Директору
Департаменту нотаріату
банкрутства та функціонування
центрального засвідчу вального органу
Чижмарь Катерині Іванівні

Шановна Катерино Іванівно!
З метою адаптації українського законодавства до міжнародних норм Україною було ратифіковано Конвенцію про захист осіб у зв’язку з автоматизованою обробкою персональних даних (далі — Конвенція). У зв’язку з цим 1 червня 2010 року Верховна Рада Україна прийняла Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI (далі — Закон), який набрав чинності 1 січня 2011 року.
З часу набуття чинності Законом у нотаріусів України виникає багато питань щодо співвідношення його норм та норм Закону України «Про нотаріат».
Секція нотаріусів Асоціації правників України з цього приводу напрацювала експрес-аналіз норм Закону України «Про захист персональних даних» :

1. Вичерпний перелік щодо суб’єктів відносин, пов’язаних із персональними даними, встановлений у статті 4 Закону:
- суб’єкт персональних даних (фізична особа, персональні дані якої оброблюються);
- володілець та розпорядник бази персональних даних (володільцем чи розпорядником бази персональних даних можуть бути підприємства, установи і організації усіх форм власності, органи державної влади чи органи місцевого самоврядування, фізичні особи — підприємці, які обробляють персональні дані відповідно до закону);
- третя особа (будь-яка інша особа, якій володілець або розпорядник бази персональних даних здійснює передачу цих даних);
- уповноважений державний орган з питань захисту персональних даних;
- інші державні органи та органи місцевого самоврядування, які здійснюють захист персональних даних.
Таким чином, нотаріус не є володільцем або розпорядником бази персональних даних. Нотаріус взагалі не є суб’єктом відносин, пов’язаних із обробкою персональних даних.

2. Відповідно до статті 2 Закону база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.
Тобто база персональних даних — це не просто безсистемний набір персональної інформації, це певне її угрупування. Закон закріпив дві форми існування бази персональних даних: 1) електронна і 2) картотеки. Такий підхід закріплений у всіх нормативно-правових актах, що стосуються персональних даних.
У пункті 27 Директиви 95/46/ЄС Європейського Парламенту і Ради від 24.10.1995 р. «Про захист фізичних осіб при обробці персональних даних і про вільне переміщення таких даних» зазначено, що ця Директива охоплює тільки картотеки даних, а не неструктуровані справи, та вміст картотеки даних повинен бути структурований відповідно до визначених критеріїв щодо фізичних осіб, що забезпечувало б легкий доступ до персональних даних.
Пункт 7 постанови КМУ від 25.05.2011 р. № 616 «Про затвердження Положення про державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення» встановлює перелік відомостей, які повинна містити заява про реєстрацію бази персональних даних. Серед цих відомостей є інформація про найменування і місцезнаходження бази персональних даних, а саме:
- адреса фактичного розміщення — для бази даних у формі картотек;
- фактичні адреси зберігання носіїв інформації — для бази даних в електронній формі.
Законодавство не містить поняття терміну «картотека», тож цей термін вживається в загальноприйнятому значенні — це систематизована та згрупована певним чином інформація, як правило, у вигляді карток малого формату, де кожна складова є інформаційною одиницею, відомостями про який-небудь об’єкт. У цьому випадку йдеться про персональні дані, отже, картотека персональних даних — це систематизовані та згруповані персональні дані.
Постановою КМУ від 17.10.1997 р. № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» ведення картотек передбачено при картковій формі реєстрації документів в установах з обсягом документообігу понад 600 документів на рік. Проте мова в цьому випадку йде про довідкові картотеки виконаних і невиконаних документів. Ведення нотаріусами картотек персональних даних правилами діловодства не передбачено.
Відповідно до статті 9 Закону кожна база персональних даних підлягає держаній реєстрації в Державному реєстрі баз персональних даних. Та відповідно до частини 5 статті 14 Закону України «Про нотаріат» архів та документи нотаріального діловодства приватного нотаріуса є власністю держави і відповідно в цьому випадку виключно держава є володільцем та розпорядником архіву .
Весь архів нотаріуса цілком у жодному разі не є базою персональних даних, а картотеки персональних даних, як уже було зазначено, в складі архіву немає. Отже, нотаріусу немає чого реєструвати в Держаному реєстрі баз персональних даних.

3. Обробка персональних даних — це будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу (стаття 2 Закону).
Тобто обробка персональних даних може мати місце лише в рамках бази персональних даних. А враховуючи те, що архів нотаріуса не є базою персональних даних, нотаріус не здійснює обробку таких даних.

4. Норми Закону, які не можуть бути виконані у сфері нотаріату:
- серед прав суб’єкта персональних даних, встановлених пунктом 3 частини 2 статті 8 Закону, закріплено право на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних. Також статтею 16 Закону встановлено право третіх осіб робити запит про надання персональних даних володільцю бази. Проте жодна фізична особа не може мати доступу до архіву нотаріуса;
- неприйнятною є вимога, встановлена частиною 2 статті 12 Закону, згідно з якою суб’єкт персональних даних повинен бути повідомлений в письмовій формі про включення своїх даних у базу протягом 10 днів з дня включення;
- не може застосовуватись до архіву нотаріуса і порядок доступу до персональних даних (стаття 16 Закону), за яким доступ до персональних даних третіх осіб можливий лише за наявності згоди суб’єкта персональних даних. Адже Міністерство юстиції України та управління юстиції здійснюють перевірки діяльності нотаріусів, в ході яких нотаріус зобов’язаний надати всі документи нотаріального діловодства (архіву);
 не може бути застосована до нотаріусів стаття 19 Закону, що стосується плати за доступ до персональних даних.

