Міністру юстиції України Петренку П.Д. ПРОПОЗИЦІЇ­ЗВЕРНЕННЯ щодо вжиття невідкладних заходів з метою збереження архіву нотаріуса, який здійснює нотаріальну діяльність в проблемних регіонах (в зоні АТО або на тимчасово окупованій території)

ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ
«АСОЦІАЦІЯ НОТАРІУСІВ
МІСТА ХАРКОВА ТА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ»
61002, м. Харків, вул. Ольмінського, буд. 6
код ЄДРПОУ 24275948, п/р. 2600800119855
в АТ «РЕГІОН­БАНК» у м. Харкові, МФО 351254
(057) 714­27­90, (057) 714­27­89, 067 572 16 15
«27» червня 2014 р. № 24
Міністру юстиції України Петренку П.Д.
ПРОПОЗИЦІЇ­ЗВЕРНЕННЯ
щодо вжиття невідкладних заходів з метою збереження архіву нотаріуса, який здійснює нотаріальну діяльність в проблемних регіонах (в зоні АТО або на тимчасово окупованій території)
Виходячи з чинних законодавчих і нормативно­правових актів, зокрема ст. 14 Закону України «Про нотаріат» «Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.
Приватний нотаріус зобов’язаний забезпечити зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.
У разі припинення приватної нотаріальної діяльності документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса передаються ним до відповідного державного нотаріального архіву в порядку, встановленому законодавством».
І. ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА
1. За визначенням ЗУ «Про нотаріат» документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса:
1.1. є власністю держави;
1.2. перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса виключно під час та у зв’язку із здійсненням нотаріальної діяльності;
1.3. зобов’язання забезпечити його зберігання розповсюджуються виключно на строк здійснення приватним нотаріусом нотаріальної діяльності, а саме: до припинення нотаріальної діяльності або до виникнення ситуації, при якій фізично неможливо здійснювати таку діяльність і зберігати архів;
1.4. у разі припинення нотаріальної діяльності просто передають (про обов’язок мови немає) до державного нотаріального архіву в порядку, встановленому законодавством.
2. Реєстрація приватної нотаріальної діяльності у відповідності до вимог ст. 24 ЗУ «Про нотаріат» проводиться на підставі заяви особи, яка має свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю, та акта про сертифікацію про відповідність робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановленим цим Законом умовам.
До заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності додаються:
свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його засвідчена копія;
документ, що підтверджує право власності або право оренди на приміщення для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи договір про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення, та його засвідчена копія;
дві фотокартки розміром 3х4 см;
паспорт громадянина України, який подається особисто.
Реєстраційне посвідчення видається у семиденний строк після подання заяви, і головне, що відмова у реєстрації можлива тільки якщо подані документи не відповідають установленим вимогам, а також з підстав, передбачених п. 8­1 ч. 1 ст. 30 цього Закону.
Реєстрацію приватної нотаріальної діяльності додатково регулює «Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності та заміщення приватного нотаріуса», затверджене наказом МЮ України 22.03.2011 за № 371/5, згідно з яким реєстраційне посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності видається управлінням юстиції у семиденний строк після подання заяви.
Реєстраційне посвідчення є підставою для виготовлення печатки, відкриття поточних, інших рахунків у банках, встановлення графіку часу прийому громадян тощо, тобто є підставою для громадянина, який отримав таке посвідчення, дотримуватися усіх обов’язків, котрі пов’язані з діяльністю нотаріуса.
Таким чином, процедура та термін передачі на зберігання архіву щодо попередньої реєстрації в зоні АТО або на тимчасово окупованій території не є підставою для відмови у реєстрації приватної нотаріальної діяльності в інших областях України, а є нагальною необхідністю держави терміново вирішити це питання!
Жодних додаткових вимог для реєстрації (в тому числі і для так званої перереєстрації) законом не встановлено.
3. Печатка приватного нотаріуса виготовляється та знищується у порядку, встановленому Міністерством юстиції України (ст. 26 ЗУ «Про нотаріат»).
Процедура знищення печатки приватного нотаріуса визначена «Порядком виготовлення та знищення печатки приватного нотаріуса», затвердженим наказом МЮ України 24.12.2012 за № 1924/5.
Згідно з цим порядком є два варіанти визнання події щодо знищення печатки приватного нотаріуса.
