Управління нотаріату Головного управління юстиції у м.Києві повідомляє, що згідно Плану з організації звітування територіальних органів юстиції перед Міністерством юстиції України та центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 31.10.2011 № 3242/5, знято з контролю звітування щодо кількісних показників по спадщині.

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
10.02.2012 м. Київ № 232/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
10.02.2012 за № 202/20515

Про затвердження Типового
положення про архівний підрозділ
органу державної влади, органу
місцевого самоврядування, державного
і комунального підприємства, установи
та організації

Відповідно до статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, що додається.

2. Центральним, галузевим державним архівам України, Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, міст Києва і Севастополя надавати допомогу органам державної влади, органам місцевого самоврядування, державним і комунальним підприємствам, установам та організаціям у розробленні індивідуальних положень про архівні підрозділи, зазначені в пункті 1.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами).

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 06.08.2002 № 58 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 20.08.2002 за № 682/6970 (із змінами).

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр
Олександр Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
10.02.2012 № 232/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
10.02.2012 за № 202/20515

ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ органу державної влади,
органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації

1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації (далі — організація) створюють архівні підрозділи (далі — архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архів є самостійною структурною частиною організації.

У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архів може входити до складу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо) або функції щодо його ведення покладаються на одного з працівників організації (далі – особа, відповідальна за архів).

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів організації, яке розробляється на підставі цього Типового положення.

Положення про архів організації, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради, після чого затверджується керівником цієї організації.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник організації, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов’язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник організації.

6. Основними завданнями архіву є:

приймання від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах організації;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

підготовка, передавання та транспортування (за рахунок організації) документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

вимагати від структурних підрозділів організації передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в організації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду керівника архіву організації призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.

Керівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади керівником цієї організації.

Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами організації визначається керівником організації.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є керівник архіву або особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації, та документи з особового складу;

науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;

фонди особового походження працівників організації, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій – попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву організації;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві організації окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів організації до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архіву організації у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву організації одразу після завершення їх виробництва.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві організації:

для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 15 років;

для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади – 10 років;

для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств – 5 років;

для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду – 75 років;

для науково-технічної документації – 25 років;

для аудіовізуальних документів – 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;

для електронних документів – 3 роки.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади
О. В. Зеркаль

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
09.02.2012 м. Київ № 225/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
9 лютого 2012 р. за № 198/20511

Про бланки виписки,
витягу та довідки з Єдиного
державного реєстру юридичних осіб
та фізичних осіб – підприємців

Відповідно до пункту 1 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 395,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1.1. Технічний опис бланка виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.

1.2. Інструкцію про порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.

2. Установити, що:

2.1. Бланки виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців є бланками суворої звітності.

2.2. Залишки бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, технічний опис яких затверджено наказами Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 02.04.2004 № 37 «Про затвердження Опису бланків свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи – підприємця та виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 19.04.2004 за № 496/9095, від 20.10.2005 № 96 «Про затвердження Технічного опису бланка довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців про резервування найменування юридичної особи, витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців та довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.10.2005 за № 1293/11573, використовуються до повного їх витрачання.

2.3. Витрати, пов’язані з організацією виготовлення та постачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, здійснюються за рахунок державного підприємства «Інформаційно-ресурсний центр».

2.4. Залишки бланків свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи та свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи – підприємця підлягають знищенню в установленому порядку до 01.01.2013, про що складається акт про знищення, який надсилається на адресу Державного підприємства «Інформаційно-ресурсний центр».

3. Державному підприємству «Інформаційно-ресурсний центр» (Коваль С.М.) забезпечити приведення програмного забезпечення автоматизованої системи ведення Реєстру спеціальних бланків виписок, витягів та довідок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців у відповідність до Інструкції про порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, затвердженої цим наказом, протягом двох місяців з дня набрання чинності цим наказом.

4. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

5. Державній реєстраційній службі України (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома структурних підрозділів територіальних органів юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби України.

6. Структурним підрозділам територіальних органів юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби України, довести цей наказ до відома голів виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних в містах Києві та Севастополі державних адміністрацій.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування, крім підпункту 1.2 цього наказу, який набирає чинності через два місяці з дня набрання чинності цим наказом.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

Міністр
Олександр Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
09.02.2012 № 225/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
9 лютого 2012 р. за № 198/20511

ТЕХНІЧНИЙ ОПИС
бланка виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру
юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців

1. Бланк виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (далі – бланк) виготовляється форматом 210 х 297 мм.

2. Основні технічні характеристики паперу для виготовлення бланка:

маса 1 м² – не менше 80 г;

власна флуоресценція – не більше 3%;

наявність захисних волокон;

наявність хімічного захисту;

наявність двоступеневого (двотонового) водяного знака;

білість – не менше 80%.

3. Друковані елементи захисту бланка:

лицьовий та зворотний боки бланка задруковані двома гільйошними антисканерними сітками перемінної геометрії, які створені спеціальними системами, товщина ліній – не більше 50 мкм;

у дизайні лицьового та зворотного боків бланка при друкуванні застосовані видимі та невидимі при денному світлі фарби, що мають свічення при дії випромінювання в зонах спеціальних частот;

мікрошрифт.

4. Бланк має рамку шириною 8 мм та біле зовнішнє поле шириною 3 мм з лицьового та зворотного боків.

5. У верхній частині бланка в центрі надруковано схематичне зображення малого Державного Герба України.

6. У тексті бланка слова «Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» розміщуються у верхній частині бланка в один рядок; слова «Державна реєстраційна служба України» розміщуються у верхній частині бланка у два рядки після слів «Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців».

7. Кількість фарб:

лицьовий бік – 5 фарб офсетним друком, 1 фарба високим друком;

зворотний бік – 3 фарби офсетним друком.

8. Колір бланка:

лицьовий бік – світло-бузковий;

зворотний бік – сіро-блакитний.

9. Нумерація бланка складається з двох літер облікової серії, надрукованих офсетним способом, та шести цифр, надрукованих високим способом. Облікова серія розташована в лівій верхній частині бланка, номер – у правій верхній частині бланка.

10. На зворотному боці в нижньому правому куті під основною рамкою малюнка розташовані такі реквізити підприємства-виготовлювача:

скорочене найменування підприємства, що виготовило бланки;

номер замовлення;

рік і квартал випуску.

11. Допуски:

за всіма розмірами і координатами розміщення (крім мікрошрифту) – ±0,5 мм;

за масою – 1 м²± 5 г/ м².