5. Щодо найманих працівників приватного нотаріуса потрібно зауважити таке: нотаріус не створює картотек персональних даних найманих працівників. Отже, нотаріус не має бази таких даних. Усі документи, що стосуються трудових відносин між нотаріусом і працівником (у тому числі необхідні персональні дані), зберігаються у відповідному наряді (справі) в архіві нотаріуса. Також нотаріус не здійснює обробку, не розповсюджує та іншим чином не використовує персональні дані своїх працівників. Подання відповідної звітності щодо найманих працівників не є розповсюдженням або повідомленням персональних даних. Усі органи, до яких подається звітність, вже мають необхідні персональні дані осіб. Метою подання звітності є не повідомлення персональних даних, а повідомлення про певні операції або факти, які не є персональними даними. Більше того, подання такої звітності здійснюється незалежно від бажання працівника та його згоди на підставі вимог чинного законодавства .
Таким чином, положення Закону не стосуються трудових правовідносин між нотаріусом та найманим працівником .

Частина 6 статті 24 Закону містить таке положення: «Фізичні особи — підприємці, у тому числі лікарі, які мають відповідну ліцензію, адвокати, нотаріуси, особисто забезпечують захист баз персональних даних, якими вони володіють, згідно з вимогами закону». Проте чинне законодавство не передбачає можливості наявності баз персональних даних у нотаріусів. А щодо захисту персональних даних, то вже досить давно їх захист забезпечується закріпленням нотаріальної таємниці.
Нотаріальна таємниця — сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов’язки тощо (стаття 8 Закону України «Про нотаріат»).
Тобто нотаріус жодним чином не розповсюджує або будь-яким іншим чином не використовує персональні дані осіб. Він навпаки старанно зберігає ці дані у своєму архіві у вигляді документів, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія. А для надійного захисту архіву встановлено спеціальні вимоги до робочого місця приватного нотаріуса.

Враховуючи повноваження Міністерства юстиції України щодо регулювання нотаріальної діяльності, звертаємося до Вас з проханням підтримати позицію, яка полягає в тому, що відповідно до норм чинного законодавства нотаріус не є володільцем або розпорядником бази персональних даних (як і не є жодним з інших суб’єктів щодо обробки персональних даних), за правилами діловодства не веде картотек персональних даних (у тому числі щодо найманих працівників), архів нотаріуса не є його власністю, не є базою персональних даних і нотаріус не здійснює обробку таких даних.
Відповідно нотаріус не має баз, які підлягали б реєстрації в Державному реєстрі баз персональних даних, та взагалі не є суб’єктом відносин, пов’язаних з обробкою персональних даних, які регулює Закон України «Про захист персональних даних».

Голова
Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко

09 грудня 2011 року

Директору
Департаменту нотаріату, банкрутства
та функціонування
центрального засвідчувального органу
Чижмарь Катерині Іванівні

Шановна Катерина Іванівно!

