Міністерство юстиції України
Директору Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Ященко Н. В.
Шановна Ніно Вікторівна !
Надсилаємо Вам пропозицію по внесенню змін та доповнень до проекту „Про внесення до Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій”, розроблені на підставі та у форматі громадського обговорення запропонованого Міністерством юстиції України.
1. Відповідно до вимог статті 52 Закону України «Про нотаріат» усі нотаріальні дії, учинені нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій.
Кожний нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій (далі –реєстр), нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. Заведення та ведення нотаріусом одночасно більше ніж одного реєстру забороняється. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році. У разі закінчення реєстру нотаріусом в установленому порядку заводиться новий реєстр.
Титульна сторінка реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог Правил ведення нотаріального діловодства.
2. Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальниками головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або уповноваженої ними посадової особи (осіб). Підпис начальника головного управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного головного управління юстиції.
Головні управління юстиції ведуть Журнал обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (далі – Журнал) (додаток 1). Кожному реєстру головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається з шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного головного управління юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції. (Наприклад: розпочинається запис у Журналі з номера 000001, наступний номер 000002 та ін.). У Журналі уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції зазначається прізвище, ім’я та по батькові нотаріуса, яким отримано реєстр (при отриманні реєстру завідувачем державною нотаріальною конторою – для кого отримано реєстр), дата реєстрації реєстру, номери нотаріальних дій, якими почато та закінчено реєстр, підпис в отриманні реєстру, дата закінчення реєстру тощо.
На початку нотаріальної діяльності або на початку діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох реєстрів, зареєстрованих у Журналі. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до реєстраційних номерів.
У разі закінчення попереднього з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріус розпочинає ведення наступного реєстру та має право на отримання нового реєстру.
Новому реєстру головне управління юстиції присвоює реєстраційний номер лише за умови пред’явлення нотаріусом, а для державної нотаріальної контори — завідувачем або нотаріусом закінченого та закритого підсумковим записом першого реєстру. У підсумковому записі нотаріус зазначає кількість записаних у реєстрі нотаріальних дій та загальну суму стягнутого державного мита (плати) за вчинені нотаріальні дії».
Після підсумкового запису нотаріуса та огляду реєстру уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції проставляється позначка «оглянуто», дата і її підпис.
У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про зупинення (призупинення) діяльності приватного нотаріуса він зобов’язаний надати реєстр уповноваженій посадовій особі для огляду. Уповноважена посадова особа головного управління юстиції зобов’язана занести відомості про останній номер нотаріальної дії у графу 12 Журналу. У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про відновлення приватної нотаріальної діяльності нотаріуса уповноваженою посадовою особою у графу 12 Журналу заносяться відомості про дату та номер нотаріальної дії, з якої продовжується ведення реєстру.
У разі звільнення з посади державного нотаріуса або припинення діяльності приватного нотаріуса нотаріус закриває реєстр підсумковим записом, про що проставляється відмітка в графі 12 Журналу та робиться запис у графах 1-7 реєстру із зазначенням підстав припинення нотаріальної діяльності, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції, а вільні сторінки реєстру перекреслюються (прокреслюються). Такий реєстр підлягає здачі до державного нотаріального архіву і не може бути переданий для ведення іншому нотаріусу.
Працівники головних управлінь юстиції, відповідальні за облік реєстрів, несуть персональну відповідальність за достовірність відомостей, унесених до Журналу.
«Начальники головних управлінь юстиції несуть персональну відповідальність за належну організацію роботи з реєстрації реєстрів у Журналі, проставлення печаток та з їх своєчасної видачі нотаріусам».
(при отриманні реєстру завідувачем державною нотаріальною конторою – прізвище, ім’я та по батькові державного нотаріуса, для якого отримано реєстр) (далі – по тексту)
На початку нотаріальної діяльності або на початку діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох реєстрів, зареєстрованих у Журналі. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до своїх реєстраційних номерів.
У разі закінчення попереднього з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріус розпочинає ведення наступного реєстру. При цьому нотаріус має право на отримання в установленому для того порядку ….(кількість) нових реєстрів.
Невикористані у поточному році реєстри використовуються нотаріусом у наступному році з дотриманням послідовності їхніх реєстрових номерів.
Виключити
Обґрунтування: Вимоги ст. 8 ЗУ „Про нотаріат” та недопустимість внесення документів з архівів нотаріуса за межі робочого місця нотаріуса у відповідності до вимог ЗУ „Про нотаріат”.
Виключити
Обґрунтування: Вимоги ст. 8 ЗУ „Про нотаріат” та недопустимість внесення документів з архівів нотаріуса за межі робочого місця нотаріуса у відповідності до вимог ЗУ „Про нотаріат”.
Виключити, а за потреби замінити на відповідний за змістом абзац відповідний вимогам ЗУ „Про нотаріат”.
Такий реєстр, а також отримані, але не використані нотаріусом реєстри підлягають здачі до державного нотаріального архіву і не можуть бути передані для ведення іншому нотаріусу.
3. У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус має один реєстр. Кожному реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4, 12-1 та ін., де перша цифра — номер печатки державного нотаріуса, а друга цифра — порядковий номер нотаріальної дії за реєстром.
Записи, що здійснюються при реєстрації нотаріальних дій державним нотаріусом в односкладовій державній нотаріальній конторі чи приватним нотаріусом, складаються з однієї цифри, яка відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10 та ін.).
з одного числа, що може визначатися однією чи кількома цифрами і відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10, 125, 1234 тощо)
Пояснення до позиції автора: Цифра – знак, що позначає число; кілька знаків, що позначають одне (складне) число.
