ФОРМУВАННЯ СПРАВ (НАРЯДІВ). ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ

ВАЛЕНТИНА БЕРЕЖНА,
завідуюча Державним нотаріальним архівом Автономної Республіки Крим;
ГАННА ОЖЕГОВА,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
ФОРМУВАННЯ СПРАВ (НАРЯДІВ). ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ
(за підсумками Крымских встреч нотариусов 13–16 червня 2013 року)
У цій статті ми розглянемо вимоги до формування справ та оформлення їх для архівного зберігання, при цьому зосередимо увагу на проб­лемних моментах, які найчастіше виникають в практиці нотаріусів.
ФОРМУВАННЯ СПРАВ (НАРЯДІВ)
Загальні правила формування справ (нарядів) встановлено розділом X Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613 (зі змінами) (далі — Правила) — «Вимоги щодо формування справ (нарядів)». Спадкові справи мають формуватися згідно з розділом ХІ Правил — «Особливості формування спадкових справ».
Формування справ — це групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, складеної на підставі Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса.
Формування справ державної нотаріальної контори здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства, а формування справ приватного нотаріуса — особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.
Формування спадкових справ здійснює особисто державний чи приватний нотаріус, у провадженні якого знаходиться справа.
Пункт 10.2 Правил визначає загальні вимоги до формування справ, а саме:
у справи мають вміщуватися тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та за­свідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій.
Так, відповідно до Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595 (зі змінами та доповненнями), у справах нотаріуса залишаються:
1) копії (фотокопії) або витяги, наприклад, відповідних свідоцтв про факт державної реєстрації актів цивільного стану — про народження, шлюб, смерть; установчих документів (статутів, положень, засновницьких договорів тощо);
2) витяг з документа, за яким установлено особу громадянина, в якому відображено всі заповнені сторінки, що стосуються реквізитів поданого документа, його дійсності та мають значення для вчинюваної нотаріальної дії — при посвідченні правочинів, видачі свідоцтв чи оформленні інших документів, примірники яких залишаються у справах нотаріуса;
3) копія (фотокопія) платіжного документа, що підтверджує сплату в передбачених законом випадках податку з доходів громадян та інших обов’язкових платежів (у свою чергу, документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках, повертаються з відповідною відміткою про вчинену нотаріальну дію особам, які здійснили таку оплату, або уповноваженим представникам цих осіб);
4) копії (фотокопії): документів, які підтверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частину, інше нерухоме майно, — якщо посвідчуються договори про заставу (іпотеку), оренду чи найм (позичку) житла, відчуження власником (власниками) частини належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на згадане майно і один із них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договорів про визначення чи зміну розміру часток у спільній частковій власності, а також договорів про порядок володіння та користування майном; державного акта на право власності на земельну ділянку, договору про відчуження земельної ділянки — при посвідченні договору купівлі-продажу, міни, дарування, пожертви, довічного утримання (догляду), ренти, спадкового договору, а також при видачі свідоцтва про право на спадщину на земельну ділянку; сертифікатів про право на земельну частку (пай) — при видачі свідоцтва про право на спадщину; свідоцтв про реєстрацію транс­портних засобів, технічних паспортів на транспортні засоби, інші самохідні машини і механізми — при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право на спадщину;
5) фотокопія довідки або витягу про підтвердження наявності реєстраційного номера облікової картки платника податків за даними Державного реєстру фізичних осіб — платників податків або фотокопія сторінки паспорта з даними про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру; фотокопія довідки або витягу коду платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України — при посвідченні правочинів майнового характеру та у випадку засвідчення справжності підпису на заяві, примірник якої залишається у справах нотаріуса.
Зверніть увагу:

Ганна Ожегова отримати повну версію статті