ВИМОГИ ЩОДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ У ПРОЦЕСІ ВЕДЕННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА1

АЛЛА ЄРУХ,
приватний нотаріус, член Вищої кваліфікаційної
комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України
ВИМОГИ ЩОДО СКЛАДАННЯ
ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ У ПРОЦЕСІ
ВЕДЕННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА1
Відповідно до пункту 5.2 Правил ведення нотаріального діловодства складання й оформлення документів залежно від їх виду (службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей
і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи у зв’язку
з наданням правової допомоги тощо) здійснюються в порядку, передбаченому чинним законодавством.
Як зазначалося вище, за змістом Правил ведення нотаріального діловодства певні їх вимоги поширюються в тому числі і на нотаріально оформлювані документи, хоча про це прямо і не зазначено в наведеному пунк-
ті 5.2. Разом з тим вимоги Правил ведення діловодства не можуть сліпо застосовуватися до всіх без винятку документів, які знаходяться у провадженні нотаріуса та/або пов’язані з його діяльністю, адже процедура оформлення, наприклад, нотаріально посвідченого правочину регламентується як окремими вимогами Правил ведення нотаріального діловодства, так і Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
Так, не може повною мірою стосуватися нотаріально вчинюваної дії абзац другий пунк-
ту 5.2 Правил ведення нотаріального діловодства стосовно розміщення реквізитів документа відповідно до вимог, установлених Примірною інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153.
З урахуванням викладеного, можна говорити, що вимоги Правил ведення нотаріального діловодства можна умовно поділити на три групи:
А. Вимоги, що стосуються всіх без винятку документів, які формуються приватним нотаріусом/у державній нотаріальній конторі.
Б. Вимоги, що стосуються складання та оформлення документів, у яких відображається вчинена нотаріальна дія (нотаріальних документів) та їх наступної реєстрації та підготовки примірників нотаріуса до архівного зберігання (нотаріально посвідчувані правочини, видані нотаріусом свідоцтва, вчинені виконавчі написи, морські протести тощо).
В. Вимоги, що стосуються складання, оформлення, реєстрації та підготовки до архівного зберігання будь-яких інших документів, що становлять документообіг приватного нотаріуса/державної нотаріальної контори, але не є власне нотаріальною дією (службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документів у зв’язку з наданням правової допомоги). На жаль, Правила ведення нотаріального діловодства не дають відповіді на питання, за яким принципом документи загального діловодства слід відносити до службових, організаційно-розпорядчих документів та/або документів з адміністративно господарських питань. А відсутність переліку документів, які слід відносити до названих категорій документів, породжує проблеми з дотриманням нотаріусами вимог Правил ведення нотаріального діловодства. Зокрема, зазначене в підпункті 5.3.1 Правил ведення нотаріального діловодства виконати досить важко, не знаючи чітко, які з документів відносяться до категорії службових, а які — ні. Юридична енциклопедія залежно від сфери застосування і призначення документів наводить такі їх види: управлінські, організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, контактні, процесуально-правові . Як можна бачити, ні поняття службового документа, ні поняття службового документа як окремого виду документів тут не наводиться взагалі. А враховуючи, що будь-який документ загального документообігу в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса тією чи іншою мірою пов’язаний з виконанням нотаріусом (нотаріальною конторою) покладених на нього функцій, можна вважати такі документи службовими.
Загальні вимоги щодо складання та зовнішнього оформлення документів нотаріального діловодства передбачені пунктом 5.1 Правил ведення нотаріального діловодства, за змістом якого документ має містити:

Алла ЄРУХ отримати повну версію статті