ПРИМІРНІ ДІЇ ЩОДО ОПИСІВ ТА АКТІВ ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, НЕ ВНЕСЕНИХ ДО НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ
Згідно з наказом Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства» від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила), зі змінами та доповненнями від 17.03.2015 № 381/5, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду складається у трьох примірниках та подається разом з описами справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу (кадрових питань) за цей самий період.
Необхідно пам’ятати! Описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, тобто тих справ, що надалі будуть передаватися до державного нотаріального архіву, складаються у чотирьох примірниках. Описи справ з особового складу складаються у трьох примірниках.
Згідно з пунктами 13.2, 13.3 Правил ведення нотаріального діловодства описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловий рік; опис складається з річних розділів.
Заголовки справ уносяться до опису в тій послідовності, в якій їх розміщено в Номенклатурі. Наприклад, спочатку йде справа за індексом 02-12, а за нею — справа за індексом 02-13.
Щодо опису справ з особового складу (кадрових питань), то в Правилах ми бачимо невідповідність назви.
В одних випадках цей опис має назву «опис справ з особового складу» (наприклад, додаток 42 до Правил, п. 13.5 Правил), в інших — «опис справ з кадрових питань»: а саме таку назву передбачено розділом 03 «Архів» Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса.
Усі описи справ підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією (далі — ЕК), створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві (п. 13.6 Правил).
Тобто із цього пункту Правил випливає, що взагалі описи справ мають бути складені за кожний рік, але підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню ЕК, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві.
Слід звернути увагу, що на практиці часто трапляються випадки, коли описи справ узгоджуються з державним нотаріальним архівом та схвалюються ЕК, створеною при управлінні юстиції, не через два роки після закінчення справ у діловодстві, а за минулий рік. Такий підхід не можна визнати неправомірним, оскільки п. 13.6 Правил наголошує на обов’язковості узгодження описів справ з державним нотаріальним архівом та схвалення їх ЕК, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві (тобто можна зробити висновок, що це максимальний термін, передбачений Правилами для цього).
Наталія Лисиця отримати повну версію статтіУвага
XЗавантажити статтю можуть тільки зареєстровані користувачі!