Число – поняття, за допомогою якого передається кількість і провадиться лічба.
(«Новий тлумачний словник української мови», том 4, Київ, видавництво «Аконіт», 1998)
4. Записи в реєстрах провадяться особисто нотаріусом чи в його присутності іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом.
У разі відсутності нотаріуса іншим працівникам державної нотаріальної контори або особам, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, забороняється вносити записи до реєстру.
На період відсутності нотаріуса (відпустка, хвороба, навчання тощо) реєстр зберігається у сейфі, використання його іншими особами забороняється.
На період зупинення (призупинення) діяльності приватного нотаріуса забороняється вчиняти нотаріальні дії та здійснювати їх реєстрацію в реєстрі. Записи в реєстрах провадяться особисто нотаріусом чи в його присутності та під його особистим контролем іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом та на яку відповідним наказом нотаріуса покладено обов’язки щодо заповнення реєстрів.
У разі відсутності нотаріуса у приміщенні державної нотаріальної контори чи у приміщенні, що є робочим місцем приватного нотаріуса, іншим працівникам державної нотаріальної контори або особам, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, забороняється вносити записи до реєстру.
При відсутності нотаріуса у приміщенні державної нотаріальної контори чи у приміщенні, що є робочим місцем приватного нотаріуса, у тому числі у разі його відпустки, хвороби, навчання тощо реєстр зберігається у сейфі, і використання його іншими особами забороняється.
Слово „призупинення” замінити на „припинення”, тут і по всьому тексту.
5. Реєстр заповнюється від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього чи фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишення вільних місць між записами про вчинювані нотаріальні дії. Запис у реєстрі олівцем не допускається.
Записи в реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають.
Використання факсимільного підпису не допускається. Слово „і залишення” замінити словами „з прокресленням”.
Записи в реєстрі щодо відомостей про осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій (графа 3 реєстру), повинні бути повними і скороченню не підлягають.
Інші записи, що здійснюються у реєстрі, можуть містити загальноприйнятні скорочення, які не повинні спотворювати інформацію про подані нотаріусові документи чи про зміст вчиненої нотаріальної дії (місто Київ – м.Київ; район – р-он; область – обл., ідентифікаційний номер – ідентифікац. №; виданий – вид.; гривень – грн.; Товариство з обмеженою відповідальністю «Ера» — ТОВ «Ара»; Закрите акціонерне товаристо – ЗАТ тощо).
При заповненні реєстрів нотаріуси можуть використовувати датер та штампи для запису стандартної, уніфікованої інформації (для запису документа, за яким встановлено особу громадянина, що звернувся до нотаріуса, серії та номера використаного бланку нотаріальних документів, ідентифікаційного номера перевірки бланку нотаріальних документів, здійснення підсумкового запису у кінці робочого дня чи підсумкового запису у реєстрі тощо)
Окрім того, нотаріус має право установити скорочення слів або словосполучення (наприклад назви чи заголовки документів, назв підприємств, установчий організації та інше). Для цього він складає акт або на окремому аркуші, я кий вклеюється до реєстру на початку чи на прикінці або складається на першому або на передостанньому аркуші (додаток №__).
Зазначений акт не складається в випадку якщо нотаріусом затверджено розпорядження про використання скорочень в усіх документах, що стосуються нотаріальної діяльності.
6. Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою. 6.Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою, наприклад: «Читати «Васильович». Нотаріус –(підпис нотаріуса, печатка); «Зачеркнуте «Васильович» не читати. Виправленому на «Петрович» вірити». Нотаріус –(підпис нотаріуса, печатка); «У графі 3 «Читати «Васильович». Нотаріус –(підпис нотаріуса, печатка).
7. У разі виявлення помилок у нумерації нотаріальних дій в реєстрі, складається акт за підписом нотаріуса (додаток 2). Акт може бути викладений на останній сторінці реєстру чи на внутрішньому боці титульної сторінки реєстру або складений на окремому аркуші, який прикріплюється (підклеюється) до реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату. Акт, складений на окремому аркуші, скріплюється також печаткою нотаріуса.
При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.
8. Запис до реєстру здійснюється щодо вже вчиненої нотаріальної дії (тобто після підписання нотаріусом посвідчувального напису та проставляння печатки). 8. Запис до реєстру здійснюється після підписання нотаріусом посвідчувального напису чи документу, що нотаріусом видається, та проставляння печатки, і є доказом вчинення нотаріальної дії.
При цьому вчинення нотаріальної дії та запис до реєстру здійснюється нотаріусом після її оплати (у тому числі — отримання від особи, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції чи платіжного доручення про сплату державного мита плати за вчинення нотаріальної дії)
9. Номер за реєстром, що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 реєстру.
У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення кількох копій одного й того самого документа; засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох примірниках одного й того самого документа; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї ж самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 28-30.
При одночасному засвідченні вірності копії документа і справжності підпису перекладача вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.
У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення кількох копій одного й того самого документа; засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однотипних (однакових) документах; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї ж самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на чотирьох однотипних заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 28-31. При посвідченні нотаріусом трьох однотипних довіреностей (трьох довіреностей з однаковим обсягом повноважень) запис у реєстрі може здійснюватись як 28-30.
Засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох примірниках одного і того ж документа (статут, банківські картки) є однією нотаріальною дією, що записується у реєстрі під одним реєстровим номером, але з обов’язковим зазначенням у графі 4 про кількість нотаріально оформлених документів. Так, наприклад, при нотаріальному оформленні двох примірників статуту, котрий підписується одним учасником, у реєстрі записується один реєстровий номер, який відображається на обох примірниках статуту. При підписанні трьома посадовими особами кількох примірників однієї і тієї ж банківської картки (одні і ті ж посадові особи, одна і та ж банківська установа, один і той же рахунок тощо) вважається, що за участю кожного з них вчинено по одній нотаріальній дії, у зв’язку з чим на усіх примірниках картки повторюються три реєстрові номери (по кількості осіб, що підписували картки).
Посвідчення договору вважається однією нотаріальною дією незалежно від кількості сторін та учасників цього правочину, і записується в реєстрі під одним реєстровим номером, що повторяється на усіх примірниках документа.
Пояснення до позиції автора: Окремі документи, справжність підпису на яких засвідчується нотаріально, відповідно до вимог закону складаються у кількох примірниках (як то – банківські картки (*), статути (**) тощо). У разі, коли нотаріус на кожному із примірників таких документів проставляє різні номери за реєстром, кожен із таких примірників розцінюється як самостійний документ. Зазначене призводить до конфліктних ситуацій, оскільки за місцем подання таких документів їх розцінюють саме як різні документи, але не як один документ, складений у кількох примірниках.
(*)-див. п.18.1. Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Національного банку України від 12 листопда 2003 року № 492 (зі змінами і доповненнями);
(**) –відповідно до ст.24 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців» для реєстрації юридичної особи установчі документи мають бути подані у двох примірниках
10. Дата вчинення нотаріальної дії, указана в графі 2 реєстру, має збігатися з датою, зазначеною в посвідчувальному написі, у свідоцтві чи іншому документі, що оформлюється нотаріусом.
Дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки реєстру протягом усього робочого дня.
11. У графі 3 реєстру зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання особи, для якої вчиняється нотаріальна дія. Якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією також зазначається її ідентифікаційний номер за Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів (для осіб, які за релігійними переконаннями не мають ідентифікаційного номера, зазначається орган внутрішніх справ, яким проставлено в паспорті відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера та дата її проставлення).
Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначається його громадянство та місце проживання.
У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника в графі 3 зазначається прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання представника, реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво.
(для осіб, які за релігійними переконаннями чи іншими переконаннями не мають ідентифікаційного номера, зазначається орган внутрішніх справ, яким проставлено в паспорті відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера та дата її проставлення).
Пояснення до позиції автора: Законом України «Про державний реєстр фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів (зі змінами), Постановою Верховної Ради України від 26.06.1992 р. №2503-ХІІ «Про затвердження положень про паспорт громадянина України та свідоцтв про народження» та спільним Наказом Державної податкової адміністрації України і Міністерства внутрішніх справ України від 19 жовтня 2004 року №602/1226 «Про затвердження Порядку унесення відмітки до паспорта громадянина України щодо ідентифікаційного номера фізичної особи – платника податків та інших обов’язкових платежів» передбачено можливість громадянина відмовитись від отримання ідентифікаційного номера через свої релігійні та інші переконання.
Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначається його громадянство, постійне місце проживання та місце проживання (перебування) в Україні. У разі необхідності прізвище та ім’я іноземного громадянина також зазначається згідно поданого нотаріусові паспорта (іншого документа, за яким встановлено його особу).
У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника в графі 3 зазначається прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання представника, реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво.
„Оскільки при видачі довіреності в порядку передоручення представник не вчиняє (не виконує) дії, на які він уповноважений довіреністю, а лише передає повноваження на це іншій особі, та враховуючи, що передоручення не можна розцінювати як виконання наданих довіреністю уповноважень, у реєстрі достатньо зазначити тільки прізвище, ім’я та по батькові представника, місце проживання представника, його ідентифікаційний номер”
11.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для юридичної особи чи за її участю, указується її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім’я та по батькові представника, місце його проживання, посада, реквізити документів, що підтверджують його повноваження. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю юридичної особи, указується її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім’я та по батькові представника, місце його проживання, посада (якщо від імені юридичної особи діє відповідний орган), реквізити документів, що підтверджують його повноваження як представника (довіреності, договору, відповідних актів органу юридичної особи тощо) .
„Наприклад: Товариство з обмеженою відповідальністю «ЛКМ», м. Київ, вул. Шевченка, 14, код ЄДРПОУ 12345678, в особі директора Іваненка Івана Івановича, м. Київ, вул. Франка, 15/67 (діє згідно протоколу зборів засновників № 2/2007 від 17.05.2007)”.
„Якщо від імені юридичної особи діє представник на підставі довіреності, у графі 3 реєстру зазначається прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання представника, реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво, а також повне найменування юридичної особи, її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією).
Наприклад: „Товариство з обмеженою відповідальністю «ЛКМ», м. Київ, вул. Шевченка, 14, код ЄДРПОУ 12345678, від імені якого на підставі довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу Петренко І.І. 16.08.2008 за реєстровим № 3545 діє Лисенко Іван Іванович, м. Київ, вул. Шевченка, 32”
Обґрунтування позиції: мають місце випадки, коли нотаріуси не відрізняють представництво договірне (на підставі довіреності), що може мати місце як щодо фіз..особи, так і щодо юр.особи з представництвом «адміністративним» (виконавчий чи інший орган юрособи), і намагаються процедуру «адміністративного» представництва застосовувати до представництва за довіреністю.