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади
О.В. Зеркаль

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
09.02.2012 № 225/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
9 лютого 2012 р. за № 199/20512

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок замовлення, постачання, обліку
та звітності щодо витрачання бланків виписки,
витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб
та фізичних осіб – підприємців

І. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку та звітності щодо витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (далі – бланк).

1.2. Бланки є невід’ємною складовою документарного забезпечення процесу державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.

1.3. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків належить Державній реєстраційній службі України.

ІІ. Організація виготовлення та приймання бланків
від поліграфічного підприємства

2.1. Організація виготовлення бланків здійснюється Державним підприємством «Інформаційно-ресурсний центр» (далі – ДП «ІРЦ») у централізованому порядку шляхом замовлення їх у спеціалізованого підприємства, яке має право на виготовлення документів суворої звітності відповідно до законодавства (далі – поліграфічне підприємство).

2.2. Приймання тиражу виготовлених поліграфічним підприємством бланків здійснюється комісією, яка створюється відповідно до наказу ДП «ІРЦ».

2.3. До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб. До роботи комісії може залучатися представник поліграфічного підприємства, яке виготовило бланки.

2.4. Під час приймання бланків комісія зобов’язана перевірити їх кількість та відповідність серій і номерів, зазначених на пачках, тим, що зазначені у видатковій накладній. Про приймання бланків від поліграфічного підприємства складається акт про прийняття від поліграфічного підприємства бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (додаток 1).

2.5. Про прийняття ДП «ІРЦ» на облік бланків до Реєстру спеціальних бланків виписок, витягів, довідок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (далі – Реєстр) вноситься така інформація:

кількість прийнятих бланків;

серія, номер першого бланка;

серія, номер останнього бланка;

дата прийняття на облік бланків;

номер видаткової накладної поліграфічного підприємства;

вартість одного примірника бланка;

місце зберігання бланків;

дата внесення до Реєстру відомостей про бланки.

ІІІ. Замовлення та постачання бланків

3.1. Замовниками бланків є виконавчі комітети міських рад міст обласного значення, районні, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації (далі – замовник).

3.2. Замовлення бланків здійснюється шляхом подання до ДП «ІРЦ» заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (додаток 2).

Якщо замовник бажає отримати бланки поштовим зв’язком спеціального призначення, до заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців додається довіреність на одержання цінностей.

3.3. Постачання бланків замовнику здійснюється на підставі заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців на території ДП «ІРЦ» або поштовим зв’язком спеціального призначення.

3.4. Передача та прийом бланків здійснюються з дотриманням норм законодавства з питань бухгалтерського обліку та обігу документів суворої звітності.

3.5. Передача бланків замовнику на території ДП «ІРЦ» здійснюється за видатковою накладною за наявності у представника замовника довіреності на одержання цінностей та паспорта.

3.6. Під час отримання бланків представник замовника зобов’язаний особисто перевірити їх кількість та відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у видатковій накладній.

Якщо бланки передаються у пачках, представник замовника перевіряє їх кількість, а також відповідність серій і номерів, зазначених на пачках, тим, що зазначені у видатковій накладній.

3.7. Про передачу бланків складається акт приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (додаток 3) у двох примірниках, один з яких залишається у ДП «ІРЦ», а другий передається замовнику, що отримав бланки.

3.8. У разі передачі бланків замовнику поштовим зв’язком спеціального призначення разом з бланками надсилається акт приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців та видаткова накладна у двох примірниках. Один примірник акта приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців та видаткової накладної залишається у замовника, а другий повертається до ДП «ІРЦ» протягом п’яти робочих днів з дати його підписання.

3.9. Прийом бланків, які отримані поштовим зв’язком спеціального призначення, здійснюється замовником у порядку, визначеному пунктом 3.6 цього розділу.

3.10. Про постачання бланків ДП «ІРЦ» не пізніше наступного робочого дня з дня їх постачання вносить до Реєстру таку інформацію:

дата передачі бланків;

номер видаткової накладної;

найменування та ідентифікаційний код замовника за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

кількість переданих бланків;

серія та номер першого переданого бланка;

серія та номер останнього переданого бланка;

вартість одного примірника бланка;

посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка передала бланки;

посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, що отримала бланки;

номер та дата видачі довіреності, за якою прийняті бланки.

ІV. Ведення обліку бланків

4.1. Облік бланків ведеться:

ДП «ІРЦ» – облік отримання бланків від поліграфічного підприємства, постачання бланків замовникам, недійсних бланків у Реєстрі;

замовниками – облік надходження бланків та їх передачу державним реєстраторам у журналі обліку надходження бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців до виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій (додаток 4);

державними реєстраторами – облік отримання, витрачання та недійсних бланків – у журналі обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.

4.2. Журнал обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців містить відомості про:

4.2.1. Постачання бланків замовнику:

найменування замовника;

дата постачання бланків замовнику;

дата та номер акта приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців;

бланки, які передані замовнику (серія та номери бланків, кількість бланків, загальна вартість бланків).

4.2.2. Отримання бланків державним реєстратором:

дата отримання бланків державним реєстратором;

бланки, що отримані державним реєстратором (серія та номери бланків, кількість бланків, загальна вартість бланків);

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора, який отримав бланки.

4.2.3. Витрачання бланків:

серія та номер бланка, який витрачено;

дата витрачання бланка;

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора, який витратив бланк;

відомості про те, на що був використаний бланк;

кількість бланків, що залишилися на обліку у державного реєстратора;

кількість бланків, що залишилися на обліку у замовника.

4.2.4. Відомості про недійсні бланки.

4.3. Журнал обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців ведеться державним реєстратором в електронній формі у складі Реєстру.

4.4. Звітування про бланки здійснюється за допомогою Реєстру.

4.5. Звітування про бланки здійснюється з використанням таких кодів витрачання бланків:

1 – використаний при виготовленні документа;

2 – зіпсований при виготовленні документа;

3 – пошкоджений при зберіганні;

4 – втрачений (викрадений);

5 – дефектний;

6 – відсутній.

V. Недійсні бланки

5.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені при зберіганні, дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки), викрадені (втрачені).

5.2. Про виявлення відсутніх, дефектних або пошкоджених при зберіганні бланків складається відповідний акт:

ДП «ІРЦ» – щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

замовником – щодо бланків, отриманих від ДП «ІРЦ».

