Проект Правил ведення нотаріального діловодства (з додатками) та Типової номенклатури справ (сайт www.minjust.gov.ua)
ПРОЕКТ
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
» » ______ 2008 № ______
ПРАВИЛА
ведення нотаріального діловодства
1. Загальні положення
1.1. Правила ведення нотаріального діловодства (далі – Правила) встановлюють єдиний порядок документування нотаріальної діяльності та зберігання архіву і визначають порядок організації роботи нотаріусів з документами.
Діловодство в державній нотаріальній конторі, у державному нотаріальному архіві, приватним нотаріусом ведеться українською мовою.
1.2. З метою застосування цих Правил використовуються такі основні терміни і їх визначення:
вхідні документи – документи, що надійшли до державної нотаріальної контори (далі – контора), державного нотаріального архіву (далі – архів), приватного нотаріуса і прийняті ними для розгляду;
вихідні документи – документи, що створені в процесі нотаріальної діяльності контори, архіву, приватного нотаріуса як ініціативні, так і документи-відповіді, призначені для направлення (видачі) іншим фізичним і юридичним особам;
нотаріальні документи – документи, що утворюються внаслідок вчинення нотаріусами контори, архіву, приватними нотаріусами нотаріальних дій, а також документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії;
службові документи — документи, що складаються в установі і містять обов’язкові реквізити та стабільний порядок їх розміщення;
організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань (статут, положення, інструкції, правила, накази, розпорядження, вказівки та ін.);
довідково-інформаційні документи (акти, доповідні і пояснювальні записки, листування та ін.);
фондоутворювач – установа, у діяльності якої створюється архівний фонд;
довідковий апарат – довідники в будь-якій формі (описи справ, номенклатура справ, алфавітні книги та журнали тощо);
оперативне зберігання документів – зберігання документів у конторі, приватного нотаріуса з моменту створення контори, реєстрації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса і до передачі до державного нотаріального архіву.
2. Діловодство контори, архіву, приватного нотаріуса
Діловодство контори, архіву, приватного нотаріуса включає загальне діловодство і нотаріальне діловодство.
2.1. Загальне діловодство в конторі, архіві, приватним нотаріусом ведеться з дотриманням вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 (зі змінами) та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (зі змінами).
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом визначається спеціальними нормативними актами.
2.1.1. Завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення загального діловодства, про що видається відповідний наказ.
2.1.2. Приватний нотаріус несе персональну відповідальність за ведення загального діловодства.
2.1.3 Нотаріальне діловодство регулюється Законом України «Про нотаріат» (далі – Закон), цими Правилами, іншими нормативно-правовими актами, що регулюють порядок ведення діловодства.
2.2. Нотаріальне діловодство складається з:
2.2.1. Ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог порядку, встановленого Мін’юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії.
2.2.2. Реєстрації, обліку, видачі, зберігання і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії.
2.2.3. Складання, оформлення, реєстрації, обліку і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв’язку з наданням правової допомоги.
2.2.4. Реєстрації, обліку, зберігання та передачі конторою, архівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, у тому числі відомостей до податкових органів про посвідчені договори, видані свідоцтва про право на спадщину тощо.
2.2.5. Порядку і строків розгляду заяв з питань щодо вчинення нотаріальних дій.
2.2.6. Оперативного зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса, їх підготовку на зберігання в архіві контори, приватного нотаріуса до передачі до державного нотаріального архіву.
3. Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства
3.1. Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства в конторі, архіві покладається на завідувача.
3.1.1. Завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ.
3.1.2. В односкладовій конторі відповідальність за ведення нотаріального діловодства покладається на завідувача державної нотаріальної контори.
3.1.3. Державні нотаріуси контори, архіву несуть персональну відповідальність за ведення, користування та зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, а також за нотаріальні документи, що перебувають у їх провадженні.
У разі втрати документів нотаріального діловодства особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства, повинна негайно доповісти завідувачу контори, архіву, який, у свою чергу, повідомляє начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі – управління юстиції) для вжиття необхідних заходів.
3.1.4. Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства та збереження документів при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності, у тому числі володіння, користування реєстрами, книгами обліку, журналами, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх ведення, а також за нотаріальні документи, що перебувають у його провадженні, покладається на самого нотаріуса.
3.1.5. Ведення нотаріального діловодства може бути покладено приватним нотаріусом на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах.
4. Порядок приймання-передавання документів нотаріального діловодства у разі зміни завідувача контори, особи, відповідальної за ведення діловодства, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса
4.1. При звільненні або переході на іншу роботу нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що містяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається.
4.1.1. Для приймання-передавання документів нотаріального діловодства контори наказом завідувача контори призначається комісія у складі 3 осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання (додаток 1).
4.1.2. Акт приймання-передавання документів загального та нотаріального діловодства підписується членами комісії, особою, яка здає, і особою, яка приймає документи діловодства, і затверджується завідувачем контори.
