ПИТАННЯ ЗАСВІДЧЕННЯ ВІРНОСТІ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ І ВИПИСОК З НИХ. ЗАСВІДЧЕННЯ СПРАВЖНОСТІ ПІДПИСУ НА ДОКУМЕНТАХ

ЮРІЙ КОЗЬЯКОВ,
приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу, член Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату Міністерства юстиції України
ПИТАННЯ ЗАСВІДЧЕННЯ ВІРНОСТІ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ І ВИПИСОК З НИХ. ЗАСВІДЧЕННЯ СПРАВЖНОСТІ ПІДПИСУ НА ДОКУМЕНТАХ
В силу своєї професійної діяльності нотаріусам майже щодня доводиться стикатися з досить великим обсягом різноманітних документів, особливо якщо йдеться про засвідчення вірності їх копій і виписок з них. Адже досі цей вид нотаріальних дій залишається одним з найпоширеніших. Здавалося б проста, на перший погляд, дія разом з тим вимагає від нотаріуса особливої уваги, значної відповідальності і розумної обережності. При засвідченні вірності копій документів обов’язок нотаріуса, власне, полягає в тому, щоб не допустити копіювання, а звідси — поширення виданих або оформлених з порушенням вимог чинного законодавства документів. Саме задля цього нотаріус і повинен бути обізнаним щодо порядку оформлення та видачі документів, вірність копій яких він має засвідчувати.
Як правило, вимоги щодо оформлення та порядку видачі конкретного документа передбачені відповідним нормативно-правовим актом. Разом з тим знайти такий акт, особливо що був чинний за радянського періоду, стає дедалі складніше. Між тим в обігу продовжує перебувати значна кількість документів того часу (свідоцтва про народження, про укладення шлюбу тощо, дипломи про закінчення навчальних закладів та інші). Спробуємо дати відповіді чи принаймні висловити свою точку зору щодо деяких питань, які виникають при засвідченні вірності копій документів і виписок з них, а також при засвідченні справжності підпису на документах, та звернути увагу нотаріусів на певні особливості вчинення цих нотаріальних дій.
За яких умов нотаріус вправі засвідчувати вірність копій документів?
Насамперед йдеться про умови, передбачені ч. 1 ст. 75 Закону України «Про нотаріат». Вчинення зазначеної нотаріальної дії є можливим, якщо поданий нотаріусу для засвідчення вірності копії документ не суперечить вимогам закону. Під документами, що суперечать закону, деякі автори розуміють документи з протизаконним змістом (фіктивний правочин, договір купівлі-продажу вкраденого майна тощо) або такі, що не відповідають встановленим до них вимогам (наприклад, документ містить відомості, що не підлягають розголошенню в силу їх таємності, прямої заборони до розголошення, порочать честь і гідність громадянина, ділову репутацію організації) . Говорячи про документи, що порочать гідність та честь фізичної особи, а також ділову репутацію фізичної та юридичної особи, варто мати на увазі, що чинне законодавство не містить визначення таких понять, як гідність та честь фізичної особи, а також ділова репутація фізичної та юридичної особи, оскільки вони є морально-етичними категоріями й одночасно особистими немайновими благами (ст. 201 ЦК). Тому видається, що без витребування додаткових відомостей нотаріусу важко буде зробити висновок про наявність в поданих йому документах відомостей, які могли б порочити гідність та честь фізичної особи, а також ділову репутацію фізичної та юридичної особи. В цьому випадку вчинення нотаріальної дії може бути відкладено з дотриманням вимог ст. 42 Закону України «Про нотаріат». Разом з тим, якщо поданий нотаріусу документ (наприклад, характеристика), викладений в явно принизливій чи непристойній формі, в засвідченні вірності копії з нього, безумовно, має бути відмовлено.
На нашу думку, такими, що суперечать закону, можна вважати також документи, видані підприємствами, установами та організаціями з перевищенням їх компетенції; підроблені документи; документи, що не відповідають встановленим вимогам щодо їх виготовлення, заповнення, форми та змісту тощо. Наприклад, довіреність на укладення договору дарування, в якій не встановлено імені обдарованого, є нікчемною, тобто такою, що не відповідає вимогам щодо її змісту.
