УПОРЯДКУВАННЯ АРХІВУ НОТАРІУСА (з чого починати???)

УПОРЯДКУВАННЯ АРХІВУ НОТАРІУСА (з чого починати???)
Цей матеріал, сподіваємося, допоможе нотаріусам та їхнім помічникам розібратися в концепції впорядкування нотаріального архіву.
Перш за все зауважимо, що завідуючими державними нотаріальними конторами або приватними нотаріусами щорічно затверджується індивідуальна номенклатура справ, яка узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом і набирає чинності з 1 січня кожного наступного року.
У кожного нотаріуса має бути індивідуальна номенклатура справ. Відповідно до індивідуальної номенклатури справ створюється єдина система формування справ, забезпечується їхній облік, оперативний розшук документів за їхнім змістом і видом, відбір документів до знищення. Питання щодо складання індивідуальної номенклатури справ цілком достатньо було розглянуто у статті: «Складання індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (у запитаннях та відповідях)» (див.: «Мала енциклопедія нотаріуса». – 2006. – № 2. – С. 56–58).
1) Усі нотаріальні документи зберігаються в металевому шафі в теках, у хронологічному порядку за кожний рік. З чого починати, щоб належним чином оформити справи?
По-перше, нагадаємо, що всі нотаріальні документи за строками зберігання поділяються на 3 групи. Це документи: постійного строку зберігання; тривалого (понад 10 років) строку зберігання і тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання.
Від цього і треба виходити, формуючи документи у справи. Документи розкладаються за роками згідно з індексом справи індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, кожна справа окремо в хронологічному порядку.
Щодо строків зберігання, – вони

Ганна КОСЕНКО отримати повну версію статті