5.3. Списання та знищення недійсних бланків забезпечує:

керівник ДП «ІРЦ» – щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

керівник замовника – щодо бланків, отриманих від ДП «ІРЦ».

5.4. Списання та знищення бланків здійснюються комісією у складі не менше ніж трьох осіб, про що складається акт про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні (додаток 5), який затверджується керівником ДП «ІРЦ»/замовника. Персональний склад комісії затверджується наказом ДП «ІРЦ»/замовника.

5.5. В акті про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні, проти кожного зіпсованого, пошкодженого або дефектного бланка наклеюються вирізані у відповідному бланку серія й номер.

5.6. Зіпсовані, пошкоджені та дефектні бланки знищуються замовником шляхом подрібнення або спалювання.

VІ. Інвентаризація бланків

6.1. Інвентаризація бланків, які зберігаються у ДП «ІРЦ» та замовника, проводиться не рідше одного разу на рік.

6.2. Інвентаризація бланків також проводиться у разі:

зміни особи, відповідальної за зберігання бланків;

стихійного лиха, пожежі;

виявлення пошкодження, втрати облікової документації;

встановлення факту розкрадання бланків.

VІІ. Ведення Реєстру

7.1. Для обліку та звітності витрачання бланків утворюється і ведеться Реєстр.

7.2. Держателем Реєстру є Державна реєстраційна служба України, яка забезпечує його функціонування.

7.3. Адміністратором Реєстру є ДП «ІРЦ», яке здійснює заходи із створення та супроводження програмного забезпечення Реєстру, надає доступ до Реєстру, забезпечує матеріально-технічне та технологічне забезпечення ведення Реєстру, збереження та захист даних, що містяться у Реєстрі.

7.4. Реєстр організовується таким чином, щоб була можливість отримати інформацію про статус кожного бланка (виданий; використаний при виготовленні документа; зіпсований при виготовленні документа; пошкоджений при зберіганні; втрачений (викрадений); дефектний; відсутній).

7.5. Унесення даних до Реєстру здійснюється:

ДП «ІРЦ» – даних про прийняття на облік бланків, їх постачання замовникам, недійсні бланки щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

державними реєстраторами – даних про використання бланків при виготовленні документа, недійсні бланки щодо бланків, отриманих від ДП «ІРЦ».

7.6. Підставою для внесення відомостей до Реєстру є:

використання бланка для оформлення виписки, витягу або довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців;

видаткова накладна на приймання та видачу бланків;

акт про виявлення відсутніх, пошкоджених при зберіганні та дефектних бланків виписки, витягу та довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців;

акт про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання або дефектні;

акт про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців втраченими (викраденими);

акт про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.

7.7. ДП «ІРЦ» відповідає за своєчасність унесення до Реєстру даних, передбачених абзацом другим пункту 7.5 цього розділу, та їх достовірність.

7.8. Державні реєстратори відповідають за своєчасність унесення до Реєстру даних, передбачених абзацом третім пункту 7.5 цього розділу, та їх достовірність.

VІІІ. Зберігання бланків

8.1. Бланки повинні зберігатись у металевих шафах (сейфах) або спеціально обладнаних для зберігання бланків приміщеннях.

8.2. У неробочий час металеві шафи (сейфи), спеціально обладнані для зберігання бланків, приміщення повинні бути опечатані.

8.3. Доступ до бланків мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а у їхній присутності – також посадові особи, які мають право перевірки їхньої діяльності.

8.4. Зберігання бланків відповідно до законодавство забезпечують:

ДП «ІРЦ» – щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

замовник – щодо бланків, отриманих від ДП «ІРЦ».

8.5. У разі звільнення з посади державного реєстратора невикористані бланки після проведення інвентаризації передаються новопризначеному державному реєстратору за актом приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців. У разі відсутності новопризначеного державного реєстратора бланки передаються комісії, яка створюється відповідно до наказу замовника.

До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб (державний реєстратор (у разі наявності) та працівники замовника).

8.6. У разі виявлення факту втрати (викрадення) бланків особа, що відповідає за зберігання бланків, зобов’язана у той самий день повідомити про це органи внутрішніх справ за місцем їх викрадення для вжиття заходів щодо їх розшуку та внести відповідні відомості до Реєстру.

8.7. За кожним фактом втрати (викрадення) бланків призначається службова перевірка.

8.8. Після завершення службової перевірки обставин втрати (викрадення) бланків складається акт про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців втраченими (викраденими).

ІХ. Прикінцеві положення

9.1. Замовники можуть передавати бланки між собою, про що складається акт про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців у трьох примірниках, один з яких не пізніше наступного робочого дня після його підписання надсилається ДП «ІРЦ» для внесення відповідних змін до Реєстру.

Передача бланків від одного замовника іншому здійснюється за видатковою накладною за наявності у представника замовника, якому передаються бланки, довіреності на одержання цінностей та паспорта.

9.2. Акти про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, акти про виявлення відсутніх, пошкоджених при зберіганні та дефектних бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, акти про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні, акти про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців втраченими (викраденими) зберігаються протягом п’яти років, а після закінчення цього строку знищуються у встановленому порядку.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади
О.В. Зеркаль

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

20.1.2012 м. Київ № 112/5

Зареєстровано в Міністерстві
юстиції 23 січня 2012 року № 88/20401 ІНІ

Про затвердження Змін до деяких
наказів Міністерства юстиції України

Відповідно до статей 6, 10 Закону України «Про доступ до публічної інформації», статті 11 Закону України «Про інформацію», статті 24 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», підпункту 51 пункту 7 Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064 (із змінами), та з метою приведення нормативно-правових актів Міністерства юстиції у відповідність до вимог чинного законодавства

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до деяких наказів Міністерства юстиції України, що додаються.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами).

3. Голові Державної реєстраційної служби (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4..Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі довести цей наказ до відома відділів державної реєстрації актів цивільного стану та забезпечити його належне застосування в роботі.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Департамент взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.).

Міністр
Олександр Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
20.01.2012 від 112/5

Зареєстровано в міністерстві
юстиції 23 січня 2012 року № 88/20401

ЗМІНИ
до деяких наказів
Міністерства юстиції України

1..У Правилах державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18.10.2000 за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.12.2010 № 3307/5):

1.1. У пункті 9 розділу І:

абзац перший після слова «Відомості» доповнити словами «про національність, освіту, сімейний стан, а також адресу, дату і місце народження фізичної особи»;

після абзацу першого доповнити пункт новими абзацами другим — шостим такого змісту:

«Фізична особа має право на ознайомлення з інформацією, що міститься в актовому записі цивільного стану, яка стосується її особисто, крім випадків, передбачених законом.