У даний час податок на доходи фізичних осіб (у тому числі витратна частина) регулюється Розділом ІV Податкового кодексу України.
Відповідно до ст. 178.3 Податкового кодексу України приватні нотаріуси як особи, що провадять незалежну професійну діяльність, мають право на відрахування з суми доходу документально підтверджених витрат, необхідних для провадження їх незалежної професійної діяльності.
На цей час існує різне трактування положень цієї статті приватними нотаріусами і податківцями.
Податківці вважають, що перелік витрат ПК не встановлює, хоча в ПК чітко прописано: „документально підтверджені витрати, необхідні для провадження певного виду професійної діяльності” і при цьому ПК взагалі не передбачено будь-якого переліку. Податківці керуються листом МЮ України від 02.02.2006 р. № 31-35/20, (www.sta.gov.ua), який був виданий на виконання вимог ЗУ «Про податок з доходів фізичних осіб», що на цей час втратив чинність. Інші документально підтверджені витрати, що зазначені у цьому листі, на думку податківців не підлягають зарахуванню при визначенні сукупного чистого доходу нотаріусів.
На нашу думку, така позиція податкової не відповідає вимогам чинного ПК України, що суттєво порушує права нотаріусів і як платників податків, і як громадян , та не відповідає цілому ряду принципів передбачених ст.4 ПК України, зокрема, таких як рівність усіх платників податків перед законом, соціальная справедливість, стабільність.
Фактично перелік документально підтверджених витрат приватного нотаріуса є значно ширшим. При цьому кожна позиція чітко регламентована нормативними документами.
Лист ДПА України було видано 5 років тому і за цей період вимоги до приватної нотаріальної практики значно змінились: приватний нотаріус більше не здає справи до нотаріального архіву після 10 років, а зберігає весь період своєї діяльності, обов’язковою стала охоронно-пожежна сигналізація тощо. Таким чином наведений у листі перелік морально застарів і на цей час не відповідає реальним витратам нотаріуса на провадження приватної нотаріальної практики.
На підтвердження наводимо перелік витрат приватного нотаріуса з посиланням на нормативну базу:
Відповідно ЗУ „Про нотаріат” обов’язковими витратами по забезпеченню вчинення нотаріальних дій є витрати на:
створення та подальше підтримання робочого місця нотаріуса (ст. 25); реєстрацію приватної нотаріальної діяльності (ст. 24); ведення нотаріального діловодства та архів нотаріуса (ст.5); збереження документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса (ст.ст. 5;14); підвищення свого професійного рівня (ст.. 5); проходження підвищення кваліфікації; забезпечення нотаріальної таємниці (ст. 8, 8-1); заробітнуа платуа стажиста (ст. 13); виготовлення печатки, штампів (дублікати) (ст. 26); страхування цивільно-правової відповідальності приватного нотаріуса (ст.ст. 27,28); організація нотаріальної діяльності нотаріуса та виконання ним правил діловодства (ст. 33); спеціальні бланки нотаріальних документів (ст. 34); заходи щодо охорони спадкового майна (ст. 34); представництво та інші судові витрати (ст. 50); реєстри для реєстрації нотаріальних дій (ст. 52); користування єдиними та державними реєстрами, (ст. 55); витрати на оплату праці найманих працівників.
Також визначальними в аспекті конкретизації витрат необхідних для провадження нотаріальної діяльності є наступні нормативні акти які видані МЮ України на виконання ЗУ „Про нотаріат”:
1) Правила ведення нотаріального діловодства (затверджені наказом МЮ України 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованим в МЮ України 23.12.2010 року за № 1318/18613), виконання яких повязано з витратами на:
- постачання, витрачання, зберігання, організація обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітування про їх використання (п. 2.3 ст. 2);
- реєстри для реєстрації нотаріальних дій, книги, журнали реєстрації (обліку) передбачені номенклатурою (п. 2.4 ст. 2);
- тимчасове зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовка для передання до державного нотаріального архіву (п. 2.4 ст. 2);
- штампи з текстами посвідчувальних написів (п. 6.18 ст. 6);
- технічні засоби для прошивання документів (п. 6.21 ст.6);
- сейф (п.7.13 ст.7) ;
- канцелярські приналежності (п.9.2 ст.9) ;
- картонажи, архівні папки (п.11.7 ст.11) ;
- твердий картон (п.п. 12.4.5. п. 12.4. ст.12) ;
- забезпечення надійного зберігання документів діловодства та архіву на протязі усього строку нотаріальної діяльності (п.14.1; п. 14.2. ст.14) ;
- папір тощо.
2) Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності (наказ МЮ України 23.03.2011 № 888/5 зареєстровано в МЮ України 28.03.2011 року за № 406/19144), виконання якого повязано з витратами на:
- придбання або оренда робочого місця нотаріуса з кількістю кімнат не менше двох, за умови що окремий робочий кабінет нотаріуса не менше 10 м2.. Робоче місце має бути пристосованим для роботи технічного персоналу з документами у відокремленій від нотаріуса кімнаті та мати окреме приміщення для очікування прийому громадян
- охоронна та пожежна сигналізація
- металеві двері або металеві ролети
- металеві грати, захисні ролети та броньована ударотривка плівка на вікнах
- металеві шафи
- вогнестійкий сейф
- інформаційна вивіска
- технічне обладнання робочого місця (комп’ютери, принтери, сканер, ксерокс, факс, тощо)
- підключення до мережі Інтернет
- телефонний зв’язок
- комунальні витрати (тепло, електрозабезпечення, вода, тощо)
- тощо.
3) Порядок підвищення кваліфікації нотаріусів, консультантів державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, помічників приватних нотаріусів (наказ МЮ України 22.12.2010 № 3256/5 зареєстровано в МЮ України 24.12.2010 за № 1331/18626), виконання якого повязано з витратами на:
- підвищення кваліфікації у Центрі відповідно до планів–графіків підвищення кваліфікації нотаріусів, консультантів державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, помічників приватних нотаріусів, які щороку затверджуються наказами Міністерства юстиції України;
- підвищення кваліфікації за програмами короткотермінових семінарів, які організовуються та проводяться Центром, Українською нотаріальною палатою, Академією нотаріату України;
- навчання за програмами удосконалення професійної майстерності, школи молодого нотаріуса в рамках постійно діючих семінарів, які проводяться Центром, Українською нотаріальною палатою, Академією нотаріату України;
- участь у міжнародних семінарах, симпозіумах, науково-практичних конференціях з питань нотаріату;
- навчання в магістратурі та аспірантурі, проходження докторантури;
- навчання шляхом самоосвіти (підготовка рефератів, статей для опублікування у професійних та фахових виданнях, участь у розробці проектів нормативно-правових актів тощо).

Як підсумок можливо зробити примірний перелік витрат щодо забезпечення самофінансування у разі провадження нотаріальної діяльності:

