ВІДМІТКИ НОТАРІУСА НА ДОКУМЕНТАХ

Інформаційний лист Управління нотаріату Головного управління юстиції у м. Києві
ВІДМІТКИ НОТАРІУСА НА ДОКУМЕНТАХ
Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 (далі — Порядок), встановлено проставлення нотаріусом відміток на документах.
Після огляду оригіналів на копіях документів, що залишаються в справах нотаріуса в передбачених законодавством випадках, вимагається проставлення відмітки «згідно з оригіналом» з проставленням дати та підпису нотаріуса (пункт 9 глава 7 розділ І Порядку).
У справах нотаріуса залишаються:
• копії свідоцтв про факт державної реєстрації актів цивільного стану — про народження, шлюб, смерть;
• витяг з документа, за яким установлено особу громадянина, в якому відображено всі заповнені сторінки (при посвідченні правочинів, видачі свідоцтв чи оформленні інших документів, примірники яких залишаються у справах нотаріуса);
• фотокопія платіжного документа, що підтверджує сплату в передбачених законом випадках (документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках, повертаються з відміткою про вчинену нотаріальну дію особам, які здійснили таку оплату);
• копії: документів, які підтверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частину, інше нерухоме майно; державного акта на право власності на земельну ділянку, договору про відчуження земельної ділянки; сертифікатів на земельну частку (пай); свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів, технічних паспортів на транспортні засоби, інші самохідні машини і механізми;
• фотокопія довідки або витягу про підтвердження наявності реєстраційного номера облікової картки платника податків за даними Державного реєстру фізичних осіб — платників податків, коду платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (при посвідченні правочинів майнового характеру та у випадку засвідчення справжності підпису на заяві, примірник якої залишається у справах нотаріуса).
Відмітки про перехід права власності при посвідченні договорів, видачі свідоцтв передбачені пунктом сьомим глави 7 розділу І Порядку:
• на правовстановлюючих документах, що повертаються відчужувачам (співвласникам), здійснюється відмітка про перехід права власності на відчужувану частку (або частку від частки) майна до набувача чи спадкоємця з проставленням дати, підпису нотаріуса та його печатки (при посвідченні договорів про відчуження частки (або частки від частки) майна або видачі свідоцтв про право на спадщину.
• на оригіналі державного акта на право власності на земельну ділянку, договору про відчуження земельної ділянки.
• крім того, згідно з підпунктом 5.10 глави 1 розділу ІІ Порядку про відчуження частки майна, право власності на яке підлягає державній реєстрації, нотаріус робить відмітку на право­встановлюючому документі, якщо такий документ повертається відчужувачу.
• відповідно з підпунктом 6.7 глави 1 розділу ІІ Порядку договір про визначення часток, зміну розміру часток є невід’ємною частиною правовстановлюючого документа. При цьому нотаріус або підшиває один примірник такого договору до правовстановлюючого документа, або вчиняє на цьому документі службову відмітку щодо посвідчення договору про визначення, зміну розміру часток.
• підпунктом 8.9 глави 2 розділу ІІ Порядку встановлено, що на повернутому примірнику правовстановлюючого документа нотаріус робить відмітку про перехід права власності до набувача у зв’язку зі смертю відчужувача за спадковим договором
• згідно з підпунктом 3.4 глави 11 розділу ІІ Порядку при видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя, на житловий будинок, квартиру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше нерухоме майно нотаріус досліджує відповідний правовстановлюючий документ, на якому робить відмітку про видачу такого свідоцтва.
Відмітка при посвідченні правочину щодо розпорядження майном про перевірку обставин, коли майно є особистою приватною власністю одного з подружжя
Правочин щодо розпорядження майном може бути посвідчений нотаріусом без згоди другого з подружжя (у разі якщо з правовстановлюючого документа, договору, укладеного між подружжям, акта цивільного стану про укладення шлюбу та інших документів випливає, що зазначене майно є особистою приватною власністю одного з подружжя, тобто набуте до реєстрації шлюбу, за час шлюбу, але на умовах, передбачених шлюбним або іншим договором, укладеним між подружжям, за договором дарування, або в порядку спадкування, або за кошти, які належали їй(йому) особисто тощо), згідно з підпунктом 4.5 глави 1 розділу ІІ Порядку про перевірку цих обставин нотаріус робить відмітку на примірнику правочину, що залишається в матеріалах нотаріальної справи, з посиланням на реквізити відповідних документів, якщо ці документи не приєднуються до примірника такого правочину.
Відмітка про зміну або розірвання договору
Підпунктом 7.2 глави 1 розділу ІІ Порядку передбачено, договір про зміну або розірвання договору підписується сторонами і посвідчується нотаріусом. На всіх наданих нотаріусу примірниках основного договору проставляється відмітка про його зміну або розірвання, у якій зазначаються номер за реєстром та дата посвідчення договору про зміну або розірвання, проставляється нотаріусом підпис і скріплюється його печаткою.