4.1.3. При звільненні або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання-передавання документів нотаріального діловодства наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі не менше 3 осіб, у тому числі представника державного нотаріального архіву.
4.2. Під час приймання-передавання документів загального та нотаріального діловодства перевіряються:
4.2.1. Наявність і стан справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання.
4.2.2. Наявність і стан облікових документів та довідкового апарату до справ (нарядів).
4.2.3. Наявність печаток і штампів, якими користуються державні і приватні нотаріуси.
4.2.4. Зберігання, витрачання та звітність спеціальних бланків нотаріальних документів та бланків інформаційної системи.
4.2.5. Наявність і стан матеріально-технічного обладнання та інвентарю.
4.2.6. Стан і умови зберігання документів.
4.2.7. Кількість документів, що містяться у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів загального та нотаріального діловодства, що передані до державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них, про що зазначається окремим розділом в Акті приймання-передавання документів діловодства.
4.2.8. Акт приймання-передавання документів загального та нотаріального діловодства підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи діловодства, та затверджується начальником управління юстиції (додаток 2).
4.2.9. У разі виявлення нестачі документів загального та нотаріального діловодства, обладнання та інвентарю комісія складає акт (додаток 3) і повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори.
4.2.10. Якщо контора ліквідовується, усі архівні справи передаються в упорядкованому стані до державного нотаріального архіву на підстав наказу управління юстиції.
Передавання документів контори, що ліквідовується, входить в обов’язки комісії, створеної для передавання документів діловодства і майна.
4.3. Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.
4.3.1. Приватний нотаріус зобов’язаний забезпечити зберігання документів нотаріального діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.
4.3.2. Приватний нотаріус несе персональну відповідальність за виконання вимог цих Правил, зберігання документів нотаріального діловодства, що перебуває в його володінні і користуванні.
4.3.3. У разі втрати приватним нотаріусом документів нотаріального діловодства він негайно доповідає про це начальнику управління юстиції для вжиття необхідних заходів.
4.3.4. При звільненні особи, відповідальної за ведення діловодства, приватний нотаріус зобов’язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається відповідна довідка (додаток 4).
4.4. У разі заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса користування його документами та архівом здійснюється в порядку та в межах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом.
4.4.1. Документи нотаріального діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщують, для користування, на підставі акту приймання-передавання нотаріусу, який заміщує його, та підписується ними (додаток 5).
4.4.2. Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства має містити такі відомості:
4.4.3. Дата і номер наказу про реєстрацію нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують.
4.4.4. Дата і номер наказу про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують.
4.4.5. Дата початку і зупинення нотаріальної діяльності нотаріуса, якого заміщують.
4.4.6. Кількість справ в архівному фонді нотаріуса із зазначенням крайніх дат документів у цьому фонді.
4.4.7. Зміни в складі та обсязі фонду, їх причини.
4.4.8. Кількість справ нотаріальних документів, переданих нотаріусом, якого заміщують, до державного нотаріального архіву.
4.4.9. Кількість справ нотаріальних документів у нотаріальному діловодстві, переданих у зв’язку із заміщенням.
4.4.10. Стан і умови збереження документів архівного фонду нотаріуса, якого заміщують.
5. Складання і оформлення документів
Складання і оформлення документів передбачає обов’язкове дотримання таких вимог:
найменування установи, автора, адреса установи, автора кому адресується документ, найменування виду документа, складання заголовку документа, дата документа, відмітки про погодження тексту документа, посвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки), проставлення відміток про проходження та виконання документа.
5.1. Складання й оформлення документів залежно від їх виду (організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи у зв’язку з наданням правової допомоги тощо) здійснюються у порядку, передбаченому чинним законодавством.
У разі, якщо цими Правилами не передбачено інше, розміщення реквізитів документа здійснюється відповідно до вимог, встановлених Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 (зі змінами).
5.1.1. Для складання документів використовується папір форматів А4 (210х297) та А5 (148х210).
Для складання запитів може використовуватись папір формату А3.
Складання документів на папері довільного формату не допускається.
5.1.2. Службові документи оформлюються на бланках контори, архіву, приватного нотаріуса, які виготовляються відповідно до вимог нормативної документації. Не допускається розміщення на бланках контори, архіву, приватного нотаріуса інформаційного матеріалу (рекламний логотип, символи, розпорядок роботи тощо), що є рекламою і не має відношення до документа.
5.1.3. Видані завідувачем контори, завідувачем архіву, приватним нотаріусом у межах своєї компетенції накази складаються і оформлюються на аркуші-бланку формату А4, повинні бути зареєстровані в книзі наказів і відповідати встановленим вимогам.
5.1.4. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених під час засідань. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем.
5.1.5. Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.
Найменування виду документа (за винятком листів) указується на бланку.
5.1.6. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення складається заголовок, який повинен бути максимально стислий і ємний, точно відображати зміст документа та відповідати на питання «Про що документ?».