№ Перелік витрат нотаріуса як особи,
що проводить незалежну професійну діяльність
1. Реєстрація приватної нотаріальної діяльності
2. Придбання або оренда робочого місця нотаріуса в тому числі його ремонт (капітальний та поточний ).
3. Виготовлення печатки, штампів з текстами посвідчувальних написів
4. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій, книги, журнали реєстрації (обліку) передбачених номенклатурою
5. Страхування цивільно-правової відповідальності приватного нотаріуса
6. Технічне забезпечення діяльності робочого місця нотаріуса та його обслуговування:
а) Охоронна та пожежна сигналізація
б) металеві двері або металеві ролети
в) металеві грати, захисні ролети та броньована ударостійка плівка на вікнах
г) металеві шафи
д) вогнестійкий сейф
ж) інформаційна вивіска
з) технічне обладнання (комп’ютери (у тому числі їх програмне забезпечення), принтери, сканер, ксерокс, факс, телефон, тощо) та їх обслуговування (ремонт, регенерація)
є) підключення та користування мережею Інтернет без обмеження кількості провайдерів, включаючи мобільний Інтернет
і) телекомунікаційні послуги
к) меблі
л) інвентар для прибирання та гігієни
и) тощо
7. Комунальні послуги (водопостачання, водовідведення, теплопостачання, електропостачання, газопостачання, утримання будинків і споруд та при будинкових територій, тощо)
8. Спеціальні бланки нотаріальних документів
9. Програмне забезпечення
10. Встановлення, обслуговування та користування Державними та єдиними реєстрами.
11. Організація нотаріальної діяльності та виконання ним правил діловодства
12. Підвищення свого професійного рівня нотаріусом , помічником та консультантом (семінари, конференції, тренінги, отримання інформаційно-консультативних послуг, тощо) в тому числі відрядження.
13. Проходження підвищення кваліфікації нотаріусом, помічником та консультантом по плану-графіку затвердженого МЮ; короткотермінових семінарів; удосконалення професійної майстерності; школи молодого нотаріуса; міжнародні семінари; симпозіуми; науково-практичні конференції; навчання в магістратурі та аспірантурі; проходження докторантури; навчання шляхом самоосвіти, тощо.
14. Збереження документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса
15. Придбання та передплата юридичної літератури (книг, журналів, дисків, програм, тощо)
16. Канцелярські приналежності
17. Картонажі, архівні папки, твердий картон, канцелярський папір, технічні засоби для прошивання документів
18. Оплата праці та обов’язкові нарахування на фонд оплати праці помічників, секретарів, стажистів та іншого технічного персоналу (найманих працівників)
19. Відкриття рахунків в банках та їх розрахунково-касове обслуговування
20. Поштові та кур’єрські послуги
21. Інші необхідні витрати приватних нотаріусів, пов’язаних з організацією їх роботи

З огляду на вищевикладене та враховуючи повноваження Міністерства юстиції України щодо регулювання нотаріальної діяльності звертаємося до Вас з проханням ініціювати належне вирішення цього питання на рівні Державної податкової служби України, з метою недопущення вузького чи вичерпного трактування необхідних витрат на провадження нотаріальної діяльності з боку органів податкової служби, суб’єктивної оцінки працівниками податкової служби „на місцях” необхідності того чи іншого виду витрат понесених нотаріусом, як платником податків, особливо з огляду на те, що нотаріальна діяльність для нотаріуса, як громадянина, є єдиним джерелом доходу взагалі, і відсутня можливість оподаткування за правилами єдиного податку.

