11 Квітня 2014

Пропозиції щодо доцільності використання спеціальних бланків нотаріальних документів

ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ
«АСОЦІАЦІЯ НОТАРІУСІВ МІСТА ХАРКОВА ТА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ»

61002, м. Харків, вул. Ольмінського, буд. 6
код ЄДРПОУ 24275948, п/р. 2600800119855 в АТ «РЕГІОН-БАНК» у м. Харкові, МФО 351254
(057) 714-27-90, (057) 714-27-89, 067 572 16 15

«11» квітня 2014 р. № 15
Міністру юстиції України
Петренку П. Д.

Пропозиції
щодо доцільності використання спеціальних бланків нотаріальних документів

Останні 17 років невід’ємною складовою нотаріального діловодства є спеціальні бланки нотаріальних документів (далі — бланки). На них викладаються тексти нотаріально посвідчуваних документів, з ними тісно пов’язана робота нотаріусів України.
Але раніше нотаріат України 5 років працював злагоджено та стабільно, не використовуючи бланки.
І. Пропонуємо аналіз доцільності введення бланків, здійснене 17 років тому.
Використання бланків в Україні було запроваджене згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.08.1996 № 21/5 «Про внесення доповнень до Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України». Чинну на той час Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України було доповнено пунктом 2-1 такого змісту:
«2-1. Нотаріальні дії, що вчиняються нотаріусами України, виконуються на спеціальних бланках нотаріальних документів. Зразок бланка, а також порядок обліку, зберігання та витрачення бланків нотаріальних документів встановлюються Міністерством юстиції за погодженням з Українською нотаріальною палатою.
Використання інших бланків або стандартних білих аркушів паперу для вчинення нотаріальних дій забороняються.
Документи, виконані не на стандартному бланку, вважаються недійсними».
На виконання зазначеної норми видано накази Міністерства юстиції України від 09.10.1997 № 69/5 «Про запровадження спеціальних бланків нотаріальних документів» та від 01.07.1997 № 49/5 «Про затвердження Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів». Така новела мотивувалася необхідністю підвищити рівень захисту нотаріально оформлюваних документів.
Згодом на підставі наказу Міністерства юстиції України від 29.06.1999 № 36/5 «Про здійснення заходів щодо захисту нотаріально оформлюваних документів» (на цей час втратив чинність) почав функціонувати спеціальний електронний реєстр — Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів (далі — РНБ).
Поступово змінювалася форма (дизайн) бланків, процес їх виготовлення, кількість ступенів захисту бланків, порядок постачання, обліку витрачання. Дизайн бланка щоразу ускладнювався різноманітними елементами захисту (дрібними малюнками, спеціальним папером, голограмами тощо). Таке вдосконалення щоразу відбивалось на собівартості бланка, яка на початок 2014 року дорівнювала майже 12 грн. Оплата за бланки є складовою розміру плати за нотаріальні послуги, і, відповідно, перекладена на споживачів нотаріальних послуг.
На цей час спеціальні бланки нотаріальних документів належать до документів суворої звітності, їх опис та зразок затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.2009 № 812 «Про затвердження Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка». Використання бланків у нотаріальній діяльності регулюється ст. 34 Закону України «Про нотаріат», главою 9 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
Отже, з часом нотаріальний бланк набув високого ступеня захисту від підробки, але це призвело до суттєвого подорожчання нотаріальних дій.
ІІ. Розглянемо питання, чи доцільно на сьогодні використовувати бланки з таким високим ступенем захисту, чи дійсно саме бланки надають високий рівень захисту нотаріально оформлюваного документа.
Так, враховуючи спеціальні елементи захисту, сам бланк практично неможливо підробити. Статистика правоохоронних органів та нотаріальна практика показує, що випадки застосування підроблених бланків практично відсутні. Але існує значно простіший спосіб отримати нотаріальні бланки.