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.
5.1.7. Текст документа виготовляється за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. При підготовці документа на комп’ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman, текст повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень та закреслень.
Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин, у першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції, розпорядження або просьба.
5.1.8. Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу найменування установи, її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку.Приклад
«ВАТ КБ «Надра’’
Філія ВАТ КБ «Надра»
Донецьке регіональне управління
5.1.9. При адресуванні документа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата. Приклад Голові правління
ВАТ «Позитрон»
Труфанову О.С.
5.1.10. У разі адресування документа до організації вказують її назву, потім поштову адресу. Приклад Закрите акціонерне товариство «Нептун»
вул. Курнатовського, буд.4,
м.Київ, 02218
5.1.11. При адресуванні документа фізичній особі спочатку зазначаються прізвище, ім’я, по батькові ( чи ініціали), а потім поштова адреса. Приклад Коваленку Василю Петровичу
вул. Осіння, буд.18, кв.14
м. Київ, 01123
5.1.12. Датою документа є дата його підписання або затвердження.
5.1.13. Дата на документі проставляється арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, які розділяються крапками. Наприклад, 15 листопада 2008 року слід писати: 15.11.2008.
Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль.Приклад 3 жовтня 2008 р. слід писати: 03.10.2008.
5.1.14. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: «24 вересня 2008 року».
5.1.15. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється вище підпису, ліворуч.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка.
Приклад
«Приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу
(підпис) В. П. Кривенко.»
«Завідувач державної нотаріальної контори
(підпис) З. П. Крилова».
5.1.16. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а їх статус у складі комісії, наприклад: Приклад «Голова комісії підпис С. К. Лебедєва
Члени комісії підпис Г. Х. Савченко
підпис Н.Л.Блінова»
5.1.17. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: «Додаток: на 5 арк. у 2 прим.».
5.1.18. Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників.
Приклад «Додаток: 1. Пояснювальна записка до проекту наказу на 3 арк. в 1 прим.»
5.1.19. При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.
5.2. Складання й оформлення нотаріальних документів здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.
5.3. Для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії, конторою, архівом, приватним нотаріусом заводяться книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою справ.
5.4. Порядок ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та їх форма встановлюються Мін’юстом.
Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, та реєстрації зняття таких заборон та арештів, а також інші книги і журнали передбачаються типовою номенклатурою і ведуться відповідно до форм, встановлених цими правилами (додаток 6).
5.5. Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами та реєстрації зняття таких заборон та арештів, передбачені типовою номенклатурою книги та журнали повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумеровано та скріплено підписом і печаткою завідувача контори, архіву, приватного нотаріуса.
5.6. Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишення вільних місць між записами. Запис до реєстру, книги і журналу олівцем не допускається.
5.7. На документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі зазначається номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Дата запису до реєстру повинна відповідати даті вчинення нотаріальної дії і даті складання документа.
5.8. Оформлення документа включає його підписання.
Свій підпис на документах нотаріус скріплює печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
5.9. Печатка проставляється на документах, оформлених у зв’язку з вчиненням нотаріальних дій, передбачених чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитка печатки є обов’язковим.
5.10. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб-підприємців — без скорочень, із зазначенням їх місцезнаходження. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах), а також дата, місце народження та місце роботи фізичних осіб.
5.11. Прізвища, імена, по батькові фізичних осіб, їх місце проживання, а також ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законодавством, — із зазначенням дати і місця їх народження.
5.12. При посвідченні правочинів за участю іноземних громадян зазначаються також їх громадянство, адреса постійного місця проживання за межами України, а при посвідченні правочинів за участю іноземних юридичних осіб — місцезнаходження та держава, де зареєстровано юридичну особу.
5.13. На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються.
5.14. Дописки і виправлення можуть бути зроблені тільки під час вчинення нотаріальної дії, застережені нотаріусом перед підписом сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин (наприклад, договір, заповіт, довіреність тощо), і повторені в кінці посвідчувального напису.
Дописки та виправлення повинні бути скріплені підписом та печаткою нотаріуса, а також підписами осіб, щодо яких вчинялася нотаріальна дія, із зазначенням дати внесених виправлень чи дописок.
5.15. Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, свідоцтво, копія документа, дублікат тощо), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.
5.16. Усі виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.
5.17. При засвідченні справжності підпису на документах дописки і виправлення можуть бути зроблені лише особою, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, із зазначенням дати і проставленням особистого підпису під дописками чи виправленнями.
5.18. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва і вчиняють виконавчі написи, акти про морські протести та протести векселів за формами, установленими цими правилами (додаток 7).
Посвідчувальні написи і свідоцтва, виконавчі написи підписуються нотаріусом і скріплюються його печаткою.
5.19. Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.
Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток. Дописки та інші виправлення мають бути застережені підписом та скріплені печаткою нотаріуса.