Конфіденційна інформація про фізичну особу, яка міститься в актовому записі цивільного стану (дані про національність, освіту, сімейний стан, а також адресу, дату і місце народження фізичної особи), може бути повідомлена працівниками органу державної реєстрації актів цивільного стану запитувачу інформації за бажанням фізичної особи та лише за її згодою на підставі заяви, справжність підпису на якій засвідчена в установленому порядку.

За рішенням суду фізична особа має право на ознайомлення з конфіденційною інформацією в актових записах цивільного стану про інших осіб, якщо це необхідно для реалізації та захисту прав та законних інтересів.

Працівники органів державної реєстрації актів цивільного стану ознайомлюють запитувача інформації з відомостями актових записів цивільного стану, доступ до яких не обмежений.

На вимогу фізичної особи працівниками органів державної реєстрації актів цивільного стану надається письмова інформація про відомості актових записів цивільного стану, з якими вона має право на ознайомлення відповідно до законодавства.».

У зв’язку з цим абзаци другий — сьомий вважати відповідно абзацами сьомим-дванадцятим.

1.2. У розділі ІV:

доповнити пункт 11 новим абзацом такого змісту:

«Якщо заявником порушується питання поновлення втраченого актового запису цивільного стану, відділ державної реєстрації актів цивільного стану безпосередньо долучає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану до відповідних матеріалів з поновлення актового запису»;

абзац другий пункту 18 виключити.

2. В Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженій наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 № 1269/5, зареєстрованій у Міністерстві юстиції України 25.07.2008 за № 691/15382 (зі змінами):

2.1. Пункт 1.3 роділу І викласти в такій редакції:

«1.3. На запити фізичних та юридичних осіб з Реєстру видаються такі форми витягів:

а) витяг з Реєстру, що містить окремі відомості певного актового запису цивільного стану, зміни та іншу інформацію, унесену до нього, або відомості про відсутність такого запису;

б) повний витяг з Реєстру, що містить усі відомості певного актового запису цивільного стану, зміни та іншу інформацію, унесену до нього, або відомості про відсутність такого запису.».

2.2. У розділі ІІ:

2.2.1. У главі 2.1:

у пункті 2.1.2 слова та цифри «від 12 вересня 2002 року № 1367 «Про затвердження зразків книг реєстрації актів цивільного стану та описів бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану» (зі змінами)» замінити словами та цифрами «від 10 листопада 2010 № 1025 «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану»;

у пункті 2.1.5:

в абзаці першому слова «та доповнення» виключити;

в абзаці третьому слово «доповнення» виключити;

у пункті 2.1.6:

в абзаці першому слова «та доповнення» виключити;

в абзаці другому слова «та доповнень» виключити;

у пункті 2.1.8 слово «доповнень» виключити.

2.2.2. У главі 2.2:

абзац шостий підпункту «в» пункту 2.2.4 викласти в такій редакції:

«дата і номер рішення суду, повне найменування суду, яким постановлено рішення, найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що реєстрував шлюб, який розірвано, номер актового запису та дата державної реєстрації шлюбу»;

абзац другий пункту 2.2.9 доповнити словами «, серії, номера свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, яке не повернуто заявником»;

у пункті 2.2.10:

абзац другий доповнити словами «відомостей про свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, які не повернуто заявниками при анулюванні актових записів цивільного стану, для розміщення на веб-сайті Державної реєстраційної служби; відомостей про виконані рішення суду про розірвання шлюбу, постановлені після набрання чинності Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану»;

в абзаці третьому підпункту «ґ» цифри та слова «постановою Центральної виборчої комісії від 27 грудня 2007 року № 578» замінити словами «відповідною постановою Центральної виборчої комісії»;

доповнити пункт новими підпунктами «і», «ї» такого змісту:

«і) про свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, які не повернуто заявниками при анулюванні актових записів цивільного стану:

період, за який сформована сукупність відомостей;

серія, номер, вид свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про реєстратора, який сформував сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

ї) про рішення суду про розірвання шлюбу, постановлені після набрання чинності Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», на підставі яких проставлено відмітки в актових записах про шлюб:

період, за який сформована сукупність відомостей;

дата і номер рішення суду, повне найменування суду, яким постановлено рішення;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про реєстратора, який сформував сукупність відомостей;

дата формування відомостей.».

2.3. У розділі ІІІ:

у пункті 3.4:

у підпункті «є» слово «громадян» виключити;

після абзацу дев’ятого доповнити пункт новим абзацом десятим такого змісту:

«Витяги, зазначені в підпунктах «а», «в» — «е» цього пункту, видаються також на письмову заяву фізичної особи, відомості про яку або про її малолітніх, неповнолітніх дітей містяться у відповідному актовому записі цивільного стану, чи на письмову заяву представника цієї особи, повноваження якого ґрунтуються на дорученні, посвідченому нотаріально.».

У зв’язку з цим абзаци десятий – дванадцятий вважати відповідно абзацами одинадцятим – тринадцятим;

абзац одинадцятий після слів «видаються (надсилаються)» доповнити словами «юридичним особам»; слово «громадян» виключити;

в абзаці тринадцятому слово «доповнень» виключити;

в абзаці третьому пункту 3.6:

після слова «суду» доповнити абзац словом «(судді)»; слова «слідчих органів прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки» замінити словами «органів дізнання чи досудового слідства».

2.4. У додатках до Інструкції:

2.4.1. Додаток 17 після абзацу четвертого доповнити новим абзацом п’ятим такого змісту:

«Прізвище, власне ім’я, по батькові фізичної особи, за письмовою заявою якої видано витяг.».

У зв’язку з цим абзаци п’ятий – п’ятдесят четвертий вважати відповідно абзацами шостим – п’ятдесят п’ятим.

2.4.2. Додаток 19 після абзацу четвертого доповнити новим абзацом п’ятим такого змісту:

«Прізвище, власне ім’я, по батькові фізичної особи, за письмовою заявою якої видано витяг.».

У зв’язку з цим абзаци п’ятий – сорок дев’ятий вважати відповідно абзацами шостим – п’ятдесятим.

2.4.3. Додаток 20 після абзацу четвертого доповнити новим абзацом п’ятим такого змісту:

«Прізвище, власне ім’я, по батькові фізичної особи, за письмовою заявою якої видано витяг.».

У зв’язку з цим абзаци п’ятий – п’ятдесят другий вважати відповідно абзацами шостим – п’ятдесят третім.