11.2. При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 реєстру записує повне найменування юридичної особи, посади цих осіб, реквізити документів, що підтверджують перебування на цій посаді, їх прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання. При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 реєстру записує їх прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання посадової особи, назву посади, повне найменування юридичної особи, її місцезнаходження та реквізити документів, що підтверджують перебування осіб на відповідній посаді.
„Наприклад: Іваненко Іван Іванович, м. Київ, вул. Франка, 15/67, директор товариства з обмеженою відповідальністю «ЛКМ» (протокол зборів засновників № 2/2007 від 17.05.2007); Петрова Світлана Іванівна, м. Київ, вул. Лисенка, 14/27, головний бухгалтер цього ж товариства (наказ № 3 від 21.06.2008)”.
11.3. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові, місце проживання громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноручно підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, а також перекладача. Наприклад: «Мазур Петро Сидорович, місто Київ …, за якого розписався Козак Микола Семенович, місто Київ…, перекладач Козак Микола Семенович, місто Київ…», (причина, з якої такий підпис було проставлено, зазначається в оформлюваному документі та в посвідчувальному написі нотаріуса та в реєстрі). Слово «додатково» замінити на «також»
11.4. За засвідченням копій документів може звернутись як особа, на ім’я чи щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в реєстр записується та особа, яка фактично з’явилася до державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. За засвідченням вірності копій документів може звернутись як особа, на ім’я чи щодо якої видано документ, так і інша особа(далі – по тексту)
11.5. При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом «Він же, вона ж…».
При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом «Він же, вона ж» (щодо особи), «там же» (щодо адреси місця проживання, місцезнаходження».
12. У графі 4 зазначаються назва документа, за яким установлено особу громадянина, для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, а також рік народження — на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій, де перевірка цього факту є обов’язковою. Наприклад: паспорт МС135777, видан. Шевченківським РУ ГУ МВС України в місті Києві 22.06.2002, 1957 р. нар. Число і місяць народження записуються до реєстру в разі, якщо за роком народження з точністю неможливо встановити, чи особа досягла 18-річного або 14-річного віку. У графі 4 зазначаються назва документа, за яким з дотриманням вимог ст. 43 Закону України «Про нотаріат» установлено особу громадянина, для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, а також рік народження — на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій, де перевірка цього факту є обов’язковою (далі – по тексту)
12.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії та факт або термін реєстрації в Україні. У разі, якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін (факт) реєстрації іноземця в межах України. 12.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина чи особи без громадянства, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії та факт або термін реєстрації в Україні. У разі, якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець (особи без громадянства), установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін (факт) реєстрації іноземця (особи без громадянства) в межах України, що перевіряється, зокрема, за відповідною відміткою в паспортному документі такої особи чи за іміграційною карткою, а у випадку відсутності такої реєстрації – дату та місце перетину ним кордону України за штампом у документі, за яким установлено особу, або за даними міграційної картки. При цьому записи у реєстрі можуть бути зроблені наступним чином: «Паспорт Р01234567, видан. Паспортною агенцією Республіки Словенія 05.05.2006р., дійсний до 05.05.2016 р.; реєстрація про в’їзд від 12.05.2008 р., митниця аеропорту «Бориспіль»; «Паспорт Р01234567, видан. Паспортною агенцією Республіки Словенія 05.05.2006р., дійсний до 05.05.2016 р.; реєстрація про в’їзд від 12.01.2008 р., митниця аеропорту «Бориспіль»; реєстрацію продовжено до 12.07.2008р. УГІРФО ГУ МВС України у місті Києві»; «Паспорт Р01234567, видан. Паспортною агенцією Республіки Словенія 05.05.2006р., дійсний до 05.05.2016 р.; реєстрація про в’їзд підтверджена імміргаційною карткою від 12.01.2008 р., штамп митниці аеропорту «Бориспіль»
Обгрунтування позиції автора – див. ПРАВИЛА В’ЇЗДУ ІНОЗЕМЦІВ ТА ОСІБ БЕЗ ГРОМАДЯНСТВА В УКРАЇНУ, ЇХ ВИЇЗДУ З УКРАЇНИ І ТРАНЗИТНОГО ПРОЇЗДУ ЧЕРЕЗ ЇЇ ТЕРИТОРІЮ, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 1995 р. N 1074
12.2. У цій графі записуються реквізити статуту (положення), свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи чи фізичної особи — підприємця, що є стороною правочину або іншої нотаріальної дії, при вчиненні якої виникає потреба перевірки правоздатності та дієздатності її учасника. У цій графі записуються реквізити документів, якими підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи, що є стороною правочину або іншої нотаріальної дії, при вчиненні якої виникає потреба перевірки правоздатності та дієздатності її учасника (установчих документів юридичної особи, серед іншого — її статуту, положення тощо, свідоцтва про державну реєстрацію, витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців тощо).
Проведення записів цих документів не вимагається, якщо від імені юридичної особи діє представник на підставі нотаріально посвідченої довіреності.
Обгрунтування позиції автора – 1)див. ст. 44 Закону україни «Про нотаріат»;
2)фізична особа-підприємець не має статусу не є юридичною особою, її право- та дієздатність визначається за правилами як для ФІЗИЧНОЇ ОСОБИ. (Див.також п.13.9 цього Порядку)
12.3. Якщо документ, що встановлює особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувався в реєстр на протязі робочого дня, нотаріус може посилатися на цей запис, указавши номер за реєстром, наприклад: «див. реєстровий № 1678″.