5.20. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа бланку нотаріального документа.
У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з продовженням посвідчувального напису прошиваються міцною ниткою білого або червоного кольору, аркуші повинні бути пронумеровані, скріплені підписом нотаріуса і його печаткою.
5.21. Для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись мастичні штампи з текстом відповідного напису.
Для оформлення нотаріальних документів також можуть застосовуватися мастичні штампи зі словами «копія», «копія з копії», «дублікат, що має силу оригіналу», «з оригіналом згідно» тощо.
5.22. Складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів у зв’язку з наданням правової допомоги здійснюються відповідно до вимог чинного законодавства.
5.23. Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті в спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності.
Кількість прошитих аркушів скріплюється підписом і печаткою особи, яка видала документ, із зазначенням посади.
На прошитому (прошнурованому) документі здійснюється напис: «Усього прошито (або прошнуровано), пронумеровано і скріплено печаткою _____ аркушів».
5.24. Дописки і виправлення, які є в документах, що подаються для нотаріального оформлення, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою юридичної особи чи фізичної особи, яка видала документ.
Водночас виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.
5.25. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної або ділову репутацію юридичної особи.
5.26. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також які написані олівцем.
5.27. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як наприклад, документи, залиті чорнилом, водою, потерті тощо.
5.28. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошито, не пронумеровано і кількість прошитих аркушів не скріплена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.
5.29. Усі службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань контори, архіву підписуються завідувачем або особою, яка виконує його обов’язки, із зазначенням посади, прізвища, імені та по батькові.
5.30. Усі службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань діяльності приватного нотаріуса підписуються ним особисто із зазначенням прізвища, імені та по батькові.
6. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції
6.1. Реєстрація документів (кореспонденції) – це фіксація факту створення або надходження до контори, архіву, приватного нотаріуса документа (кореспонденції) шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах, книгах, реєстрах.
6.1.1. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників) та документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса.
Не підлягають реєстрації документи оперативного характеру згідно з переліком (додаток 8).
6.1.2. Вхідні документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса, приймаються особою, відповідальною за діловодство і проходять реєстрацію в день надходження.
Внутрішні та вихідні документи реєструються в день їх підписання.
6.1.3. При надходженні кореспонденції перевіряється правильність доставки за адресою на конверті, розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто», та перевіряється наявність документів і додатків до них.
6.1.4. Неправильно оформлена (документ не підписаний, не засвідчений та ін.), пошкоджена або надіслана не за адресою кореспонденція повертається відправнику або пересилається за належністю.
6.1.5. У разі пошкодження кореспонденції (конверта) і неможливості її використання або відсутності в конверті документа, або додатків до нього, складається акт у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий – залишається у конторі, архіві, у приватного нотаріуса (додаток 9).
6.1.6. Усі конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.
6.2. Реєстрація документів здійснюється в:
журналі реєстрації вхідних документів (додаток 10);
журналі реєстрації вихідних документів (додаток 11;
книзі реєстрації наказів (додаток 12).
6.3. Заява про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про відкликання заяви про прийняття спадщини або про відмову від спадщини, заява про видачу свідоцтва про право на спадщину, заява спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі), заяви про видачу свідоцтва виконавцю заповіту, заява виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень, заява другого з подружжя про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слідчих органів про накладання арешту та інші, якщо вони надійшли поштою, реєструються в журналі вхідних документів.
Подальша реєстрація таких документів здійснюється у порядку, встановленому для вчинення нотаріальних дій.
Підлягають реєстрації у журналі вхідних документів заяви батьків про згоду неповнолітній дитині на відчуження майна, заява одного з подружжя про згоду на відчуження (придбання) майна, заява від співвласника про відмову від переважного права купівлі частки в праві спільної часткової власності, заяви про скасування заповіту або довіреності тощо.
Заяви від осіб, у яких немає чоловіка або дружини (неодружена/неодружений/, удова/удівець) викладаються на примірнику правочину, що залишається у справах нотаріуса і не підлягають реєстрації у журналі вхідних документів. Якщо текст заяви не вміщується на нотаріально оформлюваному правочині, він має бути продовжений чи викладений на окремому аркуші, прикріпленому до документа, відповідно до пункту 5.20 цих правил.
6.4. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток 13).
У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, у якій буде зберігатися документ.
6.5. На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), у якій буде зберігатися другий примірник вихідного документа із зазначеними реквізитами.
6.6. Перший примірник вихідного документа надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку він вручається адресату під розписку в розносній книзі для місцевої кореспонденції (додаток 14).
6.7. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер справи (наряду), до якого повинен бути підшитий виконаний документ.
7. Контроль виконання документів
7.1. Завідувач контори, архіву, приватний нотаріус особисто контролюють виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції, управління юстиції, та зобов’язані своєчасно надавати відомості про їх виконання.