Іншою умовою є те, що поданий нотаріусу документ повинен мати юридичне значення, тобто породжувати певні юридичні наслідки. Наприклад, від документа залежить або залежало виникнення, зміна чи припинення особистих майнових або інших прав та обов’язків.
Слід мати на увазі, що юридичне значення мають практично всі документи, які стосуються прав і інтересів як фізичних, так і юридичних осіб, навіть за умови спливу терміну їх дії. Виходячи з аналізу ст. 75 Закону України «Про нотаріат» не є документами, а відтак не мають юридичного значення енциклопедії та енциклопедичні словники, періодичні збірники, збірники наукових праць, книги, брошури, газети, журнали тощо, навіть у випадках, коли в них йдеться про певні події, певну особу чи про певні факти з її біографії, підтвердити які документально з тих чи інших причин неможливо.
Не мають також юридичного значення документи, що видаються на підтвердження релігійного обряду хрещення, шлюбу та ін. Так, в ч. 3 ст. 21 СК України з приводу релігійного шлюбу зазначається, що релігійний обряд шлюбу не є підставою для виникнення у жінки та чоловіка прав та обов’язків подружжя, крім випадків, коли релігійний обряд шлюбу відбувся до створення або відновлення державної реєстрації актів цивільного стану.
І остання умова: нотаріус може вчиняти нотаріальну дію тільки в тому випадку, якщо засвідчення вірності копії поданого йому документа прямо не заборонено законом.
За винятком загальних підстав для відмови у вчиненні нотаріальних дій, Закон України «Про нотаріат» жодного конкретного випадку заборони нотаріального засвідчення вірності копій документів не містить. Втім, прямих чи опосередкованих підстав для відмови у вчиненні нотаріальної дії, передбачених іншими нормативно-правовими актами, загалом є чимало. Приміром, окремі ситуації, коли засвідчення вірності копій документів унеможливлюється, наводяться в п.п. 3.4 п. 3 гл. 7 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 (далі — Порядок).
Нотаріуси також не приймають для засвідчення вірності копій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем (п. 1 гл. 8 розділу І Порядку).
Якщо в документах, що подаються для засвідчення вірності їх копій, є дописки, закреслені слова чи інші виправлення, то яким чином вони повинні бути зроблені, щоб нотаріус на законних підставах міг прийняти такий документ?
Під виправленням слід розуміти внесення в документ даних, які первісно в ньому були відсутні, чи виключення з нього даних, які мали місце.
За загальним правилом (п. 2 гл. 8 розділу І Порядку) дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене.
При цьому нотаріус має також враховувати існуючі особливості щодо внесення виправлень у ті чи інші документи. Так, наприклад, у п. 4.5 Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406, передбачено, що виправлення в тексті листка непрацездатності підтверджуються записом «Виправленому вірити», підписом лікуючого лікаря та печаткою закладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності». На бланку листка непрацездатності дозволяється не більше двох виправлень.
У деяких випадках внесення будь-яких виправлень (навіть застережених), додаткових записів до документів загалом виключається. Такі обмеження поширюються на паспорт громадянина України (див. п. 2.1 Порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України від 13.04.2012 № 320), свідоцтва, що видаються на підставі вчинених актових записів (див. п. 4 Правил заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 01.12.2003 № 148/5), документи про освіту, що видаються випускникам (вихованцям) навчальних закладів системи загальної середньої освіти (свідоцтво, атестат з відповідними додатками до них) (див. п. 5.24 Інструкції про переведення та випуск учнів (вихованців) навчальних закладів системи загальної середньої освіти, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 14.04.2008 № 319), складські документи на зерно, а саме на складську квитанцію, просте та подвійне складське свідоцтво (див. підпункти 1.1, 1.18 Положення про обіг складських документів на зерно, затвердженого наказом Міністерства аграрної політики України від 27.06.2003 № 198), страхове свідоцтво (див. п. 7 Порядку видачі свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2000 № 1306), державний акт на право власності на земельну ділянку і право постійного користування земельною ділянкою (див. п. 4.1 Інструкції про заповнення бланків державних актів на право власності на земельну ділянку і на право постійного користування земельною ділянкою, затвердженої наказом Державного комітету України із земельних ресурсів від 22.06.2009 № 325) тощо.