При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись позначкою: «те ж, те саме…» Якщо документи, за якими встановлюється особа громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувався у цьому реєстрі, нотаріус після огляду оригіналів відповідних вправі обмежитись посиланням на зроблений раніше запис із зазначенням номеру за реєстром та сторінки реєстру, на якій записувалися реквізити оглянутий документів, наприклад: «Оригінали документів, за якими встановлено правоздатність та дієздатність ТОВ «Аква», а також повноваження його виконавчого органу (директора) мною оглянуто. Реквізити їх записані мною на стор.34 цього реєстру, реєстровий № 1678″.
Зазначене стосується також процедури запису документів, на підставі яких здійснювалося представництво (див. абзац другий пункту 11 Порядку) та документів, щодо яких йдеться у підпункті 13.9 пункту 13 Положення.
Обгрунтування позиції автора: переписування реквізитів документів, починаючи з наступного дня не гарантує того, що недобросовісний нотаріус не перегорне сторінку (чи декілька) і не перепише все, що там записане
12.4. При засвідченні вірності копій документів і виписок них нотаріус може не записувати в реєстр документ, поданий на підтвердження особи, а обмежитись записом „Особу встановлено
13. У графі 5 записується зміст оформлюваного документа.
13.1.При засвідченні копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім’я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника — кому адресується заява та її короткий зміст. 13.1.Записи про вчинену нотаріальну дію щодо документа, примірник якого не залишається у справах нотаріуса (державної нотаріальної контори) здійснюється таким чином, щоб була забезпечена можливість ідентифікації документа та його змісту без будь-яких перекручень та неоднозначного тлумачення викладеного у ньому.
При засвідченні вірності копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім’я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника — кому адресується заява та її короткий зміст.
З урахуванням викладеного, записи в реєстрі можуть бути здійснені таким чином: «Засвідчено вірність фотокопії свідоцтва IV-СВ № 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007р. про народження 23.02.2007р. Комарницького М.Д.»; «Засвідчено вірність 3-х фотокопії свідоцтва про народження IV-СВ № 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007р. на його ім’я, дата народження — 23.02.2007р.»;
«Засвідчено вірність 3 копій на 2 стор. кожна додатку до записаного вище атестату, виданого 24.06.2007 р. тим же навчальним закладом»»;
«Засвідчено вірність 3 копій на 2 стор. кожна додатку до атестату ВА №29239260, виданого 24.06.2007 р. на ім’я гр.Іваненка Д.П. Снятинською загальноосвітньою школою І-ІІІ ступенів ім. В.Стефаника Івано-Франківської обл.; атестат мною оглянуто»;
«Засвідчено вірність копії на 3 стор. з копії, засвідченої 25.05.2008 р. Шевченківським районним судом м.Києва з рішення цього ж суду за позовом Іваненко Р.Т. до Петренка Ю.Р., що вступило в силу з 12.12.2007 р., справа 2-123/2007»;
«Засвідчено справжність його підпису на заяві до Посольства Словенської Республіки та уповноважених органів у межах України про згоду на виїзд на оздоровлення до Словенії малолітньої дочки Мартиненко Оксани Василівни, 20.05.2006 р.нар., у супроводі її матері Мартиненко Валентини Данилівни, котра забезпечить повернення дитини до України»;
«Засвідчено справжність її підпису на перекладі з української мови на німецьку мову тексту довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу Веселкою Л.Т. 12.03.2008р. за р.234, бланк нотаріальних документів ВКА №00123; ідентифікаційний номер перевірки бланку – 12345678 від (дата вчинення нотаріальної дії щодо засвідчення справжності підпису перекладача), 12:34:55»;
Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської держнотконтори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А., належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень»).
При засвідченні вірності копії …(далі – по тексту)
13.2. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостиля, у реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостиля, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостиля та реєстраційний номер. 13.2. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостиля, у реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостиля, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостиля та реєстраційний номер, наприклад: «Засвідчено справжність її підпису як перекладача з англійської мови на українську мову при здійсненні перекладу тексту довіреності компанії «Фреш енд Коппола» (юридична особа за законодавством Кіпру) від 24.04.2008р., апостиль на якій проставлено міністром Міністерства юстиції і правопорядку Кіпру 30.04.2008р. за № 345/2008»; Засвідчено вірність 3-х фотокопій на 2-х сторінках кожна витягу за № 11/5/4 із судового реєстру, виданого 07.07.2007р. Земельним судом міста Берлін, ФРН, про реєстрацію 12.02.2007р. у книзі № 2-37 Компанії «Третє тисячоліття», легалізованої Генеральним консульством Посольства України в Німеччині 08.08.2007р. за № 543″.
13.3. У випадках вчинення нотаріальних дій в порядку заміщення в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення. 13.6. У випадках вчинення нотаріальних дій в порядку заміщення, що пов’язані з використанням документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, якого заміщають, в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення («Видано у порядку заміщення дублікат договору дарування, посвідченого нотаріусом Київського міського нотаріального округу Петренко А.М. 13.04.2006 р. за р.№234. Порядковий номер 12 журналу реєстрації фактів заміщення»).
13.8. При записові до реєстру документів, підписаних за відсутності нотаріуса, у цій графі зазначається про факт особистого підтвердження такого підписання («Засвідчено справжність його підпису на 2-х примірниках Статуту Товариства з обмеженою відповідальністю «Електра», що був підписаний за моєї відсутності. Підписання Статуту підтверджено ним особисто»).
