА №29239260, виданого 24.06.2007 р. на ім’я гр.Іваненка Д.П. Снятинською загальноосвітньою школою І-ІІІ ступенів ім. В.Стефаника Івано-Франківської обл.; атестат мною оглянуто»;
«Засвідчено вірність копії на 3 стор. з копії, засвідченої 25.05.2008 р. Шевченківським районним судом м.Києва з рішення цього ж суду за позовом Іваненко Р.Т. до Петренка Ю.Р., що вступило в силу з 12.12.2007 р., справа 2-123/2007»;
«Засвідчено справжність його підпису на заяві до Посольства Словенської Республіки та уповноважених органів у межах України про згоду на виїзд на оздоровлення до Словенії малолітньої дочки Мартиненко Оксани Василівни, 20.05.2006 р.нар., у супроводі її матері Мартиненко Валентини Данилівни, котра забезпечить повернення дитини до України»;
«Засвідчено справжність її підпису на перекладі з української мови на німецьку мову тексту довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу Веселкою Л.Т. 12.03.2008р. за р.234, бланк нотаріальних документів ВКА №00123; ідентифікаційний номер перевірки бланку – 12345678 від (дата вчинення нотаріальної дії щодо засвідчення справжності підпису перекладача), 12:34:55»;
Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської держнотконтори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А., належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень»).
При засвідченні вірності копії …(далі – по тексту)
13.2. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостиля, у реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостиля, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостиля та реєстраційний номер. 13.2. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостиля, у реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостиля, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостиля та реєстраційний номер, наприклад: «Засвідчено справжність її підпису як перекладача з англійської мови на українську мову при здійсненні перекладу тексту довіреності компанії «Фреш енд Коппола» (юридична особа за законодавством Кіпру) від 24.04.2008р., апостиль на якій проставлено міністром Міністерства юстиції і правопорядку Кіпру 30.04.2008р. за № 345/2008»; Засвідчено вірність 3-х фотокопій на 2-х сторінках кожна витягу за № 11/5/4 із судового реєстру, виданого 07.07.2007р. Земельним судом міста Берлін, ФРН, про реєстрацію 12.02.2007р. у книзі № 2-37 Компанії «Третє тисячоліття», легалізованої Генеральним консульством Посольства України в Німеччині 08.08.2007р. за № 543″.

13.3. У випадках вчинення нотаріальних дій в порядку заміщення в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення. 13.6. У випадках вчинення нотаріальних дій в порядку заміщення, що пов’язані з використанням документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, якого заміщають, в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення («Видано у порядку заміщення дублікат договору дарування, посвідченого нотаріусом Київського міського нотаріального округу Петренко А.М. 13.04.2006 р. за р.№234. Порядковий номер 12 журналу реєстрації фактів заміщення»).

13.8. При записові до реєстру документів, підписаних за відсутності нотаріуса, у цій графі зазначається про факт особистого підтвердження такого підписання («Засвідчено справжність його підпису на 2-х примірниках Статуту Товариства з обмеженою відповідальністю «Електра», що був підписаний за моєї відсутності. Підписання Статуту підтверджено ним особисто»).

Обгрунтування: див. ст..45 Закону україни «Про нотаріат»

(ПЕРЕНЕСЕНО ДО підпункту 13.1) 13.4. Запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей («Засвідчено вірність трьох фотокопій на двох сторінках витягу за № 11/5/4 із судового реєстру, засвідченого 07.07.2007 Земельним судом міста Берлін, Німеччина, про реєстрацію 12.02.2007 у книзі № 2-37 Компанії «Третє тисячоліття», легалізованої Посольством України в Німеччині (Генеральним консульством) 08.08.2007 за № 543″; «Засвідчено вірність фотокопії свідоцтва IV-СВ № 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007 Комарницького М.Д.»; «Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської держнотконтори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А., належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень).
13.5. При посвідченні правочинів чи видачі свідоцтв у цій графі вказується вид правочину із зазначенням виду майна, яке є предметом правочину та його вартість (оцінка). Наприклад: «Договір дарування ½ частини квартири, вартість 30 000 грн.»; «Договір купівлі-продажу земельної ділянки, ціна продажу 100 000 грн.»; «Довіреність на розпорядження майном (ведення судових справ, одержання пенсії тощо)», «Свідоцтво про право на спадщину за законом (за заповітом) на автомобіль, оцінка спадкового майна 5 000 грн.» ; «Заповіт» (заповіт подружжя, секретний заповіт, заповіт з умовою тощо). 13.4. При записові нотаріально посвідчених правочинів, виданих свідоцтв, інших документів, примірники яких зберігаються в архіві приватного нотаріуса (державної нотаріальної контори), в графі 5 може зазначатися тільки назва оформленого документа, наприклад: «Договір купівлі-продажу квартири»; «Договір купівлі-продажу»; «Довіреність»; «Заповіт»; «Акт про протест векселя»; «Свідоцтво про право на спадщину за законом».
Обгрунтування позиції автора:1) Оскільки примірник документа зберігається у справах нотаріуса, у разі необхідності в уточненні інформації це робиться без будь-яких проблем (те ж можна сказати і про випадки заміщення нотаріуса, коли є доступ до його архіву, та передачі документів до державного нотаріального архіву); 2) практика здійснення записів саме таким чином існувала, щонайменше, з 1986 року, і була запроваджена у Вказівках щодо заповнення реєстрів….(лист МЮ СРСР від 24.11.1986р.)
13.6. Якщо копія документа викладена більше ніж на одній сторінці, зазначається кількість сторінок копії. Проте, коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися. 13.3. Якщо копія документа викладена більше ніж на одній сторінці, зазначається кількість сторінок копії («Засвідчено вірність копії на 3 стор. з….». Проте, коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися. «Засвідчено вірність копії свідоцтва…».

13.7. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників) у реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників. Наприклад: «Дві довіреності», «Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна … (далі — реквізити і зміст документа)».
При вчиненні виконавчих написів у графі 5 зазначається найменування, реквізити боржника, період, за який стягується заборгованість, сума стягнутого боргу, а при вчиненні протесту векселя вказується його назва, номер, сума за векселем, строк платежу, вид протесту, боржник за векселем. 13.5. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників тощо) у реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників. Наприклад: «5 виконавчих написів», «Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна … (далі — реквізити і зміст документа)».
Абзац 2 підпункту 13.7 (за старою нумерацією) пропонується виключити з підстав, обґрунтованих у п.13.4 (за новою нумерацією)
13.8. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Наприклад: «У зв’язку з похилим віком та станом здоров’я довірителя довіреність посвідчено в лікарні № 7 за адресою: м. Київ, вул. Солом’янська, 22″; «У зв’язку з особливістю посвідчення договору посвідчено договір в приміщенні «Ексімбанку» за адресою: м. Київ, вул. Горького, 144″. 13.7. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Наприклад: «У зв’язку з похилим віком та станом здоров’я довірителя довіреність посвідчено в лікарні № 7 за адресою: м. Київ, вул. Солом’янська, 22″; «У зв’язку з особливістю посвідчення договору посвідчено договір в приміщенні «Ексімбанку» за адресою: м. Київ, вул. Горького, 144″.
13.9. Документи, що не належать до встановлення особи громадянина чи перевірки правоздатності юридичних осіб, але які були подані нотаріусу для огляду на підтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні правочинів і оформленні банківських карток), кваліфікації перекладача тощо, можуть записуватися в реєстрі в графах 3 — 5. 13.9. Документи, що не належать до встановлення особи громадян, перевірки правоздатності та дієздатності юридичних осіб та підтвердження повноважень представників, але які були додатково подані нотаріусу для огляду при вчиненні ним відповідної нотаріальної дії (у тому числі – документи, що підтверджують кваліфікацію перекладача), можуть записуватися в реєстрі в графах 3 — 5.
У разі необхідності (з урахуванням змісту оформлюваного документу) у цій графі можуть бути записані також реквізити поданого нотаріусові свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця.

13.10. У цій самій графі записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що використаний нотаріусом для вчинення цієї нотаріальної дії, дата та номер витягу про перевірку спеціального бланка нотаріального документа. 13.10. У цій графі записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що був використаний нотаріусом для вчинення нотаріальної дії, ідентифікаційний номер перевірки спеціального бланка нотаріального документа за Єдиним реєстром спеціальних бланків нотаріальних документів, дата та час такої перевірки (у випадку, коли здійснюється перевірка спеціального бланка нотаріального документа, оригінал (копія) якого не залишається у справах нотаріуса у зв’язку із вчинюваною нотаріальною дією).
13.11. У випадку, коли відповідно до вимог закону нотаріус до посвідчення правочину зобов’язаний перевірити сплату до бюджету певних обов’язкових платежів, у графі 5 робиться відмітка про здійснення такої перевірки із зазначенням розміру сплаченої суми та реквізитів документу (квитанція банківської установи, платіжне доручення), поданого нотаріусові на підтвердження цього факту. Наприклад: «Податок з доходу фізичних осіб у сумі 800 грн. сплачено, що підтверджується квитанцією відділення №3452 Ощадбанку України в м. Києві від 12.12.2008 р.»; «Збір до Пенсійного фонду України від продажу нерухомості осіб у сумі 800 грн. сплачено, що підтверджується квитанцією відділення №3452 Ощадбанку України в м.Києві від 12.12.2008 р.»
13.11. При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні чи внесенні змін до нотаріально посвідченого договору, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо («Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 05.04.2007 за реєстровим № 1423″, «Договір розірвано договором, посвідченим приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Зубовою В.Т. 22.02.2007 за реєстровим № 856″, «Довіреність скасовано заявою, справжність підпису на якій засвідчено 01.09.2007 за реєстровим № 7259″, «Свідоцтво визнано недійсним рішенням Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області від 11.06.2007″). Така відмітка розміщується в графах 1-5 реєстру, скріплюється підписом та печаткою нотаріуса. 13.12. При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні чи внесенні змін до нотаріально посвідченого договору, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо («Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 05.04.2007р. за реєстровим № 1423″, «Договір розірвано договором, посвідченим приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Зубовою В.Т. 22.02.2007р. за реєстровим № 856″, «Довіреність скасовано заявою, справжність підпису на якій засвідчено мною 01.09.2007р. за реєстровим № 7259″, «Свідоцтво визнано недійсним рішенням Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області від 11.06.2007р, справа №2-2007″). Така відмітка може поміщатися у будь-якій з граф 1-5 реєстру, і скріплюється підписом та печаткою нотаріуса.
14. У графі 6 зазначається сума державного мита (при вчиненні нотаріальної дії державним нотаріусом) чи плати (при вчиненні нотаріальної дії приватним нотаріусом).
У тому випадку, коли примірники документів, на підставі яких була вчинена нотаріальна дія, не залишаються у справах нотаріуса, квитанції з оплати зберігаються у реєстрі.

Ця графа заповнюється нотаріусом після надання особою, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції чи платіжного доручення про сплату державного мита або після внесення оплати за вчинення нотаріальної дії і до проставлення цією особою підпису в графі 7.

У тому випадку, коли примірники документів, на підставі яких була вчинена нотаріальна дія, не залишаються у справах нотаріуса, платіжні документи про оплату державного мита (квитанції, платіжні доручення) зберігаються у реєстрі, у який підклеюються у місці запису про вчинену нотаріальну дію (чи у місці запису про першу вчинену нотаріальну дію, якщо за платіжним документом здійснено оплату за кілька нотаріальних дій).
(цей абзац перенесено до п.8)

14.1. Якщо на підтвердження оплати нотаріальної дії нотаріусу подається платіжне доручення чи квитанція банківської установи, у реєстрі вказуються також дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію («Плат. доручення № 7-687 від 21.08.2007, АППБ «Райффайзен банк Аваль»; «Квит. № 4675/122 від 08.09.2007, АКБ «Морський» в місті Києві»). 14.1.Якщо на підтвердження оплати нотаріальної дії державному нотаріусу подається платіжне доручення чи квитанція банківської установи, у реєстрі вказуються дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію («Плат. доручення № 7-687 від 21.11.2008р., АППБ «Райффайзен банк Аваль»; «Квит. № 4675/122 від 08.09.2007р., АКБ «Морський» в місті Києві»).
14.2. У разі, якщо за одним і тим самим платіжним документом здійснено оплату кількох нотаріальних дій, про це нотаріусом зазначається на такому документі («До реєстрів № …. від … та № …. від …. (підпис нотаріуса)»).