З повагою,

Член Правління,
Голова Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко

28 листопада 2011 року

У НОМЕРІ:
Коли верстався номер
КАТЕРИНА ЧИЖМАРЬ
Експрес-аналіз застосування норм Тимчасового порядку визначення оціночної вартості нерухомості та об’єктів незавершеного будівництва, що продаються (обмінюються), в нотаріальній практиці 8
Державна реєстрація прав
ЛЕОНІД ЄФИМЕНКО
Завдання та компетенція Державної реєстраційної служби і нотаріальна діяльність 13
ВАСИЛЬ КРАТ
Державна реєстрація прав на нерухоме майно та їх обтяжень: огляд новел законодавства 17
Спадщина
ІРИНА СВЯТЕЦЬКА
Охорона спадкового майна 25
Зразок 1
Заява про вжиття заходів 30
Зразок 2
Акт опису спадкового майна 31
Зразок 3
Акт про не пред’явлення майна до опису 34
Зразок 4
Акт про неможливість вжиття заходів щодо охорони спадкового майна з підстав його повного вивезення невстановленими особами 35
Зразок 5
Акт про те, що майно, яке має цінність та щодо якого необхідно складати опис, у зазначеній квартирі відсутнє 36
ДАНИЛО КУРДЕЛЬЧУК, ОЛЕКСАНДР МАЛИНОВСЬКИЙ
Проблемні питання щодо спадкування частки в статутному капіталі господарських товариств 37
Пенсійний фонд
ВОЛОДИМИР МАРЧЕНКО
Єдиний внесок з нотаріальної діяльності за підсумками 2011 року 40
Податки
ВОЛОДИМИР МАРЧЕНКО
Оподаткування доходів приватних нотаріусів. Підсумки 2011 року за новими правилами 47
Захист прав нотаріуса
ВІКТОРІЯ ГОЛОБОРОДЬКО
Нотаріус у цивільному процесі 51
Зразок 1
Заява про заміну неналежного відповідача 58
Зразок 2
Заява про допуск до участі у справі третьої особи, яка не заявляє самостійних вимог щодо предмета спору 59
Зразок 3
Заява про ознайомлення з матеріалами справи 60
Зразок 4
Клопотання про вжиття заходів для недопущення порушення нотаріальної таємниці 61
Зразок 5
Заява про розгляд справи за відсутністю особи 62
Зразок 6
Заперечення на позовну заяву про визнання кредитного договору, договору іпотеки недійсними 63
Узагальнення нотаріальної практики
ГОЛОВНЕ управління юстиції у Харківській області Міністерства юстиції України
Узагальнення нотаріальної практики щодо вчинення протестів векселів нотаріусами Харківської області 67
Зразок 1
Вимога нотаріуса про вчинення платежу за векселем 74
Зразок 2
Протест простого векселя в неплатежі 75
Зразок 3
Відмітка на векселі про протест 75
Роз’яснення, юридичні консультації Міністерства юстиції України
О. В. ЗАЛІЗНЮК
Надання правової допомоги у майнових правовідносинах та спадкуванні відповідно до положень Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22 січня 1993 року 76
Ю. С. ОБДИМКО
Деякі аспекти набуття права власності на об’єкти безхазяйного нерухомого майна 81
Екологічне право
ІРИНА ЖИЛІНКОВА, МИХАЙЛО ШУЛЬГА
Деякі питання нотаріальної практики, пов’язані із земельними відносинами 86
ВІТАЛІЙ УРКЕВИЧ, МИХАЙЛО ШУЛЬГА
Обговорюємо проект Закону України «Про ринок земель» 91
Міжнародне право
АНТОН ЗІНЧУК, ОЛЕНА САМОЩЕНКО
Про видачу нерезидентами довіреностей для дії в Україні 99
ОЛЬГА РОЗГОН
Укладання шлюбу громадянина України з іноземцем за кордоном 102
Сімейне право
ВІКТОРІЯ ГОЛОБОРОДЬКО
Огляд судової практики щодо порядку застосування частини 5 статті 61 Сімейного кодексу України 111
Огляди та коментарі
ОЛЕГ ПЕЧЕНИЙ
Деякі питання вчинення виконавчого напису нотаріусом при зверненні стягнення на предмет застави 123
ГАННА УРАЗОВА
Правова охорона промислових зразків 127
Діловодство
ГАННА КОСЕНКО
Історична довідка державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса 132
Зразок
Примірна історична довідка приватного нотаріуса 134
Відповіді на запитання
ІРИНА СВЯТЕЦЬКА
Спадщина: практичні питання 136
Корпоративне право
ГАННА БОКАНЬ, ОЛЕКСАНДР ГОЛОБОРОДЬКО
Вихід зі складу учасників товариства 140
Нотаріальний депозит
ОЛЬГА МАНГУШЕВА
Порядок заповнення Книги обліку депозитних операцій та Книги обліку особових рахунків депонентів у разі прийняття в депозит грошових сум та цінних паперів 145
Приклади заповнення Книг
Книга обліку депозитних операцій 147
Книга обліку особових рахунків депонентів 149
Нотаріальний процес
ЮЛІЯ ЖЕЛІХОВСЬКА
Охорона цивільних прав та інтересів шляхом посвідчення юридичних фактів 150
МАРИНА ЗЄНІКОВА
Порядок перетинання державного кордону неповнолітніми громадянами України 154
ВЛАДИСЛАВА КУЦ
Посвідчення договорів відчуження нерухомого майна, що є об’єктом культурної спадщини 168
ІГОР НАЯВКО
Засвідчення справжності підпису про надання згоди на тимчасовий виїзд дітей за кордон 171
Зарубіжний досвід
МАРИЯ САЗОНОВА
Правосудие и нотариат 173
Нотаріальне право Німеччини
Тезисы о реформе украинского нотариата с немецкой точки зрения 180
Правила нотариального делопроизводства 184
Є така професія — нотаріус
ВОЛОДИМИР МАРЧЕНКО
Економічні аспекти діяльності нотаріату України 205
Судова практика
Ухвала Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ про відхилення касаційної скарги комунального підприємства і залишення без змін рішення міськрайонного суду про визнання за приватним нотаріусом права на оплату за споживання теплової енергії за тарифами, встановленими для фізичних осіб. 213

НАКАЗ. Мін’юст затвердив Порядок ведення архіву реєстраційних справ

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

14 листопада 2011 року № 3319/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції
від 15 листопада 2011 року № 1299/20037

Про затвердження Порядку ведення
архіву реєстраційних справ

Відповідно до частини четвертої статті 14 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень»

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення архіву реєстраційних справ, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О. В.

4. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2012 року.

Міністр
Олександр Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
14 листопада 2011року № 3319/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції
від 15 листопада 2011 року
за реєстр. № 1299/20037

ПОРЯДОК
ведення архіву реєстраційних справ

I. Загальні положення

I.1. Цей Порядок визначає процедуру передавання до архіву та зберігання в архіві (далі – архів) закритих реєстраційних справ щодо об’єктів нерухомого майна, що утворилися в результаті діяльності органів державної реєстрації прав.

I.2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному у Законах України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень», «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та інших нормативно-правових актах.

I.3. Архіви є складовими частинами архівних підрозділів головних управлінь юстиції в містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (далі – управління юстиції).

II. Оформлення реєстраційних справ

II.1. Реєстраційна справа має бути сформована з дотриманням вимог, встановлених законодавством.

II.2. Оформлення реєстраційної справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

II.3. З метою забезпечення порядку розташування документів у реєстраційній справі всі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Якщо справа перевищує 250 аркушів, вона поділяється на томи.

II.4. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Реєстраційна справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

II.5. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи здійснюється перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

II.6. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1 а, 10 б тощо).

II.7. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою (додаток 1) і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

II.8. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено попередньо без внутрішнього опису, бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

II.9. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші за встановленою формою (додаток 2) і вміщується наприкінці реєстраційної справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) – на звороті останнього чистого аркуша.

