Проект Порядку

1. З метою контролю за організацією нотаріату України, відповідно до статей 2’, 33 Закону України «Про нотаріат», цей порядок визначає єдиний механізм здійснення Міністерством юстиції України (далі — Міністерство юстиції), Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, Головними управліннями юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі (далі –Головне управління юстиції) перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства.
2. Основними завданнями проведення перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства є:
- перевірка організації нотаріальної діяльності державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву ( далі — контора (архів), приватного нотаріуса (далі нотаріус), в тому числі дотримання вимог, які пред’являються до робочого місця нотаріуса, страхування цивільно — правової відповідальності, матеріально — технічного оснащення та інформаційного забезпечення, до організації прийому громадян і режиму роботи контори( архіву), нотаріуса, правильності оформлення трудових відносин із співробітниками нотаріуса, тощо;
- перевірка дотримання нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій і правильності ведення нотаріального діловодства, формування та зберігання архіву, порядку зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів, гербових печаток, штампів, передбачених чинним законодавством, що регулює нотаріальну діяльність;
- визначення рівня та якості нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб;
- визначення професійного рівня нотаріуса (підвищення кваліфікації, наявність публікацій, участь у конференціях і семінарах, тощо);
- виявлення порушень законодавства, яке регулює нотаріальну діяльність;
- надання рекомендацій по усуненню причин, внаслідок яких допущено порушення;
- застосування заходів реагування до нотаріуса у разі виявлення під час перевірки порушень в організації нотаріальної діяльності та виконання ним правил нотаріального діловодства;
- узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень, що допускаються нотаріусами;
- розповсюдження позитивного досвіду роботи нотаріусів щодо організації нотаріальної діяльності та виконання ними правил нотаріального діловодства, якості обслуговування населення, тощо.
3. Перевірка організації нотаріальної діяльності контори( архіву), нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства має бути:
- планова (комплексна) перевірка за певний період, яка здійснюється не частіше одного разу у два роки;
- повторна ( позапланова) перевірка.
Нотаріусу який розпочав свою роботу та не має попереднього досвіду практичної роботи нотаріусом, надається методична допомога у формі перевірки щодо організації нотаріальної діяльності та виконання ним правил нотаріального діловодства, яка проводиться через рік від початку роботи, але не пізніше, як через два роки.
4. Підставою для проведення планової (комплексної) перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства є :
- вимоги статті 33 Закону України «Про нотаріат»;
- графік проведення планової перевірки та план проведення перевірки.
Графік проведення перевірки організації нотаріальної діяльності контори (архіву), нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства затверджується управлінням юстиції на рік, оприлюднюється і надсилається до Міністерства юстиції.
Зміни до графіків проведення перевірок уносяться у такому ж порядку.
У плані перевірки передбачаються перевірка всіх питань організації нотаріальної діяльності контори ( архіву), нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства.
Перевірці підлягає організація нотаріальної діяльності контори(архіву), нотаріуса та виконання ним правил нотаріального діловодства за весь період, що минув з часу проведення попередньої планової (комплексної) перевірки контори ( архіву), нотаріуса.
5. Підставою для проведення повторної (позапланової) перевірки організації нотаріальної діяльності контори (архіву), нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства є надходження звернення громадян чи юридичних осіб.
Повторна (позапланова) перевірка проводиться за період, що уже підлягав плановій (комплексній) перевірці в межах предмету звернення громадян чи юридичних осіб та повноважень Міністерства юстиції, Головного управління юстиції щодо перевірок організації нотаріальної діяльності.
Термін проведення повторної перевірки визначається з урахуванням часу, необхідного для всебічного і об’єктивного вивчення документів та підготовки висновку.
6. У разі надходження до Міністерства юстиції інформації про порушення конторою(архівом), нотаріусом законодавства, яке регулює нотаріальну діяльність, за дорученням Міністра юстиції України проводиться перевірка в окремо визначений строк.
Така перевірка проводиться шляхом витребовування від контори (архіву), нотаріуса (особи, яка заміщує тимчасово відсутнього нотаріуса) надання необхідних документів та відомостей, що стосуються фактів, викладених у такій інформації та письмових пояснень нотаріуса.
За наслідками перевірки комісія складає довідку у двох примірниках.
про результати проведеної перевірки з висновками.
7. Перед проведенням перевірки організації нотаріальної діяльності контори (архіву), нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства, вповноважені Міністерством юстиції чи Головним управлінням юстиції особи вивчають усі матеріали, які є в Міністерстві юстиції, головному управлінні юстиції, що стосуються попередніх перевірок, наслідки їх реалізації, скарги щодо контори (архіву), нотаріуса, діяльність яких підлягає перевірці.
