Інформаційний лист “Щодо надання довідок та копій документів, щодо вчиненої нотаріальної дії на підставі запитів, листів правоохоронних та судових органів”

На цей час непоодинокі випадки, коли нотаріуси надають довідки та копії документів, щодо вчиненої нотаріальної дії на підставі запитів, листів тощо правоохоронних та судових органів, не вимагаючи про це відповідні ухвали суду або слідчого судді .

В зв’язку з вище наведенним, Консультативно — методична рада  з питань нотаріату роз’яснює:

Порядок надання  довідок про вчинені нотаріальні дії та інші документів  нотаріусом регламентується ст. 8 Закону України  «Про нотаріат», яка  закріплює обов’язок нотаріуса зберігати нотаріальну таємницю та надавати довідки та інші документи на письмову вимогу суду, прокуратури, органів, що здійснюють оперативно-розшукову діяльність, органів досудового розслідування у зв’язку з кримінальним провадженням, цивільними, господарськими, адміністративними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів.

 Копії документів,  що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

            Відповідно до статті 8 Закону України «Про нотаріат», нотаріальна таємниця це сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов’язки тощо. Нотаріус зобов’язаний зберігати нотаріальну таємницю, навіть якщо його діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія або дія, яка прирівнюється до нотаріальної, не вчинялась. Кримінальний Процесуальний Кодекс України (далі КПК України) містить  спеціальні норми, що регламентують доступ особи до речей і документів, які містять охоронювану законом таємницю. Пункт 3 статті 162 КПК України до охоронюваної законом таємниці відносить також відомості, які можуть становити таємницю вчинення нотаріальних дій. Таким чином в розумінні зазначених норм законодавства – таємниця вчинення нотаріальних дій, це в тому числі і інформація щодо звернення громадян до нотаріуса з будь-якого питання, пов’язаного з виконанням нотаріусом своїх повноважень.

Тимчасовий доступ до речей і документів (копій документів) здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду.

В ухвалі слідчого судді, суду про тимчасовий доступ до речей і документів має бути зазначено відповідно до ст. 164 КПК України:

1) прізвище, ім’я та по батькові особи, якій надається право тимчасового доступу до речей і документів;

2) дата постановлення ухвали;

3) положення закону, на підставі якого постановлено ухвалу;

4) прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи або найменування юридичної особи, які мають надати тимчасовий доступ до речей і документів;

5) назва, опис, інші відомості, які дають можливість визначити речі і документи, до яких повинен бути наданий тимчасовий доступ;

6) розпорядження надати (забезпечити) тимчасовий доступ до речей і документів зазначеній в ухвалі особі та надати їй можливість вилучити зазначені речі і документи, якщо відповідне рішення було прийнято слідчим суддею, судом;

7) строк дії ухвали, який не може перевищувати одного місяця з дня постановлення ухвали;

8) положення закону, які передбачають наслідки невиконання ухвали слідчого судді, суду.

Щодо витребування судом письмових доказів – копій документів або матеріалів нотаріальної справи.

Частиною 2 статті 19 Конституції України передбачено, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України. Відповідно до частини 1 статті 2 Цивільного процесуального кодексу України цивільне судочинство здійснюється відповідно до Конституції України, Цивільного процесуального кодексу України та Закону України “Про міжнародне приватне право”.

Так, відповідно до частини 2 статті 133 Цивільного процесуального кодексу України способами забезпечення судом доказів є допит свідків, призначення експертизи, витребування та (або) огляд доказів, у тому числі за їх місцезнаходженням. У інших випадках судом можуть бути застосовані інші способи забезпечення доказів.

Згідно з частиною 4 статті 135 Цивільного процесуального кодексу України питання про забезпечення доказів вирішується ухвалою. Статтею 137 Цивільного процесуального кодексу України також передбачено, що питання про витребування доказів вирішуються ухвалою. Таким чином, ані Цивільним процесуальним кодексом України, ані Конституцією України, ані Законом України “Про міжнародне приватне право” не передбачено іншого порядку витребування судом письмових доказів (листами, запитами тощо), крім витребування їх відповідною ухвалою суду.

Враховуючи викладене, нотаріус може надавати будь-яку інформацію, дані, довідки, по цивільним справам виключно за ухвалою суду в провадження якого знаходиться цивільна (адміністративна, кримінальна) справа.

Нагадуємо, що відповідно до статті 8 Закону України «Про нотаріат», особи, винні в порушенні нотаріальної таємниці, несуть відповідальність у порядку, встановленому законом.

Консультативно-методична рада

з питань нотаріату

при Головному територіальному

управлінні юстиції у Харківській області

 

отримати