У 2009 році на розгляд до Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань надійшло 2785 звернень громадян, що на 20,04 % більше, ніж за 2008 рік. При цьому, якщо кількість заяв, які подані до Департаменту на розгляд збільшилась на 10, 9 %, то кількість скарг збільшилась відповідно на 33,1 %. Слід зазначити, що таке збільшення кількості скарг зумовлено, перш за все, надходженням скарг до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату на рішення кваліфікаційних комісій нотаріату, утворених при головних управліннях юстиції (від загальної кількості скарг такі скарги складають близько 45 %).
Тенденція до збільшення кількості звернень, що надходять на розгляд до Департаменту збереглася і в I кварталі 2010 року. Так, загальна кількість звернень, порівняно з I кварталом 2009 року, збільшилась на 20,5 %, при цьому кількість заяв виросла на 5,9 %, а скарг відповідно на 64 %. Кількість скарг на рішення кваліфікаційних комісій нотаріату склала 37,4 % від загальної кількості скарг. Крім того, із 46 звернень, які надійшли від Урядової гарячої лінії, більш ніж 75 % склали скарги.
У 2009 році 20,7 % від загальної кількості звернень( 576 ) направлено на розгляд за належністю до головних управлінь юстиції для надання роз’яснень або розгляду по суті. За 2008 рік на розгляд головних управлінь юстиції було направлено 561 звернення, що складало 24,2 % від загальної кількості звернень, що надійшли на розгляд до Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань.
У I кварталі 2010 року на розгляд головних управлінь юстиції направлено 86 звернень, що склало 15,7 % від загальної кількості звернень.
Зменшення у процентному відношенні кількості звернень, що направлялися на розгляд до підвідомчих установ зумовлено тим, що, по-перше, в багатьох випадках, зверненню до Міністерства юстиції передувало звернення до територіального органу і відповідь авторів звернення не задовольнила, по друге, порушені у зверненнях питання щодо надання роз’яснень із застосування окремих положень діючого законодавства вимагали встановлення єдиної практики їх застосування та надання роз’яснень Мін’юстом.
Станом на 1 січня 2010 року на розгляді у Департаменті нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань залишалось 136 звернень, з них 64 скарги та 72 заяви, тоді як на 1 січня 2009 року ця цифра склала відповідно 96 звернень ( 61 заява та 35 скарг).
Збільшення кількості звернень, які на 1 січня 2010 року залишалися на розгляді у Міністерстві юстиції зумовлено запровадженням функціонування Урядової гарячої лінії державної установи „Соціальний контактний центр”. З часу її запровадження (жовтень 2009 року) надійшло 78 звернень від громадян. Такі звернення повинні були розглядатися протягом 15 днів, однак, у зв’язку з незрозумілістю, некоректністю порушених питань, наданням неповної інформації, строк розгляду таких звернень продовжувався в межах визначених Законом України „Про звернення громадян” строків.
На 1 квітня 2010 року на розгляді в Департаменті перебувало 126 звернень, строк виконання за якими не настав.
В той же час, слід зауважити на позитивну тенденцію щодо строків розгляду звернень громадян працівниками Департаменту. Так, суттєво зменшилась кількість звернень, строки розгляду яких було продовжено до 45 днів ( майже втричі), а кількість звернень, строк розгляду яких становив до 15 днів збільшилась на 14,7 %.
Така ж тенденція збереглась і в I кварталі 2010 року. Якщо у I кварталі 2009 року 7 звернень було розглянуто у строк до 45 днів, то за аналогічний період поточного року лише 2. Кількість звернень, строк розгляду яких становив до 30 днів, збільшилась в порівнянні з аналогічним періодом минулого року на 60 %.
У 2009 році із загальної кількості звернень 2401 звернення, тобто 86,2 %, надійшло безпосередньо від громадян ( колективних звернень — 55, що становить відповідно 2,29 % від цієї кількості). За аналогічний період 2008 року ця цифра склала відповідно 78,4 % та 3,9 %.