8. За результатами вивчення згаданих матеріалів уповноваженим представником Міністерством юстиції або Головного управління юстиції складається план проведення перевірки, який розглядається і затверджується відповідно директором Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань (його заступником) або начальником управління юстиції (його заступником), готуються пропозиції щодо складу комісії та повідомляється про перевірку контору( архів), нотаріуса.
9. Проведення перевірок організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства здійснюється уповноваженими представниками Міністерства юстиції, Головного управління юстиції, діяльність яких безпосередньо пов’язана з організацією та контролем за організацією нотаріату та нотаріальною діяльністю в Україні.
10. Для проведення перевірки утворюється комісія.
До складу комісії залучаються представники управлінь, відділів нотаріату Головного управління юстиції, а також можуть залучатись нотаріуси, які мають достатній професійний рівень та досвід практичної роботи та працівник нотаріального архіву.
11. Персональний склад комісії, її керівник, строки проведення та план перевірки контори( архіву), нотаріуса, затверджуються відповідним наказом.
Наказ підтверджує повноваження членів комісії на проведення перевірки контори( архіву), нотаріуса у строк, указаний в наказі.
12. При здійсненні перевірки члени комісії зобов’язані бути об’єктивними та неупередженими і зберігати в таємниці відомості, які стали їм відомі при проведенні перевірки.
13. Керівник робочої комісії по перевірці організовує та координує діяльність робочої групи, розподіляє між ними конкретні завдання.
Для більш оперативного здійснення перевірки, питання, які є предметом перевірки, можуть розподілятися між членами комісії.
14. За наявності підстав, які унеможливлюють проведення перевірки (хвороба нотаріуса, за наявності підтверджуючого документа), керівник комісії порушує перед керівництвом Міністерства юстиції, Головного управління юстиції питання про можливість переносу строків перевірки.
Перенесення строків перевірки здійснюється керівництвом Міністерства юстиції, Головного управління юстиції.
15. Перевірка організації нотаріальної діяльності контори (архіву), нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства здійснюється в робочий час і в приміщенні, яке є робочим місцем нотаріуса, або яке займає контора( архів).
16. У визначений строк проведення перевірки нотаріус зобов’язаний перебувати на робочому місці відповідно до режиму роботи, створити належні умови для проведення перевірки, надати комісії всі необхідні документи та відомості, а також в разі потреби, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються проведення перевірки.
17. Відсутність нотаріуса на робочому місці на час перевірки без поважних причин, пов’язаних зі станом здоров’я (за наявності підтверджувального документа), є ухиленням від перевірки.
Ухилення нотаріуса від перевірки або відмова від надання необхідних документів на вимогу членів комісії є підставою для застосування заходів реагування , передбачених законом.
Про ухилення нотаріуса від перевірки або відмову від надання необхідних документів на вимогу членів комісії складається акт, який підписується членами комісії.
18. Відсутність нотаріуса на робочому місці у день проведення перевірки не припиняє проведення перевірки, якщо на період відсутності нотаріуса виконання його обов’язків здійснюється нотаріусом, який його заміщає.
19. Перевірка розпочинається з вивчення організації нотаріальної діяльності та умов роботи контори ( архіву), нотаріуса.
20. Обов’язковій перевірці підлягають правові підстави здійснення нотаріусом діяльності в приміщенні, яке він займає наявність акта про сертифікацію робочого місця нотаріуса, яким встановлено відповідність робочого місця нотаріуса вимогам, установленим, чинним законодавством, зокрема: наявність і кількість ізольованих кімнат, які б забезпечували дотримання нотаріальної таємниці та давали можливість кожному нотаріусу одночасно та незалежно від іншого нотаріуса здійснювати нотаріальну діяльність, умови зберігання спеціальних бланків нотаріальних документів, гербової печатки, штампів, нотаріальних документів нотаріуса, наявність відокремленої від нотаріуса кімнати, пристосованої для роботи технічного персоналу з документами, належних засобів захисту дверей та вікон, які унеможливлюють несанкціоноване проникнення в приміщення, належних засобів охоронної та пожежної сигналізації, комп’ютерної та іншої техніки, можливість доступу населення до вищевказаного приміщення, наявність вивіски, тощо.
21. Перевірці підлягає своєчасне поновлення нотаріусом договору страхування його цивільно-правової відповідальності та відповідність страхової суми встановленому законом розміру.
22. Перевіряються правові підстави зайняття приміщення, в якому розміщується контора (архів).