Завідувачем контори, архіву, приватним нотаріусом можуть бути поставлені на контроль й інші документи.
7.2. Для документів, що перебувають на контролі, номенклатурою справ передбачається спеціальна контрольна папка.
При розгляді документів, звернень тощо завідувач контори архіву, приватний нотаріус зобов’язані дотримуватись встановлених чинним законодавством строків виконання.
8. Складання номенклатури. Формування справ (нарядів)
Номенклатура справ контори, архіву, приватного нотаріуса (далі — номенклатура справ) – це систематизований перелік назв справ, що формуються в процесі діяльності контори, архіву, приватного нотаріуса, з зазначенням термінів їх зберігання, складений за встановленою формою Номенклатура справ призначена для групування документів у справи, їх систематизації та обліку, індексації справ та визначення строків їх зберігання.
8.1. Номенклатура справ складається на підставі Типової номенклатури справ, затвердженої Мін’юстом за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
8.1.1. Типова номенклатура встановлює типовий склад документів, що створюються в процесі діяльності контори та приватних нотаріусів.
На підставі Типової номенклатури складається індивідуальна номенклатура справ кожної контори чи приватного нотаріуса.
8.1.2. Індивідуальна номенклатура справ (далі – номенклатура) є обов’язковим документом нотаріального діловодства, що складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного розшуку документів за їх змістом та видом, відбору документів до знищення.
8.1.3. Номенклатура справ складається щороку, строком дії на один діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня.
Нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність в поточному році, складають номенклатуру з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.
8.2. З типової номенклатури справ у номенклатуру справ переносяться тільки ті реєстри, книги, журнали та найменування справ, документи яких фактично утворюються в діяльності контори чи приватного нотаріуса.
8.3. Якщо протягом року виникне необхідність у заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачаються резервні номери.
8.4. Номенклатура контори, приватного нотаріуса затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом і погоджується з державним нотаріальним архівом щороку у двох примірниках.
Перший примірник номенклатури використовується конторою, нотаріусом для формування справ та пошуку необхідних документів і зберігається у конторі, приватного нотаріуса.
Другий примірник зберігається у державному нотаріальному архіві.
Примірник номенклатури справ є документом постійного строку зберігання.
8.5. У кінці діловодного року номенклатура справ контори, нотаріуса обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються відомості про категорії та кількість заведених справ (додаток 15). Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача контори, нотаріуса та їх печаткою.
8.6. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до номенклатури справ контори, архіву, нотаріуса.
Формування справ контори, архіву здійснює особа, відповідальна за ведення діловодства, формування справ приватного нотаріуса здійснює особисто нотаріус або особа, відповідальна за ведення діловодства.
8.7. Установлюється такий порядок формування документів у справи:
8.7.1. До справи вміщуються тільки оригінали документів та (або), у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій.
8.7.2. До справ включаються документи лише одного діловодного року.
8.7.3. Групувати в справи одночасно документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання забороняється.
8.7.4. Не дозволяється підшивати у справи невиконані документи.
8.7.5. Не допускається включення до справ документів, які не мають відношення до справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів.
8.7.6. Під час формування справ перевіряється правильність оформлення документа, наявність документів, на підставі яких вчинялась нотаріальна дія, підписів, дати, у необхідних випадках – печатки тощо. У разі виявлення недоліків у оформленні вони повертаються виконавцю для доопрацювання.
8.7.7. У разі відсутності нотаріально посвідченого чи іншого документа у конторі складається акт, який затверджується завідувачем контори.
8.7.8. У разі відсутності нотаріально посвідченого чи іншого документа в приватного нотаріуса складається довідка, яка підписується особисто нотаріусом і особою, яка відповідальна за ведення діловодства (якщо є така особа).
8.7.9. Після підписання акт або довідка підшивається до відповідної справи замість відсутнього документа.
8.8. Документи систематизуються в хронологічному порядку з січня до грудня (за датами їх надходження, виконання, підписання, затвердження, посвідчення, видачі тощо), причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.
8.9. Заява про прийняття спадщини; про відмову від спадщини; заява про відкликання заяви про прийняття спадщини або заяви про відмову від спадщини; заява про видачу свідоцтва про право на спадщину; заява про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя; заява спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі); претензії кредиторів, а також заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за яким були вжиті ці заходи; заяви про відкриття спадщини та укладання договору на управління спадщиною; заява виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень; заява відказоодержувача про відмову від заповідального відказування реєструються в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 16) і формуються в спадкові справи .
8.9.1. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), має внутрішній опис, нумерується, оформлюється титульним аркушем та прошивається.
8.9.2. Спадковій справі присвоюється номер, який складається з порядкового номеру, під яким вона зареєстрована в книзі обліку та реєстрації спадкових справ, та зазначення через дріб (дефіс) року, у якому вона заведена.
8.9.3. При формуванні спадкових справ після їх закінчення, на обкладинці справи проставляється індекс, передбачений номенклатурою справ.
