ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ДІЇ ЗА КОРДОНОМ ТА ДЕЯКІ ОСОБЛИВОСТІ ВЧИНЕННЯ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ ЗА УЧАСТЮ ІНОЗЕМНИХ ОСІБ, ОСІБ БЕЗ ГРОМАДЯНСТВА

ГАННА ОЖЕГОВА,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ДІЇ ЗА КОРДОНОМ ТА ДЕЯКІ ОСОБЛИВОСТІ ВЧИНЕННЯ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ ЗА УЧАСТЮ ІНОЗЕМНИХ ОСІБ, ОСІБ БЕЗ ГРОМАДЯНСТВА
Розвиток міжнародних зв’язків є важливою умовою побудови в Україні правової, соціально орієнтованої держави. На сьогодні все більшого значення набувають правові аспекти врегулювання цивільно-правових і сімейно-правових відносин між громадянами різних країн. Оскільки останнім часом збільшилася кількість змішаних шлюбів між громадянами нашої країни та інших держав, розвиваються професійні та ділові зв’язки вітчизняних підприємств з іноземними фізичними та юридичними особами, все частіше виникає потреба в оформленні різного роду документів, у тому числі і нотаріальних, для подання до іноземних установ. Потреба в оформленні документів для дії за кордоном також виникає і в іноземців та осіб без громадянства, які постійно чи тимчасово мешкають в Україні.
Слід мати на увазі, що нотаріальне оформлення документів для дії за кордоном проводиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися. Така вимога ґрунтується на ст. 98 Закону України «Про нотаріат», згідно з якою нотаріуси застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України. Тобто існують дві умови оформлення документів:
по-перше, документи оформляються з урахуванням законодавства іноземної держави;
по-друге, законодавство іноземної держави не повинно суперечити законодавству України.
Коли нотаріус вчиняє нотаріальну дію, що стосується інтересів іноземних осіб, то він, насамперед, повинен упевнитись в наявності міжнародного договору про правову допомогу з його країною і що в цьому договорі немає інших правил вчинення нотаріальних дій, ніж ті, які передбачені українським законодавством. У разі розбіжностей застосовуються правила міжнародного договору (ст. 3 Закону України «Про міжнародне приватне право»).
Нотаріуси під час посвідчення документів для дії за кордоном, розгляду справ з охорони та захисту прав суб’єктів цивільних відносин з іноземним елементом зобов’язані не лише знати норми міжнародного права, ратифіковані Україною, а й вміти правильно застосовувати норми іноземного права, оскільки від вирішення цих питань залежать реальний захист і охорона прав іноземних суб’єктів в Україні та її громадян. Отже, якщо колізійна норма міжнародного права, яку ратифікувала Україна, зобов’язує застосовувати норму іноземного права, то відмова від цього без законних підстав порушуватиме обов’язки, взяті Україною згідно з міжнародними угодами.
Звісно, що для успішного вирішення цих питань є, перш за все, взаємодія і координація зусиль відповідних компетентних установ, зокрема, Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України, а також фахівців із права — вчених, нотаріусів, консулів, адвокатів.
Перед оформленням документів для дії за кордоном нотаріусам необхідно встановити зміст норм іноземного права згідно з офіційним їхнім тлумаченням та практикою їхнього застосування у відповідній іноземній державі і впевнитися в тому, що ці норми не суперечать українському законодавству. Крім того, нотаріусу слід пам’ятати положення ст. 8 Закону України «Про міжнародне приватне право», де передбачено, що особи, які беруть участь у справі, самі мають право подавати документи, які підтверджують зміст норми права іноземної держави, на які вони посилаються в обґрунтуванні своїх вимог або заперечень, іншим чином сприяти у встановленні змісту цих норм, і що з метою встановлення змісту норми права іноземної держави можна звертатися до Міністерства юстиції України чи інших компетентних органів та установ в Україні чи за кордоном або залучати експертів. У разі якщо незважаючи на вжиті для цього заходи зміст норми права іноземної держави в розумні строки не встановлений, застосовується право України.
До проблеми правового регулювання порядку оформлення та видачі документів для дії за кордоном у незалежній Україні в різні роки підходили по-різному. Спочатку державні нотаріуси, які на той час мали виняткове право на нотаріальне оформлення документів для дії за кордоном, ще за звичкою шукали відповіді в такому документі, як Інструктивні вказівки Мін’юсту СРСР від 04.05.1984 «Щодо нотаріального оформлення від імені радянських громадян, підприємств, установ та організацій документів, призначених для дії за кордоном». З часом Міністерство юстиції розробляє і публікує в Збірнику «Міністерство юстиції роз’яснює» № 1 за 1998 рік Роз’яснення щодо нотаріального оформлення від імені громадян, підприємств, установ та організацій України документів, призначених для дії за кордоном, що, безперечно, позитивно вплинуло на роботу нотаріусів.
На сьогодні питання вчинення нотаріальних дій нотаріусами України для дії за кордоном регламентуються ст. 9 Конституції України, Законом України «Про міжнародне приватне право», Законом України «Про нотаріат», Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, постановою Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.2009 № 61, а також відповідними роз’ясненнями Міністерства юстиції України тощо.
Однак при оформленні документів для дії за кордоном, незважаючи на достатнє, на перший погляд, законодавче регулювання, допускаються деякі помилки та недоліки. Аналіз практики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав, який здійснений Міністерством юстиції України, свідчить про такі найбільш типові помилки та недоліки:
• не дотримуються форми посвідчувальних написів, у тому числі при засвідченні справжності підпису на афідевіті з додатками, де не зазначаються у посвідчувальному написі додатки, які додані до афідевіту;
• документ оформлено без дотримання вимог ст. 15 Закону України «Про нотаріат»;
• на документі для дії за кордоном вчиняються службові відмітки, що не допускається;
• засвідчуються копії документів, викладених на двох і більше аркушах, що не були прошиті у спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності;
• не дотримується культура оформлення документа для дії за кордоном, наприклад, якість копії не дозволяє повністю прочитати текст документа та/або посвідчувального напису;
• український текст документа викладено на правій стороні аркуша, а його переклад — на лівій, в той час коли відповідно до вимог чинного законодавства має бути навпаки;
• засвідчення справжності підпису на заяві про відмову батьків від дитини, що є неправозгідною та суперечить моральним засадам суспільства;
• при засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється один реєстровий номер, а не кількість реєстрових номерів, що відповідає кількості осіб, справжність підписів яких засвідчується;
• при засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однорідних документах проставляється один і той самий реєстровий номер на кожному з документів, коли кожному документу повинен бути присвоєний окремий реєстро­вий номер;
• при одночасному вчиненні нотаріальної дії з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача та/або засвідченням вірності письмового перекладу документа проставляється один реєстровий номер, в той час як вчиняються дві нотаріальні дії, і кожній з них повинен бути присвоєний окремий реєстровий номер тощо.
Обов’язковим при вчиненні нотаріальних дій є виконання положень ст. 47 Закону України «Про нотаріат» щодо оформлення документів. Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані і скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб та їх податкові номери — без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, їх місце проживання та реєстраційні номери облікової картки платника податків за даними Державного реєстру фізичних осіб — платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, — із зазначенням дати їх народження.
Для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.

Ганна Ожегова отримати повну версію статті