ПОРЯДОК ЗАПОВНЕННЯ ГРАФИ 5 РЕЄСТРУ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ1

АЛЛА ЄРУХ,
приватний нотаріус, член Вищої кваліфікаційної
комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України

ПОРЯДОК ЗАПОВНЕННЯ ГРАФИ 5 РЕЄСТРУ
ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ1
У графі 5 записується зміст оформлюваного документа.
При записах змісту вчиненої нотаріальної дії нотаріуси стикаються з проблемою при тлумаченні вимог Порядку щодо повноти записів до реєстру та недопущення скорочень.
Як випливає з аналізу повного тексту Порядку, беручи до уваги ті приклади здійснення записів, які наводяться в Порядку, та враховуючи мету, з якою записи про вчинені нотаріальні дії вносяться до реєстру, можна дійти висновку про таке:
– записи в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій повинні здійснюватися таким чином, щоб за необхідності можна було без будь-яких труднощів і ускладнень ідентифікувати оформлений документ без перекручень викладених у ньому відомостей;
– недопущення скорочень у записах стосується внесення до реєстру відомостей про осіб, для яких вчинялася нотаріальна дія (чи їх представників), про що прямо зазначено в Порядку (див. пункт 11.1);
– загальноприйняті скорочення (вул.; смт; РУ ГУ МВС; ДАІ), а також скорочення, які без будь-яких ускладнень дають змогу зрозуміти зміст вчинюваної нотаріальної дії/документа, який було подано нотаріусу (р. народж.; видан.; засвідч.; прож.;) можуть вживатися нотаріусами при запису нотаріальної дії.

При засвідченні копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім’я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника — кому адресується заява та її короткий зміст.
Запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей («Засвідчено вірність трьох фотокопій на двох сторінках витягу за № 11/5/4 із судового реєстру, засвідченого 07.07.2007 Земельним судом міста Берлін, Німеччина, про реєстрацію 12.02.2007 у книзі № 2-37 Компанії «Третє тисячоліття», легалізованої Посольством України в Німеччині (Генеральним консульством) 08.08.2007 за № 543»; «Засвідчено вірність фотокопії свідоцтва IV-СВ № 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007 Комарницького М. Д.»; «Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської держнотконтори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д. А. належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень).

