СКЛАДАННЯ ОПИСІВ СПРАВ (НАРЯДІВ). АКТ ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, НЕ ВНЕСЕНИХ ДО НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

ГАННА ОЖЕГОВА,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
СКЛАДАННЯ ОПИСІВ СПРАВ (НАРЯДІВ). АКТ ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, НЕ ВНЕСЕНИХ ДО НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ
СКЛАДАННЯ ОПИСІВ СПРАВ (НАРЯДІВ)
Порядок складання описів справ (нарядів) регулюється розділом XIII Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (зі змінами та доповненнями) (далі — Правила).
Згідно з чинними Правилами на сьогодні передбачаються такі описи справ:
опис справ постійного зберігання;
опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
опис спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
опис справ з особового складу (кадрових питань).
Щодо опису справ з особового складу (кадро­вих питань), то в Правилах ми бачимо невідповідність назви. В одних випадках цей опис має назву «опис справ з особового складу» (наприклад, додаток 42 до Правил, п. 13.5 Правил), в інших — «опис справ з кадрових питань»: а саме таку назву передбачено розділом 03 «Архів» Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса.
Узагалі Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 32 до Правил, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 20.12.2012 № 1909/5) передбачає окремий індекс на кожний із вищезазначених описів справ, а саме:
03-03 — описи справ постійного зберігання; строк зберігання — постійно, ст. 137-а;
03-04 — описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання; строк зберігання — 3 роки після знищення справ, ст. 137-б;
03-05 — описи спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання; строк зберігання — 3 роки після знищення справ, ст. 137-б;
03-06 — описи справ з кадрових питань; строк зберігання — 3 роки після знищення справ, ст. 137-б.
До речі, кожна з наведених справ має прошиватися в окремий наряд у тверду обкладинку.
Описи справ складаються за встановленими формами. Так, форму опису спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання наведено в додатку 35 до Правил; форму опису справ постійного зберігання — в додатку 40 до Правил; форму опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання — в додатку 41 до Правил; форму опису справ з особового складу (кадрових питань) — в додатку 42 до Правил.
Складання описів справ (нарядів) здійснюється особою, відповідальною за організацію діловодства контори, чи приватним нотаріусом (п. 13.2 Правил). Описи складаються за методичною допомогою державного нотаріального архіву.
Згідно з пунктами 13.2, 13.3 Правил описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік; опис складається з річних розділів. Кожен вид опису справ має валову нумерацію. Опис, кількість заголовків справ у якому досягла за порядковим номером числа 9999, вважається закінченим описом (додаток 43 до Правил), а справи, що створюються в наступні роки, включаються до нового опису, що має наступний номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер. До речі, додаток 43 до Правил — це форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
Опис справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, тобто тих справ, що надалі передаватимуться до державного нотаріального архіву, складається у чотирьох примірниках, а опис справ з особового складу (кадрових питань) — у трьох.
Усі описи справ підлягають

Ганна Ожегова отримати повну версію статті