Обгрунтування: див. ст..45 Закону україни «Про нотаріат»
(ПЕРЕНЕСЕНО ДО підпункту 13.1) 13.4. Запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей («Засвідчено вірність трьох фотокопій на двох сторінках витягу за № 11/5/4 із судового реєстру, засвідченого 07.07.2007 Земельним судом міста Берлін, Німеччина, про реєстрацію 12.02.2007 у книзі № 2-37 Компанії «Третє тисячоліття», легалізованої Посольством України в Німеччині (Генеральним консульством) 08.08.2007 за № 543″; «Засвідчено вірність фотокопії свідоцтва IV-СВ № 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007 Комарницького М.Д.»; «Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської держнотконтори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А., належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень).
13.5. При посвідченні правочинів чи видачі свідоцтв у цій графі вказується вид правочину із зазначенням виду майна, яке є предметом правочину та його вартість (оцінка). Наприклад: «Договір дарування ½ частини квартири, вартість 30 000 грн.»; «Договір купівлі-продажу земельної ділянки, ціна продажу 100 000 грн.»; «Довіреність на розпорядження майном (ведення судових справ, одержання пенсії тощо)», «Свідоцтво про право на спадщину за законом (за заповітом) на автомобіль, оцінка спадкового майна 5 000 грн.» ; «Заповіт» (заповіт подружжя, секретний заповіт, заповіт з умовою тощо). 13.4. При записові нотаріально посвідчених правочинів, виданих свідоцтв, інших документів, примірники яких зберігаються в архіві приватного нотаріуса (державної нотаріальної контори), в графі 5 може зазначатися тільки назва оформленого документа, наприклад: «Договір купівлі-продажу квартири»; «Договір купівлі-продажу»; «Довіреність»; «Заповіт»; «Акт про протест векселя»; «Свідоцтво про право на спадщину за законом».
Обгрунтування позиції автора:1) Оскільки примірник документа зберігається у справах нотаріуса, у разі необхідності в уточненні інформації це робиться без будь-яких проблем (те ж можна сказати і про випадки заміщення нотаріуса, коли є доступ до його архіву, та передачі документів до державного нотаріального архіву); 2) практика здійснення записів саме таким чином існувала, щонайменше, з 1986 року, і була запроваджена у Вказівках щодо заповнення реєстрів….(лист МЮ СРСР від 24.11.1986р.)
13.6. Якщо копія документа викладена більше ніж на одній сторінці, зазначається кількість сторінок копії. Проте, коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися. 13.3. Якщо копія документа викладена більше ніж на одній сторінці, зазначається кількість сторінок копії («Засвідчено вірність копії на 3 стор. з….». Проте, коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися. «Засвідчено вірність копії свідоцтва…».
13.7. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників) у реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників. Наприклад: «Дві довіреності», «Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна … (далі — реквізити і зміст документа)».
При вчиненні виконавчих написів у графі 5 зазначається найменування, реквізити боржника, період, за який стягується заборгованість, сума стягнутого боргу, а при вчиненні протесту векселя вказується його назва, номер, сума за векселем, строк платежу, вид протесту, боржник за векселем. 13.5. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників тощо) у реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників. Наприклад: «5 виконавчих написів», «Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна … (далі — реквізити і зміст документа)».
Абзац 2 підпункту 13.7 (за старою нумерацією) пропонується виключити з підстав, обґрунтованих у п.13.4 (за новою нумерацією)
13.8. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Наприклад: «У зв’язку з похилим віком та станом здоров’я довірителя довіреність посвідчено в лікарні № 7 за адресою: м. Київ, вул. Солом’янська, 22″; «У зв’язку з особливістю посвідчення договору посвідчено договір в приміщенні «Ексімбанку» за адресою: м. Київ, вул. Горького, 144″. 13.7. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Наприклад: «У зв’язку з похилим віком та станом здоров’я довірителя довіреність посвідчено в лікарні № 7 за адресою: м. Київ, вул. Солом’янська, 22″; «У зв’язку з особливістю посвідчення договору посвідчено договір в приміщенні «Ексімбанку» за адресою: м. Київ, вул. Горького, 144″.
13.9. Документи, що не належать до встановлення особи громадянина чи перевірки правоздатності юридичних осіб, але які були подані нотаріусу для огляду на підтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні правочинів і оформленні банківських карток), кваліфікації перекладача тощо, можуть записуватися в реєстрі в графах 3 — 5. 13.9. Документи, що не належать до встановлення особи громадян, перевірки правоздатності та дієздатності юридичних осіб та підтвердження повноважень представників, але які були додатково подані нотаріусу для огляду при вчиненні ним відповідної нотаріальної дії (у тому числі – документи, що підтверджують кваліфікацію перекладача), можуть записуватися в реєстрі в графах 3 — 5.
У разі необхідності (з урахуванням змісту оформлюваного документу) у цій графі можуть бути записані також реквізити поданого нотаріусові свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця.
13.10. У цій самій графі записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що використаний нотаріусом для вчинення цієї нотаріальної дії, дата та номер витягу про перевірку спеціального бланка нотаріального документа. 13.10. У цій графі записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що був використаний нотаріусом для вчинення нотаріальної дії, ідентифікаційний номер перевірки спеціального бланка нотаріального документа за Єдиним реєстром спеціальних бланків нотаріальних документів, дата та час такої перевірки (у випадку, коли здійснюється перевірка спеціального бланка нотаріального документа, оригінал (копія) якого не залишається у справах нотаріуса у зв’язку із вчинюваною нотаріальною дією).
