МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ З ПИТАНЬ ПІДГОТОВКИ СПАДКОВИХ СПРАВ ДО АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ

ВАЛЕНТИНА БЕРЕЖНА,
завідувачка Державним нотаріальним архівом ГУЮ МЮ України в АР Крим
МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ З ПИТАНЬ ПІДГОТОВКИ СПАДКОВИХ СПРАВ
ДО АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ
Формування спадкових справ державної нотаріальної контори здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.
Формування спадкових справ приватного нотаріуса здійснює особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.
У спадкову справу вміщуються тільки оригінали документів та у випадках, передбачених чинним законодавством, копії таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій.
Не допускається включення до спадкових справ документів, які не мають відношення до спадкової справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток.
Під час формування спадкових справ перевіряються правильність оформлення документа, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, на підставі яких учинялась нотаріальна дія — видача свідоцтва про право на спадщину, підписи, реквізити свідоцтва, печатки тощо. У разі виявлення недоліків в оформленні документи повертаються виконавцю для опрацювання.
Документи систематизуються в хронологічному порядку за датами їх надходження, виконання, підписання, посвідчення, видачі тощо, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту. У спадкову справу в хронологічному порядку підшиваються всі документи, пов’язані з оформленням спадкових справ (п. 8.6.4 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5 (далі — Правила).
Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті механічним нумератором або простим м’яким олівцем, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється (п. 8.11.1 Правил).
Аркуш формату більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А-4 (п. 8.11.3 Правил).
Якщо при нумерації були допущені помилки,

Валентина БЕРЕЖНА отримати повну версію статті