При цьому у реєстрі робиться відмітка про те, де знаходиться платіжний документ, чи оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом (наприклад, при одночасній оплаті копій документів та банківських карток, які оформлювалися не в один день, запис у графі 6 реєстру може виглядати таким чином: «Плат. доручення № 11-132 від 13.09.2007, АППБ «Райффайзен банк Аваль» — див. також реєстр № 1267 від 13.08.2007″). У разі, якщо за одним і тим самим платіжним документом здійснено оплату кількох нотаріальних дій, про це державним нотаріусом зазначається на такому документі («До реєстрів № …. від … та № …. від …. (підпис нотаріуса)»)

При цьому у реєстрі робиться відмітка про те, де знаходиться платіжний документ, чи оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом (наприклад, при одночасній оплаті копій документів та банківських карток, які оформлювалися не в один день, запис у графі 6 реєстру може виглядати таким чином: «Плат. доручення № 11-132 від 13.09.2007р., АППБ «Райффайзен банк Аваль» — див. також реєстр № 1267 від 13.08.2007р.»).
14.3. При звільненні платників від сплати державного мита в графі 6 робиться відмітка про це з посиланням на законодавчі акти чи рішення відповідного органу влади про звільнення від сплати державного мита із зазначанням номера і дати такого рішення та реквізитів документів, на підставі яких звільнено від сплати державного мита («Від сплати державного мита звільнено на підставі п. 14 ст. 4 Декрету КМУ «Про державне мито»).
15. У разі звільнення осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, від сплати державного мита в графі 7 реєстру ними зазначається, що документ отримано без сплати державного мита («Отримано без сплати державного мита (підпис)»).
15.1. Усі особи та/чи їх представники, які записані в графі 3 (у тому числі перекладачі), особи, що підписувалися на документі на прохання громадян, які у зв’язку з хворобою або фізичною вадою не могли підписатися власноручно, підписуються у графі 7 реєстру із зазначенням прізвища.

При записові до реєстру документів, підписаних за відсутності нотаріуса, особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею («Банківські карки підписано мною особисто –підпис, прізвище»)

16. У кінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії, нотаріус зобов’язаний провести через графи 1-7 риску і зробити підсумковий запис у реєстрі із зазначенням кількості вчинених нотаріальних дій, суми державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або отриманої приватним нотаріусом плати, та кількості використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис розміщується в графах 1-7 і скріплюється підписом нотаріуса. Наприклад: «Вчинено 13 нотаріальних дій. Стягнуто (отримано) державного мита (плати ) 256 грн.28 коп. Використано 10 бланків».

Для роботи над статистичним звітом нотаріус може вести Книгу щоденного обліку вчинених нотаріальних дій та справленого при цьому державного мита (плати за вчинення нотаріальної дії). Графи в Книзі щоденного обліку вчинених нотаріальних дій доцільно привести у відповідність до форми статистичного звіту. Якщо нотаріус вважає за потрібне, у вказану Книгу можуть вміщуватися й інші відомості статистичного характеру (наприклад, облік довіреностей за об’єктами, щодо яких передаються повноваження; здійснення обліку за всіма без винятку нотаріальними діями, які вчиняються нотаріусом; облік використаних для вчинення нотаріальних дій бланків нотаріальних документів). 16.У кінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії, нотаріус зобов’язаний провести через графи 1-7 риску, після чого і зробити підсумковий запис у реєстрі із зазначенням кількості вчинених нотаріальних дій, суми державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або отриманої приватним нотаріусом плати, та кількості використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис може розміщуватися у будь-якій із граф реєстру (з першої по сьому) і скріплюється підписом нотаріуса. Наприклад: «Вчинено 13 нотаріальних дій. Стягнуто (отримано) державного мита (плати) 256 грн.28 коп. Використано 10 бланків нотаріальних документів. Нотаріус -підпис».
Для роботи над статистичним звітом нотаріус може вести Книгу щоденного обліку вчинених нотаріальних дій та справленого при цьому державного мита (плати за вчинення нотаріальної дії). Графи в Книзі щоденного обліку вчинених нотаріальних дій доцільно привести у відповідність до форми статистичного звіту. Якщо нотаріус вважає за потрібне, у вказану Книгу можуть вміщуватися й інші відомості статистичного характеру (наприклад, облік довіреностей за об’єктами, щодо яких передаються повноваження; здійснення обліку за всіма без винятку нотаріальними діями, які вчиняються нотаріусом; облік використаних для вчинення нотаріальних дій бланків нотаріальних документів, облік здійснених перевірок бланків нотаріальних документів).

17. У державній нотаріальній конторі, приватним нотаріусом ведеться Журнал (книга) обліку викликів нотаріуса за межі нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса (далі – Журнал (книга) обліку викликів).
У Журналі (книзі) обліку викликів передбачаються графи:
1) порядковий номер;
2) дата і час виклику нотаріуса;
3) прізвище, ім’я та по батькові особи, яка зробила виклик, її місце проживання;
4) дата і час виїзду нотаріуса за межі нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
5) види та кількість нотаріальних дій, які було вчинено нотаріусом та їх реєстрові номери;
6) прізвище, ім’я та по батькові громадянина (повне найменування юридичної особи), для якої вчинялася нотаріальна дія; адреса, де було вчинено нотаріальну дію;
7) підстава, з якої нотаріальна дія вчинялася за межами нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
8) час виїзду та повернення нотаріуса до нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
9) підпис особи, яка зробила виклик або для якої вчинялася нотаріальна дія;
10) підпис нотаріуса;
11) примітка.
Заведений нотаріусом Журнал (книга) обліку викликів має бути прошнурований, кількість аркушів у ньому пронумерована і скріплена печаткою та підписом нотаріуса і внесений до номенклатури справ.
Такий Журнал (книга) обліку викликів є перехідним документом, записи в ньому можуть послідовно продовжуватися і в наступному році (роках).
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань Н.В. Ященко

8) час повернення нотаріуса до нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);

Додаток 2
до пункту 7 Порядку ведення та заповнення
реєстрів для реєстрації нотаріальних дій
Зразки актів,
що складаються нотаріусом у разі допущення помилок при нумерації нотаріальних дій у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій

АКТ
Місто Київ 10 жовтня 2007 року
Цей акт складений мною, Данішевською В.І., приватним нотаріусом Волинського міського нотаріального округу, про те, що на стор. 176 цього реєстру двічі повторюється запис за реєстровим № 3175.

При складанні статистичного звіту вважати, що за цим реєстровим номером вчинено дві нотаріальні дії.
НОТАРІУС (підпис)
АКТ
Місто Київ 10 жовтня 2007 року
Цей акт складений мною, Данішевською В.І., приватним нотаріусом Волинського міського нотаріального округу, про те, що на стор. 195 цього реєстру пропущено 2 порядкових номери: після реєстрового № 3651 помилково записано реєстровий № 3653.

У зв’язку з цим при складанні статистичного звіту кількість учинених нотаріальних дій буде зменшено мною на 2 (дві) одиниці.
Примітка. При викладенні акта на окремому аркуші він також скріплюється печаткою нотаріуса.
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань Н.В. Ященко

Примітка. При викладенні акта на окремому аркуші він скріплюється підписом та печаткою нотаріуса і приєднується (вклеюється) до відповідного реєстру.

Голова Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко

Міністерство юстиції України
Директору Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Ященко Н. В.

Шановна Ніно Вікторівна !
Надсилаємо Вам пропозицію по внесенню змін та доповнень до проекту «Правил ведення нотаріального діловодства», розроблені на підставі та у форматі громадського обговорення запропонованого Міністерством юстиції України.
1.2. З метою застосування цих Правил використовуються наступні основні терміни і їх визначення:
- вхідні документи — документи, що надійшли в державну нотаріальну контору, державний нотаріальний архів ( далі — контора, архів), приватному нотаріусу і прийняті ними для розгляду;

- вихідні документи — документи, що створені в процесі нотаріальної діяльності працівниками контори ( архіву), приватним нотаріусом, як ініціативні, так і документи-відповіді, призначені для направлення (видачі) іншим фізичним і юридичним особам;

- нотаріальні документи — вчинені нотаріальні дії, що утворюються в результаті нотаріальної діяльності контори ( архіву), нотаріуса, а також вчинені уповноваженими посадовими особами органів місцевого самоврядування та посадовими особами, перерахованими у статті 40 Закону України «Про нотаріат»;
Відредагувати: нотаріальний документ – примірник на якому викладений документ, що становить зміст нотаріальної дії, або якось подібне, бо висловлювання «нотаріальні документи — вчинені нотаріальні дії» є не зовсім коректним визначенням.
Аргументація: некоректне висловлювання.

2.1. Нотаріальне діловодство включає:

- підготовку, оформлення, реєстрацію, облік, видачу, зберігання і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії;

- ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, книг, журналів реєстрації (обліку), в яких реєструються нотаріальні документи, і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії;

- оформлення, реєстрацію і облік документів по витребовуванню і наданню конторою (архівом), приватним нотаріусом відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії;

- оформлення, реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою (архівом), приватним нотаріусом відомостей про вчинені нотаріальні дії, відомостей у податкові органи про посвідчення договорів відчуження, видачу свідоцтв про право на спадщину, тощо;
Замінити: фразу «про посвідчення договорів відчуження» змінити на «з питань оподаткування».
Аргументація: перелік та обсяг інформації, що передається нотаріусами до ДПІ буде ще змінюватися багато разів, як в одну так і в іншу сторону.

- прийняття, підготовку, облік, оформлення, розмноження (тиражування), перевірку, виконання, зберігання і використання організаційно–розпорядчих документів та документів з адміністративно-господарських питань, що утворюються в результаті діяльності контори (архіву), приватного нотаріуса;

- порядок і терміни розгляду звернень громадян;

- складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги;
Виключити.
Аргументація: немає такої нотаріальної дії – «правова допомога». Це дійство — «правова допомога» по суті вміщується в нотаріальній дії, або навіть роздрібнене на декілька нотаріальних дій, для яких є абзац 1 п. 2.1. цих Правил.

2.2. Нотаріальне діловодство регулюється Законом України «Про нотаріат» (далі — Закон), цими Правилами, іншими нормативно-правовими актами, що регулюють порядок ведення діловодства.

Нотаріальне діловодство ведеться українською мовою.

2.3. Загальне діловодство в конторі (архіві), приватним нотаріусом та ведеться окремо від нотаріального діловодства з дотриманням Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 №1153 (зі змінами) та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348 ( зі змінами).
ВИКЛЮЧИТИ в даній редакції!!! Викласти п. 2.3. на підставі вказаних нотаріальних документів та включити їх до загального діловодства.
Аргументація. Нотаріуси не є суб’єктами, що підпадають під дію вказаних нормативних актів. Норми цих інструкції повинні бути адаптовані для нотаріального процесу та бути імплиментовані в дані Правила. В широкому сенсі у нотаріуса усе діловодство – нотаріальне, бо він веде його саме як нотаріус, а не як фізична особа, в вузькому – є нотаріальне діловодство, що напряму пов’язане з нот. діями та загальне-адміністративно-господарське.
У противному випадку нотаріус і далі буде позбавлений у суді та у інших випадках посилатися на дані Інструкції, оскільки їх дія на нас не розповсюджується. І судам це відомо.

4.1.4. Під час приймання — передавання документів діловодства перевіряється наявність і стан :

- справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10років), тимчасового ( до 10 років включно) зберігання, з особового складу;

- облікових документів та довідкового апарату до справ ( нарядів) (передумови, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

- печаток і штампів, якими користується контора;

- матеріально-технічного обладнання та інвентарю;
Виключити.
Аргументація — не входить до поняття ДІЛОВОДСТВО.

- умов зберігання документів

4.2.3. У разі втрати приватним нотаріусом документів діловодства, останній негайно доповідає начальнику управління юстиції для вжиття необхідних заходів.
Відредагувати:
У разі втрати приватним нотаріусом документів діловодства, останній протягом 3 робочих днів повідомляє про це ГУЮ.
Аргументація.
1. Строк «негайно» — нормативно не визначений.
2. Повідомляти необхідно установу, а не особу.
3. Назва установи застаріла.
4. Нотаріус — не підлеглий і не співробітник установи, тому він «повідомляє» а не «доповідає».
5. Вжиття чи невжиття необхідних засобів — окреме питання, яке не є предметом регулювання даного документу.

5.1. Складання і оформлення документів в залежності від їх виду (організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи про надання правової допомоги, тощо) здійснюються у порядку, передбаченому чинним законодавством.
У випадку, якщо цими Правилами не передбачено інше, оформлення реквізитів документів здійснюється у відповідності з вимогами, встановленими Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 зі змінами.
Виключити.
Аргументація — пункт НІ ПРО ЩО, бланкетна норма.

5.1.1. Для складання документів використовується папір А4(210х297) та А5 (148х210).

Складання документів на папері довільного формату не допускається.
Відредагувати друге речення.
Складання НОТАРІАЛЬНИХ документів на папері довільного формату не допускається.
Аргументація. С точки зору збереження навколишнього природного середовища, карпатських лісів і т. д. а також виконання евроконвенцій з питань охорони середовища вважаємо можливим виконання не нотаріальних документів за принципом «розумної достатності».

5.1.2. Службові документи оформлюються на бланках контори (архіву), нотаріуса, які виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Під час складання і оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.
Виключити.
Аргументація:
1. Відсутнє нотаріальне поняття «бланк контори (архіву) нотаріуса»
2. Немає чіткого посилання на те що таке та де знайти «вимоги нормативної документації».
3. Під час складання і оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання — не треба нормативно дозволяти те, що і так можна робити.

5.1.5. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на питання “Про що документ.”

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.
Виключити.
Аргументація — я не творець і не зобов’язаний «творити» заголовки. І жодна особа мене не може зобов’язати займатися творчою діяльністю. Я відповідаю по суті питання. Видумування заголовків — це елемент творчої діяльності.