II.10. У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у реєстраційній справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

II.11. Реєстраційні справи оправляються в тверду обкладинку.

II.12. Під час оправлення документів реєстраційної справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

II.13. Обкладинка реєстраційної справи оформляється за встановленою формою (додаток 3).

II.14. Перед передаванням реєстраційних справ до архіву в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості. З реєстраційної справи вилучаються документи, що не належать до неї.

II.15. На обкладинках реєстраційних справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів (дата заведення і дата закінчення справи).

Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

На обкладинці справи проставляються за погодженням з архівом номер опису та номер архівного фонду.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення в реєстраційну справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку реєстраційної справи.

III. Порядок передавання реєстраційних справ до архіву

III.1. Після спливу п’яти років після закриття реєстраційної справи державний реєстратор прав на нерухоме майно (далі – державний реєстратор) передає її на зберігання до архіву для наступного зберігання та користування.

III.2. Прийом реєстраційних справ здійснюється особою, відповідальною за архів, у присутності державного реєстратора, який їх здає.

III.3. Під час прийому архівних документів працівник архіву здійснює перевірку правильності оформлення реєстраційних справ та групування документів у них.

III.4. Передавання реєстраційних справ до архіву здійснюється за окремими описами справ, що оформлюються за встановленими формами (додатки 4 та 5).

До опису реєстраційних справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про реєстраційні справи, які увійшли до опису, коротко характеризуються зміст і повнота документів у реєстраційних справах; висвітлюються особливості формування і описання реєстраційних справ, їх систематизації в описі.

Передмова підписується укладачем опису та особою, відповідальною за архів управління юстиції.

IV. Облік, забезпечення збереженості та користування
документами архіву

Ведення обліку документів, порядок забезпечення збереженості, користування документами архіву ведеться відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами).

В архівах, де зберігається велика кількість справ, якими інтенсивно користуються, можуть складатися довідкові картотеки і каталоги.

Реєстраційні справи розміщуються в окремому архівосховищі на стелажах.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади

О. В. Зеркаль

30 листопада 2011 року, о 12-30, в інформаційному агентстві «Інтерфакс-Україна» (вул. Рейтарська, 8/5-а) відбудеться прес-конференція Голови Державної реєстраційної служби України Леоніда Єфіменка, присвячена питанням реєстрації прав на нерухоме майно в умовах створення в Україні нової реєстраційної системи.

Реєстрація журналістів відбуватиметься на місці за редакційними посвідченнями.

Довідки за тел. 517-07-27 (прес-служба Укрдержреєстру).

Прес-служба Міністерства юстиції України

АКАДЕМІЯ НОТАРІАТУ УКРАЇНИ
Всеукраїнська громадська організація
Україна, 01034, місто Київ, вулиця Ярославів Вал, 10б, офіс 12, тел.: (044) 361-62-25, 287-56-38
вих. № 11
від 25.11.2011 р.

Міністру юстиції України
п. Лавриновичу Олександру Володимировичу

Високоповажний пане Міністре!

На час прийняття Закону України “Про нотаріат” визначення окремих понять “приватного” та “державного” нотаріату мало логічну складову, яка додатково підтверджувалася більшими або меншими повноваженнями.
З плином часу усі розбіжності були нівельовані і, більше того, наявність у визначенні складової “приватний” наразі не відповідає смисловому навантаженню визначення поняття нотаріату та виконанню ним повноважень від імені держави.
Свого часу в контексті “малої” реформи в “особливій” частині (Розділ ІІ, Розділ ІІІ та Розділ IV) Закону України “Про нотаріат” поняття “державного” та “приватного” логічно приведені до загального визначення “нотаріус”.
З врахуванням вищевикладеного та євроінтеграційних напрямків розвитку правової системи України і нотаріату взагалі, звертаємося до Вас з пропозицією відмовитися від анахронічної складової “приватний” і залишити уніфіковане визначення “нотаріус”, незалежно від форми організації та джерела фінансування нотаріальної діяльності.
На наш погляд, актуальність цього питання відповідає контексту гармонізації українського законодавства з міжнародним правом, зокрема, європейським. Так, ст. 45 Договору про Раду Європи, визначаючи нотаріуса, як суб’єкта публічної посади, діяльність якого пов’язана зі здійсненням публічної влади, не додає до його канонічного титулу будь-якого іншого означення.
Прошу підтримати.

З щирою повагою,

Президент
Академії нотаріату України В. М. Черниш

Наказ від 22.11.2011 № 3360/5 «Про затвердження зразка та опису печатки державного реєстратора прав на нерухоме майно»
22-11-2011
1332/20070
Міністерство юстиції України

Нотаріат як попереджувальне правосуддя

За своєю правовою природою нотаріат поєднує в собі приватні та публічні засади. Нотаріус, з одного боку, є «носієм» публічної влади, оскільки виконує функції, які законом передані йому державою, а з іншого боку – здійснює свої функції у рамках вільної професії. Іншими словами, на сьогодні нотаріат, умовно кажучи, є «юридичною інженерією, й лише грамотний та відповідальний разрохунок нотаріусом правових конструкцій, возведених на фундамент закону, робить їх непорушними».