3.1. Загальний (п. 2.4 розділу ІІ «Порядку виготовлення печатки»):
«2.4. У разі пошкодження або знищення Печатки приватний нотаріус негайно подає заяву про цей факт до головного управління юстиції, яке робить запис про це в реєстраційній справі нотаріуса…».
3.2. Спеціальний (п. 3.2 розділу ІІІ «Порядку знищення печатки»)
«3.2. Особа, нотаріальна діяльність якої припинена, зобов’язана протягом одного місяця з дня отримання копії наказу передати до головного управління юстиції Печатку, про що складається відповідний акт про прийняття Печатки, який зберігається в реєстраційній справі нотаріуса».
Печатка підлягає знищенню комісією в день її вилучення, і при цьому особиста участь нотаріуса не передбачена.
При знищенні складається акт, який підписується головою Комісії та її членами.
4. За змістом ст. 27 ЗУ «Про нотаріат» встановлена відповідальність виключно особи в статусі приватного нотаріуса і виключно за шкоду, заподіяну особі внаслідок незаконних дій або недбалості знов таки приватного нотаріуса.
Окрім цього, ст. 28 Закону чітко визначає, що приватний нотаріус не несе відповідальності по зобов’язаннях держави.
5. Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 30 ЗУ «Про нотаріат» подання приватним нотаріусом письмової заяви про припинення нотаріальної діяльності є безумовною підставою припинення його нотаріальної діяльності.
Таке припинення здійснюється шляхом видання наказу про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Головним управлінням юстиції МЮ України, копію якого воно зобов’язане негайно передати приватному нотаріусу.
Діяльність приватного нотаріуса вважається припиненою з моменту отримання копії наказу про припинення його нотаріальної діяльності.
З цього моменту виникають стосунки держави, в особі її виконавчих органів, не з нотаріусом, а виключно з громадянином, який не має відношення до нотаріату і не несе обов’язків, які покладаються на нотаріуса, бо конкретного приватного нотаріуса юридично і фактично не існує (не діє).
Внаслідок чого саме з цього моменту у особи, нотаріальна діяльність якої припинена, виникає просте зобов’язання протягом одного місяця з дня одержання копії наказу просто передати до відповідного державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Додатково цей строк може бути продовжено, але лише один раз і не більше ніж на місяць.
Численні зміни в законодавстві, з метою нібито реформування нотаріату, призвели до того, що нормативні акти видавалися виключно з метою обмежити саме приватного нотаріуса в незалежності як у професійній діяльності, так і у встановленні обов’язків, які суперечать і Закону, і Конституції України. Закон України «Про нотаріат» передбачає права і обов’язки НОТАРІУСІВ, а не громадян, які перестали бути нотаріусами. Адже відповідно до Конституції України громадяни не можуть бути зобов’язані здійснювати те, що не передбачено законом.
Звертаю увагу на те, що жодних додаткових вимог до стану архіву, його впорядкування (яким чином і в якому вигляді) в ЗУ «Про нотаріат» немає, і це логічно, бо усі підзаконні акти з цього питання знов­таки розповсюджуються виключно на діючого приватного нотаріуса.
За загальною логікою і ЗУ «Про нотаріат» має виключення, в якому йдеться про те, що у разі неможливості приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов’язок покладається на відповідне Головне управління юстиції Міністерства юстиції України, яке в разі необхідності залучає до цього представників органів внутрішніх справ.
Передача архіву нотаріуса додатково регулюється «Правилами ведення нотаріального діловодства», затвердженими наказом МЮ України від 22.12.2010 року за № 3253/5. Частина 2 підпункту 4.11 пункту 4 розділу ІV доповнює: «У цьому випадку передачу документів до державного нотаріального архіву проводить експертна комісія (далі — ЕК) відповідного управління юстиції у складі не менше трьох осіб».
Передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акта вилучення справ приватного нотаріуса (додаток 46) проводить комісія відповідного управління юстиції у випадках, визначених у п. 4.11 цих Правил.
Знаходження робочого місця (контори) приватного нотаріуса на тимчасово окупованій території або в зоні АТО в разі припинення приватної нотаріальної діяльності за визначенням автоматично покладає на відповідне Головне управління юстиції МЮ України обов’язок здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до нотаріального архіву.
Припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса означає припинення дії реєстраційного посвідчення (ст. 30 ЗУ «Про нотаріат»).
Підсумок
1. В зоні АТО, в разі її активної фази, неможливо здати архів, тому цей обов’язок переходить відповідно до ст. 30­1 до ГУЮ.
2. Нездача архіву взагалі, і в період АТО зокрема, не несе за собою певного виду юридичної відповідальності і за ЗУ «Про нотаріат» не є перепоною чи підставою для реєстрації в іншому нотаріальному окрузі.
Наслідком нездачі архіву вже колишнім нотаріусом є тільки заміна суб’єкта його здачі на ГУЮ, без певних юридичних наслідків як для вже колишнього нотаріуса, так і без юридичних наслідків в контексті реєстрації приватної нотаріальної діяльності в іншому нотаріальному окрузі.
ІІ. ТИМЧАСОВО ОКУПОВАНА ТЕРИТОРІЯ
Середня узагальнена ситуація по Автономній Республіці Крим
1. Є наказ за підписом виконуючого обов’язки начальника ГУЮ в Автономній Республіці Крим, після чого відповідний відділ у повному складі звільнився.
2. Передачу бланків нотаріуси здійснили єдиним можливим ресурсом через «Нову пошту», без опису вкладення (їх система відправки такого інструменту не має), але не отримали акти Держінформ’юста — проблеми поштового зв’язку з Києва на АРК.
3. Звіт по фінмоніторингу, надісланий нотаріусом до Києва, повертається десь через два місяці з відміткою «повернути».
4. Завідувач нотаріального архіву, яка звільнилася і ключі від архіву передала представнику Російської нотаріальної палати. Відповідно, хто не встиг здати архів, то він у них залишився на руках.
Тут потрібно враховувати також те, що приміщення, в яких працювали нотарі, які припинили діяльність, частково були в оренді, а частково вже продані.
Залишається головне відкрите питання: нотаріус за наказом вже не діє, приміщення вже не має і де­факто він вже не є нотаріусом — що робити і куди подіти архів?!
5. Знищити печатку за процедурою також неможливо — відділу нотаріату немає, комісія не створена.
Підсумок
1. Є наказ про припинення нотаріальної діяльності з відповідною відміткою на Свідоцтві.
2. Бланки фактично здані, але актів з печаткою немає, є лише скановані копії з електронної пошти.
3. Архів — у певної кількості нотарів прийнятий, а у певної — залишається на руках.
4. Печатка — у певної кількості знищена, а у певної — відсутня процедурна можливість це зробити.
5. Є значна кількість нотаріусів, які прийняли громадянство Російської Федерації, отримали ліцензії нотаріусів РФ і вже розпочали діяльність. При цьому в деяких випадках були написані заяви про припинення приватної нотаріальної діяльності як нотаріусів України та видані відповідні накази управлінь юстиції, а в деяких і цього не було. Та в будь­якому разі архів таких нотаріусів залишився в їх віданні і стає предметом «торгів».
ІІІ. ЗОНА АТО: ДОНЕЦЬКА ТА ЛУГАНСЬКА ОБЛАСТІ
З урахуванням певної специфіки та досвіду по Автономній Республіці Крим є потреба напрацювати централізований та індивідуальний шлях вирішення збереження нотаріальних архівів.
1. Централізований шлях
1.1. Тимчасово, до повної стабілізації ситуації в цих регіонах, з метою збереження державної власності, напрацювати та видати наказ про тимчасове прийняття на зберігання архівів нотаріуса. Їх можна передати у державний архів (або вивезти у спеціально відведене для цього тимчасове приміщення) Дніпропетровської області.
1.2. Передання проводити за спрощеною процедурою: діючі архіви нотаріусів пакувати у мішки або великі картонажі з одночасним їх опломбуванням.
Після встановлення мирної ситуації в цих регіонах і наявності гарантій безпеки для архівів таким же чином їх повернути нотаріусам або в разі припинення нотаріальної діяльності здійснити передачу архіву за повною процедурою.