Не є таємницею слідства той факт, що офіси приватних нотаріусів та державні нотаріальні контори по всій країні стали ціллю крадіїв та грабіжників. При цьому об’єктом таких злочинів є передусім нотаріальні бланки. Тобто запровадження бланків спричинило появу ще одного напряму злочинної діяльності.
Викрадені бланки активно пропонуються для продажу через Інтернет, що майорить різними цінами, кількістю бланків, способами їх оплати та отримання, і навіть пропозиціями бланків «з усіма необхідними реквізитами» — печаткою та підписом нотаріуса.
ІІІ. Виникає логічне питання: а як же Реєстр нотаріальних бланків? Адже відомості про кожен бланк заносяться до цього Реєстру і перевіряються під час використання. Це дійсно так: в РНБ фіксується інформація стосовно дати, виду нотаріальної дії, вчиненої із використанням бланку, і обов’язково — інформація про викрадені бланки.
З 17 листопада 2009 року доступ до цього реєстру має будь-яка особа за допомогою мережі Інтернет. В той же час юридичний обов’язок перевіряти дійсність кожного бланка, на якому викладений відповідний документ, покладений законодавством лише на нотаріусів.
Жодні державні органи, посадові особи, юридичні особи тощо не зобов’язані перевіряти нотаріальні бланки і на практиці не користуються своїм правом перевірки та доступом до РНБ при роботі з нотаріальними документами. А саме:
– працівники прикордонної служби (заяви батьків про згоду на виїзд дитини за межі України);
– міграційної служби (заяви про видачу проїзних документів дітям, довіреності та заяви щодо реєстрації місця проживання);
– житлово-експлуатаційні організації;
– землевпорядні організації;
– податкові органи;
– органи пенсійного фонду;
– банки (для отримання коштів з банківських рахунків, відкриття та закриття будь-яких рахунків);
– інші юридичні особи (різноманітні довіреності, заяви).
Більше того, саме використання бланка в наведених випадках відіграє негативну роль, оскільки зменшує сумніви щодо можливості підробки, знижує пильність при перевірці деталей та обставин. Таким чином, для підробленого документа бланк стає гарантією його беззастережного прийняття.
Активним користувачем реєстру РНБ на цей час є єдиний державний орган — Державна автоінспекція, під час роботи з довіреностями на транспортні засоби. Але ДАІ перевіряє не дійсність бланка, на якому викладено довіреність, а чинність самої довіреності (не відмінена, не скасована тощо). Для проведення такої перевірки не має значення, на бланку викладена довіреність чи на звичайному папері.
IV. Проаналізуємо доцільність застосування бланків для інших нотаріальних дій: договорів, заповітів, свідоцтв та інших документів.
Нотаріат та інші сфери нерозривно пов’язані з багатьма електронними реєстрами, відомостями з яких необхідно постійно користуватись у роботі, виготовляючи відповідні витяги, довідки і т. ін. Так, інформація щодо правовстановлювальних документів, наявності обтяжень тощо фіксується в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, щодо заповітів — в Спадковому реєстрі тощо.
Підроблений документ, який не співпадає з даними багатьох електронних реєстрів, просто не може бути використаний.
Тому і виготовляти підроблений бланк в умовах сьогодення немає сенсу.
V. Звернемося до міжнародного досвіду з питань використання бланків.
У квітні 2003 року на навчанні в міжнародному інституті нотаріальних досліджень (Швейцарія) нотаріуси, які представляли різні регіони України, звернули особливу увагу на те, що нотаріальні дії швейцарцями вчиняються на звичайному папері формату А4 без застосування спеціальних засобів захисту.
Крім того, нотаріуси Волині, перебуваючи у вересні 2003 року в Національній нотаріальній палаті Угорщини, також мали нагоду оглянути документи у нотаріальному бюро Csillagne Jonas Judit. Як з’ясувалося, нотаріуси Угорщини вчиняють нотаріальні акти на звичайному папері, і це є вимогою законодавства Угорщини. Натомість головний акцент у цивілізованому світі робиться на комп’ютеризації нотаріального процесу.
