ОСОБЛИВОСТІ ФОРМУВАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ (НАРЯДІВ)

ГАННА ОЖЕГОВА,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
ОСОБЛИВОСТІ ФОРМУВАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ (НАРЯДІВ)
Оформлення справи (наряду), кількість аркушів в якій перевищує 250;
зміни у складі документів справи;
долучення документів до спадкової справи у разі надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину.
ОФОРМЛЕННЯ СПРАВИ (НАРЯДУ), КІЛЬКІСТЬ АРКУШІВ В ЯКІЙ ПЕРЕВИЩУЄ 250
На практиці часто-густо виникає питання щодо оформлення справи (наряду), кількість аркушів в якій перевищує 250, адже згідно з п. 10.2 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613 (зі змінами) (далі — Правила), справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи (частини).
Більш того, питання щодо розділу справи на томи (частини) може виникнути вже тоді, коли затверджені відповідні описи справ постійного або тривалого (понад 10 років) зберігання.
Той, хто стикався з такою проблемою, підшиває справи з кількістю аркушів меншою ніж 250 (наприклад, 210 або 220) аркушів, залишаючи таким чином можливість внесення додаткових документів до справи в майбутньому.
Слід зауважити, що частинами тому можуть бути тільки ті справи (наряди), які містять в собі документи щодо, наприклад, одного іпотечного договору, однієї спадкової справи та перевищують кількість 250 аркушів. У цьому випадку томи формуються таким чином.
Том 1. 08 січня – 24 березня 2013 року (230 + 1 арк.);
Том 2. Частина 1. 25 березня – 25 березня 2013 року (210 + 1 арк.);
Том 2. Частина 2 (190 арк.);
Том 3. 26 березня – 18 квітня 2013 року (200 + 1 арк.).
Розглянемо, як на практиці оформляються частини тому:
1) кожна частина тому окремо нумерується (тобто нумерація починається з одиниці);
2) внутрішній опис до тому (справи), що складається з кількох частин, робиться в одному примірнику та розміщується на початку першої частини тому. Кількість аркушів, зазначена у графі внутрішнього опису, має відповідати кількості аркушів цієї першої частини тому, оскільки справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів.
В індивідуальній номенклатурі справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, в відповідних описах справ том (справа), що складається з кількох частин, рахується як справа (наряд) в цілому, тобто як одна одиниця. При цьому в описах справ томові (справі), що складається з кількох частин, присвоюється один порядковий номер, але кожна частина тому заноситься до опису.
Проблематичним залишається питання щодо розділу справи на томи у результаті долучення документів, коли затверджені відповідні описи справ постійного або тривалого (понад 10 років) зберігання, оскільки в цьому випадку у нас зміниться кількість справ, зазначених в описі. В нормативно-правових актах не прописано порядок вирішення цього питання, однак у формі описів справ передбачена можливість присвоювати літерні номери справам. У будь-якому випадку додавати справи до вже затвердженого опису справ треба під методичним керівництвом відповідного державного нотаріального архіву.
ЗМІНИ У СКЛАДІ ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ
Правила ведення нотаріального діловодства називають такі зміни у складі документів справи: включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо. Зміни у складі документів справи відображаються у графі «Примітки» з посиланням на відповідні виправдні документи (п.п. 12.2.4 Правил).
Розглянемо деякі випадки зміни складу документів справи:

Ганна Ожегова отримати повну версію статті