УЗАГАЛЬНЕННЯ ПРАКТИКИ З ПИТАНЬ ЗАСТОСУВАННЯ ДЕРЖАВНИМИ ТА ПРИВАТНИМИ НОТАРІУСАМИ ЧИННОГО ЗАКОНОДАВСТВА ПРИ ВЧИНЕННІ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ У 2011 РОЦІ ЩОДО ДОКУМЕНТІВ, ПРИЗНАЧЕНИХ ДЛЯ ВИКОРИСТАННЯ НА ТЕРИТОРІЇ ІНШИХ ДЕРЖАВ

УЗАГАЛЬНЕННЯ ПРАКТИКИ З ПИТАНЬ ЗАСТОСУВАННЯ ДЕРЖАВНИМИ ТА ПРИВАТНИМИ НОТАРІУСАМИ ЧИННОГО ЗАКОНОДАВСТВА ПРИ ВЧИНЕННІ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ У 2011 РОЦІ ЩОДО ДОКУМЕНТІВ, ПРИЗНАЧЕНИХ ДЛЯ ВИКОРИСТАННЯ НА ТЕРИТОРІЇ ІНШИХ ДЕРЖАВ
Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженим Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 395/2011, передбачено, що Міністерство юстиції України здійснює дер¬жавне регулювання нотаріальної діяльності, підготовку нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, надає консульським установам і дипломатичним представницт¬вам допомогу з питань вчинення нотаріальних дій, проставляє апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на призначених для використання на території іноземних держав документах, що оформляються нотаріусами.
Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 4 червня 2002 року № 113.
Конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів, згода на обов’язковість якої надана Законом України від 10 січня 2002 року «Про приєднання України до Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів», набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22 грудня 2003 року.
Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», встановлено, що Міністерство юстиції проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для використання їх за кордоном.
Документи, подані для проставлення апостиля чи підготовки до подальшої консульської легалізації, розглядаються відповідними компетентними органами.
Компетентні органи з’ясовують чи підлягають подані документи проставленню апостиля, подальшій консульській легалізації.
За результатами проведеного аналізу документів, що були подані для проставлення апостиля та здійснення підготовки документів до подальшої консульської легалізації, встановлено наступне.
Відповідно до статті 10 Конституції України державною мовою в Україні є українська мова.
Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР» (стаття 15 Закону України «Про нотаріат» (далі — Закон).
Статтею 48 Закону передбачено, що при посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідченні часу пред’явлення документа на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи.
Нотаріуси викладають текст нотаріального документа чи посвідчувальний напис, яким закінчується документ, або дублюють по¬свідчувальний напис іноземною мовою без будь-якого додаткового засвідчення, що не узгоджується з вказаними статтями Конституції, Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР», Закону України «Про нотаріат» (Вінницька, Волинська, Донецька, Дніпропетровська, Житомирська, Закарпатська, Запорізька, Полтавська, Рівненська, Сумська, Черкаська, Харківська, Херсонська області, м. Київ).
Відповідно до статті 34 Закону тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів. Зразок, опис, порядок витрачання, зберігання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів установлюються Кабінетом Міністрів України.
Нотаріуси міста Києва, Кіровоградської, Львів¬¬ської, Харківської, Черкаської областей вчиняють нотаріальні дії з порушенням вимог пункту 2.3 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 4 листо¬пада 2009 року № 2053/5, яким встановлено, що унесення до Єдиного реєстру відомостей про отримання/витрачання бланків здійс¬нюється Реєстраторами в день отримання/витрачання бланка та у суворій послідовності відповідно до порядкових номерів, та пункту 2.6 Порядку, яким передбачені коди витрачання бланків.
Статтею 313 Цивільного кодексу України перед¬бачено, що фізична особа, яка досягла шістнадцяти років, має право на вільний самостійний виїзд за межі України. Фізична особа, яка не досягла шістнадцяти років, має право на виїзд за межі України лише за згодою батьків (усиновлювачів), піклувальників та в їхньому супроводі або в супро¬воді осіб, які уповноважені ними.
Згідно Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27 січня 1995 року № 57 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 серпня 2010 року № 724) виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, здійснюється за згодою обох батьків (усиновлювачів) (далі — батьки) та в їх супроводі або в супроводі осіб, уповноважених ними, які на момент виїзду з України досягли 18-річного віку.
Виїзд з України громадян, які не досягли 16 річного віку, в супроводі одного з батьків або інших осіб, уповноважених одним з батьків за нотаріально посвідченою згодою, здійсню¬ється за нотаріально посвідченою згодою другого з батьків із зазначенням у ній держави прямування та відповідного часового проміжку пере¬бування у цій державі, якщо другий з батьків відсутній у пункті пропуску.