2.4.4. Додаток 21 після абзацу четвертого доповнити новим абзацом п’ятим такого змісту:

«Прізвище, власне ім’я, по батькові фізичної особи, за письмовою заявою якої видано витяг.».

У зв’язку з цим абзаци п’ятий – сорок сьомий вважати відповідно абзацами шостим – сорок восьмим.

2.4.5. Додаток 22 після абзацу четвертого доповнити новим абзацом п’ятим такого змісту:

«Прізвище, власне ім’я, по батькові фізичної особи, за письмовою заявою якої видано витяг.».

У зв’язку з цим абзаци п’ятий – сорок дев’ятий вважати відповідно абзацами шостим – п’ятдесятим.

2.4.6. Додаток 23 після абзацу четвертого доповнити новим абзацом п’ятим такого змісту:

«Прізвище, власне ім’я, по батькові фізичної особи, за письмовою заявою якої видано витяг.».

У зв’язку з цим абзаци п’ятий – тридцять п’ятий вважати відповідно абзацами шостим – тридцять шостим.

2.5. У тексті Інструкції та додатках до неї слово «реєстрація» у всіх відмінках та числах замінити словами «державна реєстрація» у відповідних відмінках та числах.

В.о. директора Департаменту
взаємодії з органами влади

С.В. Мартиненко

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

30.01.2012 м. Київ № 174/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31.01.12 за № 151/20464

Про затвердження Порядку складання
та подання запитів на публічну інформацію,
розпорядником якої є Державна служба України
з питань захисту персональних даних

Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади»

Н А К А З У Ю:

1. Затвердити Порядок складання та подання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є Державна служба України з питань захисту персональних даних, що додається.

2. Затвердити форми запиту на отримання публічної інформації, що додаються.

3. Державній службі України з питань захисту персональних даних (Мервінський О.І.):

3.1. Розмістити Порядок складання та подання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є Державна служба України з питань захисту персональних даних, на веб-сайті Державної служби України з питань захисту персональних даних.

3.2. Запровадити реєстрацію запитів на інформацію, що надходять в усній чи письмовій формі під час особистого прийому або шляхом надсилання поштою, електронною поштою, факсом або по телефону.

3.3. Забезпечити складання звітів, у тому числі щодо розгляду запитів на отримання публічної інформації.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

Міністр
Олександр Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
30.01.2012 № 174/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31.01.12 за № 151/20464

ПОРЯДОК
складання та подання запитів на публічну інформацію,
розпорядником якої є Державна служба України
з питань захисту персональних даних

1. Цей Порядок визначає механізм складання та подання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є Державна служба України з питань захисту персональних даних, та її оприлюднення.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про доступ до публічної інформації».

3. Доступ до публічної інформації Державної служби України з питань захисту персональних даних забезпечується шляхом надання інформації за запитами на отримання публічної інформації.

4. Запит на отримання публічної інформації подається Державній службі України з питань захисту персональних даних в усній чи письмовій формі під час особистого прийому або шляхом надсилання поштою, факсом, електронною поштою або по телефону на вибір запитувача.

5. Письмовий запит на отримання публічної інформації подається у довільній формі.

6. Запит на інформацію повинен містити:

прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу, адресу електронної пошти або номер засобу зв’язку (якщо такий є);

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);

підпис і дату (за умови подання письмового запиту).

7. З метою спрощення процедури оформлення письмового запиту запитувач може використовувати форми для подання запиту на отримання публічної інформації.

8. Форми запиту розміщуються на офіційному веб-сайті Державної служби України з питань захисту персональних даних та на інформаційному стенді в приміщенні Державної служби України з питань захисту персональних даних.

9. Запитувач може заповнити форми запиту безпосередньо на веб-сайті Державної служби України з питань захисту персональних даних.

10. Під час подання запиту на інформацію запитувач зазначає зручну для нього форму отримання інформації.

11. Запит на інформацію приймається та реєструється особою, яка організовує у встановленому порядку доступ до публічної інформації в системі електронного документообігу.

12. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформлює представник спеціального структурного підрозділу або посадова особа, яка організовує у встановленому порядку доступ до публічної інформації, якою володіє розпорядник інформації, із зазначенням прізвища, імені, по батькові, контактного телефону в запиті, та надає копію запиту особі, яка його подала.

13. На вимогу запитувача на першому аркуші копії запиту проставляється відбиток штампа із зазначенням найменування Державної служби України з питань захисту персональних даних, дати надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачу.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади

О.В. Зеркаль

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

20.01.2012 м. Київ № 113/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
23 січня 2012 року за № 89/20402

Про затвердження опису
гербової печатки державного
реєстратора та описів і зразків
штампів для проставляння державним
реєстратором відміток на установчих
документах при проведенні реєстраційних дій

Відповідно до частини другої статті 7 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців»

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1.1. Опис гербової печатки державного реєстратора.

1.2. Описи штампів для проставляння державним реєстратором відміток на установчих документах при проведенні реєстраційних дій.

1.3. Зразки штампів для проставляння державним реєстратором відміток на установчих документах при проведенні реєстраційних дій.

2. Установити, що штампи для проставляння державним реєстратором відміток на установчих документах при проведенні реєстраційних дій проставляються на титульному аркуші установчих документів юридичної особи, засвідчуються підписом державного реєстратора та скріплюються його гербовою печаткою.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

4. Державній реєстраційній службі України (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома державних реєстраторів виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних в містах Києві та Севастополі державних адміністрацій та забезпечити його виконання.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.).

Міністр
Олександр Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
від 20.01.2012 № 113/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції
України 23 січня 2012 р.
за № 89/20402

ОПИС
гербової печатки державного реєстратора

Гербова печатка державного реєстратора має форму правильного кола діаметром 40 мм, краї печатки обрамлено подвійним бортиком. У центрі печатки знаходиться зображення малого Державного Герба України шириною 11 мм, висотою 15 мм, обрамлене колом діаметром 23 мм.

По зовнішньому від обрамлення Герба колу зліва направо українською мовою розміщується повне найменування відповідного виконавчого комітету міської ради міста обласного значення або районної, районної в містах Києві та Севастополі державної адміністрації, далі після слів «Державний реєстратор» зазначаються прізвище, ім’я, по батькові державного реєстратора.

На нижньому стику напису найменування відповідного виконавчого комітету міської ради міста обласного значення або районної, районної в містах Києві та Севастополі державної адміністрації у першому рядку центровим способом розміщується напис «УКРАЇНА», який з обох боків виділений шестикутними зірочками.