Дмитро ЖУРАВЛЬОВ,
заступник директора департаменту
начальинк управління нотаріату та фінансового моніторингу
юридичних послуг Міністерства юстиції України

Нинішній етап розвитку України як правової держави зумовлює потребу в утворенні потужної та стабільної системи захисту прав і законних інтересів громадян. У цьому аспекті, згідно зі статтею 59 Конституції, кожному громадянину гарантовано право на одержання правової допомоги. Нотаріат спільно з іншими правовими інститутами втілює реалізацію цього конституційного права громадян і є тим правовим інститутом, який забезпечує охорону та захист прав і законних інтересів громадян та юридичних осіб, надає офіційної сили та вірогідності юридичним правам, фактам і документам.

Нині в Україні формуються принципово нові підходи до регулювання правовідносин, захисту прав та інтересів фізичних і юридичних осіб, а нотаріус є представником державної влади, наділеним частиною цієї влади. Тобто нотаріус як особа, яка виконує функції, делеговані їй державою, шляхом надання кваліфікованих юридичних консультацій забезпечує дотримання єдності інтересів громадян і держави, а отже, виконує функцію правової допомоги. Перспективи розвитку нотаріату у сфері надання такої допомоги невід’ємно пов’язані з посиленням ролі державного регулювання цієї діяльності, яке визначається як один із головних принципів роботи нотаріату та базується на світовому досвіді з урахуванням національних звичаїв.

Виважене та поетапне реформування системи нотаріату дає можливість переконатися у правильності вибору шляхів становлення професії, підвищення її авторитету та довіри до нотаріуса з боку суспільства. Підтвердженням цього є постійне збільшення кількості звернень фізичних і юридичних осіб до нотаріусів за вчиненням нотаріальних дій та отриманням кваліфікованої правової допомоги.

Нагадаю, що перший вагомий внесок у розвитку нотаріату України був зроблений Верховною Радою в 1993 році, з моменту прийняття Закону «Про нотаріат». На час його прийняття це було певною новацією та кроком уперед – вводився інститут приватних нотаріусів. Але розвиток суспільно-правових відносин у державі засвідчив, що в деяких ключових питаннях цей нормативний акт себе вже вичерпав. Крім того, серед нотаріальної спільноти, науковців уже не раз порушувалося питання щодо долучення українського нотаріату до світового досвіду країн, в яких існує класичний нотаріат латинського типу. Мова про створення єдиного нотаріату з вільними, але відповідальними самоврядними професіоналами.

Подальше реформування нотаріату було продовжено шляхом внесення змін до Закону «Про нотаріат» у 2008 році. Відбулася так звана мала реформа, яка ще на крок наблизила український нотаріат до вступу в Міжнародну організацію нотаріату латинського типу, зрівнявши в правах щодо повноважень у вчиненні нотаріальних дій державних та приватних нотаріусів. Віддаючи данину позитивності малої реформи, не можна не відзначити те, що в результаті реформування були послаблені функції контролю держави щодо перевірки законності вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. На сьогодні очевидно, що відсутність такого контролю має певні негативні наслідки.

Сучасний етап проведення в Україні правової реформи визначив необхідність переосмислення ролі та місця нотаріату у правовій системі країни як ефективного засобу досудового захисту прав людини та місця в ній інституту приватної нотаріальної діяльності, яка ґрунтується на принципах латинського (вільного) нотаріату. З метою сприяння становленню цілісного підходу до визначення функцій нотаріату та побудови чіткої структури нотаріальних органів для надання населенню послуг правового та нотаріального характеру відповідно до міжнародних стандартів, а також поступового й системного реформування вітчизняного нотаріату як інституту позасудового захисту цивільних прав фізичних та юридичних осіб, департаментом було розроблено та затверджено наказом Мін’юсту від 24.12.2010 № 3290/5 Концепцію реформування органів нотаріату в Україні.

Мотивація подальшого реформування галузі була зумовлена необхідністю вирішення низки проблем. Мова, зокрема, про оптимальне забезпечення населення нотаріальними послугами та вирішення проблеми великих міст, де сконцентрована найбільша кількість нотаріусів. Для порівняння можу навести таку статистику: в Москві на сьогодні близько 700 нотаріусів, у той же час як у Києві – понад 1300. Також є питання щодо створення правової бази, законодавчого закріплення морально-етичних та професійних правил поведінки нотаріусів, формування єдиного підходу щодо оплати вчинення нотаріальних дій, розроблення комплексної програми стажування осіб, що мають намір займатися нотаріальною діяльністю, яка передбачала б не лише навчальний курс із питань нотаріату, але й елементи практики, психології, етики, деонтології, логіки, конфліктології, норм процесуального права тощо. Слід сказати й про комплексну програму підвищення кваліфікації осіб, які вчиняють нотаріальні дії, в тому числі посадовців органів місцевого самоврядування, приведення до єдиного знаменника величезної кількості підзаконних нормативно- правових актів, які часто суперечать один одному, відсутність професійної нотаріальної палати й невизначеністю її статусу.

З моменту затвердження згаданої Концепції пройшло лише дев’ять місяців, а вже можна говорити про конкретні здобутки її реалізації, зокрема те, що на сьогодні Мін’юстом розроблено та прийнято 9 нормативно-правових актів, які регулюють питання вдосконалення нотаріату.

Ще одним кроком у подальшому реформуванні нотаріату стало внесення змін до статті 10 Закону «Про нотаріат», які з 1 січня 2012 року вступають у силу. Йдеться про вдосконалення механізму допуску громадян до нотаріальної діяльності, зокрема, шляхом чіткого визначення пов’язаних з допуском процедур на законодавчому рівні, посилення вимог до рівня кваліфікації осіб, що мають намір займатися нотаріальною діяльністю.