Виїзд з України громадян, які не досягли 16 річного віку, в супроводі осіб, які уповноважені обома батьками, здійснюється за нотаріально посвідченою згодою обох батьків із зазначенням держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі.
Відповідно до статті 78 Закону нотаріуси, засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові, і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.
Нотаріуси (Вінницька, Дніпропетровська, Донецька, Житомирська, Запорізька, Київська, Луганська, Миколаївська, Одеська, Сумська, Харківська, Херсонська, Чернігівська області, м. Київ) не враховуючи вказані вище вимоги, засвідчують справжність підписів на заявах про виїзд за кордон дітей, які не досягли 16 річного віку.
На порушення пункту 6.14 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила), при вчиненні нотаріальних дій нотаріуси Вінницької, Дніпропетровської, Донецької, Житомирської, Закарпат¬ської, Запорізької, Івано-Франківської, Харківської, Херсонської, Черкаської, Черніве¬цької, Чернігівської областей, міста Києва не додержуються форм по¬свідчувальних написів, зокрема, форми № 64 при засвідченні справжності підпису на документах (заявах, афідевітах тощо).
Крім того, відповідно пунктів 6.16, 6.17 Правил посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, грамотно, без підчисток.
Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа, якщо нотаріальна дія вчинялась на спеціальному бланку нотаріального документа.
У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш із продовженням по¬свідчувального напису скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності. Аркуші повинні бути пронумеровані, кількість їх скріплена підписом нотаріуса і його печаткою.
При засвідченні вірності копій документів нотаріусами міста Києва, Закарпатської, Кіровоградської та Харківської областей не дотримуються вимоги пунктів 6.16, 6.17 Правил.
На документах для дії за кордоном (заяви про сімейний стан, про тимчасовий виїзд дітей за кордон, довіреності тощо) після посвідчувального напису вчиняються службові відмітки, що не передбачено чинним законодавством, так як при засвідченні справжності підпису нотаріус не посвідчує факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблено певною особою, а зміст документа не суперечить законові, не має характеру угод та не містить у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини (Вінницька, Дніпропетровська, Донецька, Луганська, Львівська області та місто Київ).
Документи (листи, фотокартки, квитанції тощо), що додаються до афідевіту, на підтвер¬дження викладених у ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі.
При засвідченні справжності підпису на афідевіті з додатками нотаріуси міста Києва на порушення форми № 68 Додатку 25 до Правил не додають додатки, про які вони зазначали у по¬свідчувальному написі. Крім того, такі додатки додаються не до афідевіту, а після нього (після посвідчувального напису, підпису нотаріуса та печатки).
Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і виписок з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних право¬чинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а найменування юридичних осіб — без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження та ідентифікаційного коду за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах).
Прізвища, імена, по батькові фізичних осіб, їх місце проживання, а у випадках, передбачених законодавством, дата і місце їх наро¬дження, місце роботи, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю із зазначенням ідентифікаційного номера за даними Державного реєстру фізичних осіб — платників податків та інших обов’язкових платежів.
При посвідченні правочинів за участю іноземних громадян зазначаються також їх громадянство, адреса постійного місця проживання, а при посвідченні правочинів за участю іноземних юридичних осіб — місцезнаходження та держава, де зареєстровано юридичну особу.
Текст нотаріально оформлюваного документа (договору, заповіту, довіреності, заяви тощо) повинен бути викладений зрозуміло, чітко, грамотно, не повинен мати підчисток, з дотриманням вимог чинного законодавства (пункти 6.9–6.12 Правил).
Нотаріусами Дніпропетровської, Закарпатської областей та міста Києва не враховуються вимоги вказаних пунктів Правил під час оформ¬лення документів, зокрема заяв.
Відповідно до статті 52 Закону про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій після того, як нотаріус зробить посвідчувальний напис на документі або підпише документ, що ним видається.
Кожна нотаріальна дія реєструється під окре¬мим порядковим номером. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається на документі, що видається нотаріусом, чи в по¬свідчувальному написі.
Пунктом 7.20 Правил передбачено, що при засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однорідних документах кожному документу присвоюється окремий реєстровий номер.
При одночасному вчиненні будь-яких нотаріальних дій з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача та/або засвідчення вірності письмового перекладу документа нотаріусом вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.
Нотаріусами Дніпропетровської, Донецької, Київської, Кіровоградської, Луганської, Полтав¬ської, Тернопільської, Черкаської, Хмельни¬цької областей, міста Києва не враховуються вимоги зазначеної статті Закону та пункту Правил.
Частиною другою статті 207 та статтею 246 Цивільного кодексу України встановлено, що правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це уста¬новчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та скріплюється печаткою.
Нотаріусами Донецької області та міста Києва при посвідченні довіреностей порушуються вимоги вказаних статей Кодексу.