Печатка виготовляється з гуми.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади

О.В. Зеркаль

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
від 20.01.2012 № 113/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції
України 23 січня 2012 р.
за № 90/20403

ОПИСИ
штампів для проставляння державним реєстратором відміток на
установчих документах при проведенні реєстраційних дій

1. Штамп про проведення державної реєстрації юридичної особи має форму прямокутника розміром 60,0 мм по горизонталі та 30,0 мм по вертикалі.

У межах площі штампа центровим способом українською мовою розміщується текст, який включає напис «Державну реєстрацію юридичної особи ПРОВЕДЕНО», нижче –

«Дата реєстрації _______________________________»;
«Номер запису __________________________________»;
«Державний реєстратор __________________________».

2. Штамп про провадження юридичною особою діяльності на підставі модельного статуту має форму прямокутника розміром 60,0 мм по горизонталі та 30,0 мм по вертикалі.

У межах площі штампа центровим способом українською мовою розміщується текст, який включає напис «Юридична особа провадить діяльність на підставі модельного статуту», нижче –

«Дата реєстрації _______________________________»;
«Номер запису __________________________________»;
«Державний реєстратор __________________________».

3. Штамп про проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи має форму прямокутника розміром 60,0 мм по горизонталі та 30,0 мм по вертикалі.

У межах площі штампа центровим способом українською мовою розміщується текст, який включає напис «Державну реєстрацію змін до установчих документів юридичної особи ПРОВЕДЕНО», нижче –

«Дата реєстрації _______________________________»;
«Номер запису __________________________________»;
«Державний реєстратор __________________________».

4. Штамп про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи має форму прямокутника розміром 60,0 мм по горизонталі та 30,0 мм по вертикалі.

У межах площі штампа центровим способом українською мовою розміщується текст, який включає напис «Державну реєстрацію припинення юридичної особи ПРОВЕДЕНО», нижче –

«Дата реєстрації _______________________________»;
«Номер запису __________________________________»;
«Державний реєстратор __________________________».

5. Штамп про відміну державної реєстрації припинення юридичної особи має форму прямокутника розміром 60,0 мм по горизонталі та 30,0 мм по вертикалі.

У межах площі штампа центровим способом українською мовою розміщується текст, який включає напис «Державну реєстрацію припинення юридичної особи ВІДМІНЕНО», нижче –

«Дата реєстрації _______________________________»;
«Номер запису __________________________________»;
«Державний реєстратор ________________________».

6. Штамп для проставляння відмітки про проведення державної реєстрації скасування змін до установчих документів юридичної особи має форму прямокутника розміром 60,0 мм по горизонталі та 30,0 мм по вертикалі.

У межах площі штампа центровим способом українською мовою розміщується текст, який включає напис «Державну реєстрацію змін до установчих документів юридичної особи СКАСОВАНО», нижче –

«Дата реєстрації _______________________________»;
«Номер запису __________________________________»;
«Державний реєстратор __________________________».

Примітка. Штампи виготовляються з гуми.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади

О. В. Зеркаль

О рисках, которые таит в себе новая процедура регистрации вещных прав, рассказала Екатерина Чижмарь

По прогнозам Екатерины ЧИЖМАРЬ, если будет введена новая процедура регистрации вещного права на недвижимое имущество, постепенно нотариат будет вытеснен из гражданского оборота

В последнее время звучит много критики в адрес новой процедуры регистрации вещных прав на недвижимое имущество, которая, по замыслу законодателей, должна была сделать процесс приобретения права собственности удобным для граждан, обеспечив функционирование «единого окна». Несмотря на то что предложенный в Законе Украины «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений» механизм начнет функционировать только со следующего года, уже сейчас прогнозы относительно его эффективности достаточно пессимистичны. В частности, нотариусы предполагают, что такая процедура регистрации будет не только очень сложной и длительной, но и негативным образом отразится на деятельности нотариата.

О том, какие риски таит в себе новая процедура регистрации вещных прав, и что нужно сделать, чтобы упростить ее, рассказала директор Департамента нотариата, банкротства и функционирования центрального удостоверяющего органа Министерства юстиции Украины, первый вице-президент Украинской нотариальной палаты Екатерина Чижмарь.

— Екатерина Ивановна, сейчас нотариусы обеспокоены тем, что закрепленный в Законе Украины «О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений» (Закон) механизм подразумевает проведение некой ревизии деятельности нотариусов? Что вы думаете по этому поводу?

— Я разделяю обеспокоенность нотариусов, поскольку в соответствии с Законом государственный регистратор фактически имеет право осуществлять правовую экспертизу документов, которые устанавливают право собственности, а именно: сделок, удостоверяемых в нотариальном порядке. Тем самым государство наделяет государственного регистратора, можно сказать, функциями судьи, поскольку в соответствии с гражданским законодательством нотариально удостоверенная сделка может быть признана недействительной только по решению суда.

Такая обеспокоенность основывается не только на негативных прогнозах относительно функционирования этого механизма в будущем, но и на опыте других государств, которые ввели похожую модель регистрации вещных прав, и она на практике себя не оправдала.

— Сейчас государство возлагает похожие функции на два института: нотариат и Государственную регистрационную службу. Не усложнит ли это работу двух государственных структур?

— Действительно, в законодательстве фактически дублируются публично-правовые функции нотариата и регистрационной службы. Скажем, нотариус может упредить нарушения прав и законных интересов граждан, правильно выяснить волеизъявление сторон, установить личность каждой стороны и т.д. То есть нотариус может проверить правильность оформления документов, которые необходимы для удостоверения договора об отчуждении недвижимого имущества, еще до заключения сделки. Государственный регистратор этого сделать не может. Согласно Закону, он может только установить: соответствуют ли заявленные права и поданные документы требованиям законодательства, а также не существует ли противоречий между заявленными и уже зарегистрированными правами на недвижимое имущество. Иными словами, государственный регистратор, в отличие от нотариуса, может только зафиксировать какие-то нарушения в документах, тем самым вернув стороны на предыдущую стадию, так и не решив вопрос по существу.

— То есть такая сложная и громоздкая процедура внесения данных в Государственный реестр вещных прав на недвижимое имущество может нивелировать саму идею его создания?

— Идея функционирования такого реестра очень правильная, и реализовывать ее нужно было давно. Во многих государствах мира такой реестр много лет существует и успешно функционирует, сейчас вопрос заключается в том, каким будет порядок его наполнения, какой будет процедура внесения данных, и кто, собственно, должен их вносить?