Майже вдвічі, порівняно з 2008 роком, зменшилась кількість звернень, направлених на розгляд Мін’юсту Апаратом Верховної Ради України, суттєво зменшилась кількість звернень від інших органів влади та виконавчих органів (без урахування звернень від державної установи „Соціальний контактний центр”, надходження яких, мало місце у четвертому кварталі 2009 року). На рівні 2008 року залишився показник кількості надходжень звернень від Кабінету Міністрів України.
У I кварталі 2010 року безпосередньо від громадян надійшло 413 звернень (фактично на рівні I кварталу 2009 року — 402). Значно зросла у цей період кількість звернень, направлених на розгляд Мін’юсту Кабінетом Міністрів України (майже в 4 рази), втричі зменшилась кількість звернень від Апарату Верховної Ради.
Щодо питань, які порушувалися авторами звернень то, крім як уже зазначалось, скарг на дії кваліфікаційних комісій нотаріату, утворених при головних управліннях юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, значна кількість скарг стосувалася правильності та законності вчинених нотаріусом нотаріальних дій (правомірність посвідчення заповітів та довіреностей, оскарження укладених договорів, відмова чи безпідставне, на думку скаржників, зволікання у видачі свідоцтв про право на спадщину, оскарження вчинених нотаріусом виконавчих написів, невиконання нотаріусами вимог статті 5 Закону України „ Про нотаріат” щодо сприяння громадянам у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів), а також питання внесення та вилучення нотаріусами відомостей до єдиних та державних реєстрів, що функціонують в системі нотаріату. Залишається актуальним та породжує надходження значної кількості скарг і питання неналежної організації роботи державних нотаріальних контор, здійснення прийому громадян з питань вчинення нотаріальних дій, або ж порушення державними нотаріусами вимог Примірного положення про порядок надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані з вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру в частині прийняття коштів за надання таких послуг готівкою або стягнення цих коштів з осіб пільгових категорій чи за послуги, які не були надані.
Надмірне стягнення державними нотаріусами таких коштів ( коли правові послуги надаються у зв’язку з вчинюваною нотаріальною дією: складання проекту заяви на видачу свідоцтва про право на спадщину, проекту заповіту, проектів запитів до відповідних установ для отримання документів, необхідних для оформлення спадкових прав тощо) також є однією з причин надходження скарг до Департаменту.
Звернення щодо надання роз’яснень положень чинного законодавства можна систематизувати на три підгрупи:
роз’яснення з питань спадкування ( спадкування частки у праві спільної сумісної власності; можливості закликання до спадкування осіб, визначених у статтях 1263-1265 Цивільного кодексу України ( далі- Кодекс), після спадкодавців, які померли до набрання чинності вищезазначеним Кодексом; спадкування спадкоємцями за законом у разі неприйняття спадщини одним із спадкоємців за заповітом; визначення обов’язкової частки у спадщині; підстави для закликання спадкоємців до спадкування в порядку статті 1241 Кодексу, застосування нотаріусами положень статті 1225 Кодексу при видачі свідоцтв про право на спадщину на земельну ділянку);
роз’яснення змін до земельного законодавства (пункту 12 Прикінцевих положень Закону України „Про першочергові заходи щодо запобігання негативним наслідкам фінансової кризи та про внесення змін до деяких законодавчих актів України”; стосовно застосування зворотної дії в часі Закону України „Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо документів, що посвідчують право на земельну ділянку, а також порядку поділу та об’єднання земельних ділянок” та порядку і підстав вилучення зі справ нотаріуса державних актів на право власності на землю ( земельну ділянку ); можливості вилучення з фондів державних нотаріальних архівів державних актів на право власності на землю, переданих у звязку з припиненням приватної нотаріальної діяльності; проставлення відповідних відміток, меж застосування положень постанови Кабінету Міністрів України від 26 серпня 2009 року № 901 « Про додаткові заходи щодо врегулювання земельних відносин»), питання застосування з 1 січня 2010 року положень статті 377 Цивільного кодексу України та статті 120 Земельного кодексу України, питання спільної сумісної та спільної часткової власності на земельну ділянку;
роз’яснення з інших питань ( податкове законодавство: порядок та підстави сплати податку з доходів фізичних осіб при укладенні договорів купівлі-продажу та дарування, оформленні спадкових прав; підстав вчинення нотаріусами виконавчих написів; порядку виділу частки із майна, що є у спільній частковій власності та інше).
