ДЕЯКІ ПИТАННЯ ЩОДО ВЕДЕННЯ ТА ЗАПОВНЕННЯ РЕЄСТРУ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ

Поняття «реєстр» визначається як список, письмовий перелік, опис, книга для запису справ і документів. Термін «реєстровий» означає зареєстрований, внесений до списку, книги, той, що офіційно значиться. Дієслово «реєструвати» означає записувати, зазначати з метою обліку, надання законної сили тощо; брати на облік. З огляду на це Реєстр для реєстрації нотаріальних дій (далі — Реєстр) — це книга, призначена для обліку вчинених нотаріальних дій. Реєстрація нотаріальної дії означає надання останній законної сили, а документ, позначений реєстровим номером, є таким, що складений офіційно. Отже, під незареєстрованими нотаріальними діями варто розуміти такі, що вчинені, але не набули чинності.

Відповідно до вимог ст. 52 Закону України «Про нотаріат» про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, робиться запис у Реєстрах після того, як нотаріус зробить посвідчувальний напис на документі або підпише документ, що ним видається.

Кожна нотаріальна дія реєструється за окремим порядковим номером. Номер, за яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається на документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі.

Запис у Реєстрі робиться чітко, розбірливо, із заповненням усіх граф, передбачених за встановленою формою, крім загальноприйнятих скорочень, наприклад, місто — м., район — р-н, селище міського типу — смт, вулиця — вул., будинок — буд., квартира — кв.  Варто також зазначити, що п. 7.23 Правил ведення нотаріального діловодства (далі — Правила) дозволено скорочено зазначати організаційно-правову форму юридичної особи (ТОВ, ВАТ, ЗАТ). Не допускаються підчистки, дописки, інші незастережні виправлення та запис олівцем, дописки і виправлення, зроблені в Реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою (наприклад: «Закреслене «Сергіївна» не читати, написаному «Олександрівна» вірити. Нотаріус. Підпис. Печатка»).

З ч. 4 ст. 52 Закону України «Про нотаріат» випливає, що проставляння підпису учасника нотаріальної дії в реєстрі також входить до здійснення запису в Реєстрі. Очевидно, що не можна говорити про належно вчинений запис у Реєстрі в разі відсутності в ньому підпису учасника нотаріальної дії. В останньому випадку, на мою думку, запис у Реєстрі не може бути доказом вчинення нотаріальної дії.

У разі виявлення помилки в нумерації нотаріальних дій у Реєстрі (повторення реєстрових номерів або їх пропуск) складається акт, форма якого наведена в додатку 27 до Правил, який підписується нотаріусом та скріплюється його печаткою. При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації. Акт може бути викладено на останній сторінці Реєстру або за бажанням нотаріуса на окремому аркуші, який прикріплюється до Реєстру у спосіб, який унеможливлює його втрату.

Оформлення Реєстру

Реєстр для реєстрації нотаріальних дій повинен бути прошнурований, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у Реєстрі повинна бути засвідчена підписом посадової особи відповідного органу юстиції та печаткою Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Кожний нотаріус веде окремий реєстр.

Кожному Реєстру головним територіальним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається із шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного управління юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки Реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою управління юстиції.

Титульна сторінка Реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог цих Правил.

Відповідно до п.п. 12.4.4 Правил обкладинки справ (нарядів) оформлюються за формою додатка 39 до Правил.

Вимоги для обкладинок справ, які підлягають постійному, тривалому понад 10 років (зберіганню)

Наталія Лисиця отримати повну версію статті