5.2. Текст документа виготовляється за допомогою комп’ютерної техніки, шрифтом Times New Roman, розміром 12-14 і повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень.
Відредагувати:
1. Додати після слів документа — фразу «за наявної можливості», що надає право у випадку відключення світла створити рукописний документ.
2. За цих же міркувань незаконні вимоги, щодо шрифту.
3. Встановлення розміру шрифту — порушення права людини – особа з частковою втратою зору може не роздивитися 14, тому необхідно добавити фразу «як правило».
4. Виключити слова «аргументовану» — як необов’язкове. Як правило викладається тільки інформація.
5. Виключити слова «зрозуміло». Питання «зрозумілості» — є особовим і особистим, і залежить від того, якім півкулею мозку людина сприймає інформацію.

5.8.3. Вчинені нотаріальні дії реєструються у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій, які ведуться та заповнюються відповідно до встановленого Міністерством юстиції порядку.
та
5.8.4. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій мають бути прошиті, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника управління юстиції або уповноваженою ним посадовою особою. Підпис начальника управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного управління юстиції.
ВИЛУЧИТИ.
Аргументація — дублюють інший нормативний акт, та не входять в коло питань, що регулюється даним нормативним актом.

5.9.2. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій(фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів повинні бути позначені хоча б один раз словами.
та
5.9.3. Прізвище, імена, по-батькові фізичних осіб, їх місце проживання, ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами — із зазначенням дати їх народження.
та
5.9.4. При нотаріальному оформленні документа за участю іноземних громадян зазначається також їх громадянство.
та
5.9.5. Назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб-підприємців вказується без скорочень, із зазначенням їх місцезнаходження.
та
5.9.6. На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються.
та
Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису.
та
При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.
та
5.9.7. Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії ( наприклад копії документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.
та
5.9.8. Якщо документ, що підлягає нотаріальному оформленню, викладений неправильно, чи неграмотно, чи складений з порушенням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулась за оформленням такого документа, виправити його або скласти новий.
та
5.10. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси відповідно до затверджених Міністерством юстиції форм застосовують посвідчувальні написи і видають свідоцтва, що підписуються нотаріусом і скріплюються його печаткою.
та
5.10.1. Текст посвідчувального напису повинен починатися на документі та бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, вільні місця – прокреслені, дописки та інші виправлення — застережені.
та
Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.
та
5.10.2. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа бланку нотаріального документа.
та
У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом повинні бути прошиті міцною ниткою білого абр червоного кольору, аркуші пронумеровані, завірені підписом нотаріуса і скріплені його печаткою.
та
5.10.3. Для викладення посвідчувального напису чи його продовження прикріплення або підклейка аркуша не допускається.
та
5.10.4. Для проставляння посвідчувальних написів можуть використовуватись мастичні штампи з текстом відповідного напису.
та
При оформленні нотаріальних документів можуть також застосовуватися мастичні штампи з словами «копія», «копія з копії», «дублікат, що має силу оригіналу», «з оригіналом згідно» ,тощо.
та
5.10.5. При оформленні нотаріальних документів, призначених для дії за кордоном використання мастичних штампів не допускається.
ВИЛУЧИТИ.
Аргументація — дублюють інший нормативний акт, та не входять в коло питань, що регулюється даним нормативним актом, натомість надають можливість в рамках перевірки діловодства переглядати примірники нотаріальних документів, що є порушенням ст. 8 ЗУ «Про нотаріат.»

5.10.6. Складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги здійснюються у відповідності до вимог діючого законодавства.
Вилучити.
Аргументація — відсутнє чітке визначення, що таке «правова допомога» з точки зору ведення та організації нотаріального діловодства і якими саме вимогами законодавства воно регулюється.

5.10.7. Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності
Відредагувати — Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії повинні бути прошиті.
Аргументація:
1. Фраза «у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності» — вводить оцінювальний критерій, відносно якого відсутні параметри його перевірки.
2. Неможливість виконання цієї вимоги з технічної точки зору — навіть багатіші держави світу визнають, що немає «абсолютних» засобів захисту інформації, документів і навіть банкнот національної грошової одиниці. Не існує засобу захисту, який неможливо подолати. Нотаріус не має нести відповідальності за те, чому він не в змозі перешкодити. Навіть гроші підробляють так, що банки не можуть відрізнити їх від справжніх. Тому достатньо залишити тільки саме вимогу про зшивання.

7.2. Для документів, що перебувають на контролі номенклатурою передбачається спеціальна контрольна папка.

При розгляді документів, звернень тощо завідувач конторою (архівом), приватний нотаріус зобов’язані дотримуватись встановлених чинним законодавством строків.
Відредагувати:
Додати пункт:
7.2.1. При розгляді документів, що перебувають на контролі та надійшли із порушенням (закінченням) терміну для їх розгляду, приватним нотаріусам встановлюється єдиний термін ___ (3, 5, 7) днів для відповіді, із обов’язковим посиланням у тексті відповіді на факт несвоєчасного надходження запиту.

8.20.1. У виняткових випадках, за вимогою суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з, цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.

Вилучити – абзац 2
Аргументація — дублюють інший нормативний акт, та не входять в коло питань, що регулюється даним нормативним актом.

Голова Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко

Міністерство юстиції України
Директору Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Ященко Н. В.

Шановна Ніно Вікторівна !
Надсилаємо Вам пропозицію по внесенню змін та доповнень до проекту «Про затвердження Положення про порядок підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права», розроблені на підставі та у форматі громадського обговорення запропонованого Міністерством юстиції України.

Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат» від 01.10.2008 року передбачає, що «нотаріуси, які на день набрання чинності цим Законом займаються приватною нотаріальною діяльністю, допускаються до вчинення нотаріальних дій, пов’язаних із вжиттям заходів щодо охорони спадкового майна, видачею свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, лише після обов’язкового підвищення рівня кваліфікації із спадкового права в порядку, встановленому Міністерством юстиції України.»

Міністерством Юстиції на виконання цього Закону для громадського обговорення підготовлено «Проект наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Положення про порядок підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права».

Вважамо, що зазначений проект потребує деяких змін щодо порядку проходження підвищення кваліфікації.
Ці зміни викликані тим, що виконання заходів, передбачених зазначеним проектом Положення може викликати призупинення роботи не тільки нотаріусів, що підвищують свій рівень, а також державних нотаріальних контор, на базі яких пропонується проводити засвоєння практичних навичок, а також деяких підрозділів Міністерства Юстиції та Головних управлінь юстиції.
Окрім того, проведення такого підвищення кваліфікації та недиференційованого заліку є фізично неможливим при такій кількості нотаріусів. Якщо взяти приблизно 4 тисячі нотаріусів, то для проведення тільки заліку потрібно приблизно 250 днів (на кожного умовно відвести мінімум – 30 хвилин = 2 тисячі годин при 8 годинному дні ).
Той самий Центр підвищення кваліфікації не в змозі забезпечити навчання такої кількості нотаріусів.
Це не враховуючи часу на те, щоб організувати хоч якесь навчання, сам залік та звести одразу п’ять службовців одночасно, не враховуючи витрат на проживання, проїзд.
Окрім того, слід нагадати, що внесеними змінами до Закону не передбачено будь-якого іспиту чи заліку, а йде мова про підвищення кваліфікації.
Якщо діяти за аналогією права, то в жодному з нормативних документів, що регулюють порядок підвищення кваліфікації різних службовців та робітників, не передбачено в якості підвищення кваліфікації проведення заліку.
Чинним законодавством України, наприклад Постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1997 р. N 167 «Про затвердження Положення про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і Положення про єдиний порядок підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації керівників державних підприємств, установ і організацій», якими керується в своїй діяльності Центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції, визначено такі «види підвищення кваліфікації державних службовців:
— навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців;
- систематичне самостійне навчання (самоосвіта);
- тематичні постійно діючі семінари;
- тематичні короткотермінові семінари;
- стажування в органах, на які поширюється чинність Закону «Про державну службу», а також за кордоном.

Тому, вважаємо за доцільне затвердити Наказ Міністра з такими змінами:

Редакція для обговорення Пропозиції для зміни
Про затвердження Положення про
порядок підвищення рівня кваліфікації
нотаріусів із спадкового права

На виконання вимог статті 5 і 34 Закону України «Про нотаріат» та пункту 7 Прикінцевих та перехідних положень Закону України “Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат»

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права.

2. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі:

2.1. До 01.03.2009 організувати та забезпечити вивчення законодавства та проведення практичних занять в державних нотаріальних конторах з нотаріусами, які мають стаж роботи менше 10 років, по вчиненню нотаріальних дій, пов’язаних із вжиттям заходів щодо охорони спадкового майна, видачею свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, та роботи із Спадковим реєстром.

2.2. Скласти та затвердити графіки проведення теоретичних та практичних занять, а також занять із Спадковим реєстром, копії яких направити до Міністерства юстиції у десятиденний строк з дня набрання чинності цього наказу.

2.3. Графіки проведення теоретичних та практичних занять оприлюднити і довести до відома приватних нотаріусів про їх включення до навчальних груп.

3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань і Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції для перевірки рівня знань нотаріусів до 01.05.2009 провести підвищення кваліфікації нотаріусів із спадкового права та складання заліку.

4. Директору Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань (Н.В.Ященко) та директору Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції (С.О.Дубовик) забезпечити виконання пункту 3 цього наказу.

5. Установити, що з 01.06.2009 приватні нотаріуси, які мають стаж нотаріальної діяльності не менше 10 років, та приватні нотаріуси, які мають стаж нотаріальної діяльності менше 10 років і отримали свідоцтво про підвищення рівня кваліфікації із спадкового права, вчиняють нотаріальні дії, пов’язані із вжиттям заходів щодо охорони спадкового майна, видачею свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя.
6. Оформлення спадкових прав здійснюється приватними нотаріусами щодо спадщини, яка відкрилась з 01.06.2009, за місцем відкриття спадщини в межах нотаріального округу.
7. Директору державного підприємства “Інформаційний центр” Міністерства юстиції України (В.Б.Добжанський) спільно з начальниками Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити:
7.1. До 01.03.2009 проведення навчання та підключення до Спадкового реєстру в повному обсязі нотаріусів, які мають стаж нотаріальної діяльності не менше 10 років.
7.2. До 01.05.2009 завершити навчання та підключення до Спадкового реєстру в повному обсязі приватних нотаріусів, які мають стаж нотаріальної діяльності менше 10 років, які пройшли підвищення рівня кваліфікації з спадкового права в установленому цим Положенням порядку та отримали свідоцтво.

8. До 15.05.2009 Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі надати Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань інформацію про виконання цього наказу.
8. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань (Н.В.Ященко ):
8.1. Забезпечити подання на державну реєстрацію цього наказу відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами).
8.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та забезпечити належне його виконання.
9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Л.В.Єфіменка.

Міністр Микола Оніщук

Положення про порядок підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права

1. Це Положення розроблено з метою реалізації вимог Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про нотарат” для встановлення єдиного порядку підвищення кваліфікації нотаріусів з питань спадкового права.
Нотаріуси, які на день набрання чинності Закону України “ Про внесення змін до Закону України “Про нотаріат” займаються приватною нотаріальною діяльністю менш ніж 10 років, допускаються до вчинення нотаріальних дій, пов’язаних із вжиттям заходів щодо охорони спадкового майна, видачею свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, лише після обов’язкового підвищення рівня кваліфікації із спадкового права.

2. Підвищення рівня кваліфікації нотаріусів полягає в навчанні з метою засвоєння знань та набуття практичних навичок, необхідних для вчинення таких нотаріальних дій, як вжиття заходів до охорони спадкового майна, видачі свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя.

Підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права складається з двох етапів:
Перший етап підвищення рівня кваліфікації організовується та забезпечується Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в облястях, містах Києві та Севастополі (далі-управління юстиції);
Другий етап організовується та забезпечується Міністерством юстиції спільно з Центром перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції.

3. Управління юстиції затверджують графіки занять, формують навчальні групи нотаріусів, складають та затверджують план проведення підвищення рівня кваліфікації приватних нотаріусів із спадкового права з урахуванням переліку тем, за яким проводиться навчання нотаріусів з питань спадкового права ( додаток 1).

План підвищення кваліфікації має передбачати:
- Теоретичний та практичний курс — для оволодіння теоретичними знаннями та практичними навичками по оформленню спадкових прав.

На проведення теоретичного курсу відводиться від двох до п’яти робочих днів для вивчення питань із спадкового права з обов’язковим проведенням семінару-тренінгу за участю представника державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України.

У цей період управління юстиції організовують та проводять лекційні заняття за участю науковців-викладачів із питань спадкового права. Викладачами можуть бути залучені державні нотаріуси та працівники відділів нотаріату управлінь юстиції, які володіють законодавством із спадкового права, мають позитивні результати роботи та досвід публічних виступів.

На засвоєння практичних навичок відводиться не менше п’яти робочих днів. У цей час нотаріус, який проходить підвищення кваліфікації, на базі державної нотаріальної контори працює із спадковими справами, що включає в себе виготовлення проектів заяв, запитів, свідоцтв про право на спадщину, свідоцтв про право власності в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя та отримання витягів із Спадкового реєстру.

