МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ВЕДЕННЯ ТА ЗАПОВНЕННЯ РЕЄСТРІВ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ (зі змінами станом на 1 червня 2012 року)

Методично-консультативна Рада нотаріату при Головному управлінні юстиції у Чернігівській області
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
ЩОДО ВЕДЕННЯ ТА ЗАПОВНЕННЯ РЕЄСТРІВ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ
(зі змінами станом на 1 червня 2012 року)
1. ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ РЕЄСТРІВ
Ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріусами здійснюється відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила (1)).
Відповідно до вимог ст. 52 Закону України «Про нотаріат» всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, перелік яких передбачений ст. 34 вказаного Закону, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій (далі — Реєстр).
Записи в Реєстрі провадяться особисто нотаріусом чи в його присутності стажистом, працівником державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, про що завідувачем державної нотаріальної контори, приватним нотаріусом видається відповідний наказ.
Записи в Реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають, крім загальноприйнятих скорочень, наприклад, місто — м., район — р-н, селище міського типу — смт, вулиця — вул., будинок — буд., квартира — кв. Крім того, відповідно до п. 7.23 Правил (1) організаційно-правова форма юридичної особи може зазначатися скорочено (ТОВ, ВАТ, ЗАТ).
Дописки і виправлення, зроблені в Реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою (наприклад: «Закреслене «Миру» не читати, написаному «Перемоги» вірити. Нотаріус. Підпис. Печатка» або «Виправленому з «Миру» на «Перемоги» вірити. Нотаріус. Підпис. Печатка» або «Дописаному «нотаріального округу» вірити. Нотаріус. Підпис. Печатка»).
У разі виявлення помилки в нумерації нотаріальних дій у Реєстрі (повторення реєстрових номерів або їх пропуск) складається акт, форма якого наведена в додатку 27 до Правил (1), який підписується нотаріусом та скріплюється його печаткою. При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації. Акт може бути викладений на останній сторінці Реєстру або за бажанням нотаріуса може бути складений на окремому аркуші, який прикріплюється до Реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату.
Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту внесення про це запису до Реєстру для реєстрації нотаріальних дій. Запис у Реєстрі є доказом вчинення нотаріальної дії (п. 2 гл. 11 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595, далі — Порядок (2)) (тобто після підписання сторонами(ою) документа та підписання нотаріусом посвідчувального напису, а також проставляння печатки).
Дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки Реєстру протягом усього робочого дня.
Правилами (1) передбачено, які відомості зазначаються у кожній графі Реєстру, а тому нотаріуси повинні дотримуватися меж граф Реєстру, в яких повинна зазначатися та чи інша інформація, тобто інформація, яка згідно з Правилами (1) повинна міститися лише у певній графі, не повинна продовжуватись у наступній графі Реєстру.
У кінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії через графи 1–7 проводиться риска та підсумковим записом у Реєстрі зазначається кількість вчинених нотаріальних дій, суми державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або розмір отриманої приватним нотаріусом плати та кількість використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис скріплюється підписом нотаріуса.
Якщо частина вчинених нотаріусом нотаріальних дій за день була зареєстрована у Реєстрі, який закінчився, а частина нотаріальних дій внесена до Реєстру нового, підсумковий запис щодо кількості вчинених за робочий день нотаріальних дій, суми стягнутого державного мита (отриманої плати), кількості використаних спеціальних бланків нотаріальних документів оформляється двічі, як в Реєстрі, який закінчився в середині робочого дня, так і в кінці робочого дня у новому Реєстрі без врахування записів у попередньому Реєстрі.
Примітка від редакції: чинні Правила не містять вказівок щодо ситуації, коли частина вчинених нотаріусом нотаріальних дій за день була зареєстрована у Реєстрі, який закінчився, а частина нотаріальних дій внесена до Реєстру нового.
З метою спрощення роботи нотаріуса при складанні статистичного звіту доцільно у закінченому Реєстрі оформляти підсумковий запис такого змісту: «За цим реєстром вчинено 1217 нотаріальних дій, стягнуто державного мита (отримано плати) 9243 грн. 45 коп. Нотаріус. Підпис».

Методично-консультативна Рада нотаріату при Головному управлінні юстиції у Чернігівській області отримати повну версію статті