ЯК ЗБЕРЕГТИ АРХІВ НОТАРІУСА?

Будь-яка професія, напрямок діяльності можуть існувати, розвиватися та прогресувати, якщо у суспільстві створені умови для подальшого професійного росту особистості — представника конкретної спільноти, в нашому випадку — нотаріуса, та є постійне прагнення всіх зацікавлених осіб та органів у вдосконаленні діяльності нотаріату в Україні.

Підставою для написання цього матеріалу стала ситуація, яка неодноразово обговорювалася на багатьох семінарах, лекціях, зустрічах, у тому числі і особистих, але яка сьогодні ніяк не вирішується. Нотаріальна спільнота, як я переконався, — це досить консервативна і одночасно дуже чуйна до будь-яких змін структура, яка швидко відкликається на будь-які проблеми з метою їх вирішення в тій чи іншій ситуації.

Пропоную вкотре обговорити питання збереження документів архіву приватного нотаріуса.

Чому саме приватного? Відповідь очевидна: державна нотаріальна контора хоча б гіпотетично має можливість, незважаючи на катастрофічну відсутність відповідних приміщень для розміщення документів, здати напрацьовані роками документи до нотаріального архіву. Щодо приватного нотаріуса, то ми позбавлені такої можливості, як кажуть, апріорі.

Відповідно до ст. 14 прийнятого ще в 1993 році Закону України «Про нотаріат» (зі змінами) документи в нотаріальному архіві визнано державною власністю і перебувають вони у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку зі здійсненням ним нотаріальної діяльності. Тому законодавством України на нотаріуса покладається обов’язок вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил, дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса та не допускати їх пошкодження чи знищення. Зазвичай у процесі проведення комплексних перевірок звертається увага на дотримання правил ведення нотаріального діловодства при складанні і оформленні документів, прийманні, розгляді та реєстрації кореспонденції, контролі виконання документів, складанні та веденні номенклатури справ (наявність підсумкових записів на номенклатурах справ за попередні роки) та формуванні справ (нарядів), складанні описів справ (нарядів), підготовці нотаріальних документів для архівного зберігання та ін.

Важливим моментом є відповідність діючим нормативним актам умов зберігання архіву нотаріуса. Ці моменти регулюють  Закон України «Про нотаріат», Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, Правила ведення нотаріального діловодства, Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нота­ріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності, Положення про державний нотаріальний архів та ін.

Вадим Д’яченко отримати повну версію статті