4. Другий етап підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права проходить на базі Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції (далі-Центр).
До другого етапу допускаються нотаріуси, які пройшли перший етап підвищення рівня кваліфікації і щодо яких управліннями юстиції направлені подання до Центру.
Центр, по мірі надходження подань, формує навчальні групи нотаріусів, складає графік проведення занять, який затверджує в Міністерстві юстиції.
Працівники Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань проводять лекційні заняття, на яких висвітлюються проблемні питання застосування норм спадкового права в нотаріальній діяльності.
5. Завершенням другого етапу підвищення кваліфікації нотаріусів із спадкового права є перевірка рівня підготовки з теоретичних знань та практичних навичок шляхом проведення недефіренційованого заліку.
Для проведення заліку створюється комісія у складі п’яти осіб: три представника Міністерства юстиції, представник управління юстиції та представник Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції.
Залік проводиться на підставі білетів, що формуються з теоретичних питань та практичних завдань. Перелік питань та практичних завдань до білетів готується Центром і затверджується Міністерством юстиції.

6. Особам, які пройшли навчання та успішно склали залік, видається свідоцтво про підвищення кваліфікації державного зразка, встановленого Міністерством освіти і науки.
Отримання свідоцтва про підвищення рівня кваліфікації із спадкового права є підставою для підключення таких приватних нотаріусів до Спадкового реєстру без обмежень.

7. Особи, які не склали залік, мають право подати до екзаменаційної комісії індивідуальну заяву про їх допуск до повторного складання заліку.
Управління юстиції можуть складати та затверджувати додаткові графіки проведення першого етапу підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права щодо нотаріусів, які з поважних причин не пройшли підвищення кваліфікації на першому етапі. Копії додаткових графіків направляються до Міністерства юстиції.

8. Нотаріуси, які станом на 01.06.2009 не пройшли обов’язкове підвищення рівня кваліфікації з питань спадкового права та/або не склали залік, не допускаються до вчинення нотаріальних дій, пов’язаних з оформленням спадкових прав.
Щодо зазначених нотаріусів управління юстиції зобов’язані вжити заходи реагування, передбачені статтею 12 Закону України “Про нотаріат”.

9. Нотаріуси, які займаються приватною нотаріальною діяльністю більше 10 років мають право пройти підвищення рівня кваліфікації на першому та / або другому етапі, за бажанням.

Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Н.В. Ященко

Додаток 1
до пункту 3 Положення про Порядок підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права

Перелік тем, за яким проводиться навчання нотаріусів
з питань спадкового права.
1. Поняття та підстави спадкування.
- Час відкриття спадщини.
- Місце відкриття спадщини.
- Право на спадкування.
- Спадкоємці. Усунення від права на спадкування.
2. Види спадкування та їх характеристика.
- Спадкування за заповітом.
- Спадкування за законом.
- Особливості спадкування обов’язкової частки у спадщині.
3. Виконання заповіту.
4 Відкриття спадкової справи. Провадження по спадковій справі.
- Строки прийняття та відмови від спадщини.
- Продовження строку на прийняття спадщини.
- Визначення кола спадкоємців.
- Перехід права на прийняття спадщини (спадкова трансмісія).
- Поділ спадщини між спадкоємцями. Перерозподіл спадщини.
- Пред’явлення претензій кредитором.
5. Спадкове майно. Спільне майно подружжя. Видача свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя.
6. Видача свідоцтва про право на спадщину.
7. Вжиття заходів до охорони спадкового майна.
- Опис спадкового майна.
- Передача спадкового майна на зберігання.
- Управління спадщиною.
8. Робота нотаріуса із Спадковим реєстром.
Про затвердження Положення про
порядок підвищення рівня кваліфікації
нотаріусів із спадкового права

На виконання вимог статті 5 і 34 Закону України «Про нотаріат» та пунктів 7, 8 та 10 Прикінцевих та перехідних положень Закону України “Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат»

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права.

2. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі:

2.1. До 01.05.2009 організувати та забезпечити вивчення законодавства та проведення практичних занять з приватними нотаріусами, які мають стаж нотаріальної діяльності менше 10 років (з урахуванням стажу роботи в державних нотаріальних конторах та приватними нотаріусами), по вчиненню нотаріальних дій, пов’язаних із вжиттям заходів щодо охорони спадкового майна, видачею свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, та роботи із Спадковим реєстром.

2.2. Протягом 10-ти робочих днів з моменту набрання чинності цього наказу скласти за особовими справами нотаріусів списки нотаріусів, які мають стаж нотаріальної діяльності менше 10-ти років та списки нотаріусів, які станом на 02.12.2008 року займали посади державних нотаріусів та пропрацювали на посаді державних нотаріусів менше трьох років та довести до відома кожного нотаріуса інформацію про включення його до цих списків.
Нотаріуси, які помилково внесені до зазначених списків, протягом 5-ти робочих днів повинні повідомити про це Головне управління юстиції.

Скласти та затвердити графіки проведення теоретичних та практичних занять, а також занять із Спадковим реєстром, копії яких направити до Міністерства юстиції у двадцятиденний строк з дня набрання чинності цього наказу.

2.3. Графіки проведення теоретичних та практичних занять оприлюднити і довести до відома приватних нотаріусів про їх включення до навчальних груп.

3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань спільно з Головними управляннями юстиції на виконання вимог п. 10 Прикінцевих та перехідних положень ЗУ „Про внесення змін до Закону України „Про нотаріат”” провести дії по узагальненню практики та розробити рекомендації щодо вчинення нотаріальних дій, пов’язаних із вжиттям заходів щодо охорони спадкового майна, видачею свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя та розробити методичні рекомендації для використання їх при проведенні підвищення кваліфікації нотаріусів;

Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських для перевірки рівня знань нотаріусів до 01.05.2009 організувати контроль підвищення кваліфікації нотаріусів із спадкового права.

4. Директору Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань (Н.В.Ященко) та директору Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції (С.О.Дубовик) забезпечити виконання пункту 3 цього наказу.
Директору Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції (С.О.Дубовик) підготувати програму підвищення кваліфікації нотаріусів, які станом на 02.12.2008 року займали посади державних нотаріусів та пропрацювали на посаді державних нотаріусів менше трьох років.

5. без змін

6. без змін

7. 7.1.-7.2 без змін

Доповнити п. 7.3. В двадцятиденний строк з дня набрання чинності цього наказу розробити план проведення семінару-тренінгу за участю представника державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України та направити до Міністерства Юстиції.
Організувати проведення практичних занять по роботі зі Спадковим реєстром на базі державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України.

Доповнити 7.4. «Встановити, що плата за навчання та підключення до Спадкового реєстру в повному обсязі складає
____» або «Навчання та підключення до Спадкового реєстру в повному обсязі здійснюється безкоштовно.»

8. Без змін

9. Помилка нумерації

Відповідно 9.1 та 9.2., потім 10

П. 9 та 10 Без змін.

Положення про порядок підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права

1. Це Положення розроблено з метою реалізації вимог Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про нотаріат” для встановлення єдиного порядку підвищення кваліфікації нотаріусів з питань спадкового права.
Нотаріуси, які на день набрання чинності Закону України “ Про внесення змін до Закону України “Про нотаріат” які мають стаж нотаріальної діяльності менше 10 років (з урахуванням стажу роботи в державних нотаріальних конторах та приватними нотаріусами), допускаються до вчинення нотаріальних дій, пов’язаних із вжиттям заходів щодо охорони спадкового майна, видачею свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, лише після обов’язкового підвищення рівня кваліфікації із спадкового права.

2. Підвищення рівня кваліфікації нотаріусів полягає в навчанні з метою засвоєння знань та набуття практичних навичок, необхідних для вчинення таких нотаріальних дій, як вжиття заходів до охорони спадкового майна, видачі свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя.

Підвищення рівня кваліфікації нотаріусів: організовується та забезпечується Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі — управління юстиції);

3. Управління юстиції затверджують графіки занять, формують навчальні групи нотаріусів, складають та затверджують план проведення підвищення рівня кваліфікації приватних нотаріусів із спадкового права з урахуванням переліку тем, за якими проводиться навчання нотаріусів з питань спадкового права ( додаток 1) та Методичних рекомендацій, розроблених Міністерством Юстиції.

План підвищення кваліфікації має передбачати:
- Теоретичний та практичний курс — для оволодіння теоретичними знаннями та практичними навичками по оформленню спадкових прав.

На проведення теоретичного курсу відводиться від двох до п’яти робочих днів (але не менше 30 годин) для вивчення питань із спадкового права з обов’язковим проведенням семінару-тренінгу за участю представника державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України.

У цей період управління юстиції організовують та проводять лекційні заняття за участю науковців-викладачів із питань спадкового права. Викладачами можуть бути залучені наукові працівники, державні нотаріуси та працівники відділів нотаріату управлінь юстиції, які володіють законодавством із спадкового права, мають позитивні результати роботи та досвід публічних виступів.

На засвоєння практичних навичок відводиться не менше п’яти робочих днів. У цей час нотаріус, який проходить підвищення кваліфікації, працює із спадковими справами, що включає в себе виготовлення проектів заяв, запитів, свідоцтв про право на спадщину, свідоцтв про право власності в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя та отримання витягів із Спадкового реєстру.
Засвоєння навичок з роботи зі Спадковим реєстром здійснюється на базі державного підприємства “Інформаційний центр” Міністерства юстиції України .

Виключити

Виключити

6. Особам, які пройшли підвищення кваліфікації навчання видається довідка..
Отримання довідки про підвищення рівня кваліфікації із спадкового права є підставою для підключення таких приватних нотаріусів до Спадкового реєстру без обмежень.

7. Управління юстиції можуть складати та затверджувати додаткові графіки проведення підвищення рівня кваліфікації нотаріусів із спадкового права щодо нотаріусів, які з поважних причин не пройшли підвищення кваліфікації на першому етапі. Копії додаткових графіків направляються до Міністерства юстиції.

8. Нотаріуси, які станом на 01.06.2009 не пройшли обов’язкове підвищення рівня кваліфікації з питань спадкового права, не допускаються до вчинення нотаріальних дій, пов’язаних з оформленням спадкових прав. (ст. 12 ЗУ „Про нотаріат” не має подібної санкції)

9. Нотаріуси, які займаються приватною нотаріальною діяльністю більше 10 років мають право пройти підвищення рівня кваліфікації, за бажанням.

Доповнити:
10. Нотаріуси, які станом на 02.12.2008 року займали посади державних нотаріусів та пропрацювали на посаді державних нотаріусів менше трьох років мають право зареєструвати приватну нотаріальну діяльність тільки після проходження підвищення кваліфікації.
Підвищення кваліфікації здійснюється в порядку, передбаченому п. 2.3 цього Наказу в строки, передбачені 2.1 цього наказу або шляхом підвищення кваліфікації в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції та в Державному підприємстві “Інформаційний центр” Міністерства юстиції України.

Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Н.В. Ященко

Без змін

Голова Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко

АСОЦІАЦІЯ ПРИВАТНИХ НОТАРІУСІВ
ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
61024, м. Харків, вул. Ольмінського, 6, к. 11, тел.: (057) 714-00-38; 714-27-90

Міністерство юстиції України
Вих. № 9/2-23
від „10” грудня 2008 року Заступнику
Міністра юстиції України
Єфименку Л. В.

Директору Департаменту державної
реєстрації юридичних осіб та
фізичних осіб-підприємців виконавчого
комітету Харківської міської ради
Щербіні Л.М.

Президента Асоціації
приватних нотаріусів
Харківської області
Володимира Марченко

Прошу Міністерство юстиції України та Департамент державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців виконавчого комітету Харківської міської ради Харківської області надати офіційне роз’яснення з приводу ситуації, яка склалася в зв’язку з нижчевикладеним.
„01” грудня цього року набув чинності Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат» №614-VI від 01.10.2008, яким було внесено суттєві зміни стосовно перевірки цивільної правоздатності та дієздатності юридичних осіб, перевірки повноважень представника юридичної особи, а саме згідно із ч. 4 ст. 44 цього Закону: «При перевірці цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи нотаріус зобов’язаний ознайомитися з установчими документами, свідоцтвом про державну реєстрацію і витягом з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців цієї юридичної особи і перевірити, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, обсягу її цивільної правоздатності та дієздатності».
Ми, нотаріуси, керуючись діючим законодавством і саме абзацом 1 Статті 47 вищезазначеного Закону, витребуємо всі документи «викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії,» які «повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані і скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ». Окрім цього Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої Наказом МЮУ від 03.03.2004 року № 20/5, зареєстрованої в МЮУ 03.03.2004 року № 283/8882, передбачено, що «Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документи».
На запит юридичних осіб, які зверталися до нотаріусів з метою вчинення нотаріальних дій, такі витяги були надані Департаментом державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців виконавчого комітету Харківської міської ради Харківської області без оформлення їх у відповідності до діючого законодавства, тобто аркуші не було прошито, скріплено печаткою юридичної особи, що видала документ, та не завірено підписом посадової (уповноваженої на те) особи.
Державні реєстратори Департаменту державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців виконавчого комітету Харківської міської ради Харківської області відмовляються приводити видані ними документи у належний вигляд у відповідності до існуючих норм закону, посилаючись на те, що в Законі України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців» та інструкціях, якими вони керуються в своїй роботі, не зазначено про те, що вони повинні прошивати видані ними документи, пронумеровувати кількість їх аркушів й скріпляти ці документи підписом та печаткою відповідної установи.
Таким чином, все це унеможливлює прийняття нотаріусами документів для вчинення нотаріальних дій, що викликає загрозливу ситуацію як для юридичних осіб, що звертаються до нотаріусів, так і для всіх інших заінтересованих сторін.
Прошу Вас, роз’яснити ситуацію, що виникла, та вжити заходи для її вирішення.