Таким чином, в жодній країні Європи, крім України, не використовуються спеціальні бланки нотаріальних документів.
Єдиним виключенням є Російська Федерація, але і там нотаріальні бланки єдиного зразка були введенні зовсім нещодавно, мабуть, під впливом досвіду України.
VI. Які засоби захисту нотаріальних документів використовуються державами — членами Міжнародного латинського нотаріату?
Нотаріуси цих країн працюють над запровадженням нових технологій у нотаріальний процес, зокрема, над розробкою спеціальних картриджів для принтерів, на яких виготовлятимуться нотаріальні документи, спеціальних чорнил, які будуть застосовуватись лише в нотаріальній практиці для заповнення нотаріусами документів, над розробкою нових видів міжнародних електронних реєстрів тощо.
Впровадження комп’ютерної техніки, інформаційних технологій, створення єдиного банку даних найважливіших нотаріальних проваджень — це новий етап в нотаріальному процесі, який зумовлений вимогами часу.
Наступним етапом має бути створення єдиної комп’ютерної мережі нотаріальних органів, яка буде не тільки надавати інформацію про нотаріуса чи окрему нотаріальну дію, а й можливість співпрацювати нотаріусам на міжнародному рівні.
Зауважу, що усе вищевикладене — це проекти і перспективи (серед яких, до речі, не вбачається використання спеціальних бланків), але головною відмінністю від України є те, що світ напрацьовує шляхи захисту нотаріальної дії, а не бланка на якому вона вчинюється.
VІI. На цей час діють законодавчо закріплені, науково обґрунтовані та загальновизнані засоби для надання нотаріальному документу юридичної достовірності.
По-перше, це власноручне підписання документа нотаріусом та особами, які беруть участь у нотаріальному процесі, та проставлення печатки. Щодо власноручного підпису та печатки нотаріуса, то, з одного боку, це гарантія, що нотаріус особисто вчинив нотаріальну дію, взяв на себе відповідальність за правильність вчиненої нотаріальної дії та відповідність її вимогам закону, а з іншого — це характерна ознака оформленого ним особисто документа, додатковий засіб, що має ускладнювати підробку.
По-друге, посвідчувальні написи надають документам певних специфічних ознак: шляхом їх вчинення на документі нотаріус засвідчує або посвідчує наявність (відсутність) певних юридичних фактів, достовірність яких ним встановлена за допомогою нотаріальної процедури. Вчинення посвідчувального напису на нотаріальному документі свідчить про закінчення нотаріального провадження, він є квінтесенцією нотаріального процесу, остаточною фазою оформлення нотаріального акта та надання йому законної сили.
По-третє, нотаріальні дії реєструються у спеціальних реєстрах вчинюваних нотаріальних дій на паперових носіях, які є своєрідним забезпечувальним засобом та гарантією прав особи на отримання дубліката втраченого нотаріального документа.
Окремо варто назвати електронні реєстри, які з часом займають все більше місця в нотаріальній діяльності. Про їх значну роль у захисті від підроблених документів вже йшлося вище.
Враховуючи останні події і економічну ситуацію в Україні, уряд запроваджує різноманітні заходи для скорочення витрат як державного бюджету країни, так і пересічних громадян.
Так, наприклад, в березні 2014 року Міністерством юстиції України було ініційоване виключення голографічних елементів зі спеціальних бланків нотаріальних документів, що потягне зменшення їх вартості.
Проте, враховуючи наведене вище, можливо, більш дієвою була б повна відмова від спеціальних бланків нотаріальних документів як доволі витратного, але неефективного засобу захисту.
P.S. Наостанок потрібно відзначити, що на початку березня 2014 року, керуючись аналогічними підставами, Прем’єр-міністр України Арсеній Яценюк виступив з пропозицією відмінити паперові акцизні марки та перевести їх в електронний реєстр.

З повагою
Президент Громадської організації
«Асоціація нотаріусів міста Харкова
та Харківської області» Марченко В. М.

отримати