8.9.4. До спадкової справи в хронологічному порядку підшиваються всі документи, пов’язані з оформленням спадкових прав.
Якщо справа не закінчена провадженням у поточному році, вона переходить на наступний рік за тим самим номером і перереєстрації не підлягає.
8.10. Нотаріальні документи (за винятком документів, пов’язаних з оформленням спадкових прав) підшиваються до справи в такому порядку. Першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, архіву, приватного нотаріуса, за ним – документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений.
8.11. Річні плани та звіти зберігаються в справах (нарядах) того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.
Протоколи в справах розташовуються в хронологічному порядку за номерами і групуються, як правило, разом із документами, на підставі яких протокол готувався (порядок денний, доповіді, проекти рішень інші документи).
8.12. Докумети, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки (таблиці, розрахунки, викопірювання тощо), групуються у справи на загальних підставах.
8.13. Справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи.
8.14. З метою закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Засвідчувальний напис справи та чисті аркуші не нумеруються.
8.14.1 Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або графітним м’яким олівцем, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.
8.14.2. Аркуші кожного тому справи (наряду) нумеруються окремо, починаючи з першого номера.
8.14.3. Аркуш формату більшого ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А-4.
8.14.4. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
8.14.5. Якщо при нумерації було допущено помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішньому описі вносяться виправлення або описи складаються заново.
8.14.6. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів( 4-а, 9-б тощо).
8.14.7. У разі приєднання (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення приєднання (вилучення) повторно прошивається перед документом. Приєднаний документ нумерується. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Відомості про дату приєднання (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі в графі «Примітки».
8.15. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років) зберігання, які віднесені до розділу 1 номенклатури справ.
8.15.1. Внутрішній опис (додаток 17) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, імена, по батькові осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати документів, їх заголовки, номери за реєстром та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи (наряду) вказується також кількість відсутніх документів та відповідних актів (довідок).
8.15.2. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводиться цифрами та літерами кількість нотаріально посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується завідувачем контори, архіву чи нотаріусом.
8.15.3. Якщо справу оправлено в наряд (том), то внутрішній опис прошивається на початку наряду (тому), а засвідчувальний напис справи прошивається в кінці наряду (тому).
8.15.4. Зміни в складі документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями та ін.) відображаються в графі «Примітки» з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду, постанова слідчих органів тощо).
8.16. З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці кожної справи на спеціально вшитому чистому аркуші, а в книгах і журналах на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис (додаток 18). Доклеювання засвідчувального напису не допускається.
8.16.1. У засвідчувальному написі зазначається цифрами і літерами кількість аркушів у справі (наряді) та окремо через знак «+» (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису.
8.16.2. У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені, зруйновані аркуші, залиті чорнилом), довідки-замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів – їх кількість, наявність актів, довідок, літерних та пропущених номерів аркушів.
8.16.3. У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами) – назва документа, у графі 2 – присвоєні сторінкам номери.
8.16.4. Засвідчувальний напис підписується завідувачем контори, архіву, приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі.
8.16.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
8.17. Підшивання документів у справи (наряд) здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу (наряд) робляться 4 — 5 проколів, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см.
8.17.1. Прошивання здійснються так, щоб збеіглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. У разі, коли текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.
8.17.2. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.
8.17.3. Підшивання справ повинно виконуватися періодично, але не пізніше ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві.
Для погодження з державним нотаріальним архівом надаються описи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, підсумковий запис номенклатури справ за кожен рік.
8.18. Обкладинки справ (нарядів) оформляються за встановленою формою (додаток 19).
8.18.1. Обкладинки справ (нарядів) з документами, які мають постійне, тривале (понад 10 років) зберігання, повинні бути виготовлені з твердого картону завтовшки 2-3 мм.
8.18.2. Написи на обкладинках справ (нарядів), книг, журналів повинні бути виконані без скорочень і виготовлені за допомогою технічних засобів або виконані світлостійким чорним чорнилом.
8.19. На обкладинках справ, книг, журналів обов’язково вказуються:
найменування нотаріальної контори,прізвище,імя по батькові приватного нотаріуса, нотаріальний округ, найменування справи (наряду), строк її зберігання;
якщо справа (наряд) складається з декількох томів, то – вказується порядковий номер чергового тому;
рік початку і закінчення справи (наряду) – арабськими цифрами, число, місяць – літерами. Дати початку і закінчення справи (наряду) повинні відповідати крайнім датам документів, які в ній підшиті;
номер справи (наряду) за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом;
номер опису та номер архівного фонду – простим олівцем.
8.20. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх у державний нотаріальний архів або на зберігання до архіву приватного нотаріуса, або на знищення повинні зберігатися у шафах (кімнатах), що замикаються і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.
