Пропозиції щодо впорядкування процедури дописок чи виправлення технічних помилок до Правил ведення нотаріального діловодства

ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ

«АСОЦІАЦІЯ НОТАРІУСІВ МІСТА ХАРКОВА ТА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ»

61002, м. Харків, вул. Ольмінського, буд. 6

код ЄДРПОУ 24275948, п/р. 2600800119855 в АТ «РЕГІОН-БАНК» у м. Харкові, МФО 351254

(057) 714-27-90, (057) 714-27-89

«15» вересня 2015 р. № 21

Директору Департаменту з питань  нотаріату та банкрутства Зусік Т.В.

 

Діючим законодавством встановлено чіткі вимоги щодо документів, які приймаються нотаріусами для вчинення нотаріальних дій. Згідно зі ст. 47 Закону «Про нотаріат» документи на двох і більше аркушах мають бути прошиті, аркуші пронумеровані, тексти мають бути написані зрозуміло, дати зазначені словами, а будь-які виправлення мають бути застережені.

Будь-яка установа, підприємство або організація (у тому числі органи державної влади або місцевого самоврядування, виконавчі комітети, органи Держземагенства, бюро технічної інвентаризації тощо), тобто всі суб’єкти документоутворення, припустившись помилки, вносять виправлення в текст, застерігають відповідним написом, скріплюють підписом та печаткою. У виправленому вигляді документ приймається установами будь-якого рівня та підпорядкування, включаючи нотаріусів (п. 2 глави 8 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).

Порядок виправлення документа регулюється локальними нормативними актами (як правило, типовими інструкціями) з діловодства для кожного відомства.

Зокрема, для органів виконавчої влади внесення виправлень до документів передбачено Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, затвердженою постановою КМ України від 30.11.2011 № 1242; для державного реєстратора нерухомого майна — Порядком ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженим постановою КМ України від 26.10.2011№ 1141, і т. ін.

Таким чином, усі інші суб’єкти документоутворення мають право виправляти технічні і навіть не технічні помилки, а нотаріуси — ні.

Мало того, нотаріус повинен прийняти такий документ, виданий будь-якою особою, крім документа з обумовленими виправленнями, який посвідчений іншим нотаріусом.

Нотаріус пояснює особі, котра прийшла з таким документом, чому він не може його прийняти, і таким чином не тільки плямує репутацію іншого нотаріуса (колеги), але і породжує недовіру до нотаріату в цілому.

Це не сприяє підвищенню значимості та важливості такого інституту право застосовування, як нотаріат, і в результаті, отримуємо відношення до нотаріуса як до бюрократа, який створює перешкоди.

 

Цілком логічним та обґрунтованим є врегулювання порядку внесення виправлень і до нотаріальних документів.

Аналіз останньої редакції Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України показав, що чіткого механізму внесення нотаріусом виправлень до нотаріальних документів не прописано, але і заборони на внесення виправлень немає.

Передбачений пунктом 6.13 Правил ведення нотаріального діловодства порядок виправлення документа є вкрай невдалим, а іноді нездійсненним на практиці.

«П. 6.13. У разі допущення помилки у тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (свідоцтва, виданого нотаріусом, копії документа, дубліката документа тощо), внесення дописок чи виправлень до тексту документа здійснюється за заявою такої особи, зареєстрованою у Журналі реєстрації вхідних документів.

Виправлення помилки застерігається нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису, із зазначенням дати та проставленням свого підпису і печатки на такому застереженні.

При цьому всі виправлення мають бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім закреслене.»

 

При складанні проекту документа і при його прочитанні та схваленні особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, у будь-якому випадку, потрібно враховувати людський фактор. Ніхто не застрахований від помилок, а тим більше від помилок, які не впливають на суть самого документа (технічних помилок).

Слід зазначити, що помилки в документах, можуть мати місце не обов’язково з вини нотаріуса, але й з вини або неуважності, недбалості особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, або навіть з вини або неуважності, недбалості особи, яка до нотаріуса й не зверталася (повірена особа за довіреністю).

Наприклад:

1. Невірно зазначений кадастровий номер земельної ділянки або її площа в технічній документації на земельну ділянку або в якомусь іншому документі — провина спеціаліста Держземагенства;

2. Для посвідчення довіреностей, заповітів не вимагається перевірка правовстановлювальних документів на майно; дані повірених можуть також вказуватися зі слів довірителя — неуважність довірителя.

Практика показує, що більшість помилок в нотаріальних документах виникає не з вини нотаріуса, а саме цих осіб. Тобто нотаріус переносить чужі помилки до тексту нотаріального документа.

З часом помилка виявляється, попередні документи виправляють (технічну документацію, витяг з ДЗК тощо), автоматично потребує виправлення і нотаріальний документ.

