ДОТРИМАННЯ ВИМОГ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА ПРИ ВИДАЧІ ДУБЛІКАТІВ ДОКУМЕНТІВ, ПОСВІДЧЕНИХ АБО ВИДАНИХ НОТАРІУСОМ

ВАЛЕНТИНА БЕРЕЖНА,
завідуюча Державним нотаріальним архівом Автономної Республіки Крим;
ГАННА ОЖЕГОВА,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
ДОТРИМАННЯ ВИМОГ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА ПРИ ВИДАЧІ ДУБЛІКАТІВ ДОКУМЕНТІВ, ПОСВІДЧЕНИХ АБО ВИДАНИХ НОТАРІУСОМ
Серед нотаріальних дій, що вчиняють нотаріуси, п. 8 ч. 1 ст. 34 Закону України «Про нотаріат» зазначає видачу дублікатів нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса.
Стаття 53 Закону України «Про нотаріат», а також підпункт 1.1 п. 1 глави 22 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595, зі змінами та доповненнями (далі — Порядок) передбачають можливість видачі дубліката документа, посвідченого або виданого нотаріусом, в разі його втрати або зіпсування.
ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ЩОДО ВИДАЧІ ДУБЛІКАТІВ ДОКУМЕНТІВ, ПОСВІДЧЕНИХ АБО ВИДАНИХ НОТАРІУСОМ
До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.
Згідно з підпунктами 1.1 та 1.2 п. 1 глави 22 розділу ІІ Порядку дублікат документа видається за письмовою заявою:
осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;
спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У цьому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).
Оскільки Закон України «Про нотаріат» та Порядок передбачають, що дублікат видається за письмовою заявою, то така заява про видачу дубліката документа має викладатися на звичайному білому папері без використання спеціального бланка нотаріального документа та реєструватися в журналі реєстрації вхідних документів у день її подання.
Щодо змісту дубліката документа, то він повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Після того, як нотаріус зробить посвідчувальний напис, у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій робиться запис про видачу дубліката (ч. 1 ст. 52 Закону України «Про нотаріат»). Відповідно до п. 1 глави 9 розділу І Порядку дублікати викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів. Ані Закон України «Про нотаріат», ані Порядок не вимагають залишення в справах нотаріуса, який видає дублікат документа, примірника дубліката.

Ганна Ожегова отримати повну версію статті