ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ В НОТАРІАЛЬНОМУ ДІЛОВОДСТВІ

Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстицї України 23.12.2010 за № 1318/18613 (зі змінами та доповненнями), далі — Правила, законодавець виокремив розділи «Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів» та «Складання та оформлення нотаріальних документів». Це є принциповим і дуже важливим моментом у нотаріальному діловодстві. Вимоги щодо організаційно-розпорядчих документів містить розділ V Правил, який має назву «Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів».
Перевірка нотаріуса полягає, окрім іншого, і в перевірці організації нотаріальної діяльності нотаріуса та виконання ним правил ведення нотаріального діловодства, тому таке питання, як правильне складання організаційно-розпорядчих документів, є доволі важливим.
Крім того, що безпосередньо Правила містять основні положення в регулюванні цього питання, також у Правилах зазначено:
- склад реквізітів організаційно-розпорядчих документів та порядок їх розташування встановлюють ДСТУ 4163-2003 та Примірна інструкція з діловодства (п. 5.1 розділу V Правил);
- організаційно-розпорядчі документи конторою, архівом, приватним нотаріусом ведуться з дотриманням вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 (зі змінами) (далі — Примірна інструкція з діловодства), та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (зі змінами), ДСТУ 4163‑2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі — ДСТУ 4163-2003) (п. 2.1 розділу ІІ Правил).

Складаючи організаційно-розпорядчі документи, треба керуватися Правилами ведення нотаріального діловодства, а також враховувати нормативно-правові акти на національний стандарт, на які посилаються Правила.

Пункт 5.1 розділу V Правил визначає:
- склад реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування встановлюють ДСТУ 4163-2003 та Примірна інструкція з діловодства;
- обов’язкові реквізити службових документів: «Службові документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву установи, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис»;
- для забезпечення юридичної сили документа необхідна наявність обов’язкових для даного виду документа реквізитів та дотримання порядку їх розміщення;
- під час підготовки та оформлення документів склад обов’язкових реквізитів може доповнюватися іншими реквізитами, якщо це вимагає призначення документа або його опрацювання.
Варто зазначити, що в ДСТУ 4163-2003, а також в чинній Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади перелічено ті самі обов’язкові реквізити, які повинні мати документи, що й у Правилах. Тобто вимоги Правил, ДСТУ 4163-2003 та Примірної інструкції з діловодства в цьому питанні співпадають.
Аналізуючи п. 5.1 Правил, можна дійти висновку, що Правила ведення нотаріального діловодства розрізняють обов’язкові реквізити службових документів (зазначені бепосередньо в Правилах) та реквізити, які можуть бути обов’язковими для конкретного виду документа. Тобто обов’язкові реквизити для всіх службових документів установлено Правилами, а додаткові обов’язкові реквізити для конкретного виду документа наведено в Правилах ведення нотаріального діловодства, ДСТУ 4163-2003, Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.

Тетяна ЄРЕСЬКО отримати повну версію статті