З повагою,
Президент Асоціації
приватних нотаріусів
Харківської області Володимир Марченко

„10” грудня 2008 року

Міністерство юстиції України
Директору Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Ященко Н. В.

Шановна Ніно Вікторівна !
Надсилаємо Вам пропозицію по внесенню змін та доповнень до проекту «Про внесення змін до Положення про вимоги до робочого місця приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням», розроблені на підставі та у форматі громадського обговорення запропонованого Міністерством юстиції України.
Запропонований проект: Пропозиції змін:
1.2. У пункті 3:
абзаци другий та третій викласти в такій редакції:
«Робоче місце (контора) приватного нотаріуса повинно розташовуватися в межах визначеного для нього нотаріального округу. Кількість кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, не може бути меншою, ніж кількість приватних нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у його межах.
Особи, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правового чи трудового договору і є технічним персоналом, повинні бути забезпечені відокремленою від нотаріуса, належно пристосованою для роботи кімнатою.»;

абзац п’ятий викласти у такій редакції:
«Архів приватного нотаріуса повинен зберігатися у металевих шафах або в окремій належно обладнаній кімнаті. Забороняється розміщувати шафи для зберігання архіву в приймальні, а також у місцях, де відвідувач може безперешкодно до них підійти. Якщо в Приміщенні працюють двоє чи більше приватних нотаріусів, їхні архіви повинні зберігатися у відокремлених металевих шафах чи відокремлених кімнатах.»;

абзац сьомий викласти в такій редакції:
«Приміщення має бути захищене від несанкціонованого проникнення. Вхідні двері та вікна повинні бути обладнані засобами захисту.»;

У пункті 4
абзац другий викласти в такій редакції:
«Доступ до приміщення приватного нотаріуса має бути зручним для відвідувачів.».

Третє речення в третьому абзаці викласти в такій редакції:
Якщо Приміщення приватного нотаріуса розміщене в житловій квартирі, ця квартира повинна мати окремий вхід з вулиці.

Пункт 5: Перевірка відповідності Приміщення вимогам цього Положення провадиться при реєстрації приватної нотаріальної діяльності, у разі зміни Приміщення, а також при проведенні комплексних, цільових або контрольних перевірок його діяльності.

абзац третій викласти у наступній редакції та доповнити його абзацом четвертим:
«До початку нотаріальної діяльності приватним нотаріусом, а також у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі протягом 15 днів з моменту отримання заяви про зміну адреси розташування робочого місця (контори) проводиться перевірка відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановленим цим Законом умовам, за результатами якої складається акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.
Невідповідність Приміщення цим вимогам є підставою для зупинення або припинення приватної нотаріальної діяльності відповідно до Закону.». 1.2. У пункті 3:
абзаци другий та третій викласти в такій редакції:
«Робоче місце (контора) приватного нотаріуса повинно розташовуватися в межах визначеного для нього нотаріального округу. Кількість кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, не може бути меншою, ніж кількість приватних нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у його межах.
Технічний персонал (за його наявності), повинен бути забезпечений відокремленою від нотаріуса, належно пристосованою для роботи кімнатою, яка також може знаходитись у приймальній нотаріуса.
При неодночасній роботі 2 нотаріусів вони можуть використовувати одну кімнату для здійснення нотаріальної діяльності.
Перевірка відповідності робочого місця має проводитися виключно до початку нотаріальної діяльності, та у разі зміни адреси розташування робочого місця.»;

абзац п’ятий викласти у такій редакції:
«Архів приватного нотаріуса повинен зберігатися у металевих шафах або в окремій належно обладнаній кімнаті. Забороняється розміщувати шафи для зберігання архіву в приймальні. Якщо в Приміщенні працюють двоє чи більше приватних нотаріусів, їхні архіви повинні зберігатися у відокремлених металевих шафах чи відокремлених кімнатах.»;

абзац сьомий викласти в такій редакції:
«Приміщення має бути захищене від несанкціонованого проникнення шляхом обладнання його засобами охоронної та пожежної сигналізації з відповідним підключенням до пульту централізованого спостереження. Окреме підключення Приміщення до пульту централізованого спостереження не вимагається, якщо засоби охоронної та пожежної сигналізації, якими обладнане Приміщення, уключені до системи охорони групи інших приміщень (поверх, крило, секція тощо).
Вхідні двері та вікна повинні бути обладнані засобами захисту відповідно до умов, встановлених договором про здійснення централізованого спостереження»;
1.3. У пункті 4:
абзац другий викласти в такій редакції:
«Доступ до приміщення приватного нотаріуса має бути вільним для відвідувачів.».

Третє речення в третьому абзаці викласти в такій редакції:
Якщо Приміщення приватного нотаріуса розміщене в житловій квартирі, ця квартира повинна мати окремий від інших квартир вхід.

1.4. У пункті 5:
Абзац перший викласти в такій редакції:
«Перевірка відповідності Приміщення вимогам цього Положення провадиться при реєстрації приватної нотаріальної діяльності та у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса. При проведенні перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріуса представники Головного управління юстиції мають право вимагати надання акту про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

абзац третій викласти у наступній редакції та доповнити його абзацом четвертим:
«До початку нотаріальної діяльності приватним нотаріусом, а також у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі протягом 15 днів з моменту отримання заяви про зміну адреси розташування робочого місця (контори) проводиться перевірка відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановленим цим Законом умовам, за результатами якої складається акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса. ».
Виключити (в ЗУ „Про нотаріат” такої санкції не має)

Голова Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко

„10” грудня 2008 року

З ювілеєм Вас вітаєм!
Щоб стільки ж раз весна цвіла!
Сьогодні щиро Вам бажаєм
Здоров’я, щастя й тепла!
Щоб шлях Ваш був такий широкий,
Щоб мало було перешкод,
Щоб ювілей справляли сотий!
Не знали б Ви тяжких турбот!
Ми Вам бажаєм довго жити,
Щоб внуки виросли — гей-раз!
Щоб мали Ви кого любити,
І щоб любили міцно Вас!
Щоб було все гаразд в роботі.
Вона, звичайно, не проста.
Щоб було все — і «за», і «проти»,
Як компроміс — життя-буття!
Ми щиро Вас поздоровляєм!
Добра Вам зичимо сповна,
Багато світлих днів бажаєм!
І довгі, довгії літа …

З повагою
Адміністрація www.yurradnik.com.ua.

Асоціація правників України

Вих. №1648/1
від 05.12.2008р.

Генеральному директорові
Державного підприємства
«Інформаційний центр»
Міністерства юстиції України
Добжанському В. Б.

Шановний Віталію Броніславовичу!

Нотаріусами України отримано листи Державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України з пропозицією укласти договори в новій редакції, із зазначенням, що в разі ненадходження до підприємства підписаних і скріплених печаткою зі сторони нотаріуса договорів, 31 грудня 2008 року підприємство вимушене буде припинити нотаріусам доступ до Єдиних і Державних реєстрів інформаційної мережі Міністерства юстиції України.
Також підприємство повідомляє, що у зв’язку з переглядом умов Договору про інформаційно-технічні послуги, на підставі якого нотаріусам забезпечувався доступ до Єдиних і Державних реєстрів інформаційної мережі Міністерства юстиції України, Держінформ’юст повідомляє про припинення його дії без пролонгації на наступний календарний рік.
Нова редакція договору (п. 3.3) передбачає щорічну оплату нотаріусом за організацію надання послуг електронного цифрового підпису в розмірі 558,00 грн.
Зазначене положення договору є грубим порушенням чинного законодавства.
Запропонований проект договору визначає порядок доступу та умови захисту інформації, яка за своєю сутністю є інформацією з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена Законом України «Про нотаріат» (ст. 8). Зміст проекту договору суперечить Закону України «Про захист інформації в автоматизованих системах», оскільки порядок доступу до такої інформації, вимоги щодо забезпечення її захисту, повноваження користувачів повинні визначатися законодавством, а не договором (ст. ст. 4, 10 Закону України «Про захист інформації в автоматизованих системах»).
Крім того, організація та діяльність нотаріату, згідно зі ст. 92 Конституції України, визначаються виключно законом. Оскільки вчинення багатьох нотаріальних дій неможливе без використання інформації з Державних реєстрів, надання нотаріусам можливості використання такої інформації є не послугою, а умовою діяльності нотаріату, що обумовлює необхідність врегулювання цього питання законом, а не договором.
Вчинення нотаріальних дій є обов’язком, а не особистим привілеєм нотаріусів, тому позбавлення нотаріусів можливості вчиняти нотаріальні дії, які потребують використання інформації з Державних реєстрів, є перешкоджанням у здійсненні нотаріальної діяльності, що, відповідно до ст. 81 Закону України «Про нотаріат», забороняється.
Звертаємо Вашу увагу на те, що п. 3 Постанови Кабінету Міністрів України від 14.07.1999 року «Про державне підприємство «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України» встановлює, що Міністерство юстиції України визначає тарифи за внесення до реєстрів і надання відповідної інформації з реєстрів, за користування цією інформацією та інші послуги, які надаються адміністратором реєстрів фізичним та юридичним особам.
Відповідно, електронний цифровий підпис при доступі до Єдиних і Державних реєстрів впроваджено наказом Міністерства юстиції України «Про впровадження електронного цифрового підпису» від 10 травня 2007 року № 239/5, пунктом 2 якого передбачено, що витрати, пов’язані з придбанням, впровадженням та обслуговуванням електронного цифрового підпису, визначеного пунктом 1 цього наказу, здійснюються за рахунок коштів, отриманих Державним підприємством «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України за послуги адміністрування Єдиних і Державних реєстрів.
Також нагадуємо, що згідно з ЦК України та чинного на сьогодні тексту договору, укладеного між ДП «ІЦ» і нотаріусом, договір може бути змінено або розірвано за взаємною письмовою згодою сторін, а також надання послуг може бути припинено в випадку порушення строків або розмірів оплати користування системою, тобто якщо виникне заборгованість за щомісячні платежі, які передбачені договором.
Зміни у встановленому чинним законодавством порядку оплати за послуги Підприємства не тягнуть за собою необхідності внесення змін до даного договору.
У цьому випадку оплата послуг буде здійснюватися нотаріусом за новими тарифами, але Підприємство не має права примусово вводити нові платежі в односторонньому порядку і підкріпляти їх введення погрозою безумовного відключення нотаріуса від системи.

Одностороннє припинення дії договорів може призвести до непередбачуваних наслідків, значних збитків і спричинити численні судові позови до нотаріуса, оскільки нотаріус не є добровільним користувачем Єдиних і Державних реєстрів, а з їх допомогою виконує покладені на нього державою обов’язки.
З метою недопущення порушення чинного законодавства, майнових інтересів громадян, завдання збитків нотаріусам, очолюваному Вами підприємству пропонуємо, до врегулювання цих питань на законодавчому рівні, не припиняти дію існуючих договорів в односторонньому порядку та на підставі вищенаведеного терміново відкликати запропоновані Вами проекти договорів.

З повагою
Виконавчий директор

Асоціації правників України Андрій Манорик

«05» грудня 2008 року

Асоціація правників України

Вих. №1648/2
від 05.12.2008р.

Міністерство юстиції України
Заступнику
Міністра юстиції України
Єфименку Л. В.

Шановний Леоніду Васильовичу!

Нотаріусами України отримано листи Державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України з пропозицією укласти договори в новій редакції, із зазначенням, що в разі ненадходження до підприємства підписаних і скріплених печаткою зі сторони нотаріуса договорів, 31 грудня 2008 року підприємство вимушене буде припинити нотаріусам доступ до Єдиних і Державних реєстрів інформаційної мережі Міністерства юстиції України.
Також підприємство повідомляє, що у зв’язку з переглядом умов Договору про інформаційно-технічні послуги, на підставі якого нотаріусам забезпечувався доступ до Єдиних і Державних реєстрів інформаційної мережі Міністерства юстиції України, Держінформ’юст повідомляє про припинення його дії без пролонгації на наступний календарний рік.
Нова редакція договору (п. 3.3) передбачає щорічну оплату нотаріусом за організацію надання послуг електронного цифрового підпису в розмірі 558,00 грн.
Зазначене положення договору є грубим порушенням чинного законодавства.
Запропонований проект договору визначає порядок доступу та умови захисту інформації, яка за своєю сутністю є інформацією з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена Законом України «Про нотаріат» (ст. 8). Зміст проекту договору суперечить Закону України «Про захист інформації в автоматизованих системах», оскільки порядок доступу до такої інформації, вимоги щодо забезпечення її захисту, повноваження користувачів повинні визначатися законодавством, а не договором (ст. ст. 4, 10 Закону України «Про захист інформації в автоматизованих системах»).
Крім того, організація та діяльність нотаріату, згідно зі ст. 92 Конституції України, визначаються виключно законом. Оскільки вчинення багатьох нотаріальних дій неможливе без використання інформації з Державних реєстрів, надання нотаріусам можливості використання такої інформації є не послугою, а умовою діяльності нотаріату, що обумовлює необхідність врегулювання цього питання законом, а не договором.
Вчинення нотаріальних дій є обов’язком, а не особистим привілеєм нотаріусів, тому позбавлення нотаріусів можливості вчиняти нотаріальні дії, які потребують використання інформації з Державних реєстрів, є перешкоджанням у здійсненні нотаріальної діяльності, що, відповідно до ст. 81 Закону України «Про нотаріат», забороняється.
Звертаємо Вашу увагу на те, що п. 3 Постанови Кабінету Міністрів України від 14.07.1999 року «Про державне підприємство «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України» встановлює, що Міністерство юстиції України визначає тарифи за внесення до реєстрів і надання відповідної інформації з реєстрів, за користування цією інформацією та інші послуги, які надаються адміністратором реєстрів фізичним та юридичним особам.
Відповідно, електронний цифровий підпис при доступі до Єдиних і Державних реєстрів впроваджено наказом Міністерства юстиції України «Про впровадження електронного цифрового підпису» від 10 травня 2007 року № 239/5, пунктом 2 якого передбачено, що витрати, пов’язані з придбанням, впровадженням та обслуговуванням електронного цифрового підпису, визначеного пунктом 1 цього наказу, здійснюються за рахунок коштів, отриманих Державним підприємством «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України за послуги адміністрування Єдиних і Державних реєстрів.
Згідно з ЦК України та чинного на сьогодні тексту договору, укладеного між ДП «ІЦ» і нотаріусом, договір може бути змінено або розірвано за взаємною письмовою згодою сторін, а також надання послуг може бути припинено в випадку порушення строків або розмірів оплати користування системою, тобто якщо виникне заборгованість за щомісячні платежі, які передбачені договором.
Зміни у встановленому чинним законодавством порядку оплати за послуги Підприємства не тягнуть за собою необхідності внесення змін до даного договору.
У цьому випадку оплата послуг буде здійснюватися нотаріусом за новими тарифами, але Підприємство не має права примусово вводити нові платежі в односторонньому порядку і підкріпляти їх введення погрозою безумовного відключення нотаріуса від системи.