За наслідками розгляду Департаментом нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань скарг громадян у 2009 році обгрунтованими було визнано 22 скарги, що склало 1,74 % від загальної кількості скарг, що надійшли до Міністерства юстиції. Станом на 01.01.2009 було визнано обгрунтованими 32 скарги на дії нотаріусів, що відповідно становило 3,36 % від їх загальної кількості.
Зменшення в процентному відношенні кількості обгрунтованих скарг від загального числа скарг, що надходили на розгляд, пояснюється, перш за все, значною кількістю скарг до Вищої кваліфікаційнї комісії нотаріату на рішення кваліфікаційних комісій нотаріату, відомості про які включаються до загальних статистичних даних по Департаменту.
Слід зауважити, що зменшення майже вдвічі кількості скарг, що визнані обгрунтованими, не можна розглядати як позитивну тенденцію, оскільки, у зв’язку зі зміною повноважень головних управлінь юстиції та Міністерства юстиції, питання законності вчинених нотаріальних дій не було предметом перевірок, проведених у зв’язку з надходженням звернень. Скарги громадян у цій частині Мін’юстом не розглядались ( до відома: із 32 скарг, які було визнано обгрунтованими за 2008 рік 23 скарги (більше 70 %) було визнано обгрунтованими з підстав невиконання або неналежного виконання нотаріусами вимог чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій).
Обгрунтовані скарги визнано такими з підстав: невиконання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства (4 скарги), неналежної організації роботи державних нотаріальних контор (4 скарги); ігнорування вимог Примірного положення про порядок надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані з вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру та неправильне застосування встановлених головними управліннями юстиції тарифів за надання таких послуг ( 3 скарги); невиконання нотаріусами положень статті 49 Закону України «Про нотаріат» в частині належного оформлення відмови у вчиненні нотаріальної дії ( 2 скарги ); недотримання вимог чинного законодавства про єдині та державні реєстри в системі нотаріату та виконання функцій реєстратора цих реєстрів ( 2 скарги), а також невиконання вимог статті 5 Закону України « Про нотаріат» в частині обов’язку сприяння громадянам у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів при оформленні спадкових прав ( 6 скарг, з них 3 скарги визнано обгрунтованими у зв’язку з тим, що за наявності заведеної спадкової справи, повторно заводилась спадкова справа до майна померлої однієї і тієї ж особи і в подальшому свідоцтво про право на спадщину видавалось без урахування спадкоємців, заяви яких про прийняття спадщини знаходились у попередній спадковій справі); 1 скарга визнана обгрунтованою у зв’язку з порушенням приватним нотаріусом вимог Закону України «Про звернення громадян»).
Всього із, як уже зазначалось, 22 скарг, що визнані обгрунтованими, 19 скарг — на дії державних нотаріусів. Як захід реагування на допущенні порушення, дев’яти державним нотаріусам ( завідувачам держнотконтор) оголошено догани; одного нотаріуса позбавлено преміальної винагороди, а одного нотаріуса позбавлено надбавки за високі досягнення у праці. В інших випадках заходи дисциплінарного впливу не застосовувались у зв’язку зі звільненням осіб, якими були допущені порушення або у зв’язку із закінченням строків, встановлених статтею 148 Кодексу законів про працю України. Діяльність одного приватного нотаріуса, скарга на дії якого була визнана обґрунтованою, була зупинена на підставі статті 29¹ Закону України „Про нотаріат” строком на два тижні.