13.11. У випадку, коли відповідно до вимог закону нотаріус до посвідчення правочину зобов’язаний перевірити сплату до бюджету певних обов’язкових платежів, у графі 5 робиться відмітка про здійснення такої перевірки із зазначенням розміру сплаченої суми та реквізитів документу (квитанція банківської установи, платіжне доручення), поданого нотаріусові на підтвердження цього факту. Наприклад: «Податок з доходу фізичних осіб у сумі 800 грн. сплачено, що підтверджується квитанцією відділення №3452 Ощадбанку України в м. Києві від 12.12.2008 р.»; «Збір до Пенсійного фонду України від продажу нерухомості осіб у сумі 800 грн. сплачено, що підтверджується квитанцією відділення №3452 Ощадбанку України в м.Києві від 12.12.2008 р.»
13.11. При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні чи внесенні змін до нотаріально посвідченого договору, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо («Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 05.04.2007 за реєстровим № 1423″, «Договір розірвано договором, посвідченим приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Зубовою В.Т. 22.02.2007 за реєстровим № 856″, «Довіреність скасовано заявою, справжність підпису на якій засвідчено 01.09.2007 за реєстровим № 7259″, «Свідоцтво визнано недійсним рішенням Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області від 11.06.2007″). Така відмітка розміщується в графах 1-5 реєстру, скріплюється підписом та печаткою нотаріуса. 13.12. При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні чи внесенні змін до нотаріально посвідченого договору, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо («Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 05.04.2007р. за реєстровим № 1423″, «Договір розірвано договором, посвідченим приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Зубовою В.Т. 22.02.2007р. за реєстровим № 856″, «Довіреність скасовано заявою, справжність підпису на якій засвідчено мною 01.09.2007р. за реєстровим № 7259″, «Свідоцтво визнано недійсним рішенням Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області від 11.06.2007р, справа №2-2007″). Така відмітка може поміщатися у будь-якій з граф 1-5 реєстру, і скріплюється підписом та печаткою нотаріуса.
14. У графі 6 зазначається сума державного мита (при вчиненні нотаріальної дії державним нотаріусом) чи плати (при вчиненні нотаріальної дії приватним нотаріусом).
У тому випадку, коли примірники документів, на підставі яких була вчинена нотаріальна дія, не залишаються у справах нотаріуса, квитанції з оплати зберігаються у реєстрі.
Ця графа заповнюється нотаріусом після надання особою, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції чи платіжного доручення про сплату державного мита або після внесення оплати за вчинення нотаріальної дії і до проставлення цією особою підпису в графі 7.
У тому випадку, коли примірники документів, на підставі яких була вчинена нотаріальна дія, не залишаються у справах нотаріуса, платіжні документи про оплату державного мита (квитанції, платіжні доручення) зберігаються у реєстрі, у який підклеюються у місці запису про вчинену нотаріальну дію (чи у місці запису про першу вчинену нотаріальну дію, якщо за платіжним документом здійснено оплату за кілька нотаріальних дій).
(цей абзац перенесено до п.8)
14.1. Якщо на підтвердження оплати нотаріальної дії нотаріусу подається платіжне доручення чи квитанція банківської установи, у реєстрі вказуються також дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію («Плат. доручення № 7-687 від 21.08.2007, АППБ «Райффайзен банк Аваль»; «Квит. № 4675/122 від 08.09.2007, АКБ «Морський» в місті Києві»). 14.1.Якщо на підтвердження оплати нотаріальної дії державному нотаріусу подається платіжне доручення чи квитанція банківської установи, у реєстрі вказуються дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію («Плат. доручення № 7-687 від 21.11.2008р., АППБ «Райффайзен банк Аваль»; «Квит. № 4675/122 від 08.09.2007р., АКБ «Морський» в місті Києві»).
14.2. У разі, якщо за одним і тим самим платіжним документом здійснено оплату кількох нотаріальних дій, про це нотаріусом зазначається на такому документі («До реєстрів № …. від … та № …. від …. (підпис нотаріуса)»).
При цьому у реєстрі робиться відмітка про те, де знаходиться платіжний документ, чи оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом (наприклад, при одночасній оплаті копій документів та банківських карток, які оформлювалися не в один день, запис у графі 6 реєстру може виглядати таким чином: «Плат. доручення № 11-132 від 13.09.2007, АППБ «Райффайзен банк Аваль» — див. також реєстр № 1267 від 13.08.2007″). У разі, якщо за одним і тим самим платіжним документом здійснено оплату кількох нотаріальних дій, про це державним нотаріусом зазначається на такому документі («До реєстрів № …. від … та № …. від …. (підпис нотаріуса)»)
При цьому у реєстрі робиться відмітка про те, де знаходиться платіжний документ, чи оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом (наприклад, при одночасній оплаті копій документів та банківських карток, які оформлювалися не в один день, запис у графі 6 реєстру може виглядати таким чином: «Плат. доручення № 11-132 від 13.09.2007р., АППБ «Райффайзен банк Аваль» — див. також реєстр № 1267 від 13.08.2007р.»).
14.3. При звільненні платників від сплати державного мита в графі 6 робиться відмітка про це з посиланням на законодавчі акти чи рішення відповідного органу влади про звільнення від сплати державного мита із зазначанням номера і дати такого рішення та реквізитів документів, на підставі яких звільнено від сплати державного мита («Від сплати державного мита звільнено на підставі п. 14 ст. 4 Декрету КМУ «Про державне мито»).
15. У разі звільнення осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, від сплати державного мита в графі 7 реєстру ними зазначається, що документ отримано без сплати державного мита («Отримано без сплати державного мита (підпис)»).
15.1. Усі особи та/чи їх представники, які записані в графі 3 (у тому числі перекладачі), особи, що підписувалися на документі на прохання громадян, які у зв’язку з хворобою або фізичною вадою не могли підписатися власноручно, підписуються у графі 7 реєстру із зазначенням прізвища.