По моему мнению, было бы значительно эффективнее, если бы нотариусы сразу же, при удостоверении сделки, регистрировали вещные права. Это было бы очень удобно для граждан и экономически выгодно для государства. Нотариусы имеют достаточно большой опыт ведения реестров, для них это естественная функция. Также нотариусы достаточно успешно справляются с функцией субъектов первичного финансового мониторинга. Кроме этого, нотариусы несут полную материальную ответственность за вред, который своими действиями они могут причинить. Каким образом государственный регистратор будет нести ответственность — сложно сказать, скорее всего, эта тяжелая ноша ляжет на государственный бюджет, поскольку государственный регистратор — госслужащий.

— Возникает вопрос и об уровне профессиональной подготовки нотариуса и регистратора.

— Безусловно. Квалификационные требования к нотариусам значительно выше, чем к регистраторам, в принципе, как и процедура отбора кадров для нотариата — сложнее.

Хочу подчеркнуть, что создание реестра вещных прав на недвижимое имущество не является самоцелью. Основой должно стать его наполнение: объективное, систематическое внесение данных. Я не уверена, что в случае если предложенная законодательная модель начнет функционировать, наполнение реестра будет объективным. Например, если новый собственник недвижимого имущества уже удостоверил договор купли-продажи у нотариуса и не хочет идти еще и в регистрационную службу регистрировать свое вещное право, то регистратор не может обязать его это сделать. А если учесть, что информацию из реестра будут получать судебные, правоохранительные и другие компетентные органы, то возникает вопрос: зачем нужен реестр, который не содержит полной и объективной информации?

Поэтому было бы удобнее для граждан предоставить нотариусам статус регистраторов вещных прав по сделкам, удостоверенным в нотариальном порядке.

— Если предложенная законодателем модель регистрации вещных прав не будет изменена, возможен ли вариант, когда функции нотариусов будут сокращены?

— Если будет введена такая процедура регистрации вещного права на недвижимое имущество, я прогнозирую, что будут внесены соответствующие изменения в действующее законодательство, в частности в Гражданский кодекс Украины, и постепенно нотариат будет вытеснен из гражданского оборота. Не могут в государстве существовать два разных института с одинаковыми публично-правовыми функциями!

Кроме этого, не исключено, что в случае функционирования такой громоздкой и сложной для граждан процедуры регистрации вещных прав на недвижимое имущество будет очень много нарушений, вследствие чего существенно увеличится количество обращений в суды, которые и так загружены. С целью упростить процесс регистрации вещных прав мы можем добиться противоположного результата: эти вопросы будут решаться исключительно в судах.

— Что нужно сделать, чтобы упростить эту процедуру, обеспечив существование принципа «единого окна»?

— Это очень глобальный и серьезный вопрос. Я считаю, что на Украине должен быть разработан соответствующий план — в какие законодательные акты должны быть внесены изменения, как синхронизировать эти действия. И только после системной реформы законодательства нужно вынести вопрос о том, как проводить регистрацию вещных прав на недвижимое имущество, на публичное обсуждение — чтобы функционирование такого реестра было эффективным.

Думаю, что законодателям необходимо вернуться и к самому определению: что такое регистрация вещных прав. В законодательстве нужно привести к общему знаменателю два архиважных понятия — права собственности и момента его возникновения, а также вещного права и момента его регистрации.

— Сейчас на Украине проводится целый ряд масштабных реформ. В 2010 году Министерством юстиции Украины была утверждена Концепция реформирования нотариата, конечной целью которой должно стать установление единого нотариата. Какие шаги в этом направлении уже сделаны?

— Я не соглашусь с тем, что на Украине нет единого нотариата. У нас есть единый нотариат, поскольку единство нотариата определяется одинаковыми функциями, правами и обязанностями, одинаковыми подходами к определению статуса нотариуса. То есть как государственный, так и частный нотариус проходят одинаковую процедуру отбора, и квалификационные требования к ним одинаковые. Думаю, точкой в этом вопросе станет введение единых тарифов для нотариальных услуг.

Следует отметить, что в нашем государстве создана модель нотариата латинского типа, но с украинским подходом, поскольку наша реформа не предусматривает обязательной ликвидации государственных нотариальных контор. Утвержденная Министерством юстиции Концепция реформирования нотариата не предусматривает этого. Наоборот, мы сегодня говорим о том, что государство предоставляет возможность для создания нотариальных контор с любой формой собственности. Существование в государстве государственных и частных нотариальных контор не является признаком того, что нотариат не является единым.

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

20.01.2012 № 111/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції
26 січня 2012 року
№ 118/20431

Про затвердження Порядку передачі
документів між органами державної реєстрації прав

Відповідно до пункту 70 Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень та пункту 15 Порядку надання витягів з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 22.06.2011 № 703,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок передачі документів між органами державної реєстрації прав, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр
Олександр Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
20.01.2012 № 111/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції
26 січня 2012 року
№ 118/20431

Порядок
передачі документів між органами державної реєстрації прав

1. Цей Порядок визначає процедуру передачі документів між органом державної реєстрації прав, державним реєстратором прав на нерухоме майно (далі – державний реєстратор), у якого проведено державну реєстрацію обтяжень речових прав на нерухоме майно чи якому надано інформацію з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі — Державний реєстр прав) не за місцем розташування нерухомого майна (далі – проведення державної реєстрації обтяження чи надання інформації з Державного реєстру прав), та органом державної реєстрації прав за місцем розташування такого майна.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та інших нормативно-правових актах, прийнятих відповідно до цього Закону.

3. Державний реєстратор, який провів державну реєстрацію обтяження чи надав інформацію з Державного реєстру прав, не пізніше наступного робочого дня після проведення таких дій надсилає рекомендованим листом з описом вкладення документи, що були видані, оформлені або отримані ним під час їх проведення, до органу державної реєстрації прав за місцем розташування такого майна.

Опис вкладення має містити повний перелік документів, які передаються, із зазначенням кількості аркушів кожного окремого документа, прізвища, імені та по батькові державного реєстратора, який передає зазначені документи, та повної назви відповідного органу державної реєстрації прав.

Опис підписується державним реєстратором та скріплюється печаткою.

Копії переданих документів державний реєстратор долучає до облікової справи.

Державний реєстратор із документів, які він передає до органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна, виготовляє їх електронні копії шляхом сканування, які розміщує у відповідному розділі Державного реєстру прав.

4. Державний реєстратор органу державної реєстрації прав за місцезнаходженням нерухомого майна, який отримав документи, долучає їх до реєстраційної справи, відкритої на такий об’єкт нерухомого майна.