У I кварталі 2010 року обґрунтованими було визнано 5 скарг, що склало 9,7 % від загальної кількості скарг, та 1 заява (0,3 % від кількості заяв, що надійшли на розгляд). Порівнюючи ці показники з показниками I кварталу 2009 року (визнано обґрунтованими 3 скарги, що склало 2,6 % від поданих скарг), слід зробити висновок, що якість надання нотаріальних послуг, виконання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства необхідно підвищувати, і перш за все, дієвим контролем з боку головних управлінь юстиції.
Підставами для визнання скарг та заяв обґрунтованими стали недотримання нотаріусами вимог статті 19 Закону України „Про нотаріат” (1 скарга), статті 5 цього Закону (2 скарги та заява), статті 100 Закону (1 скарга). Перевищення посадовими особами Головного управління юстиції у Волинській області своїх повноважень в частині виконання вимог статті 2 ¹ Закону стало причиною надходження обґрунтованої скарги на їх дії.
Щодо повторних звернень, то їх кількість практично залишилась незмінною (2009 рік — 293 звернення; 2008 рік — 279 звернень). При цьому, кількість скарг, що надійшли повторно, за звітний період 2009 року зменшилась, а заяв – збільшилась. За результатами аналізу такої ситуації можливо зробити висновок, що неотримання громадянами відповіді на попереднє звернення щодо законності вчиненої конкретної нотаріальної дії є підставою для їх звернення з повторною заявою аналогічного змісту.
Незначне збільшення у I кварталі 2010 року надходження повторних звернень мало місце і щодо скарг (I квартал 2009 року – 15, I квартал 2010 року – 18) і щодо заяв (I квартал 2009 року – 50, I квартал 2010 року – 54).
На розгляд головних управлінь юстиції у 2009 році як свідчать надані інформаційно-аналітичні матеріали, надійшло 942 скарги на дії та бездіяльність нотаріусів, організацію роботи державних нотаріальних контор та здійснення прийому громадян.
Необхідно зауважити, що, порівняно з аналогічним періодом 2008 року, кількість скарг зменшилась майже на 32 % ( у 2008 році на розгляд головних управлінь юстиції надійшло 1245 скарг). Майже на 40 % зменшилась і кількість скарг, які за результатами розгляду територіальними органами Мін’юсту визнано обґрунтованими. Якщо станом на 01.01.2009 обґрунтованими було визнано 54 скарги, то на відповідну дату 2010 року — 32, з них 5 скарг на дії органів нотаріату Дніпропетровської області; по 3 скарги – Волинської, Донецької, Закарпатської, Київської та Луганської областей; по 2 скарги — Кіровоградської, Львівської, Одеської областей, а також по одній обґрунтованій скарзі на дії нотаріусів та організацію роботи нотаріальних контор у Автономній Республіці Крим, Вінницькій, Полтавській, Тернопільській, Черкаській та Харківській областях.
Найбільша кількість скарг надійшла до Головного управління юстиції у Дніпропетровській області ( 115 скарг), Головного управління юстиції у м. Києві ( 113 скарг), Головного управління юстиції у Донецькій області ( 110 скарг) та Головного управління юстиції у Одеській області ( 103 скарги).
Зменшення кількості скарг, що надходили на розгляд до головних управлінь юстиції, спостерігалася і у I кварталі 2010 року. Порівняно з аналогічним періодом минулого року їх кількість зменшилась на 18 %. Однак кількість обґрунтованих скарг збільшилась більш ніж у два рази.
Як уже зазначалося, зменшення у 2009 році порівняно з 2008 роком, кількості обґрунтованих скарг, зумовлено, перш за все, звуженням компетенції головних управлінь юстиції щодо перевірки напрямків діяльності державних та приватних нотаріусів. В той же час, наявні і суб’єктивні причини такого явища, зокрема необ’єктивний підхід окремих працівників органів нотаріату при розгляді скарг, неналежна та неповна перевірка фактів, викладених у зверненнях, базування висновків та надання відповіді скаржникам лише на підставі пояснень нотаріусів, дії яких оскаржуються.