Таким чином, нотаріус несе відповідальність за помилки, яких не припускався (скарги на нотаріуса до Головних територіальних управлінь юстиції в областях, МЮУ, прокуратури, суду тощо).

Крім того, в більшості випадків він позбавлений можливості внести виправлення до документа, адже Правилами ведення нотаріального діловодства це не передбачено.

Більше того, керуючись Правилами ведення нотаріального діловодства, реєстраційні служби, банківські установи тощо не приймають виправлені нотаріальні документи. Коло замикається.

Разом з тим, слід звернути увагу, що нотаріус повинен приймати документи з виправленнями, які обумовлені відповідно до законодавства (ст. 47 Закону України «Про нотаріат).

Отже, нотаріус знаходиться у якомусь нерівноправному становищі, тоді коли відносно інших суб’єктів документоутворення існує законодавчо підтверджена можливість виправлення таких помилок.

У результаті неможливості виправити помилки особа не може реалізувати свої права через те, що банківські установи, Реєстраційні служби тощо не приймають такі документи. Що робити у цьому випадку громадянам?! Особливо, в нинішніх умовах, коли люди переїжджають на інші місця проживання чи тимчасово переміщуються з проблемних територій України через причини, які всім відомі. Громадяни усієї України переживають стреси, які спричинені військовою агресією, а тут ще і нотаріус-бюрократ, з їхнього погляду, створює їм перешкоди.

 

Як відомо, кожна особа має право звернутись до суду за захистом своїх прав, якщо будь-яка установа чи посадова особа їх порушила.

Якщо проаналізувати положення Цивільного процесуального кодексу України, а саме розділ IV «ОКРЕМЕ ПРОВАДЖЕННЯ», то маємо таке:

«1. Окреме провадження — це вид непозовного цивільного судочинства, в порядку якого розглядаються цивільні справи про підтвердження наявності або відсутності юридичних фактів, що мають значення для охорони прав та інтересів особи або створення умов здійснення нею особистих немайнових чи майнових прав або підтвердження наявності чи відсутності неоспорюваних прав.»

Далі маємо практично вичерпний перелік справ, які підпадають під окреме провадження. Справа зупиняється ще на етапі формулювання предмета звернення: який факт потрібно встановити: допущення помилки чи належність документа, який і так належить?

У порядку окремого провадження цю ситуацію також неможливо вирішити.

 

У загальному позовному провадженні такі справи, як виправлення помилок, також не розглядаються. Більше того, аналіз судової практики з цього питання показав відсутність справ такої природи. Спору немає, відповідно й розглядати нічого.

Відповідно до АНАЛІЗУ практики застосування судами ст. 16 Цивільного кодексу України (лист Верховного Суду України від 01.04.2014 «Аналіз практики застосування судами ст. 16 Цивільного кодексу України») «суд повинен з’ясувати характер спірних правовідносин сторін, характер порушеного права позивача та можливість його захисту в обраний ним спосіб». Але ж внаслідок допущення технічної помилки спір відсутній.

 

Тобто способу захисту прав внаслідок допущення технічної помилки, в тому числі за допомогою нотаріуса, немає!

 

Враховуючи все викладене, пропонуємо внести зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, повернути до тексту механізм виправлення помилки нотаріусом, виклавши п. 6.13 у такій редакції:

«Дописки чи виправлення технічних помилок, зроблених у нотаріально оформлюваних документах, повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису.

У разі дописки чи виправлення технічної помилки у тексті нотаріально оформлюванного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, застерігаються в кінці посвідчувального напису .

При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

Виправлення застерігається нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, із проставленням свого підпису і печатки на такому застереженні.

Технічна помилка може виражатися у формі:

- відсутності фрагмента запису (розділу, абзацу, речення, словосполучення, слова, частини слова, розділового знака тощо), яке повинно було бути;

- наявності зайвого фрагмента запису, якого в ній бути не повинно;

- помилки у словах, у цифрах, датах народження, якщо такі проставлені, та інші помилки, які не спотворюють текст та не впливають на суть і зміст правочину чи іншого документа, посвідченого нотаріусом.

Відповідальність за всі зроблені та обумовлені виправлення несе нотаріус згідно з чинним законодавством, який ці виправлення зробив».

 

Врегулювання цього питання в компетенції Міністерства юстиції України та не потребує внесення змін до закону, не потребує жодних витрат із бюджету, але має величезне значення для підвищення ролі нотаріату, довіри до нього з боку учасників цивільно-правових відносин та зменшення бюрократизму при реалізації громадянами своїх цивільних прав.

 

З повагою

Президент

Громадської організації

«Асоціація нотаріусів м. Харкова

та Харківської області»                                                               В.М. Марченко