Підсумовуючи викладене, з урахуванням зазначених у Порядку вимог та наведених тут (у тому числі в пункті 13.7) прикладів, можна рекомендувати здійснювати записи у графі 5 також таким чином:
– при засвідченні вірності копії (*) документа:
«Засвідчено вірність 3 копій атестату ВА № 29239260, виданого 24.06.2007 р. на ім’я гр. Іваненка Д. П. Снятинською загальноосвітньою школою І–ІІІ ступенів ім. В. Стефаника Івано-Франків-
ської обл.»
або
«3 копії атестату ВА № 29239260, виданого 24.06.2007 р. на ім’я гр. Іваненка Д. П. Снятинською загальноосвітньою школою І–ІІІ ступенів ім. В. Стефаника Івано-Франківської обл.» (**);
«Засвідчено вірність 3 копій на 2 стор. кожна додатка до цього ж атестату, виданого 24.06.2007 р. записаним вище навчальним закладом»;
«Засвідчено вірність копії свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи АОО № 097654, видан. на ім’я Товариства з обмеженою відповідальністю «Троянда» Шевченківською районною у місті Києві держадміністрацією, дата реєстрації у ЄДР — 12.06.2007 р., номер запису про реєстрацію — 123456700054.»;
– при засвідченні вірності копії додатка без засвідчення основного документа:
«Засвідчено вірність 3 копій на 2 стор. кожна додатка до атестату ВА № 29239260, виданого 24.06.2007 р. на ім’я гр. Іваненка Д. П. Снятинською загальноосвітньою школою І–ІІІ ступенів ім. В. Стефаника Івано-Франківської обл.; атестат мною оглянуто»;
– при засвідченні вірності копії з копії документа:
«Засвідчено вірність копії на 3 стор. з копії рішення Шевченківського районного суду м. Києва за позовом Іваненко Р. Т. до Петренка Ю. Р., що вступило в силу з 12.12.2007 р., справа 2-123/2007, засвідченої зазначеним судом 25.05.2008 р»;
– при засвідченні справжності підпису на заяві:
«Засвідчено справжність його підпису на заяві до Посольства Словенської Республіки та уповноважених органів у межах України про згоду на виїзд на оздоровлення до Словенії малолітньої дочки Мартиненко Оксани Василівни, 20.05.2006 р. нар. у супроводі її матері Мартиненко Валентини Данилівни, котра забезпечить повернення дитини до України»;
– при засвідченні справжності підпису перекладача:
«Засвідчено справжність її підпису на перекладі з української мови на німецьку мову довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу Веселкою Л. Т. 12.03.2008 р. за р. № 234, бланк нотаріальних документів ВКА № 00123; ідентифікаційний номер перевірки бланка — 12345678 від (дата вчинення нотаріальної дії щодо засвідчення справжності підпису перекладача), 12:34:55» (***).
(*) Останнім часом нотаріуси почали стикатися з надуманою, на думку автора, проблемою, а саме: чи є поняття «копія» та «фотокопія» ідентичними при здійснені запису про вчинену нотаріальну дію.
Убачається, що на це питання слід відповісти ствердно, проте у ст. 34 Закону України «Про нотаріат» зазначається, що нотаріус засвідчує вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них.
З урахуванням викладеного, не дивлячись на те, що поняття «фотокопія» — не що інше, як конкретизація способу відображення тексту, нотаріус при реєстрації нотаріальної дії в реєстрі має зазначати саме той різновид копіювання, який фактично подано для вчинення нотаріальної дії.
(**) Аналізуючи зміст Порядку, у тому числі наведені по тексту зразки записів про вчинені нотаріальні дії (зокрема, зазначене в пункті 13.5 Порядку), можна дійти висновку про можливість здійснення запису або із зазначенням вчиненої нотаріусом дії (засвідчено, посвідчено, видано), або із зазначенням лише назви оформленого документа (копія, вірність копії, справжність підпису).
(***) Відповідно до вимог пункту 22-1 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подається для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів у порядку, передбаченому Положенням про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів. На примірнику документа або його копії, що залишається у справах державної нотаріальної контори чи в приватного нотаріуса, робиться відмітка про перевірку справжності спеціального бланка нотаріального документа за даними Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів з обов’язковим зазначенням часу, дати та ідентифікаційного номера перевірки.
Дата та ідентифікаційний номер перевірки також записуються нотаріусом у графі 5 реєстру для реєстрації нотаріальних дій.
{Пункт 22-1 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1062/5 від 15.06.2009}
{Інструкцію доповнено пунктом 22-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 110/5 від 28.12.2006 }
Оскільки перелік оформлених нотаріусом документів, примірники яких зберігаються в справах у нотаріуса (посвідченого правочину, виданого документа) прямо передбачені законодавством про нотаріат, і зберігання примірника нотаріально засвідченої копії документа до цього переліку не входить, постає питання про місце розміщення відмітки щодо перевірки чинності спецбланку.
Автор вважає необґрунтованим на законі та таким, що не відповідає суті нотаріального процесу та логіці нотаріальної діяльності запровадження практики формування окремої справи, де б зберігалися примірники нотаріально засвідчених копій документів з метою проставляння на них відмітки про здійснення перевірки бланка нотаріальних документів. З урахуванням вимог наведеного вище пункту 22-1 Інструкції таку відмітку можна зробити в реєстрі дій при здійсненні запису відповідної нотаріальної дії. Останнє є логічним з огляду на те, що реєстр для реєстрації нотаріальних дій підлягає постійному зберіганню. Отже, викладена в ньому інформація буде доступною протягом невизначеного часу (а значить — більш вагомою).

Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостилю, у реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостилю, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостилю та реєстраційний номер (*).

Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій щодо вчинення нотаріальної дії відносно такого документа може мати такий вигляд:

Алла ЄРУХ отримати повну версію статті