ПРИМІРНІ ДІЇ ЩОДО ОПИСІВ ТА АКТІВ ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, НЕ ВНЕСЕНИХ ДО НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Згідно з наказом Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства» від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила), зі змінами та доповненнями від 17.03.2015 № 381/5, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду складається у трьох примірниках та подається разом з описами справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу (кадрових питань) за цей самий період.

Необхідно пам’ятати! Описи справ пос­тійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, тобто тих справ, що надалі будуть передаватися до державного нотаріального архіву, складаються у чотирьох примірниках. Описи справ з особового складу складаються у трьох примірниках.

Згідно з пунктами 13.2, 13.3 Правил ведення нотаріального діловодства описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловий рік; опис складається з річних розділів.

Заголовки справ уносяться до опису в тій послідовності, в якій їх розміщено в Номенклатурі. Наприклад, спочатку йде справа за індексом 02-12, а за нею — справа за індексом 02-13.

Щодо опису справ з особового складу (кадрових питань), то в Правилах ми бачимо невідповідність назви.

В одних випадках цей опис має назву «опис справ з особового складу» (наприклад, додаток 42 до Правил, п. 13.5 Правил), в інших — «опис справ з кадрових питань»: а саме таку назву передбачено розділом 03 «Архів» Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса.

Усі описи справ підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією (далі — ЕК), створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві (п. 13.6 Правил).

Тобто із цього пункту Правил випливає, що взагалі описи справ мають бути складені за кожний рік, але підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню ЕК, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві.

Слід звернути увагу, що на практиці часто трапляються випадки, коли описи справ узгоджуються з державним нотаріальним архівом та схвалюються ЕК, створеною при управлінні юстиції, не через два роки після закінчення справ у діловодстві, а за минулий рік. Такий підхід не можна визнати неправомірним, оскільки п. 13.6 Правил наголошує на обов’язковості узгодження описів справ з державним нотаріальним архівом та схвалення їх ЕК, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві (тобто можна зробити висновок, що це максимальний термін, передбачений Правилами для цього).

Наталія Лисиця отримати повну версію статті