Тому збільшення у 2010 році кількості скарг, які визнані обґрунтованими, свідчить, зокрема, про зростання відповідальності працівників головних управлінь юстиції, більш виважений і предметний розгляд скарг.
Низька кваліфікація окремих спеціалістів відділів нотаріату, недостатній контроль з боку начальників відділів за їх діяльністю також є причиною неналежного розгляду звернень, в тому числі скарг, які надходять до Головних управлінь юстиції. Як наслідок — надходження повторних звернень ( скарг) до Міністерства юстиції, у яких порушуються питання також неналежних дій працівників головних управлінь юстиції.
Такий висновок щодо неналежних, в непоодиноких випадках, дій працівників управлінь відділів нотаріату, ґрунтується також на аналізі наданої головними управліннями юстиції інформації на виконання доручень Міністерства юстиції щодо розгляду звернень громадян з контрольним строком виконання. Крім того, що встановлені в дорученнях строки систематично порушуються, надана інформація, як правило, потребує, в кращому випадку, окремих уточнень.
В багатьох випадках надана інформація суперечлива, неповна, неконкретна, ґрунтується лише на відібраних від нотаріусів поясненнях або ж висновки, зроблені за результатами перевірки, не узгоджуються і не слідують із результатів розгляду.
Так, із 33 звернень, які у 2009 році Департаментом нотаріату розглянуто з продовженням строку розгляду до 45 днів, більш ніж у 70 % випадків строк розгляду продовжувався у зв’язку з необхідністю проведення додаткової перевірки та необхідністю витребування від головних управлінь юстиції копій матеріалів перевірки для прийняття обґрунтованого рішення за результатами розгляду. До прикладу: скарга Семашко З.Т. на організацію роботи Євпаторійської державної нотаріальної контори; колективна скарга Радчука В.А. та Радчук Н.П. на невиконання нотаріусом Сарненської держнотконтори Рівненської області вимог статті 49 Закону України «Про нотаріат», скарга Єгорової В.Г. на дії державного нотаріуса Першої Дніпропетровської держнотконтори, скарга Карпова В.Є. на дії державного нотаріуса першої Кіровоградської держнотконтори та інші.
Враховуючи викладене, вважаємо за необхідне начальникам головних управлінь юстиції:
- вжити заходів для посилення контролю за організацією роботи та виконанням правил нотаріального діловодства державними та приватними нотаріусами; за результатами перевірок проводити аналізи, узагальнення наявних порушень організації нотаріальної діяльності та правил ведення нотаріального діловодства. Такі аналізи та узагальнення розглядати на семінарах нотаріусів і направляти нотаріусам для врахування в своїй нотаріальній діяльності;
- посилити роль методичних рад, що діють при головних управліннях юстиції щодо вивчення, узагальнення та спрямування нотаріальної практики;
- особисто або через заступників, які координують роботу відділів нотаріату контролювати та забезпечувати належний розгляд звернень громадян в межах та з дотриманням вимог Закону України « Про звернення громадян»;
- стан розгляду звернень громадян розглядати на колегіях головних управлінь юстиції;
- по кожному випадку надходження скарг на дії чи бездіяльність органів нотаріату проводити перевірки та адекватно реагувати за їх результатами. За наявності підстав застосовувати заходи дисциплінарного стягнення до державних нотаріусів та вживати заходів, визначених статтею 291 Закону України «Про нотаріат» до приватних нотаріусів.
З метою попередження надходження скарг та заяв громадян, матеріали щоквартальних узагальнень( аналізів) стану розгляду звернень громадян у вигляді інформаційних листів, узагальнень, аналізів, направляти нотаріусам для реагування.
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Н.В. Ященко