Крім того, відповідно до пункту 7.42 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 №3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за №1318/18613 (зі змінами) (далі — Правила) відмітка при розірванні нотаріально посвідченого договору чи внесенні змін до нього робиться також у Реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Така відмітка робиться проти запису про основний договір та може розміщуватися у графах 105 Реєстру, має посилатися на договір про розірвання договору або договір про зміну та скріплюється підписом і печаткою нотаріуса.
Відмітка про визнання недійсними в судовому порядку правочину чи іншої нотаріальної дії
Згідно з підпунктом 7.6 глави 1 розділу ІІ Порядку в разі одержання рішення суду про визнання нотаріально посвідченого договору недійсним нотаріус проставляє про це відмітку на примірнику договору, який зберігається в матеріалах нотаріальної справи, долучивши до нього копію рішення суду, а також проставляє відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій і при можливості на всіх інших примірниках договору.
Пунктом 7.42 Правил передбачено, проставлення в Реєстрі для реєстрації нотаріальних дій відмітки при визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії. Така відмітка робиться проти запису про вчинення нотаріальної дії, визнаної недійсною, та може розміщуватися у графах 1–5 Реєстру, має посилатися на рішення тощо та скріплюється підписом і печаткою нотаріуса.
Напис про припинення договору довічного утримання
Підпунктом 7.8 глави 2 розділу ІІ Порядку передбачено проставлення напису про припинення дії договору довічного утримання у разі смерті фізичної особи – набувача. Напис робиться на всіх примірниках договору з посиланням на статтю 757 Цивільного кодексу України. Також підпунктами 7.9–7.11 глави 2 розділу ІІ Порядку передбачено проставлення відмітки про припинення договору довічного утримання у разі ліквідації юридичної особи – набувача. Напис робиться на всіх примірниках договору з посиланням на статтю 758 Цивільного кодексу України.
Відмітка про ознайомлення з протоколом оголошення секретного заповіту
Згідно з підпунктом 4.11 глави 3 розділу ІІ Порядку у разі з»влення заінтересованої особи після оголошення заповіту нотаріус ознайомлює її з протоколом секретного заповіту, про що робить відповідну відмітку, яка підписується також цією особою.
Відмітка при скасуванні чи зміні заповіту та скасуванні секретного заповіту
Підпунктами 6.1 та 6.2 глави 3 розділу ІІ Порядку при одержанні заяви про скасування чи зміну заповіту, а також за наявності нового заповіту, який скасовує чи змінює раніше складений заповіт, нотаріус, завідувач державного нотаріального архіву роблять про це відмітку на примірнику заповіту, що зберігається у справах нотаріуса, у державному нотаріальному архіві, і відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій та в алфавітній книзі обліку заповітів. Якщо заповідач подасть примірник заповіту, що є у нього, то напис про зміну чи скасування заповіту робиться і на цьому примірнику, після чого він разом із заявою (коли заповіт скасовується заявою) додається до примірника, що зберігається у справах нотаріуса, у державному нотаріальному архіві.
Підпунктами 7.1 та 7.2 глави 3 розділу ІІ Порядку при одержанні заяви про скасування секретного заповіту, а також за наявності нового заповіту нотаріус, завідувач державного нотаріального архіву роблять про це відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій та в алфавітній книзі обліку заповітів. Якщо заповідач подасть примірник свідоцтва про посвідчення та прийняття на зберігання секретного заповіту, то напис про скасування заповіту робиться і на цьому примірнику, після чого він разом із заявою (коли заповіт скасований заявою) додається до примірника свідоцтва, що зберігається у справах нотаріуса, у державному нотаріальному архіві.
Відповідно до пункту 7.42 Правил відмітка про скасування чи зміну заповіту робиться проти запису про заповіт, який скасовано чи змінено, та може розміщуватися у графах 1–5 Реєстру, має посилатися на заяву тощо та скріплюватися підписом і печаткою нотаріуса.
Відмітка про передоручення
Підпунктом 5.7 глави 4 розділу ІІ Порядку передбачено, що на основній довіреності робиться відмітка про передоручення.
Відмітка про скасування довіреності
Згідно з підпунктом 6.2 глави 4 розділу ІІ Порядку при одержанні заяви про скасування довіреності або передоручення нотаріус, завідувач державного нотаріального архіву робить про це відмітку на примірнику довіреності, що зберігається у справах нотаріусу, у державній нотаріальному архіві, і відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.
Відповідно до пункту 7.42 Правил відмітка про скасування довіреності робиться проти запису про довіреність, яку скасовано, та може розміщуватися у графах 1–5 Реєстру, має посилатися на заяву тощо та скріплюється підписом і печаткою нотаріуса.
