ФОРМУВАННЯ СПАДКОВОЇ СПРАВИ В ЛОГІЧНІЙ ПОСЛІДОВНОСТІ ТА В ХРОНОЛОГІЧНОМУ ПОРЯДКУ

Пунктом 2.1 глави 10 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 (далі — Порядок) встановлено, що нотаріус заводить спадкову справу на підставі поданої першої заяви.

При цьому відповідно до вимог п. 2.2 глави 10 розділу ІІ Порядку при заведенні спадкової справи нотаріус за даними Спадкового реєстру перевіряє наявність заведеної справи, спадкового договору, заповіту. Отже, при надходженні заяви нотаріус спочатку повинен перевірити наявність заведеної спадкової справи, спадкового договору та заповіту. І лише потім прийняти рішення про заведення спадкової справи або, в разі підтвердження факту заведення спадкової справи іншим нотаріусом, відмовити заявнику у прийнятті заяви.

Таким чином, якщо спадкова справа не заведена іншим нотаріусом, нотаріус приймає заяву та відповідно до вимог підпунктів 2.5, 2.6 глави 10 розділу ІІ Порядку заводить спадкову справу, якій присвоює номер та реєструє її в книзі обліку і реєстрації спадкових справ.

Отже, перевірка наявності заведеної спадкової справи, спадкового договору, заповіту за даними Спадкового реєстру робиться до заведення спадкової справи та до реєстрації заяви в Книзі обліку та реєстрації спадкових справ, тобто до прийняття заяви. Тому час прийняття заяви не може передувати часу зроблених перевірок за даними Спадкового реєстру.

Відповідно до вимог п. 10.2 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила діловодства), листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Проте є деякі особливості формування спадкових справ. Так, пунктом 11.2 Правил діловодства встановлено, що формування спадкової справи передбачає групування документів, на підставі яких було відкрито спадкову справу та видано свідоцтво про право на спадщину.

Відповідно до вимог п. 11.6 Правил діловодства (який розташований в розділі XI «Особливості формування спадкових справ») у спадкову справу підшиваються всі документи, пов’язані з оформленням спадкових прав. Також цим пунктом встановлено, що документи систематизуються у хронологічному порядку за датами їх надходження, виконання, підписання, видачі тощо, тобто саме за датами, а не за часом виготовлення або надходження.

Однак відповідно до п.п. 3.2.3 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16^[1] (далі — Правила роботи архівних підрозділів) (який знаходиться в п. 3 «Вимоги до складання номенклатур справ та формування документів у справи», тобто справи, закінчені діловодством), було встановлено загальні принципи формування справ. Зокрема, до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання. А відповідно до п.п. 1.3 Правил роботи архівних підрозділів основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

МАРИНА ЗЄНІКОВА отримати повну версію статті