НОМЕНКЛАТУРА ТИПОВА ТА ІНДИВІДУАЛЬНА, ЧИ Є РІЗНИЦЯ?

Повертаючись до питання номенклатури справ у нотаріальному діловодстві, варто зауважити, що в багатьох регіонах України спостерігається практика складання індивідуальної номенклатури справ, яка повністю відтворює типову номенклатуру.

Спробую апелювати до такої практики та викласти свою думку щодо складання індивідуальної номенклатури.

Якість документування нотаріальної діяльності та зберігання архіву загалом значною мірою залежать від організації зберігання документів, зокрема від їх систематизації та класифікації. Швидкий пошук потрібних документів можливий лише за умови їх чіткої науково обґрунтованої класифікації. Вона позначається також на подальшому зберіганні документів та користуванні ними в архівах.

Найпростіша класифікація документів — це їх групування у справи.  Справа — це сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці).

Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів по справах, є номенклатура справ, тобто  обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.

Назва справи, включеної до номенклатури, виноситься потім на обкладинку справи і стає її заголовком.

Номенклатура справ — документ багатоцільового призначення.Зокрема, її головним призначенням є систематизація документів, тобто вона  є планом розподілу документів після їх виконання у справи і таким чином визначає систему зберігання документів в установі.

Номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при передачі в архів установи справ з терміном зберігання до 10 років включно. Номенклатура справ є основою при складанні опису на справи постійного збе­рігання та зберігання понад 10 років. Вона має бути в кожній установі, організації, закладі тощо й містити всі документи, що складаються у процесі їх діяльності.

Номенклатура справ має довідкове значення при вивченні структури установи.

У діловодстві є три види номенклатури справ: типова, примірна та конкрет­на (індивідуальна).

Широке застосування отримали типові та примірні номенклатури справ, що складаються для однорідних за характером діяльності організацій. Вони дозво­ляють установити єдину систему формування справ, уніфікувати заголовки до однорідних документів,  визначити для них єдині терміни зберігання.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є норма­тивним актом.

Типова номенклатура справ розробляється органами типового рівня організацій, що належать до сфери управління установи, і використовується ними як методичні посібники під час складання індивідуальної номенкла­тури справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури кожна установа повинна мати індивідуальну, тобто власну, конкретну номенклатуру справ.

За умови існування типової або примірної номенклатури справ для цієї категорії установ їх використовують як посібники під час складання індивідуальної номенклатури справ установи. У цьому випадку до індивідуальної номенклатури справ установи переносяться з типової або примірної номенклатури справ заголовки справ, які передбачається завести в діловодстві установи,конкретизовані з урахуванням її специфіки, а також строки зберігання справ.

Увага! Повна версія статті доступна всім бажаючим без обмежень за посиланням нижче. До Вашої уваги представлений ознайомлюючий фрагмент.

Антоніна СКЛЯРОВА отримати повну версію статті