ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС ДО НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ ПРИВАТНОГО НОТАРІУСА ТА ДЕРЖАВНОЇ НОТАРІАЛЬНОЇ КОНТОРИ НА 2013 РІК

ВАЛЕНТИНА БЕРЕЖНА,
завідуюча Державним нотаріальним архівом Автономної Республіки Крим
ГАННА ОЖЕГОВА,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС ДО НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ ПРИВАТНОГО НОТАРІУСА ТА ДЕРЖАВНОЇ НОТАРІАЛЬНОЇ КОНТОРИ НА 2013 РІК
Згідно з п. 8 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613 (зі змінами і доповненнями), у кінці року індивідуальна номенклатура справ приватного нотаріуса та державної нотаріальної контори (далі — Номенклатура) має закриватися підсумковим записом.
У підсумковому записі зазначаються кількість і категорії фактично заведених у поточному році справ.
Також після закінчення діловодного року заповнюється графа 3 Номенклатури — «Кількість справ (томів, частин)», доповнюється графа 5 Номенклатури — «Примітка». У п’ятій графі робляться відмітки, зокрема, про заведення справ і про перехідні справи.
Слід звернути увагу, що згідно з п. 4 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса відмітка «доки не мине потреба» означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року. Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання «доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів.
Згідно з п. 5 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса строк зберігання «До ліквідації» означає, що документи безстроково зберігаються в державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса, а у разі ліквідації документи підлягають повторній експертизі цінності, і, залежно від її результатів, ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до державних нотаріальних архівів.
На думку авторів, справи зі строком зберігання «До ліквідації», наведені в зразках Номенклатур із заповненим підсумковим записом у цій статті, мають тимчасовий (до 10 років включно) строк зберігання.
Щодо відмітки у графі 5 про заведення справ, то слід вказувати про справи, що не заводились в поточному році, наприклад:
Індекс справи Заголовок справи (наряду) (тому, частини) Кількість справ
(томів,
частин) Строки зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка
1 2 3 4 5
01-15 Документи (акти, квитанції)
про знищення печаток і штампів – 3 роки,
ст. 1025,
ст. 1026 Не заводилась

Щодо відмітки у графі 5 про перехідні справи, то вона робиться в тому випадку, якщо є пере­хідні справи, з посиланням на рік заведення, наприклад:
Індекс справи Заголовок справи (наряду) (тому, частини) Кількість справ
(томів,
частин) Строки зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка
1 2 3 4 5
02-35 Алфавітна книга обліку інших договорів 1 75 років Перехідна.
Перехідна
з 2012 року

При цьому слід звернути увагу, що справа, яка продовжується в діловодстві з попереднього року, не може вважатися незаведеною в поточному році, підсумковий запис за який заповнюється, однак до підсумкового запису така справа не заноситься, оскільки, як зазначено вище, відповідно до п. 8 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса у підсумковому записі зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ.
Наприклад,

Ганна Ожегова отримати повну версію статті