КОНСУЛЬСЬКА ЛЕГАЛІЗАЦІЯ ЧИ АПОСТИЛЬ?

ВОЛОДИМИР МАРЧЕНКО,
приватний нотаріус Харківського міського нотаріального округу, шеф-редактор науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса», член Академії нотаріату України
КОНСУЛЬСЬКА ЛЕГАЛІЗАЦІЯ ЧИ АПОСТИЛЬ?
Сьогодні в повсякденному житті, а ще частіше — в нотаріальній практиці виникають питання щодо дійсності офіційних документів України на території іноземних держав та, навпаки, все частіше виникають розбіжності в питаннях підтвердження дійсності різного роду документів у відповідних державах. На практиці доволі важко з’ясувати, чи є документ, виданий в одній державі, юридично дійсним в іншій, чи підписаний він повноважною посадовою особою, чи виданий він належним державним органом.
Щоб той чи інший документ отримав право на існування в міжнародному обігу, тобто на застосування в інших країнах, його необхідно легалізувати — іншими словами, підтвердити дійсність документа, а також істинність підписів і печаток, що скріплюють його, якщо інше не передбачено міжнародними договорами. Отже, легалізація документів необхідна для надання документу юридичної сили на території іншої держави.
Незважаючи на те, що легалізація є суто міжнародним явищем, універсального міжнародно-правового акта, який регламентував би це питання, не існує. Визначення порядку регулювання таких відносин належить, як правило, до компетенції національного законодавця і здійснюється шляхом прийняття відповідних законодавчих чи нормативно-правових актів.
Загальні засади в разі підтвердження дійсності та юридичної сили документа, виданого в іноземній державі, визначено у ст. 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» від 23.06.2005, де зазначається, що документи, які видали уповноважені органи іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їхньої легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором.
На сьогодні численні акти законодавства також містять вимоги щодо легалізації документів нерезидентів, які подаються до органів державної влади, податкових органів, банківських установ. Так, зокрема, Закон України «Про нотаріат» (ст. 100) теж містить певні вимоги щодо прийняття документів, складених за кордоном: документи, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Без легалізації такі документи прий­маються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна.
Процедура здійснення консульської легалізації на території України і закордонними дипломатичними представництвами України на території іноземних держав регулюється Консульським статутом України, затвердженим Указом Президента України від 02.04.1994 за № 127/94 (надалі — Консульський статут України) та Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 (надалі — Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном).
З метою спрощення процесу 1961 року в рамках Гаазької конференції з міжнародного приватного права була розроблена Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.
10.01.2002 Верховною Радою України прий­нято Закон № 2933-ІІІ, відповідно до якого Україна приєдналася до Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (надалі — Конвенція). Для України Конвенція набрала чинності 22.12.2003.
Конвенція застосовується у відносинах з державами-учасницями, що не висловили заперечень проти приєднання України. Свого часу заперечення висловлювали Бельгія та Німеччина, однак у 2004 та у 2010 роках відповідно вони були відкликані.
Кожна з договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Під легалізацією розуміється тільки формальна процедура, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, у якій виступала особа, що підписала документ, та автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ — проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.
Зазначена Конвенція значною мірою спрощує та певним чином модифікує процес легалізації офіційних документів. Такий спосіб легалізації ще називають «спрощеною легалізацією».
Отже, на сьогодні найбільш поширеними є два способи легалізації документів:
• консульська легалізація;
• проставлення штампу «Апостиль» чи апости­ляція.
Розглянемо вказані способи легалізації документів більш детально.
КОНСУЛЬСЬКА ЛЕГАЛІЗАЦІЯ
Процедура консульської легалізації документів досить складна та багаторівнева.
Консульська легалізація відповідно до ст. 54 Консульського статуту України полягає в установленні і засвідченні справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи акт або засвідчила попередній підпис на них, справжності відбитка штампа, печатки, зразки яких отримано консулом офіційним шляхом від компетентних органів держави перебування.
Консул легалізує документи і акти, складені за участю властей консульського округу, або такі, що виходять від цих властей.
Органи України приймають такі документи і акти на розгляд лише при наявності консульської легалізації, якщо інше не передбачено законодавством України або міжнародним договором, учасниками якого є Україна і держава перебування.
Відповідно до п. 1.2 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном консульська легалізація офіційних документів — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.
Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном.
Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.
Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, і не розпов­сюджується на документи міжнародних громадських організацій.
Легалізації також підлягають офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби МЗС України, а також ті документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.
Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа на території України користується печаткою та штампом Міністерства закордонних справ України (Представництв МЗС на території України), за кордоном — печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України.
Департамент консульської служби МЗС Украї­ни, Представництва МЗС на території України, закордонні дипломатичні установи України мають зразки печаток та підписів посадових осіб, які вповноважені здійснювати дії з консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування України, або таких, що від них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.
Слід зазначити, що Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном передбачено ряд вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема:
• документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою;
• не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв’язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно;
• підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця — прокреслені, дописки й інші виправлення — застережені.
Легалізації не підлягають:
• документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
• оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
• документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
Законодавство іноземних країн також може містити певні обмеження щодо легалізації окремого кола документів.

Володимир МАРЧЕНКО отримати повну версію статті