При записові до реєстру документів, підписаних за відсутності нотаріуса, особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею («Банківські карки підписано мною особисто –підпис, прізвище»)
16. У кінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії, нотаріус зобов’язаний провести через графи 1-7 риску і зробити підсумковий запис у реєстрі із зазначенням кількості вчинених нотаріальних дій, суми державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або отриманої приватним нотаріусом плати, та кількості використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис розміщується в графах 1-7 і скріплюється підписом нотаріуса. Наприклад: «Вчинено 13 нотаріальних дій. Стягнуто (отримано) державного мита (плати ) 256 грн.28 коп. Використано 10 бланків».
Для роботи над статистичним звітом нотаріус може вести Книгу щоденного обліку вчинених нотаріальних дій та справленого при цьому державного мита (плати за вчинення нотаріальної дії). Графи в Книзі щоденного обліку вчинених нотаріальних дій доцільно привести у відповідність до форми статистичного звіту. Якщо нотаріус вважає за потрібне, у вказану Книгу можуть вміщуватися й інші відомості статистичного характеру (наприклад, облік довіреностей за об’єктами, щодо яких передаються повноваження; здійснення обліку за всіма без винятку нотаріальними діями, які вчиняються нотаріусом; облік використаних для вчинення нотаріальних дій бланків нотаріальних документів). 16.У кінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії, нотаріус зобов’язаний провести через графи 1-7 риску, після чого і зробити підсумковий запис у реєстрі із зазначенням кількості вчинених нотаріальних дій, суми державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або отриманої приватним нотаріусом плати, та кількості використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис може розміщуватися у будь-якій із граф реєстру (з першої по сьому) і скріплюється підписом нотаріуса. Наприклад: «Вчинено 13 нотаріальних дій. Стягнуто (отримано) державного мита (плати) 256 грн.28 коп. Використано 10 бланків нотаріальних документів. Нотаріус -підпис».
Для роботи над статистичним звітом нотаріус може вести Книгу щоденного обліку вчинених нотаріальних дій та справленого при цьому державного мита (плати за вчинення нотаріальної дії). Графи в Книзі щоденного обліку вчинених нотаріальних дій доцільно привести у відповідність до форми статистичного звіту. Якщо нотаріус вважає за потрібне, у вказану Книгу можуть вміщуватися й інші відомості статистичного характеру (наприклад, облік довіреностей за об’єктами, щодо яких передаються повноваження; здійснення обліку за всіма без винятку нотаріальними діями, які вчиняються нотаріусом; облік використаних для вчинення нотаріальних дій бланків нотаріальних документів, облік здійснених перевірок бланків нотаріальних документів).
17. У державній нотаріальній конторі, приватним нотаріусом ведеться Журнал (книга) обліку викликів нотаріуса за межі нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса (далі – Журнал (книга) обліку викликів).
У Журналі (книзі) обліку викликів передбачаються графи:
1) порядковий номер;
2) дата і час виклику нотаріуса;
3) прізвище, ім’я та по батькові особи, яка зробила виклик, її місце проживання;
4) дата і час виїзду нотаріуса за межі нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
5) види та кількість нотаріальних дій, які було вчинено нотаріусом та їх реєстрові номери;
6) прізвище, ім’я та по батькові громадянина (повне найменування юридичної особи), для якої вчинялася нотаріальна дія; адреса, де було вчинено нотаріальну дію;
7) підстава, з якої нотаріальна дія вчинялася за межами нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
8) час виїзду та повернення нотаріуса до нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
9) підпис особи, яка зробила виклик або для якої вчинялася нотаріальна дія;
10) підпис нотаріуса;
11) примітка.
Заведений нотаріусом Журнал (книга) обліку викликів має бути прошнурований, кількість аркушів у ньому пронумерована і скріплена печаткою та підписом нотаріуса і внесений до номенклатури справ.
Такий Журнал (книга) обліку викликів є перехідним документом, записи в ньому можуть послідовно продовжуватися і в наступному році (роках).
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань Н.В. Ященко
8) час повернення нотаріуса до нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
Додаток 2
до пункту 7 Порядку ведення та заповнення
реєстрів для реєстрації нотаріальних дій
Зразки актів,
що складаються нотаріусом у разі допущення помилок при нумерації нотаріальних дій у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій
АКТ
Місто Київ 10 жовтня 2007 року
Цей акт складений мною, Данішевською В.І., приватним нотаріусом Волинського міського нотаріального округу, про те, що на стор. 176 цього реєстру двічі повторюється запис за реєстровим № 3175.
При складанні статистичного звіту вважати, що за цим реєстровим номером вчинено дві нотаріальні дії.
НОТАРІУС (підпис)
АКТ
Місто Київ 10 жовтня 2007 року
Цей акт складений мною, Данішевською В.І., приватним нотаріусом Волинського міського нотаріального округу, про те, що на стор. 195 цього реєстру пропущено 2 порядкових номери: після реєстрового № 3651 помилково записано реєстровий № 3653.
У зв’язку з цим при складанні статистичного звіту кількість учинених нотаріальних дій буде зменшено мною на 2 (дві) одиниці.
Примітка. При викладенні акта на окремому аркуші він також скріплюється печаткою нотаріуса.
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань Н.В. Ященко
Примітка. При викладенні акта на окремому аркуші він скріплюється підписом та печаткою нотаріуса і приєднується (вклеюється) до відповідного реєстру.
Голова Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко
