ДОТРИМАННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА ПРИ ЗМІНІ АБО РОЗІРВАННІ НОТАРІАЛЬНО ПОСВІДЧЕНОГО ДОГОВОРУ ТА ПРИ ВИЗНАННІ НОТАРІАЛЬНО ПОСВІДЧЕНОГО ДОГОВОРУ НЕДІЙСНИМ

ГАННА ОЖЕГОВА,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
ДОТРИМАННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА ПРИ ЗМІНІ АБО РОЗІРВАННІ НОТАРІАЛЬНО ПОСВІДЧЕНОГО ДОГОВОРУ ТА ПРИ ВИЗНАННІ НОТАРІАЛЬНО ПОСВІДЧЕНОГО ДОГОВОРУ НЕДІЙСНИМ
Порядок внесення змін до нотаріально посвідченого договору або його розірвання регулюється п. 7 глави 1 розділу ІІ Порядку вчинення нота¬ріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, зареєстрованим у Міністер¬стві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595 (далі — Порядок). У цій статті ми розглянемо дії нотаріуса при зміні або розірванні нотаріально посвідченого договору в аспекті дотримання ним правил ведення нотаріального діловодства.
Договір сторін про зміну або розірвання нотаріально посвідченого договору здійснюється шляхом складання окремого договору. Договір про зміну або розірвання договору підписується сторонами і посвідчується нотаріусом.
Екскурс в історію. Слід зазначити, що до внесення змін до Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004 № 20/5, яка втратила чинність, наказом Міністерства юстиції Украї¬ни від 23.03.2011 № 884/5, п. 48 Інструкції встановлював, що договір сторін про зміну або розірвання нотаріально посвідченого договору додається до примірника основного договору, що міститься в справах контори, архіву, приватного нотаріуса. На практиці цей пункт Інструкції в старій редакції викликав багато суперечок. По-перше, договір про внесення змін або розірвання нотаріально посвідченого договору є іншим договором, а для інших договорів номенклатурою справ передбачено окремий наряд. Однак практика складалася так, що такий договір міг зберігатися не в тому наряді номенклатури справ, в якому він мав зберігатись (наприклад, при внесенні змін до договору іпотеки договір про внесення змін або розірвання міг додаватися до примірника договору іпотеки). По-друге, в разі додавання договору про внесення змін або розірвання лише до примірника основного договору порушувався строк зберігання документа (наприклад основний договір посвідчувався у 2003 році, а договір про внесення змін — у 2010 році). На практиці в різних регіонах ці питання вирішувалися по-різному: в деяких областях нотаріуси робили додатковий примірник договору про внесення змін або розірвання для того, щоб помістити його також в наряд з іншими договорами; в деяких областях виготовляли копію договору про внесення змін або розірвання і додавали її до основного договору, що зберігається в справах, а в наряд з іншими договорами додавали оригінал договору тощо.
Вказаним наказом від 23.03.2011 № 884/5 це положення було виключено з п. 48 Інструкції. Чинний сьогодні Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України теж не містить такої вимоги.
Однак вказане положення щодо додавання примірника договору про зміну або розірвання до примірника основного договору розповсю¬джується на випадок, коли договір про зміну або розірвання у встановленому законом порядку посвідчується іншим нотаріусом. В такому випадку має складатися додатковий примірник договору, який направляється нотаріусом за місцем зберігання договору, що змінюється або розривається. Крім того, з метою дотримання правил ведення нотаріального діловодства такий примірник договору доцільно направляти із відповідним супровідним листом. Вказаний супровідний лист буде зберігатися у справі «Листування з юридичними та фізичними особами з питань вчинення нотаріальних дій» з відповідним реєстраційним штампом.
Щодо проставлення нотаріусом відміток.

Ганна Ожегова отримати повну версію статті