Допоможіть, будь ласка, у вирішенні такого питання. Помер чоловік, у його власності перебувала земельна ділянка, але оригінал державного акта на право власності на земельну ділянку десь загубився, є тільки ксерокопія, що ніяк не засвідчена. Яким чином я можу отримати свідоцтво про право на спадщину на цю земельну ділянку? Відділ Держземагентства відмовляється видати дублікат.
Відповідь:
Незважаючи на те, що з 01.01.2013 припинено видачу державних актів, на сьогодні зберігають чинність Інструкція про заповнення бланків державних актів на право власності на земельну ділянку і на право постійного користування земельною ділянкою, затверджена наказом Держкомзему України від 22.06.2009 № 325, та Інструкція про порядок складання, видачі, реєстрації і зберігання державних актів на право приватної власності на землю, право колективної власності на землю, право власності на землю і право постійного користування землею, договорів на право тимчасового користування землею (в тому числі на умовах оренди) та договорів оренди землі, затверджена наказом Держкомзему від 04.05.1999 № 43 (далі — Інструкція).
Розділом 4 Інструкції, затвердженої наказом Держкомзему України від 22.06.2009 № 325, прописано порядок видачі нового державного акта у випадку втрати державного акта: взамін втраченого повинен видаватися новий державний акт. Але, як було зазначено вище, на сьогодні неможливо зареєструвати і видати державний акт на право власності.
Розділ 5 Інструкції «Порядок видачі дубліката державного акта при втраті або псуванні оригіналу» передбачає при втраті державного акта видачу дубліката державного акта. Оскільки видати державний акт неможливо, залишається видача дубліката відповідно до вищезазначеної Інструкції. Дублікат державного акта може отримати як спадкоємець, так і сам власник земельної ділянки, якщо він втратив, пошкодив державний акт.
Відповідно до п. 5.2 Інструкції у заяві вказується: де, коли і за яких обставин втрачено (зіпсовано) зазначений державний акт. Власник також дає повідомлення про втрату державного акта в місцевих засобах масової інформації. Але не зрозуміло, на чиє ім’я пишеться заява? Які документи необхідно додати до заяви для отримання дубліката? Який орган повинен видати цей дублікат? Хто його повинен роздрукувати, якщо відповідно до цієї ж Інструкції роздруковують державні акти ДП «Центр ДЗК»? Чи підлягає внесенню інформація про видачу дубліката до Поземельної книги? Якщо дублікат є копією документа, то хто буде ставити підписи замість посадових осіб, зазначених в дублікаті? Адже в більшості випадків посадові особи вже не займають вказані в державному акті посади. Яка печатка повинна бути проставлена на дублікаті державного акта? Адже різні форми державних актів передбачали і різні печатки. Слід враховувати численні реорганізації всіх органів виконавчої влади і місцевого самоврядування, після яких змінювалися печатки. Але в Інструкції ми не отримаємо відповіді на такі питання.
Відповідно до п. 5.3 Інструкції на титульній сторінці дубліката робиться запис або ставиться штамп «Дублікат. Видано замість № _____ серія ___», вказується дата видачі дубліката. Додаткової реєстрації дублікат не потребує, на ньому особою, яка виготовила дублікат, повинен відтворюватися реєстраційний напис, що був на оригіналі.
Враховуючи те, що підготовка дублікатів державних актів здійснюється за плату (п. 5 Порядку виконання земельно-кадастрових робіт та надання послуг на платній основі державними органами земельних ресурсів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.11.2000 № 1619), дублікат державного акта може бути виготовлений та виданий лише після сплати вартості зазначених робіт.
Відповідно до п. 6.2 Розмірів оплати земельно-кадастрових робіт та послуг, затверджених спільним наказом Держкомзему України, Міністерства фінансів України, Міністерства економіки України № 97/298/124 від 15.06.2001 (зі змінами) та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10.07.2001 за № 579/5770, вартість робіт з виготовлення дублікатів державних актів на право власності на землю для фізичних та юридичних осіб становить 17 грн.
Вважаю за необхідне в обов’язковому порядку інформацію про видачу дубліката державного акта заносити в Поземельну книгу та Державний реєстр прав на нерухоме майно.
На нашу думку, нотаріус може звернутися до територіального органу Держземагентства і отримати (замість дубліката) для оформлення свідоцтва про право на спадщину другий примірник державного акта (серія, номер, дата реєстрації ідентичні). Державний акт вилучається у територіального органу Держземагентства і підлягає поверненню після оформлення свідоцтва про право на спадщину. Вважаємо, що такий вихід із ситуації, яка склалася, є правомірним і не суперечить жодній нормі чинного законодавства. Але постає низка питань, які необхідно вирішити територіальному органу Держземагентства: чи можна з архіву тимчасово вилучати другий примірник державного акта? Який порядок передачі державного акта від територіального органу Держземагентства до нотаріуса? Ким і в якому порядку державний акт буде повернуто до архіву?
Спеціального нормативного акта, який би врегульовував порядок зберігання, видачі державних актів з архіву територіального органу Держкомзему, немає. Але вважаю за можливе керуватися наказом «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16.03.2001 № 16, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598. Розділом 9.3 цього наказу визначено порядок видавання документів у тимчасове користування за межі архіву. Отже, надання нотаріусу для оформлення свідоцтва про право на спадщину другого примірника державного акта (серія, номер, дата реєстрації ідентичні) не порушує норми чинного законодавства.
На сайті Міністерства юстиції України розміщено роз’яснення щодо видачі дублікатів втрачених або зіпсованих документів. Але це роз’яснення стосується тільки об’єктів нерухомості і не може бути застосоване до видачі дублікатів державних актів.
На жаль, органи Держземагентства відмовляються видавати дублікати, мотивуючи відмову тим, що видача дублікатів поновить обіг державних актів. Щодо видачі архівних державних актів для вчинення нотаріусом відповідних дій, то їх не хочуть видавати, оскільки не прописана окрема процедура повернення до архіву другого екземпляру державного акта. Якщо вона не прописана, то необхідно її прописати як для територіальних органів Держземагентства, так і для нотаріусів.
Є ще окрема думка щодо врегулювання проблеми втрачених державних актів. Реєстраційна служба готова здійснювати реєстрацію права власності за особою на підставі завіреної територіальним органом Держземагентства копії державного акта і надавати витяг. Нотаріус посвідчує угоду на підставі витягу. Але я вважаю, що вирішення питання таким шляхом необхідно всебічно вивчити і погодити з Нотаріальною палатою України, Департаментом нотаріату Мін’юсту України.