Сьогодні Міністерством юстиції підготовлений законопроект про внесення змін до Закону «Про нотаріат», що стосується подальшого реформування нотаріату. Цим законопроектом вперше в новітній історії України надається визначення нотаріуса – як уповноваженої державою фізичної особи, що здійснює незалежну професійну нотаріальну діяльність з посвідчення прав, а також фактів, що мають юридичне значення, та вчиняє інші нотаріальні дії, передбачені законом з метою надання їм юридичної вірогідності.

Пропонується, зокрема, докорінно змінити принцип допуску до професії нотаріуса, застосувавши формулу «в професію через професію» та відмовившись від поняття стажування. Для реалізації цього нового принципу також уперше в Україні вводиться поняття помічника нотаріуса, який матиме зовсім інший статус, ніж сьогодні, та до якого застосовуватимуться певні кваліфікаційні вимоги. Тобто, щоб опанувати професію нотаріуса, треба «пройти через професію», попрацювавши помічником нотаріуса та здобувши знання не суто теоретичні, але й практичні, пізнавши професію зсередини.

Крім того, законопроектом вирішується питання створення професійної самоврядної організації нотаріусів, визначення її статусу та повноважень. Вона функціонуватиме на засадах законності, незалежності, обов’язковості членства та загальнообов’язковості рішень органів професійного самоврядування, рівності можливостей доступу нотаріусів до участі в професійному самоврядуванні. Для здійснення ефективної роботи такої організації її буде наділено певними повноваженнями регулюючого органу — посередника між нотаріусами і суспільством, нотаріусами й органами влади та між самими нотаріусами всередині нотаріального співтовариства.

У процесі подальшого реформування законодавства про нотаріат планується, зокрема, вдосконалити питання відповідальності нотаріуса за шкоду, заподіяну внаслідок його недбалості або незаконних дій, механізм оплати за вчинення нотаріальних дій та надання послуг правового характеру нотаріусами, забезпечення дотримання порядку учинення нотаріальних дій. Дані нововведення спрямовані на попередження надходження обґрунтованих скарг населення на неправомірні дії нотаріусів, а також на запобігання випадкам (число їх зростає) звернення громадян чи юридичних осіб до суду з питань визнання вчинених нотаріальних дій недійсними з вини нотаріусів.

Не можу не згадати й те, що спільна з Держреєстрслужбою України був розроблений порядок подання електронних документів державним реєстраторам юридичних осіб та фізичних осіб суб’єктів підприємницької діяльності. Цей документ можна вважати певною вихідною точкою, починаючи з якої нотаріуси почнуть застосовувати сучасні електронні технології при вчиненні нотаріальних дій. Моває, зокрема, про передачу заяв юридичних та фізичних осіб за допомогою програмно-технічних засобів та мережі Інтернет.

Законопроектом (реєстр. №8668) пропонується наділити органи опіки та піклування повноваженням повідомляти нотаріуса про накладення заборони на відчуження нерухомого майна дитини у випадках, передбачених частиною п´ятою статті 177 Сімейного кодексу України.

Так, змінами до Сімейного кодексу пропонується запровадити нове повноваження органу опіки і піклування щодо повідомлення нотаріусу про накладення заборони стягнення на житло дитини у таких виключних випадках, коли:

мати та/або батько дитини, які (яка, який) звернулися за дозволом, позбавлені судом батьківських прав;

судом, органом опіки та піклування або прокурором постановлено (прийнято) рішення про відібрання дитини від батьків;

до суду подано позов про позбавлення батьків дитини (або того з них, який звернувся за дозволом) батьківських прав;

особа, яка звернулася за дозволом, повідомила про себе неправдиві відомості, що мають суттєве значення для вирішення питання про надання дозволу чи відмову в його наданні;

між батьками дитини немає згоди стосовно вчинення правочину щодо нерухомого майна дитини;

між батьками дитини або між одним з них та третіми особами існує судовий спір стосовно нерухомого майна, за дозволом на вчинення правочину щодо якого звернулися батьки дитини (або один з них);

вчинення правочину призведе до звуження обсягу існуючих майнових прав дитини та/або порушення охоронюваних законом інтересів дитини.

З метою наповнення нормативним змістом нової функції органу опіки і піклування передбачені також зміни до статей 73 і 74 Закону «Про нотаріат».

Зокрема, до переліку суб`єктів звернення до нотаріуса за накладенням заборони відчуження нерухомого майна пропонується долучити орган опіки і піклування. Передбачається, що Кабінет Міністрів встановлюватиме порядок звернення органів опіки і піклування до нотаріусів.

За умови пердплати через ДП «ПРЕСА» Ви маєте можливість зробити передплату МЕНа на 2012 за ціною 2011 року .

1). Для оформлення передплати через ДП «ПРЕСА» вам необхідно звернутися до будь-якого відділення Українського державного підприємства поштового зв’язку «Укрпошта», заповнити картку-абонемент та оформити передплату.

Каталог видань України на 2012 рік, сторінка 136.
Передплатний індекс ДП «ПРЕСА» журналу «Мала енциклопедія нотаріуса» 95541

Вартість безпосередньо пердплати складає 981 грн. 52 коп. плюс 3 грн. 90 коп за оформлення .

Термін передплати через ДП «ПРЕСА» діє до 15.12.2011 року .