Одностороннє припинення дії договорів може призвести до непередбачуваних наслідків, значних збитків і спричинити численні судові позови до нотаріуса, оскільки нотаріус не є добровільним користувачем Єдиних і Державних реєстрів, а з їх допомогою виконує покладені на нього державою обов’язки.
З метою недопущення порушення чинного законодавства, майнових інтересів громадян, завдання збитків підприємству просимо рекомендувати генеральному директору Державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України Добжанському Віталію Броніславовичу, до врегулювання цих питань на законодавчому рівні, не припиняти дію існуючих договорів в односторонньому порядку та терміново відкликати запропоновані ним проектів договорів.

З повагою
Виконавчий директор

Асоціації правників України Андрій Манорик

«05» грудня 2008 року

ПРАВИЛА ведення нотаріального діловодства

1. Загальні положення

1.1 Ці правила нотаріального діловодства (далі-Правила) встановлюють єдиний порядок документування нотаріальної діяльності та архіву і визначають порядок організації роботи нотаріусів з документами.

1.2 З метою застосування цих Правил використовуються наступні основні терміни і їх визначення:
- вхідні документи — документи, що надійшли в державну нотаріальну контору, державний нотаріальний архів ( далі- контора, архів), приватному нотаріусу і прийняті ними для розгляду;

- вихідні документи — документи, що створені в процесі нотаріальної діяльності працівниками контори ( архіву), приватним нотаріусом, як ініціативні, так і документи-відповіді, призначені для направлення (видачі) іншим фізичним і юридичним особам;

- нотаріальні документи — вчинені нотаріальні дії, що утворюються в результаті нотаріальної діяльності контори ( архіву), нотаріуса, а також вчинені уповноваженими посадовими особами органів місцевого самоврядування та посадовими особами, перерахованими у статті 40 Закону України « Про нотаріат»;

-організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань (статут, положення, інструкція, правила, накази, розпорядження, вказівки та ін.);

-довідково-інформаційні (акти, доповідні, пояснювальні записки, листи та ін.);

-оперативне зберігання документів — зберігання документів у конторі (архіві), приватного нотаріуса з моменту створення контори (архіву), реєстрації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса і до передачі у державний нотаріальний архів.

2.Діловодство контори (архіву), приватного нотаріуса складається із загального діловодства і нотаріального діловодства.

2.1 Нотаріальне діловодство включає:

- підготовку, оформлення, реєстрацію, облік, видачу, зберігання і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких

вчинені нотаріальні дії;

- ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, книг, журналів реєстрації (обліку), в яких реєструються нотаріальні документи, і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії;

- оформлення, реєстрацію і облік документів по витребовуванню і наданню конторою (архівом), приватним нотаріусом відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії;

-оформлення, реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою (архівом), приватним нотаріусом відомостей про вчинені нотаріальні дії, відомостей у податкові органи про посвідчення договорів відчуження, видачу свідоцтв про право на спадщину, тощо;

-прийняття, підготовку, облік, оформлення, розмноження (тиражування), перевірку, виконання, зберігання і використання організаційно–розпорядчих документів та документів з адміністративно-господарських питань, що утворюються в результаті діяльності контори (архіву), приватного нотаріуса;

-порядок і терміни розгляду звернень громадян;

-складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги;

-оперативне зберігання документів у конторі( архіві), приватного нотаріуса, їх підготовку до передачі у відомчий нотаріальний архів;

2.2 Нотаріальне діловодство регулюється Законом України «Про нотаріат» (далі-Закон), цими Правилами, іншими нормативно-правовими актами, що регулють порядок ведення діловодства.

Нотаріальне діловодство ведеться українською мовою.

2.3 Загальне діловодство в конторі (архіві), приватним нотаріусом та ведеться окремо від нотаріального діловодства з дотриманням Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 №1153 (зі змінами) та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348 ( зі змінами).

2.4 Міністерство юстиції України (далі-Міністерство юстиції), Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі- управління юстиції) здійснюють перевірку виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом правил ведення нотаріального діловодства відповідно до чинного законодавства.

3.Відповідальність за ведення нотаріального діловодства

3.1 Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства у конторі (архіві) покладається на завідувача.

3.1.1 Завідувач контори (архіву) призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства в конторі (архіві), про що видається відповідний наказ.

3.1.2 В односкладовій конторі відповідальність за ведення нотаріального діловодства покладається на державного нотаріуса.

3.1.3 Відповідальність за ведення нотаріального діловодства щодо нотаріальних документів, а також за ведення реєстрів, книг обліку, в яких реєструються нотаріальні документи, і документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, конторі (архіві) несуть їх працівники (завідувач, заступник завідувача, державний нотаріус), які вчиняють нотаріальні дії.

3.2 Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності покладається на самого нотаріуса.

3.2.1 Ведення нотаріального діловодства може бути покладено приватним нотаріусом на особу, яка працює у нього за трудовим договором.

4. Порядок приймання – передавання документів діловодства під час зміни завідувача контори, приватного нотаріуса, працівника, що здійснював ведення діловодства

4.1 При звільненні або переході на іншу роботу особи, відповідальної за ведення діловодства у конторі, документи діловодства передаються особі, на яку за наказом завідувача покладається ведення діловодства.

4.1.1 Для приймання-передавання документів діловодства контори, наказом завідувача контори призначається комісія у складі 3-х осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання.

4.1.2 Акт підписується членами комісії, особою, яка здає і приймає документи діловодства і затверджується завідувачем контори .

4.1.3 При звільненні або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання–передавання документів діловодства наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі не менше 3-х осіб, у тому числі представника державного нотаріального архіву.

4.1.4 Під час приймання — передавання документів діловодства перевіряється наявність і стан :

-справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10років), тимчасового ( до 10 років включно) зберігання, з особового складу;

-облікових документів та довідкового апарату до справ ( нарядів) (передумови, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

-печаток і штампів, якими користується контора;

- матеріально-технічного обладнання та інвентаря ;

-умов зберігання документів.

4.1.5 Перевіряється кількість документів діловодства, що знаходяться у поточному діловодстві та кількість документів діловодства, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів діловодства, що внесені до Національного архівного фонду, державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них та приміщень, обладнання, інвентаря контори, про що зазначається окремим розділом у Акті приймання-передавання.

4.1.6 Акт приймання-передавання документів діловодства підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи діловодства та затверджується начальником управління юстиції (додаток № 37).

4.1.7 У випадку виявлення нестачі документів діловодства, обладнання та інвентарю комісія негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо пошуку документів діловодства та майна контори.

4.1.8 Працівники контори несуть персональну відповідальність за зберігання документів діловодства, що знаходяться у них у користуванні та виконання ними вимог цих Правил.

4.1.9 Про втрату працівником контори (архіву) документів діловодства негайно доповідається завідувачу контори (архіву), який повідомляє управління юстиції для вжиття необхідних заходів.

4.1.10 Якщо контора ліквідується, усі архівні справи передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі.

Передавання документів контори, що ліквідується, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання документів діловодства і майна.

4.2 Документи діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.

4.2.1 Приватний нотаріус зобов’язаний забезпечити зберігання документів діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.

4.2.2 Приватний нотаріус несе персональну відповідальність за виконання вимог цих Правил, зберігання документів діловодства, що знаходяться у нього у володінні і користуванні.

4.2.3 У разі втрати приватним нотаріусом документів діловодства, останній негайно доповідає начальнику управління юстиції для вжиття необхідних заходів.

4.2.4 У разі заміщення приватного нотаріуса, користування його документами та архівом здійснюється у порядку та у межах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом.

4.2.5 Документи діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщають на підставі акту приймання-передавання нотаріусу, який заміщає та підписується ними.

4.2.6 Акт приймання-передавання повинен містити такі відомості:

-наказ про реєстрацію нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують;

-наказ про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують;

-крайні дати діяльності нотаріуса, якого заміщують;

-кількість справ у архівному фонді нотаріуса та крайні дати документів у цьому фонді;

-зміни в складі та обсязі фонду, їх причини;

-кількість справ нотаріальних документів, переданих нотаріусом, якого заміщують до відповідної архівної установи;

-кількість справ нотаріальних документів в нотаріальному діловодстві, переданих в зв’язку із заміщенням;

-стан збереження документів архівного фонду нотаріуса.

4.2.7 У разі припинення нотаріальної діяльності, документи діловодства та архіву приватний нотаріус зобов’язаний передати протягом одного місяця з дня одержання копії наказу, до відповідного державного нотаріального архіву.

4.2.8 Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений наказом управління юстиції, але не більше одного разу і лише на один місяць.

4.2.9. У випадку, коли за станом здоров’я або з інших причин, а також у зв’язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акту про вилучення справ провадить постійно діюча експертна комісія, що утворюється управлінням юстиції у складі не менше 3-х осіб.

Завідуючий державного нотаріального архіву не може бути включеним до складу цієї комісії ( додаток)

5. Складання і оформлення документів.

5.1. Складання і оформлення документів в залежності від їх виду (організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи про надання правовової допомоги, тощо) здійснюються у порядку, передбаченому чинним законодавством.

У випадку, якщо цими Правилами не передбачено інше, оформлення реквізитів документів здійснюється у відповідності з вимогами, встановленими Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 зі змінами.

5.1.1 Для складання документів використовується папір А4(210х297) та А5 (148х210).

Складання документів на папері довільного формату не допускається.

5.1.2 Службові документи оформлюються на бланках контори (архіву), нотаріуса, які виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Під час складання і оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.

5.1.3 Видані завідувачем контори (архіву), нотаріусом в межах своєї компетенції накази складаються і оформлюються на аркуші-бланку формату А4 і повинні відповідати вимогам, встановленим цим розділом.

5.1.4 Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.

Найменування виду документа (за винятком листів) вказується на бланку.

5.1.5. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на питання “Про що документ.”

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.

5.2. Текст документа виготовляється за допомогою комп’ютерної техніки, шрифтом Times New Roman, розміром 12-14 і повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень.

5.2.1 Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

Найменування установи, її структурного підрозділу, яким адресується лист зазначаються в називному відмінку, наприклад:

“Міністерство юстиції України

Департамент нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань.”

5.2.2 При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата, наприклад:

«Начальнику Головного управління юстиції у місті Києві

ініціали та прізвище»

5.2.3 Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.

5.2.4 При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача, наприклад:

«252101,
м.Київ,
вул. Раскової, буд.18, кв.14
С. І. Коваленку»

5.3 Датою документа є дата його підписання або затвердження.

5.3.1 Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, які розділяються крапками.

Наприклад 15 листопада 2008 слід писати 15.11.2008.

Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль. Наприклад, 3 жовтня 2008 р. слід писати: 03.10.2008.

5.3.2 У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: «24 вересня 2008року».

5.3.3 Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється вище підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад:

«Приватний нотаріус Київського
міського нотаріального округу
(підпис) В. П. Кривенко»
«Завідуючий нотаріальною конторою
(підпис) З. П. Крилова».

5.3.4 При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов’язків у складі комісії, наприклад:
«Голова комісії (підпис) С. К. Лебедєва
Члени комісії (підпис) Г. Х. Павлюк
(підпис) Н. Л. Блінова».

5.3.5 Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: «Додаток: на 5 арк. у 2 прим.».

5.3.6 Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників

Наприклад, «Додаток: оригінал свідоцтва про право власності на 1 арк. у 1 прим.»

5.4 При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.

5.5 На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова «До справи» і індекс справи (за номенклатурою), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.