Зберігання документів, виготовлених із застосуванням обчислювальної техніки (таблиці, викопірювання, розрахунки тощо), проводиться за загальними правилами.
8.21. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяються.
8.21.1. У виняткових випадках за наявності передбаченого та належним чином оформленого процесуального документа суду, органів прокуратури чи досудового слідства таке вилучення провадиться з відома завідувача контори, архіву, приватного нотаріуса з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який вилучено, і процесуального документа на підставі якого здійснено вилучення.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом у випадках, передбачених чинним законодавством.
9. Складання описів справ (нарядів)
9.1. Справи (наряди) контор, приватного нотаріуса підлягають оформленню при їх заведенні та по закінченні року.
9.1.1. По закінченні року особа, яка відповідає за діловодство в конторі, приватний нотаріус здійснює підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах (нарядах), проводить оформлення справ (нарядів). Справи (наряди) постійного, тривалого ( понад 10 років) зберігання вміщуються у тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.
9.1.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ (нарядів).
Повному оформленню підлягають справи (наряди) постійного та тривалого (понад 10 років) терміну зберігання.
9.1.3. На справи постійного і тривалого (понад 10 років) строку зберігання складаються окремі описи.
Описи справ складаються за встановленою формою (додатки 20, 21).
9.1.4. Опис справ (нарядів) складається відповідальною за діловодство особою контори чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:
описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;
заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком або за типовою номенклатурою справ»;
графа опису «Примітка» використовується для позначок про передачу справ, знищення справ тощо;
кожна справа (наряд) вноситься до опису за самостійним порядковим номером. Якщо справа (наряд) складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису справ (наряд) підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю;
у кінці опису справ робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.
9.2. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.
9.3. У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається «Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ____», а графи 4, 5 опису не заповнюються.
9.4. Наприкінці кожного річного розділу опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається засвідчувальний напис.
9.5. Опис справ постійного строку зберігання, тобто тих справ, що надалі передаватимуться до державного нотаріального архіву, складається у чотирьох примірниках, підписується завідувачем контори чи приватним нотаріусом.
9.6. Описи справ постійного зберігання підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією (ЕК), створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві.
Експертна комісія організовує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.
Для узгодження до державного нотаріального архіву надсилаються всі чотири примірники опису.
9.7. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, погоджується з відповідним державним нотаріальним архівом та схвалюється ЕК.
9.8. Документи із строком зберігання до 10 років включно в справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.
9.9. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років включно до державного нотаріального архіву не здаються.
9.10. Справи (наряди) тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню.
Допускається зберігання справ (нарядів) тимчасового (до 10 років включно) зберігання у швидкозшивачах, аркуші справ не нумеруються, засвідчувальні написи і внутрішні описи не складаються.
9.11. Під час підготовки справ (нарядів) до наступного архівного зберігання обов’язково проводиться експертиза цінності документів.
Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх для наступного зберігання або знищення.
9.12. Організація роботи з експертизи цінності документів здійснюється постійно діючою комісією, що створюється у складі не менше трьох осіб управлінням юстиції.
9.13. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акти про вилучення до знищення справ ( документів), що не підлягають зберіганню (додаток 22).
9.14. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, здійснюються після підготовки конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання за цей самий же період.
9.15. Підготовлені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і акт про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, розглядаються ЕК.
Схвалений ЕК акт про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, затверджується завідувачем контори, приватним
нотаріусом тільки після затвердження та погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання, після чого фондоутворювач має право знищувати документи.
9.16. Справи (документи) включаються до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт.
Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені в 2003 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2007 року, з п’ятирічним строком зберігання — не раніше 1 січня 2009 року з урахуванням приміток, зазначених у типовій номенклатурі справ.
9.17. Акт про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, складається в трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.
Акти про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
9.18. Справи ( документи), відібрані до знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення до знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються у конторі, архіві, приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що в акті робиться позначка.
10. Підготовка нотаріальних документів приватного нотаріуса для архівного зберігання
10.1. Підготовка й оформлення нотаріальних документів та групування їх у справи (наряди) для архівного зберігання приватного нотаріуса включають перевірку правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у випадках, передбачених законодавством, копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення справ (нарядів) та відповідність їх номенклатурі.
10.2. З моменту оформлення у справу (наряд) документи зберігаються в архіві приватного нотаріуса.
10.3. На зберігання до архіву приватного нотаріуса переходять справи (наряди) нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені діловодством документи довідкового та облікового характеру відповідно до затверджених номенклатурою справ.
10.4. При підготовці документів для архівного зберігання приватний нотаріус проводить звірку наявності нотаріальних документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій та відповідної номенклатури справ.
Відмітка щодо проведеної нотаріусом звірки вказується наприкінці внутрішнього опису справ та ним підписується (наприклад, «Наявність документів звірено з реєстром для реєстрації нотаріальних дій», дата, підпис).
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ (нарядів) приватний нотаріус зобов’язаний їх усунути.