Чи передбачає законодавство будь-які винятки щодо місця засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них?
Як зазначено в ст. 41 Закону України «Про нотаріат», нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом, за винятком випадків, передбачених статтями 9, 55, 60, 65, 66, 70–73, 85, 93 і 103 цього Закону, та інших випадків, передбачених законодавством України. Прикладом таких «інших» передбачених законодавством випадків, що стосуються певного місця засвідчення вірності копій документів, є, зокрема, норми, закріплені в п. 16 та п. 37 Порядку ведення Державного суднового реєстру України і Суднової книги України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.1997 № 1069, а саме: копії документів, що подаються для реєстрації судна, повинні бути засвідчені нотаріусом за місцем реєстрації судна.
Що мається на увазі у п. 3.4 гл. 7 розділу ІІ Порядку, коли йдеться про недопустимість засвідчення вірності копій документів, на підставі яких відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо)? Про які саме установи, що видають оригінали документів, і про які оригінали документів йдеться?
Норма, що забороняла засвідчувати вірність копій документів, на підставі яких відповідні установи видають оригінал документа, вперше з’явилася в п. 255 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004 № 20/5. Проте так і залишилося незрозумілим, що було покладено в основу такої заборони. До речі, в нормативно-правових актах, які діяли раніше і регулювали порядок засвідчення вірності копій документів, аналогічних норм не було.
Втім, все ж таки, про які документи та установи йдеться? З огляду на згадувані в тексті п. 3.4 гл. 7 розділу ІІ Порядку довідки про народження дитини та довідки про смерть можна припустити, що такими «установами» (звісно, не в розумінні ч. 3 ст. 83 ЦК України) є відділи державної реєстрації актів цивільного стану та виконавчі органи сільських, селищних і міських рад, які на підставі довідок видають відповідні свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану.
Розглядаючи це питання, не можна не звернутися до Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5 (у редакції наказу від 24.12.2010 № 3307/5), адже саме в них міститься перелік документів, які є підставою для проведення державної реєстрації актів цивільного стану, зокрема для проведення державної реєстрації народження та смерті. Так, до зазначених документів віднесено:
а) медичне свідоцтво про народження (форма № 103/о), форма якого затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України від 08.08.2006 № 545 «Про впорядкування ведення медичної документації, яка засвідчує випадки народження і смерті», що видається закладами охорони здоров’я незалежно від підпорядкування та форми власності, де приймаються пологи;
б) медичне свідоцтво про народження, медична довідка про перебування дитини під на­глядом лікувального закладу (форма № 103-1/о), форма якого затверджена тим самим наказом Міністерства охорони здоров’я України. Медична довідка про перебування дитини під наглядом лікувального закладу заповнюється лікарем, під наглядом якого перебуває новонароджений, і засвідчується підписом керівника закладу охорони здоров’я та круглою печаткою закладу;
в) акт, складений відповідними посадовими особами (капітаном судна, командиром, начальником потяга тощо) за участю двох свідків і лікаря або фельдшера (якщо лікар або фельдшер були на транспортному засобі), у випадку народження дитини на морському, річковому, повітряному судні, у потязі або в іншому транспортному засобі. У разі відсутності лікаря або фельдшера державна реєстрація народження проводиться на підставі вказаного акта та медичної довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу;
г) лікарське свідоцтво про перинатальну смерть (форма № 106-2/о), форма якого затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України від 08.08.2006 № 545.
Звернімо увагу на те, що інших довідок, крім медичної довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу, Правила державної реєстрації актів цивільного стану не передбачають.
Водночас підставами для державної реєстрації смерті є:

Юрій КОЗЬЯКОВ отримати повну версію статті