Слід також зазначити, що офіційний документ — це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.
Церква і релігійні організації в Україні від¬ок¬ремлені від держави, а школа — від церкви. Жодна релігія не може бути визнана державою як обов’язкова (стаття 35 Конституції України).
Нотаріуси засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом (стаття 75 Закону України «Про нота¬ріат»).
Нотаріуси Львівської області та міста Києва засвідчують вірність копій документів, які видані церковними установами, що не узгоджується із зазначеними вище вимогами для засвідчення копій документів.
Згідно із статтею 151 Сімейного кодексу України батьки мають переважне право перед іншими особами на особисте виховання дитини. Батьки мають право залучати до виховання дитини інших осіб, передавати її на виховання фізичним та юридичним особам.
Однак, відповідно до статті 155 зазначеного Кодексу здійснення батьками своїх прав та виконання обов’язків мають грунтуватися на повазі до прав дитини та її людської гідності. Батьківські права не можуть здійснюватися всупереч інтересам дитини. Відмова батьків від дитини є неправозгідною, суперечить моральним засадам суспільства. Ухилення батьків від виконання батьківських обов’язків є підставою для покладення на них відповідальності, встановленої законом.
Статтею 164 цього Кодексу передбачені підстави позбавлення батьківських прав.
Нотаріуси Вінницької, Волинської, Дніпро¬петровської, Житомирської, Луганської, Одеської, Черкаської, Харківської, Херсонської областей, міста Києва засвідчують справжність підпису на заявах не враховуючи вимоги вказаних статей Кодексу.
Відповідно до статті 79 Закону нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, якщо він знає відповідні мови. Якщо нотаріус не знає відповідних мов (однієї з них), переклад документа може бути зроблено перекладачем, справжність підпису якого засвідчує нотаріус у порядку, який був уста¬новлений розділом 28 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції Украї¬ни від 3 березня 2004 року № 20/5, чинної на час вчинення нотаріальних дій. При цьому, перекладач поряд з документом, що встановлював його особу, повинен був представити документ, який стверджував його кваліфікацію.
Якщо при вчиненні нотаріальної дії (посвідчення угоди, засвідчення вірності копії та ін.) одночасно вчиняється й переклад на іншу мову, то переклад вміщується поруч з оригіналом угоди, копією тощо на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою таким чином, щоб оригінальний текст розташовувався на лівій стороні, а переклад — на правій. Переклад має бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, і закінчуватися підписами. Під перекладом вміщується підпис перекладача. Посвідчувальний напис викладається під текстами документа і перекладу з нього.
Переклад, розміщений на окремому від оригіналу чи копії аркуші, прикріплюється до нього, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса і його печаткою.
Нотаріуси Миколаївської, Черкаської областей та міста Києва під час вчинення таких нотаріальних дій не враховували вимоги вказаних статті Закону та Інструкції.
Крім того, нотаріуси міста Києва засвідчують справжність підпису перекладача за його відсутності на документі.
Аналіз практики з питань застосування дер¬жавними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав за період з 1 січня по 30 грудня 2011 року, свідчить про те, що головними управліннями юстиції проводиться недостатня робота щодо підвищення кваліфікаційного рівня нотаріусів, не в повній мірі виконуються вимоги статей 2, 33 Закону України «Про нотаріат».
Враховуючи зазначене та з метою запобігання в подальшому можливих порушень, а також належного реагування, вважаємо за доцільне рекомендувати начальникам головних управлінь юстиції:
при проведені перевірок організації нота¬ріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства особливу увагу звертати на належне виконання нотаріусами вимог чинного законодавства, яке регулює особливості вчинення нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав;
постійно проводити інформаційно-роз’яс¬нювальну роботу (семінари, лекції тощо) серед нотаріусів з метою однакового та правильного застосування нотаріусами чинного законодавства України при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав, а також дотримання нотаріусами вимог статей 13 Закону Украї¬ни «Про міжнародне приватне право» та 100 Закону України «Про нотаріат»;
здійснювати належний контроль за зберіганням, обліком спеціальних бланків нота¬ріальних документів і звітності про їх ви¬трачання нотаріусами та вживати відповідні заходи реагування;
державним та приватним нотаріусам по¬стійно підвищувати свій професійний рі¬вень та кваліфікацію для належного виконання ними своїх обов’язків і недопущення випадків порушення чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій.
Узагальнення надіслати начальникам Голов¬них управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі для врахування в роботі, вжиття відповідних заходів та для направлення нотаріусам України.
Директор Департаменту нотаріату,
банкрутства та функціонування
центрального засвідчувального органу К. Л. Чижмарь

Катерина Чижмарь отримати повну версію статті