10.5. Відповідно до затверджених описів приватний нотаріус зобов’язаний провести звірку наявності кожної справи (наряду).
У кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться відмітки про наявність тієї або іншої справи (наряду). Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ (нарядів), що надійшли до архіву приватного нотаріуса, проставляються номери справ (нарядів), що відсутні, дата надходження до архіву та підпис приватного нотаріуса.
10.6 У разі втрати документів нотаріального діловодства приватний нотаріус повинен негайно доповісти начальнику управління юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.
До приватного нотаріуса, з вини якого втрачено документи нотаріального діловодства застосовуються заходи, передбачені чинним законодавством.
10.7. Особа, нотаріальна діяльність якої припинена (у тому числі в зв’язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю), зобов’язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. У разі, якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений рішенням управління юстиції, але не більше одного разу і лише на один місяць.
10.8. У разі неможливості або відмови приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов’язок покладається на управління юстиції, яке, у разі необхідності, залучає до цього представників органів внутрішніх справ.
10.9. Справи (наряди) повинні бути сформовані відповідно до цих правил і передаються приватним нотаріусом до державного нотаріального архіву відповідно до затверджених описів.
10.10. У кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери справ, що відсутні, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.
10.10.1. Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.
10.10.2. Надходження документів до державного нотаріального архіву оформляється актом приймання-передавання (додаток 23), що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий – залишається у приватного нотаріуса.
10.10.3. У разі, коли за станом здоров’я або з інших причин, а також у зв’язку зі смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ (додатки 24, 25, 26) та акта про вилучення справ (документів) (додаток 27) провадить експертна комісія, що утворюється управлінням юстиції у складі не менше 3 осіб. Завідувач державного нотаріального архіву не може бути включений до складу цієї комісії.
У разі відсутності вільного доступу до робочого місця приватного нотаріуса залучаються представники органів внутрішніх справ.
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Н. В. Ященко
Додаток № 1 (Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства контори);
Додаток № 2 (Акт приймання-передавання при заміні завідувача контори);
Додаток № 3 (Акт про нестачу справ (документів));
Додаток № 4 (Довідка про перевірку наявності і стану документів при звільненні особи, відповідальної за ведення нотаріального діловодства у приватного нотаріуса);
Додаток № 5 (Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства приватного нотаріуса);
Додаток № 6 (Форма № 1. Реєстр для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами і реєстрації зняття таких заборон та арештів);
Додаток № 7 (Форма № 1¹. Свідоцтво про право на спадщину за законом);
Додаток № 8 (Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації);
Додаток № 9 (Акт Про відсутність вкладень у конверті);
Додатки № 10, 11, 12 (Журнали реєстрації вхідних документів, реєстрації вихідних документів, реєстрації наказів);
Додаток № 13 (Реєстраційні штампи);
Додаток № 14 (Розносна книга для місцевої кореспонденції);
Додаток № 15 ()Підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ;
Додаток № 16 (Книга обліку і реєстрації спадкових справ);
Додаток № 17 (Внутрішній опис документів справи);
Додаток № 18 (Форма засвідчувального напису справи);
Додаток № 19 (Обкладинка);
Додатки № 20, 21 (Описи справ постійного зберігання, справ тривалого (понад 10 років) зберігання);
Додаток № 22 (Акт Про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню);
Додаток № 23 (Акт приймання-передавання документів до державного нотаріального архіву);
Додаток № 24 (Форма опису справ постійного зберігання у випадку, коли приватний нотаріус помер);
Додаток № 25 (Форма опису справ постійного зберігання у випадку, коли приватний нотаріус помер);
Додаток № 26 (Форма опису справ постійного зберігання у випадку, коли приватний нотаріус помер);
Додаток № 27 (Акт про вилучення справ (документів) приватного нотаріуса для передачі на зберігання до державного нотаріального архіву);
Додатки № 1-27 (одним архівом).
ПРОЕКТ
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
» » ______ 2008 № ______
Типова номенклатура справ Індекс справ Заголовок справи (наряду) Кількість справ
(томів) Строки зберігання
і статті за переліком Примітка
Розділ 1. Адміністративно-господарська діяльність
1 2 3 4 5
1-01 Накази, розпорядження Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції (копії):
а) з питань основної діяльності:
б) з особового складу. Доки не мине потреба
5 років
ст.7
1-02 Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації, інформаційні листи До заміни новими
Ст.18
1-03 Квартальні плани робіт та звіти про їх виконання 5 років
1-04 Статистичні звіти про вчинені нотаріальні дії, стягнення державного мита, плати за вчинення нотаріальних дій, тощо 10 років
1-05 Документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок:
а) перевірок організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства
б) фінансово-господарської діяльності 5 років
1-06 Протоколи виробничих нарад (для державної нотаріальної контори) 5 років
1-07 Документи фінансової та господарської діяльності 5