У разі виявлення невідповідностей між документами, що були отримані державним реєстратором, та описом вкладення до них або отримання державним реєстратором не в повному обсязі документів, що були видані, оформлені або отримані під час проведення державної реєстрації обтяжень, чи надання інформації з Державного реєстру прав державний реєстратор зазначає про це в описі вкладення та не пізніше наступного робочого дня звертається до органу державної реєстрації прав, державним реєстратором якого проведено державну реєстрацію обтяження чи якому надано інформацію з Державного реєстру прав, з листом про надання в повному обсязі документів, що були видані, оформлені або отримані ним під час проведення вказаних дій.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади

О. В. Зеркаль

Апостиль на документах про реєстрацію актів цивільного стану – свідоцтвах про шлюб, розлучення, народження чи смерть – проставлятиметься протягом одного робочого дня. Такий термін встановило Міністерство юстиції для розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, поданих громадянами для проставлення апостиля в Державну реєстраційну службу України (Укрдержреєстр). Відповідний наказ підписав Міністр юстиції Олександр Лавринович.

Згідно з наказом Мін’юсту, термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, поданих для проставлення апостиля, має складати не більше одного робочого дня.

У виняткових випадках (хвороба, звільнення, довготривала відпустка відповідних працівників Укрдержреєстру) термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану може бути продовжений до трьох робочих днів. І лише у разі відсутності на поданих документах відмітки Головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, а також у випадках, коли необхідно отримати зразок підпису посадової особи, відбитка печатки, штампа органу державної реєстрації актів цивільного стану, іншої додаткової інформації, термін проставляння апостиля може скласти до двадцяти робочих днів.

Як відомо, апостиль – це спеціальний штамп, що легалізує за кордоном офіційні документи, засвідчуючи справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.

Щороку громадянами України проставляється апостиль на близько 50 тис. документів про реєстрацію актів цивільного стану.

*** 10 січня 2002 року Україна приєдналася до Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу консульської легалізації іноземних офіційних документів (Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року). Після цього єдиною формальною вимогою для легалізації офіційних документів у стосунках України з державами — учасницями цієї Конвенції є наявність апостилю.

На сьогодні дана Конвенція застосовуються у відносинах України з близько 100 країнами світу.

Прес-служба Міністерства юстиції України

Наказ Міністерства юстиції України від 19.01.2012 № 94/5 ’’Про встановлення порядку роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану’’

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
19.01.2012 № 94/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції
23 січня 2012 року
№ 94/20407

Про встановлення порядку
роботи по проставленню апостиля
на документах про державну
реєстрацію актів цивільного
стану

Відповідно до Положення про Державну реєстраційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 401, та Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12.12.2003 за № 1151/8472,

НАКАЗУЮ:

1. Установити, що у Державній реєстраційній службі:

термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, поданих для проставлення апостиля, – один робочий день.

У разі хвороби, звільнення, довготривалої відпустки працівників відділу проставлення апостиля Департаменту у справах цивільного стану громадян термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану – до трьох робочих днів.

Термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, поданих для проставлення апостиля, на яких відсутня відмітка Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, – двадцять робочих днів.

У термін, зазначений в абзаці четвертому цього пункту, розглядаються документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, подані для проставлення апостиля, у випадках, коли необхідно отримати зразок підпису посадової особи, відбитка печатки та/або штампа органу державної реєстрації актів цивільного стану, іншої додаткової інформації.

Прийом документів про державну реєстрацію актів цивільного стану для проставлення апостиля та їх видача здійснюються за заявою особи, якою подаються документи, згідно з додатком (додається).

2. Внести до наказу Міністерства юстиції України від 11.09.2007 № 757/5 «Про організацію роботи з питань проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.09.2007 за № 1069/14336, такі зміни:

2.1. У пункті 1:

абзаци четвертий — шостий виключити.

У зв’язку з цим абзаци сьомий, восьмий вважати відповідно абзацами четвертим, п’ятим;

абзац п’ятий викласти в такій редакції:

«Прийом офіційних документів для проставлення апостиля та їх видача здійснюються за заявою (додаток) особи, якою подаються документи».

2.2. Додаток 1 виключити.

У зв’язку з цим додаток 2 вважати додатком.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493/92 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами).

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр
Олександр Лавринович

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
20.01.2012 м. Київ № 115/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції 23.01.2012 за № 95/20408

Про затвердження Порядку складення
та подання запитів на публічну
інформацію та форми запиту на
інформацію, розпорядником якої є
Державна архівна служба України

Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05.05.2011 № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади»

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок складення та подання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є Державна архівна служба України, що додається.

2. Затвердити форму запиту на інформацію, що додається.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами).

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр
Олександр Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
20.01.2012 № 115/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції 23.01.2012 за № 95/20408

Порядок складення
та подання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є
Державна архівна служба України

І. Цей Порядок визначає механізм складення та подання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є Державна архівна служба України.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон).

3. Доступ до публічної інформації Державної архівної служби України забезпечується шляхом надання інформації за запитами на отримання публічної інформації.

4. Запитувачами публічної інформації відповідно до Закону є фізичні, юридичні особи та об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій.

5. Запитувач має право звернутися до Державної архівної служби України із запитом на отримання публічної інформації незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

6. Запит на отримання публічної інформації може бути індивідуальним або колективним.

7. Запит на отримання публічної інформації подається Державній архівній службі України в усній чи письмовій формі під час особистого прийому або шляхом надсилання поштою, телефаксом, електронною поштою або по телефону на вибір запитувача.

8. Письмовий запит на отримання публічної інформації подається в довільній формі.

9. Запит на інформацію повинен містити:

прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу, адресу електронної пошти, номер засобу зв’язку (якщо такий є);

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);

підпис і дату за умови подання письмового запиту.

10. Для подання письмового запиту запитувач може використати форму, затверджену Державною архівною службою України.

11. Запит на інформацію може бути подано запитувачем особисто відповідальній особі з питань запитів на інформацію, яка організовує у встановленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Державна архівна служба України, у робочий час згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

12. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформлює відповідальна особа з питань запитів на інформацію із зазначенням у запиті прізвища, імені, по батькові, контактного телефону та надає копію запиту особі, яка його подала.

13. На вимогу запитувача на першому аркуші копії запиту проставляється відбиток штампа із зазначенням найменування Державної архівної служби України, дати надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачу.

Директор Департаменту взаємодії
з органами влади
О.В. Зеркаль