5.6 На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і індексу справи (за номенклатурою), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.

5.7 Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток).

5.8. Складання і оформлення нотаріальних документів здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

5.8.1 Для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії конторою (архівом), приватним нотаріусом заводяться книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою.

5.8.2 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій, реєстри для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир та іншого нерухомого майна, та арештів, накладених судовими та слідчими органами та інші книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою ведуться у відповідності до форм, що затверджуються Міністерством юстиції.

5.8.3 Вчинені нотаріальні дії реєструються у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій, які ведуться та заповнюються відповідно до встановленого Міністерством юстиції порядку.

5.8.4 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій мають бути прошиті, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника управління юстиції або уповноваженою ним посадовою особою. Підпис начальника управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного управління юстиції.

5.8.5 Реєстри для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир та іншого нерухомого майна, та арештів, накладених судовими та слідчими органами, передбачені типовою номенклатурою книги та журнали повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумерована та засвідчена підписом завідувача конторою, приватного нотаріуса і скріплена печаткою контори або приватного нотаріуса.

5.8.6 Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишенням вільних місць між записами. Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Дописки і виправлення, зроблені у реєстрах, книгах чи журналах повинні бути застережені нотаріусом, скріплені підписом, а в необхідних випадках, печаткою.

5.9 Оформлення документа включає його підписання.

Свій підпис на документах нотаріус скріплює печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

5.9.1 Печатка проставляється на вчинюваних нотаріальних діях, передбачених чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів, про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів( державного мита, платежів до пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитку печатки є обов’язковим.

5.9.2 Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій(фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів повинні бути позначені хоча б один раз словами.

5.9.3 Прізвище, імена, по-батькові фізичних осіб, їх місце проживання, ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами- із заначенням дати їх народження.

5.9.4 При нотаріальному оформленні документа за участю іноземних громадян зазначається також їх громадянство.

5.9.5 Назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб-підприємців вказується без скорочень, із зазначенням їх місцезнаходження.

5.9.6 На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються.

Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису.

При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

5.9.7 Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії ( наприклад копії документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.

5.9.8. Якщо документ, що підлягає нотаріальному оформленню, викладений неправильно, чи неграмотно, чи складений з порушенням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулась за оформленням такого документа, виправити його або скласти новий.

5.10 При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси відповідно до затверджених Міністерством юстиції форм застосовують посвідчувальні написи і видають свідоцтва, що підписуються нотаріусом і скріплюються його печаткою.

5.10.1 Текст посвідчувального напису повинен починатися на документі та бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, вільні місця- прокреслені, дописки та інші виправлення- застережені.

Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.

5.10.2 Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа бланку нотаріального документа.

У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом повинні бути прошиті міцною ниткою білого абр червоного кольору, аркуші пронумеровані, завірені підписом нотаріуса і скріплені його печаткою.

5.10.3 Для викладення посвідчувального напису чи його продовження прикріплення або підклейка аркуша не допускається.

5.10.4 Для проставляння посвідчувальних написів можуть використовуватись мастичні штампи з текстом відповідного напису.

При оформленні нотаріальних документів можуть також застосовуватися мастичні штампи з словами «копія», «копія з копії», «дублікат, що має силу оригіналу», «з оригіналом згідно» ,тощо.

5. 10.5 При оформленні нотаріальних документів, призначених для дії за кордоном використання мастичних штампів не допускається.

5.10.6 Складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги здійснюються у відповідності до вимог діючого законодавства.

5.10.7 Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності..

Кількість прошитих аркушів засвідчується підписом особи, яка видала документ або вчинила нотаріальну дію із зазначенням посади і скріплюється печаткою.

На прошитому документі вчиняється напис: «Всього прошито (або прошнуровано), пронумеровано і скріплено печаткою _____аркушів.

5.10.8 Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для нотаріального оформлення, повинні бути застережені підписом посадової( уповноваженої на те) особи і печаткою установи, організації, підприємства чи особи, яка видала документ.

При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

5.10.9 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної або ділову репутацію юридичної особи

5.10.10 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також які написані олівцем

5.10.11 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як наприклад, документи залиті чорнилом, водою, потерті та ін.

5.10.12 Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової(уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.

5.10.13 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як наприклад, документи залиті чорнилом, водою, потерті та ін.

5.10.14. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошито, не пронумеровано і кількість прошитих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.

5.11 Всі організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань контори, приватного нотаріуса підписуються завідувачем, а у разі його відсутності- заступником завідувача., нотаріусом, із зазначенням посади, прізвища, імені та по- батькові.

5.12 Всі організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань діяльності приватного нотаріуса підписуються ним особисто із зазначенням прізвища, імені та по -батькові.

6. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.

6.1 Реєстрація документів (кореспонденції) — фіксація факту створення або надходження до контори (архіву), нотаріуса документа (кореспонденції) шляхом проставления на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах, книгах, реєстрах.

6.1.1 Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників) та документи, що надійшли на адресу контори (архіву), нотаріуса.

Не підлягають реєстрації документи оперативного характеру згідно переліку (додаток).

6.1.2 Вхідні документи, що надійшли на адресу контори (архіву), нотаріуса приймаються особою, відповідальною за діловодство і проходять реєстрацію в день надходження.

Внутрішні та вихідні документи реєструються в день їх підписання.

6.1.3 При надходженні кореспонденції перевіряється правильність доставки за адресою на конверті, розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» та перевіряється наявність документів і додатків до них.

6.1.4 Неправильно оформлена (документ не підписаний, не засвідчений та ін.), пошкоджена або надіслана не за адресою кореспонденція повертається відправнику або пересилається за належністю.

6.1.5 У випадку пошкодження кореспонденції (конверта) і неможливості її використання, або відсутності у конверті документа, або додатків до нього, складається акт у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий залишається у конторі (архіві), нотаріуса(додаток).

6.1.6 Всі конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

6.2 Реєстрація документів здійснюється в :

журналі реєстрації вхідних документів (додаток );

журналі реєстрації вихідних документів (додаток);

журналі реєстрації наказів (додаток).

6.3 Заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про відкликання заяви про прийняття спадщини або про відмову від спадщини, спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі), про видачу свідоцтва виконавцю заповіту, виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слідчих органів про накладання арешту та інші, якщо вони надійшли поштою, реєструються в журналі вхідних документів.

Після цього вони підлягають наступній реєстрації за правилами, встановленими чинним законодавством.

6.4 На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток).

У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.

6.5 На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.

6.6 Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток).

6.7 На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.

7. Контроль виконання документів.

7.1 Завідувач конторою(архіву), приватний нотаріус особисто контролюють виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції, управління юстиції, та зобов’язані своєчасно надавати відомості про їх виконання.

7.2 Для документів, що перебувають на контролі номенклатурою передбачається спеціальна контрольна папка.

При розгляді документів, звернень тощо завідувач конторою (архівом), приватний нотаріус зобов’язані дотримуватись встановлених чинним законодавством строків.

8. Складання номенклатури. Формування справ (нарядів).

8.1 Номенклатура справ контори (архіву), приватного нотаріуса (далі — номенклатура справ) – це систематизований перелік найменування справ, що утворюються в процесі діяльності контори (архіву), приватного нотаріуса, з зазначенням термінів їх зберігання, складений по формі згідно .

Номенклатура призначена для групування документів у справи, їх систематизації та обліку, індексації справ та визначення термінів їх зберігання.

Номенклатура справ складається щорічно, строком дії на один діловодний рік та вводиться в дію з 1 січня.

8.2 Номенклатура справ складається на підставі Типової номенклатури справ, затвердженої Міністерством юстиції України за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

8.2.1 Типова номенклатура встановлює примірний склад документів, що створюється в процесі діяльності контор та приватних нотаріусів. Вона має рекомендаційний характер і є основним посібником при складанні індивідуальної номенклатури справ кожної контори чи приватного нотаріуса.

8.2.2 Типова номенклатура затверджується завідувачем контори (архіву), приватним нотаріусом та відповідною державною архівною установою один раз на п’ять років.

8.2.3 Індивідуальна номенклатура справ — є обов’язковим документом нотаріального діловодства, що складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного розшуку документів за їх змістом та видом, відбору документів до знищення.

8.3 При складанні індивідуальної номенклатури слід мати на увазі наступне:

8.3.1 З типової номенклатури справ в індивідуальну переносяться тільки ті найменування справ, документи яких фактично утворюються в діяльності контори чи приватного нотаріуса.

8.3.2 В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали. В індивідуальну номенклатуру можуть бути також включені справи, не передбачені типовою номенклатурою. Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачаються резервні номери.

8.4 Індивідуальна номенклатура затверджується завідувачем контори (архіву), приватним нотаріусом і погоджується з відповідною державною архівною установою щорічно. . Один з примірників номенклатури зберігається у відповідному нотаріальному архіві.

По закінченню року в кінці номенклатури складається підсумковий запис про категорії та кількость заведених справ ..

8.5 Примірник номенклатури справ є документом постійного терміну зберігання.

8.6 Формування справ приватногонотаріуса здійснює нотаріус, в конторі (архіві) – особа, відповідальна за ведення діловодства.

8.7 Формування справ-це групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до номенклатури справ контори (архіву), нотаріуса.

Установлюється такий порядок формування документів у справи:

- у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинного законодавства;

- до справ включаються документи лише одного діловодного року;

- не дозволяється підшивати у справи невиконані документи;

- не допускається включення до справ документів, які не мають відношення до справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів;

- групувати у справи окремо документи постійного і тривалого строків зберігання;

Під час формування справ перевіряється вірність оформлення документа, наявність документів, на підставі яких вчинялась нотаріальна дія, підписів, дати, в необхідних випадках – печатки та ін. При виявленні недоліків в оформленні, документи повертаються виконавцю на доопрацювання.

У разі відсутності нотаріального документа чи іншого документа державним чи приватним нотаріусом складається відповідна довідка. Питання необхідності складання такої довідки вирішується керівником державного нотаріального архіву. Складена довідка підписується завідувачем державного нотаріального архіву та затверджується завідувачем контори або приватним нотаріусом. Після підписання архівна довідка підшивається до відповідної справи замість відсутнього документа.

8.8 В справі документи систематизуються в хронологічному порядку з січня по грудень (по датам їх надходження, виконання, підписання, затвердження, посвідчення, видачі та ін.), причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документу-запиту.

8.9 Заяви спадкоємців про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, претензії кредиторів про пред’явлення вимоги по боргам спадкодавця, про вжиття заходів по охороні спадкового майна, по яких вжиті ці заходи формуються в спадкові справи і потім реєструються в книзі обліку спадкових справ ..

8.9.1 Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), яка має внутрішній опис, нумерується, оформлюється титульним листом та прошивається.

8.9.2 Спадковій справі присвоюється номер, який складається з порядкового номеру, під яким вона зареєстрована в книзі обліку та реєстрації спадкових справ та зазначаємого через дріб (дефіс) року, в якому вона заведена.

8.9.3 При формуванні спадкових справ, після їх закінчення, на обкладинці справи проставляється індекс, передбачений номенклатрою справ.

8.9.4 В спадкову справу в хронологічному порядку підшиваються всі документи, пов’язані з оформленням справи.

Якщо справа не закінчена провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.

8.10 Інші нотаріальні документи (за вийнятком документів пов’язаних з оформленням спадкових справ), підшиваються в справи в наступному порядку: першим-примірник нотаріального документа, який залишається в справах контори (архіву),приватного нотаріуса, за ним – документи, на основі яких він вчинений (виданий, посвідчений).

8.11 Річні плани та звіти зберігаються в справах того року до якого вони відносяться по своєму змісту, незалежно від часу їх складання.

Протоколи у справах розташовуються в хронологічному порядку по номерам і групуються, як правило, разом із документами, на основі яких протокол готувався (порядок денний, доповіді, проекти рішень інші документи).

8.12 Докумети, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.

8.13 Справа з документами не повинна перевищувати 250-300 аркушів (30-40 мм товщиною). При більшому обсязі документів справу ділять на самостійні томи.

8.14 З метою закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Засвідчувальний напис справи та чисті аркуші не нумеруються.

8.14.1 Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або графітним м’яким олівцем, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

8.14.2 Аркуші кожного тому справи нумеруються окремо, починаючи з першого номера.

8.14.3 Аркуш складений вдвоє і підшитий по згину, нумерується як два самостійних аркуші. Аркуш складений в кілька разів і підшитий за один край, нумерується в правому верхньому куті як один аркуш.

8.14.4 Якщо при нумерації було допущено помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішньому описі вносяться виправлення або описи складаються заново.

8.14.5 У разі приєднання (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення приєднання (вилучення) повторно прошивається перед документом. Приєднаний документ нумерується. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чиним українським алфавітом. Відомості про дату приєднання (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі в графі “Примітки”.

8.15 Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового ( до 10 років) зберігання, які віднесені до розділу першого номенклатури справ.

8.15.1 Внутрішній опис . складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, ім’я, по-батькові осіб, щодо яких вчинялась нотаріальна дія, дати документів, їх заголовки, номери по реєстру та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи вказуються також кількість відсутніх документів та складених відповідних довідок.

8.15.2 До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість нотаріально посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується відповідальною за діловодство в конторі особою чи нотаріусом.