Відмітка у разі зміни в процесі будівництва характеристик нерухомості, яка є предметом іпотеки
Підпунктом 5.22 глави 2 розділу ІІ Порядку передбачено, якщо у разі зміни в процесі будівництва характеристик нерухомості, яка є предметом іпотеки ( зміна площі нерухомості, зміна планування приміщень тощо), нотаріус на підставі документа, який підтверджує право власності на нерухомість, зобов’язаний зробити відмітку на примірнику іпотечного договору, що належить іпотеко держателю. При цьому нотаріус не має права вимагати додаткових документів та згоди іпотекодавця.
Відмітка про припинення договору управління майном
Підпунктом 1.11 глави 5 розділу ІІ Порядку, одержавши повідомлення однієї із сторін або рішення суду про закінчення строку дії договору, про загибель майна, переданого в управління, про смерть фізичної особи – вигодо набувача або ліквідацію юридичної особи – вигодо набувача, якщо інше не встановлено договором (у разі якщо особа вигодонабувача збігається з особою установника управління (власника майна)), визнання управителя недієздатним, безвісно відсутнім, обмеження його цивільної дієздатності або смерті, визнання установника управління банкрутом, нотаріус на підставі відповідних документів припиняє договір управління майном, про що робить відповідні відмітки на всіх примірниках договору та відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.
Напис про припинення договору найму (оренди, позички)
Підпунктом 3.10 глави 5 розділу ІІ Порядку в разі смерті фізичної особи або ліквідації юридичної особи — наймача (орендаря, користувача) за заявою наймодавця (орендодавця, позичкодавця) договір найму (оренди, позички) припиняє свою дію, про що нотаріус робить відповідний напис на всіх примірниках договору та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.
Відмітка на договорі про надання утримання про підтвердження встановлених нотаріусом обставин для надання утримання
На примірнику договору про надання утримання, що залишається у матеріалах нотаріальної справи, робиться відмітка, в якій зазначаються реквізити документа, що підтверджує встановлені нотаріусом обставини для надання утримання (підпункт 4.10 глава 5 розділ ІІ Порядку).
Напис при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна
При вжитті заходів щодо охорони спадкового майна в разі одержання нотаріусом рішення суду про виключення майна з акта опису спадкового майна на цьому акті робиться спеціальний напис, у якому зазначаються реквізити цього рішення, на підставі якого майно вилучено з акта опису, перелік вилучених предметів. Напис скріплюється підписом та печаткою нотаріуса. Копія рішення суду додається до матеріалів спадкової справи (пункт 11 глави 9 розділу ІІ Порядку).
Відмітка про перевірку шлюбних відносин при видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя
При видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя нотаріус вимагає документ, який посвідчує шлюбні відносини, в порядку, встановленому чинним законодавством. На примірнику свідоцтва, що залишається у матеріалах нотаріальної справи, робиться відмітка, у якій зазначаються найменування поданого для огляду документа, його номер, дата та найменування юридичної особи, що його видала (підпункт 3.1 глави 11 розділу ІІ Порядку).
Відмітка на свідоцтві виконавця заповіту
Підпунктом 6.9 глави 14 розділу ІІ Порядку після подання спадкоємцям (їхнім законним представникам) звіту про виконання своїх повноважень виконавець заповіту повертає свідоцтво нотаріусу, який у свою чергу робить відмітку про припинення чинності повноважень виконавця заповіту на примірнику свідоцтва, що зберігається у справах нотаріуса, державному нотаріальному архіві, на примірнику свідоцтва, повернутому виконавцем, та відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, у книзі обліку спадкових справ.
Відмітка про зняття заборони або арешту
Згідно з підпунктом 6.1 глави 15 розділу ІІ Порядку про зняття заборони, а також про зняття судовими або слідчими органами та органами державної виконавчої служби накладеного ними арешту на майно нотаріус робить відповідні відмітки в реєстрі для реєстрації заборон і арештів та в алфавітній книзі обліку заборон відчуження і арештів нерухомого майна.
Відмітка при вчиненні виконавчих написів
В тому випадку, коли за борговим документом необхідно провести стягнення частинами, виконавчий напис за кожним стягненням може бути зроблений на копії документа або на виписці з особового рахунку боржника; у цих випадках на оригіналі документа, що встановлює заборгованість, робиться відмітка про вчинення виконавчого напису і зазначаються, за який строк і яка сума стягнута, дата і номер за реєстром нотаріальних дій (підпункт 5.3 глави 16 розділу ІІ Порядку).
Відмітка при видачі дубліката документа
На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса (підпункт 6.2 глава 22 розділу ІІ Порядку).
Начальник відділу аналітично-методичного
забезпечення діяльності нотаріату
Управління нотаріату Головного управління
юстиції у м. Києві Т.В. Дишлева

отримати повну версію статті