ВІДМІТКИ, ЯКІ ПРОСТАВЛЯЄ НОТАРІУС

Ганна КОСЕНКО,
юридичний радник науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса»
ВІДМІТКИ, ЯКІ ПРОСТАВЛЯЄ НОТАРІУС
Нотаріус завжди проставляв відмітки, але сьогодні цьому питанню приділяється дуже багато уваги, і треба чітко розуміти, де та в яких випадках нотаріус має їх робити.
Умовно можна виокремити такі відмітки, які проставляє нотаріус:
– про виконання (наприклад, на запитах, в деяких журналах);
– про наявність оригіналів документів (наприклад, при посвідченні договору оренди транспортного засобу);
– на документах, які нотаріус повертає (наприклад, на державному акті на право власності на земельну ділянку);
– на документах, що зберігаються в справах нотаріуса (наприклад, про видачу дубліката; про те що майно є особистою приватною власністю одного з подружжя);
– в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій (наприклад, про скасування довіреності);
– в реєстрі для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (наприклад, про зняття заборони);
– в алфавітних книгах (наприклад, про скасування заповіту);
– в низі обліку спадкових справ (про припинення чинності повноважень виконавця заповіту);
– тощо.
Звернемо увагу, що ця стаття не охоплює всі відмітки, які може проставляти нотаріус у своїй практиці, а стосується найчастіших випадків проставлення нотаріусом відміток.
Відмітка про виконання
Щодо відмітки про виконання документа, то Правила ведення нотаріального діловодства, що затверджені Наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5 (далі – Правила), в п. 6 «Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції» вимагають проставлення відмітки на документах, що виконані. Ідеться про кінцеву роботу з кореспонденцією – коли документ прийнятий, зареєстрований та виконаний.
Так, відповідно до п. п. 6.9 Правил ведення нотаріального діловодства, «на документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер справи (наряду), у яку повинен бути підшитий виконаний документ».
Звісно, є документи, які не можуть бути виконані одномоментно. Наприклад, лист з рекомендаціями вчинення нотаріальних дій буде виконуватися деякий час – той, протягом якого ці рекомендації будуть актуальні та чинні. Вказано, що відмітка про виконання має включати в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання). Наприклад, якщо нотаріус отримав запит, прийняв його, зареєстрував, склав і відправив відповідь, то, напевне, ця відповідь і буде документом, що свідчить про виконання.
Таким чином, відмітка про виконання документа:
а) розміщується на першому аркуші в нижньому полі або на звороті першого аркуша документа;
б) може включати в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання);
в) має включати слова «До справи» і номер справи (наряду), у яку повинен бути підшитий виконаний документ;
г) має містити дату та підпис нотаріуса, оскільки усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи) підлягають обов’язковому датуванню і підписанню (п. п. 4.3.4 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153).
Наприклад:
«Виконано, зроблено наказ. До справи № ___.» Дата. Приватний нотаріус (підпис)
Відмітка (позначка) про виконання також міститься в графах журналу реєстрації вхідних документів та журналу реєстрації вихідних документів.
Відмітка про наявність оригіналів документів та відмітка на документах, які нотаріус повертає

Ганна КОСЕНКО отримати повну версію статті