Спільний лист Міністерства юстиції України № 33-12/45 від 13 січня 2003 р. і Державного комітету архівів України № 01-19 від 9 січня 2003 р.

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
13.01.2003 № 33-12/45 ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
09.01.2003 № 01-19
Начальнику
Головного управління юстиції
Міністерства юстиції України
в Автономній Республіці Крим,
начальникам обласних,
Київського та Севастопольського
міських управлінь юстиції
Директорам Державного архіву
в Автономній Республіці Крим,
державних архівів областей,
міст Києва і Севастополя

У зв’язку з численними запитами, що надходять з місць, та з метою встановлення єдиної практики застосування положень Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2002 р. № 63/5 (далі – Інструкція), та інших нормативно-правових документів з архівної справи в Україні Міністерство юстиції України та Державний комітет архіві України роз’яснює наступне.
Відповідно до п. 2.2.2 Правил роботи архівних підрозділів, органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.01 № 16 (далі – Правила), архівна довідка – це офіційно засвідчений документ, що має юридичну силу та містить повідомлення (підтвердження) про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів. Архівні довідки складаються за встановленою формою на бланках для листів (додаток 30 зазначених Правил).
Якщо архівна довідка в наведених вище випадках складається у разі наявності документа у фондах архіву, але неможливості його видачі, то при формуванні документів нотаріального діловодства архівна довідка складається у разі відсутності документа у фондах архіву. Зазначена довідка складається з метою часткового відтворення відомостей про втрачений документ, які і входять до змісту цієї довідки.
При цьому слід зазначити, що у разі звернення особи за одержанням дубліката документа, який втрачено,

отримати повну версію статті