8.15.3 Якщо справу оправлено в наряд (том), то внутрішній опис прошивається на початку наряду (тому), а засвідчувальний напис справи прошивається в кінці наряду (тому).

8.15.4 Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями та інш.) відображається в графі “Примітки” з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду, постанова слідчих органів тощо).

8.16 З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці кожної справи на спеціально вшитому чистому аркуші, а в книгах і журналах на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис .. Доклеювання засвідчувального напису не допускається.

8.16.1 У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак “+” (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

8.16.2 У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені, зруйновані аркуші, залиті чорнилом), довідки-замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів-кількість довідок, наявність літерних та пропущених номерів аркушів.

8.16.3 У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами)-назва документа, у графі 2-присвоєні номери сторінкам.

8.16.4 Засвідчувальний напис підписується відповідальною за діловодство особою контори (архіву) чи приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі.

8.16.5 У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

8.17 Підшивання документів у справи здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 -5 проколів, відстань від верхнього і нижнього країв документу не повинна бути більше 2 см.

8.17.1 Прошивка здійснються так, щоб зберіглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче ніж на 2 см, а аркуші не виступали за край обкладинки. У тих випадках, коли текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

8.17.2 Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.

8.17.3 Підшивання справ повинно виконуватися періодично, Але не пізніше, ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві. Для погодження з відповідним державним нотаріальним архівом надаються описи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) зберігання, підсумковий запис номенклатури справ та передмова за кожен рік.

8.18 Обкладинки справ оформляються за встановленою формою.

8.18.1 Обкладинки справ з документами, які мають тривалі (10 і більше) строки зберігання, повинні бути виготовлені з твердого картону товщиною 2-3 мм.

8.18.2 Написи на обкладинках справ (нарядів), книг, журналів повинні бути виконані без скорочень і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

8.18.3 На обкладинках справ, книг, журналів обов’язково:

- указується найменування нотаріальної контори, нотаріального округу, найменування справи, строк її зберігання;

- якщо справа складається з декількох томів, то на обкладинці вказується порядковий номер чергового тому;

- рік початку і закінчення справи вказується арабськими цифрами, число, місяць пишуться літерами. Дати початку і закінчення справи повинні відповідати крайнім датам документів, які в ній підшиті;

- проставляється номер справи за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом;

- проставляються номер опису та номер архівного фонду, які нумеруються простим олівцем.

8.19 Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх у державний нотріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах (кімнатах), що замикаються і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.

Зберігання документів, виготовлених із застосуванням обчмслювальної техніки, проводиться за загальними правилами.

8.20 Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.

8.20.1 У виняткових випадках, за вимогою суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з, цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.

9. Організація експертизи цінності документів.

9.1 Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в конторі чи у нотаріуса повинні здаватись в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання.

9.1.2 У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.

9.1.3 Організація роботи по експертизі цінності документів здійснюється постійно діючою комісією, що створюється в складі не менше трьох осіб відповідним головним управлінням юстиції.

При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними законодавством.

9.2 Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх для наступного зберігання (у тому числі в складі Національного архівного фонду) або для знищення. 9.2.1 Експертиза цінності документів провадиться:

• під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіки правильності віднесення документів до справ;

• під час підготовки справ до наступного зберігання у державному нотаріальному архіві.

9.2.2 Експертиза цінності документів здійснюється щорічно відповідальною за діловодство особою контори чи приватним нотаріусом під методичним керівництвом державного нотаріального архіву.

9.2.3 Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ документів із зазначенням строків зберігання. Одночасно перевіряється якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

9.2.4 Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ.

9.2.5 У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідним державним чи приватним нотаріусом здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку начальник управління юстиції за поданням експертної комісії (далі — ЕК) обласного управління юстиції та державного нотаріального архіву затверджує акт про нестачу справ (документів) ., призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана начальником управління юстиції, передається до державного нотаріального архіву.

9.2.6 За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. Оформлення та складання описів справ здійснюються відповідно до вимог пунктів 7.3.-7.5. цієї Інструкції.

10. Складання описів справ.

10.1 Справи контор (архіву), привтного нотаріуса підлягають оформленню при їх заведенні та по закінченню року.

10.1.1 По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.

10.2 В залежності від стороків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ (нарядів).

Повному оформленню підлягають справи (наряди) постійного та тривалого (понад 10 років) терміну зберігання.

10.3 На справи постійного і тривалого (понад 10 років) терміну зберігання складаються окремі описи.

Описи справ складаються за встановленою формою ..

10.4 Опис справ складається відповідальною за діловодство особою контори чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:

• описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;

• заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;

• графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи (понад 10 років) терміну зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком або за примірною номенклатурою справ»;

• графа опису «Примітка» використовується для позначок про передачу справ, знищення справ;

• кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

• у разі внесення до опису справ підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю;

• у кінці опису справ робиться підсумковий запис . із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.

10.4.1 Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

10.4.2 У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх не завершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається «Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____», а графи 4, 5 опису не заповнюються.

10.4.3 Наприкінці кожного річного розділу опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається засвідчувальний напис ..

10.4.4 Опис справ постійного строку зберігання, тобто тих справ, що надалі (через 75 років) передаватимуться в державні архіви, складається у чотирьох примірниках, підписується відповідальною за діловодство особою контори чи приватним нотаріусом.

10.4.5 Описи справ постійного строку зберігання підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією (ЕК), створеною при управлінні юстиції через два роки після закінчення справ у діловодстві.

Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.

Для узгодження до державного нотаріального архіву надсилаються всі чотири примірники опису.

10.4.6 Описи, схвалені ЕК обласного управління юстиції, передаються на схвалення експертно-перевірній комісії (далі — ЕПК) відповідного державного архіву.

10.4.7 Один з примірників опису, після схвалення ЕПК державного архіву, залишається у державному архіві, а другий передається для контролю в державний нотаріальний архів і зберігається як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису використовуються конторою чи приватним нотаріусом для поточного пошуку справ (документів) і після передавання справ надходять до державного нотаріального архіву.

10.4.8 Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, погоджується із відповідним державним нотаріальним архівом та схвалюється ЕК обласного управління юстиції ..

10.5 Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.

10.5.1 Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються

10.5.2 Справи (наряди) тимчасового (до 10 років включно) терміну зберігання підлягають частковому оформленню. Справи допускається зберігати у швидкозшивачах, аркуші справ не нумеруються, засвідчувальні написи і внутрішні описи не складаються.

10.6 Одночасно з підготовкою документів до зберігання провадиться відбір документів, що підлягають знищенню.

10.6.1 Відбір документів для знищення оформляється актом ..

10.6.2 Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про виділення цих документів до знищення . здійснюються після підготовки нотаріусом описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Підготовлені описи і акт про виділення документів до знищення розглядаються ЕК управління юстиції.

10.6.3 Схвалені ЕК акти затверджуються завідувачем контори (приватним нотаріусом) тільки після затвердження та погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання, після чого фондоутворювач має право знищувати документи.

10.6.4 Справи включаються в акт про виділення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2003 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2007 року, з п’ятирічним строком зберігання — не раніше 1 січня 2009 року з урахуванням приміток, зазначених у типовій номенклатурі справ.

Акт про виділення до знищення документів складається в трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

10.6.5 Акти про виділення документів до знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

10.6.6 Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду та зберігаються в архіві державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

10.6.7 Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.

11. Передача справ до державного нотаріального архіву.

11.1 З моменту оформлення (посвідчення, видачі, складання) і до передачі в державний нотаріальний архів документи зберігаються в конторі або у приватного нотаріуса.

11.2 Завідувач контори, а також особа, відповідальна за ведення діловодства, архіваріус, завідувач державного нотаріального архіву, приватний нотаріус несуть відповідальність за схоронність документів.

11.3 На зберігання до державного нотаріального архіву передаються справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені діловодством документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ контори чи приватного нотаріуса після закінчення десятирічного строку їх зберігання у відповідній конторі чи у нотаріуса. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

11.3.1 У разі анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю чи закриття державної нотаріальної контори вказані нотаріальні документи передаються в архів до закінчення перебігу десятирічного строку їх зберігання у відповідній конторі чи приватного нотаріуса.

11.3.2 При заміщенні на певний строк приватного нотаріуса згідно з укладеною відповідною угодою всі обов’язки з передачі документів на зберігання в архів переходять до приватного нотаріуса, який здійснює таке заміщення.

11.3.3 У випадку, передбаченому статтею 30′ Закону України “Про нотаріат”, передача нотаріальних документів до нотаріального архіву проводиться постійно діючою комісією ЕК, створенною на підставі наказу управління юстиції.

11.4 Після експертної перевірки, та опрацювання документів і складння довідкового аппарату справ комісією, документи передаються до відповідного нотаріального архіву.

11.5 Підготовка справ для передавання до державного нотаріального архіву включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення справ та відповідність їх номенклатурі.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ нотаріуси зобов’язані їх усунути.

11.6 При підготовці документів для передачі їх на зберігання в архів державний чи приватний нотаріус спільно з членами ЕК управління юстиції або працівниками державного нотаріального архіву проводять звірку наявності нотаріальних документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій (та відповідної номенклатури справ). Відмітка щодо проведеної звірки вказується у кінці внутрішнього опису справ та підписується особами, що проводили звірку.

11.7 Відповідно до затверджених описів завідувач контори та приватний нотаріуси зобов’язані передати справи на зберігання до державного нотаріального архіву в установлені строки згідно з графіком, затвердженим керівником державного нотаріального архіву.

11.7.1 В кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери справ, що відсутні, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

11.8 Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.

11.9 Надходження документів до державного нотаріального архіву оформляється актом приймання-передавання ., що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий залишається в справі фонду контори чи приватного нотаріуса.

11.10 У разі необхідності, яка може виникнути під час нотаріальної діяльності (перевірка встановлених помилок, надання свідчень в суді тощо) нотаріус має право ознайомитись з документами, які були ним передані до державного нотаріального архіву.

Відомості, про видані для ознайомлення документи, реєструються співробітником державного нотаріального архіву в Журналі обліку документів виданих для ознайомлення .

11.12 Нотаріусам, діяльність яких зупинена або призупинена, документи передані в державний нотаріальний архів, для ознайомлення не надаються.

12.Особливі правила підготовки до передачі на зберігання до архіву договорів відчуження, застави, приватизації і оренди нерухомого майна та документів, на підставі яких вони посвідчувалися

1 2.1 На зберігання до державного нотаріального архіву приймаються згруповані в справи нотаріально посвідчені договори відчуження, застави, приватизації і оренди нерухомого майна та документи, на підставі яких вони посвідчувалися, відповідно до номенклатури справ контори чи нотаріуса. При цьому до справи включаються договори лише одного діловодного року.

12.2 У справи групуються лише оригінали нотаріально посвідчених договорів та оригінали документів, на підставі яких вони посвідчувалися. Не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій.

12.3 При необхідності приєднання до відповідного нотаріально посвідченого договору особистих документів (свідоцтва про народження, свідоцтва про реєстрацію шлюбу тощо), а також документів, що підлягають поверненню, до справи включаються засвідчені в установленому порядку копії цих документів.

12.4 На письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, здійснюється вилучення оригіналів нотаріально посвідчених договорів, а в разі необхідності і документів на підставі яких вони посвідчувалися. Про вилучення оригіналів документів складається акт у двох примірниках , перший з яких залишається в установі, що видала справи, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. З документів, що вилучаються, знімаються копії.

13. Особливі правила підготовки до передачі на зберігання до архіву спадкових справ та їх використання

13.1 До державного нотаріального архіву приймаються на зберігання закінчені спадкові справи, оправлені в наряди (томи), за датою видачі першого свідоцтва про право на спадщину.

13.2 Окремі спадкові справи формуються за датою видачі першого свідоцтва про право на спадщину в наряди (спеціальні архівні бокси) та не прошиваються між собою.

13.2.1 До нотаріального архіву спадкові справи передаються на підставі фондових описів, які складаються окремо від інших нотаріально посвідчених документів, по формі опису тривалого (понад 10 років) терміну зберігання.

13.2.2 На нарядах (спеціальних архівних боксах) вказується індекс справи, назва справи, крайні дати (за певний період) та кількість спадкових справ. Ця величина постійна. У випадку додаткової видачі свідоцтва про право на спадщину змінюється лише кількість сторінок однієї (конкретної) спадкової справи та внутрішній опис доповнюється додатковим записом.

13.3 При зверненні громадян до державної нотаріальної контори з питання видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину в тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з державного нотаріального архіву відповідну спадкову справу. Після видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину та внесення всіх необхідних відміток про таку видачу, спадкова справа повертається нотаріусом до архіву.

13.4 Спадкові справи видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.

13.5 Видача спадкових справ з архіву в тимчасове користування оформляється замовленнями і реєструється в книзі видачі спадкових справ конторам, приватним нотаріусам .

13.6 На місце виданої спадкової справи вміщується картка — замінник спадкової справи .

13.7 Передача витребуваної спадкової справи оформлюється актом про видачу справ у тимчасове користування .

Акт підписується завідувачем державного нотаріального архіву та нотаріусом, який витребовуває спадкову справу, і скріплюється печатками.

Після повернення справи у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

13.8 Перед видачею справ з державного нотаріального архіву та після їх повернення проводиться