ВЕДЕННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ ОСІБ, ЩО ПЕРЕБУВАЮТЬ У ТРУДОВИХ ВІДНОСИНАХ З ПРИВАТНИМ НОТАРІУСОМ, ТА ІНШИХ ДОКУМЕНТІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Ганна КОСЕНКО,
Центр аналітичних досліджень з питань права та безпеки «ЮКОН», місто Харків
ВЕДЕННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ ОСІБ,
ЩО ПЕРЕБУВАЮТЬ У ТРУДОВИХ ВІДНОСИНАХ З ПРИВАТНИМ НОТАРІУСОМ, ТА ІНШИХ ДОКУМЕНТІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ
Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 р. № 2368/5 зі змінами і доповненнями, внесеними Наказом Міністерства юстиції України від 16.11.2009 р. № 2151/5, до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (далі — Типова номенклатура справ) внесено справи: під індексом № 01-06 — «Накази та інші документи з особового складу», під індексом № 01-15 — «Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом», під індексом № 01-19 — «Особові рахунки працівників», під індексом № 01-22 — «Книга реєстрації наказів з особового складу».
Раніше, до прийняття Правил ведення нотаріального діловодства, приватні нотаріуси або складали документи з особового складу в окрему папку і ніде її не рахували, або і зовсім цих справ не заводили. Але, оскільки нотаріуси використовують найману працю, а названі документи можуть бути підтвердженням стажу працівників, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, ці справи необхідно заводити. Щодо осіб, стосовно яких можуть заводитися особові справи, Законом України «Про нотаріат» визначені категорії осіб, котрі можуть працювати з нотаріусом: 1) стажист нотаріуса; 2) працівники, котрі перебувають у трудових відносинах з нотаріусом.
Відповідно до п. 2.2 Правил ведення нотаріального діловодства загальне діловодство в конторі, архіві, приватним нотаріусом ведеться з дотриманням вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 р. № 1153 (зі змінами) (далі — Примірна інструкція з діловодства у міністерствах…).
Справи під індексом № 01-06 — «Накази та інші документи з особового складу»
Типовою номенклатурою справ під індексом № 01-06 передбачено справу «Накази та інші документи з особового складу». Строк зберігання справи — 75 років.
Варто відзначити, що накази з особового складу є не тільки розпорядчими документами, але й одночасно належать до первинних облікових документів, оскільки в них фіксується факт прийняття на роботу, звільнення, оголошення заохочень, стягнень, присвоєння кваліфікації, зміна прізвища тощо. Вони є підставою для нарахування працівникові заробітної плати.
Звичайно, до наказів з особового складу відносять накази про: прийняття на роботу (призначення на посаду), звільнення (припинення трудового договору), сумісництво, заохочення (нагородження, преміювання), надання матеріальної допомоги, зміну облікових даних (наприклад, зміна прізвища працівника) тощо.
Справи під індексом № 01-15 — «Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом»

Ганна КОСЕНКО отримати повну версію статті