2. Індивідуальний варіант (який можливий за відсутності централізованого варіанта)
З метою збереження державної власності, а саме: документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, які перебувають у нотаріуса у володінні та користуванні, забезпечення їх цілісності та у зв’язку із загрозою для життя нотаріуса і, як наслідок, фактичного припинення нотаріальної діяльності, напрошується наступний алгоритм дій нотаріуса:
2.1. Нотаріус за призначенням подає заяву такого змісту:
«Заява
Я, П.І.Б., нотаріус ХХХХХ нотаріального округу, роблю заяву, що у зв’язку з проведенням на території мого округу активної фази АТО дістатися до робочого місця без ризику для життя неможливо, будь­яким чином вивезти документи нотаріального діловодства, архіву, бланки та печатку неможливо.
Всі вищевказані документи та архів відповідно до вимог закону впорядковані та зберігаються належним чином на робочому місці нотаріуса, який згідно з сертифікацією відповідає усім вимогам безпеки.
Печатка та бланки зберігаються в сейфі.
У відповідності до регламенту ст. 30 ЗУ «Про нотаріат» цією заявою заявляю про припинення нотаріальної діяльності.
Печатку приватного нотаріуса на моє ім’я за ХХХХХ нотаріальним округом прошу вважати недійсною.
Відповідно до вимог ст. 30­1 ЗУ «Про нотаріат» у зв’язку з неможливістю особисто передати документи нотаріального діловодства та архіву нотаріуса прошу вжити відповідних заходів для їх передачі, в тому числі бланків, та знищення печатки нотаріуса.
До заяви додаю ключі від робочого місця, контактні дані охоронного приміщення, реєстраційне посвідчення та печатку для знищення, в порядку, передбаченому чинним законодавством.
Копію наказу про припинення нотаріальної діяльності прошу надіслати за такою адресою: м. ХХХХ, вул. ХХХХ, буд. ХХ.
дата та підпис нотаріуса».
Таку заяву нотаріус може подати виключно органу, створеному на законних підставах, тобто створеному у відповідності до законодавства України, а не самопроголошеному, та діючому органу.
У ситуації, яка склалася в окремих регіонах України, у тому числі і в Автономній Республіці Крим, очевидно, є певні ризики щодо подання такої заяви про припинення діяльності саме легальному органу виконавчої влади.
2.2. Після подання вищенаведеної заяви про припинення нотаріальної діяльності нотаріус має беззастережне право в будь­який час зареєструвати нотаріальну діяльність або працювати державним нотаріусом у будь­якій області України.
У разі відсутності можливості подати вказану заяву в зоні АТО або на тимчасово окупованій території нотаріус має право це зробити за новим місцем розташування.
Загальний висновок
За останнє десятиріччя держава безжально експлуатує ресурси приватного нотаріату, паралельно створюючи в очах суспільства викривлену картину про нотаріат в цілому, стимулюючи в суспільстві думку щодо здирництва в професії, безперестанно і беззастережно зарегульовувала контроль над нотаріатом. Як наслідок, було створено стійку корупційну складову під страхом відібрати право на роботу через всілякі припинення, зупинення. І все це на тлі суперечливих підзаконних нормативних актів, розуміючи те, що жодної іншої оплачуваної роботи виконувати нотаріус не має права.
При цьому за цей час на плечах нотаріуса втримується наповнення пенсійного фонду, здійснюється наповнення бюджету нотаріусом, у тому числі і через перевірку сплати податків іншими платниками, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії, ведеться боротьба з корупцією шляхом фінмоніторингу, налагоджені та безперебійно працюють на безкоштовний основі зі сторони нотаріату близько десятка електронних реєстрів, приносячи при цьому чималий дохід Міністерству юстиції за виконувані нотаріусами реєстраційні дії в цих реєстрах, і, нарешті, завдяки нотаріусам з 01 січня 2013 року запрацював та продовжує безперебійно діяти Державний реєстр речових прав!
Відповідно держава, в особі Міністерства юстиції України, за участі Нотаріальної палати України зобов’язана зробити усе, щоб забезпечити збереження нотаріальних архівів та гарантувати чітке виконання ЗУ «Про нотаріат» щодо процедури припинення та реєстрації приватної нотаріальної діяльності, видати відповідний наказ або внести зміни до вже чинного наказу «Про невідкладні заходи щодо захисту прав громадян на території проведення антитерористичної операції» від 17.06.2014 року за № 640/25417.
З повагою
Президент Громадської організації
«Асоціація нотаріусів міста Харкова
та Харківської області» В.М. Марченко

отримати повну версію статті