ФОРМУВАННЯ СПРАВ (НАРЯДІВ) ТА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ

Формування справ — це групування виконавчих документів у справи відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Правила ведення нотаріального діловодства (далі — Правила), а саме розділ Х «Вимоги щодо формування справ (нарядів)» регулює вимоги щодо формування справ (нарядів); розділ ХІ встановлює особливості формування спадкових справ та відповідно має назву «Особливості формування спадкових справ».

Щоб у кінці року не виникало проблем в оформленні справ та складанні підсумкового запису до номенклатури справ, треба у міру надходження документів формувати справи й зберігати їх в окремих папках відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Формування справ (за винятком спадкових) контори здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства, формування справ приватного нотаріуса здійснює особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

Пунктом 10.2 Правил визначено порядок формування справ, а саме:

у справи вміщуються тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій;

до справ включаються документи лише одного діловодного року;

протоколи засідань виробничих нарад групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання;

листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ­відповідь йде за документом­запитом;

документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

внутрішній опис документів, включених до справи;

заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання;

особовий листок обліку кадрів;

автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів (розпоряд­жень) про призначення, переведення, звільнення;

доповнення до особового листка з обліку кадрів;

доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи;

нотаріальні документи (за винятком документів, пов’язаних з оформленням спадкових справ) підшиваються у справи в такому порядку:

першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, приватного нотаріуса,

документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений;

квартальні плани та звіти формуються у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання;

документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки (таблиці, розрахунки, викопіювання тощо), групуються у справи на загальних підставах;

справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи (частини).

Увага!

Наталія Лисиця отримати повну версію статті