23. При перевірці контори (архіву) підлягають перевірці умови зберігання спеціальних бланків нотаріальних документів, гербової печатки, штампів, нотаріальних документів контори, наявність відокремленої від нотаріуса кімнати, пристосованої для роботи технічного персоналу з документами, належних засобів захисту дверей та вікон, які унеможливлюють несанкціоноване проникнення в приміщення, належних засобів охоронної та пожежної сигналізації, комп’ютерної та іншої техніки, можливість доступу населення до вищевказаного приміщення, наявність вивіски, тощо.
24. Перевіряється дотримання законодавства щодо порядку вчинення нотаріальних дій, ведення нотаріального діловодства, інформаційно-правове забезпечення діяльності контори (архіву), нотаріуса, дотримання законодавства про заміщення нотаріуса, наявність штату працівників, їх освіта та досвід роботи, підстави трудових відносин з нотаріусом, наявність заповнених та вакантних посад, додатково залучених працівників в конторі ( архіві).
25. Перевіряється режим роботи та порядок прийому громадян конторою (архівом), нотаріусом, вивчення громадської думки щодо організації нотаріальної діяльності контори( архіву), нотаріуса, наявність необхідного обсягу довідково-інформаційних матеріалів для громадян, обґрунтованість та своєчасність надання конторою( архівом), нотаріусом, відповідей на звернення фізичних та юридичних осіб, підвищення професійного рівня нотаріусів шляхом проходження курсів підвищення кваліфікації, тощо.
26. Перевіряється номенклатура справ, затверджена конторою( (архівом), нотаріусом та погоджена відповідним державним нотаріальним архівом.
Номенклатури за попередні роки мають бути належним чином закриті підсумковими записами.
Контора (архів), нотаріус має надати всі справи, передбачені номенклатурою та статистичний звіт за попередній рік.
27. Виконання конторою (архівом), нотаріусом правил нотаріального діловодства перевіряється на відповідність встановленому Міністерством юстиції порядку.
28. Перевіряється правильність ведення реєстрів, алфавітних та інших книг, журналів, що перебувають у провадженні нотаріуса, стан нотаріального архіву тощо.
29. Перевіряється правильність заведення та реєстрації спадкових справ, а також порядку видачі свідоцтв про право на спадщину.
30. Підлягає перевірці дотримання конторою (архівом), нотаріусом нотаріальної таємниці, принципу неупередженості та запобігання судовим спорам, а також обмежень у праві вчинення нотаріальних дій.
31.Підлягає перевірці додержання нотаріусом, конторою (архівом) вимог чинного законодавства щодо порядку витрачання, зберігання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів.
32.Перевірці підлягає додержання конторою (архівом), нотаріусом вимог
законодавства про Єдині та Державні реєстри інформаційної системи Міністерства юстиції.
33.У разі виявлення помилок чи порушень, які можливо усунути під час перевірки конторі (архіву), нотаріусу надається таке право.
34. У довідці повинні відображатися в окремих розділах:
- організація робочого місця нотаріуса, приміщення контори, архіву;
- аналіз виявлених недоліків, їх причини, висновки та пропозиції щодо їх усунення;
- дотримання режиму та порядку роботи контори, (архіву). нотаріуса;
- рівень та якість нотаріального обслуговування населення;
- стан розгляду звернення фізичних і юридичних осіб щодо організації нотаріальної діяльності контори, (архіву), нотаріуса;
- стан дотримання порядку вчинення нотаріальних дій;
- стан організації нотаріальної діяльності контори (архіву) нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства;
- стан дотримання конторою (архівом), нотаріусом вимог законодавства про Єдині та Державні реєстри інформаційної системи Міністерства юстиції;
- загальна оцінка роботи контори (архіву), нотаріуса;
35. За наслідками проведеної перевірки роботи контори (архіву), нотаріуса комісія у п’ятиденний строк з часу закінчення перевірки складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками у двох примірниках.
До матеріалів проведеної перевірки роботи контори (архіву), нотаріуса долучаються копії (ксерокопії) документів, що стосуються виявлених порушень вимог законодавства чи допущених ними помилок.
36. Довідка підписана усіма членами комісії обов’язково підписується завідувачем конторою, завідувачем архівом, нотаріусом з відміткою про ознайомлення з результатами перевірки.
37. У разі проведення перевірки Міністерством юстиції, один примірник довідки подається Міністру юстиції, а інший примірник отримують завідувач конторою, завідувач архівом, нотаріус.
У разі проведення перевірки Головним управлінням юстиції, один примірник довідки подається начальнику Головного управління юстиції, а інший примірник отримують завідувач конторою, завідувач архівом, нотаріус.
38. Завідувач конторою, завідувач архівом, нотаріус вправі письмово викласти свої заперечення або пояснення щодо висновків комісії.
Заперечення або пояснення завідувача конторою, завідувача архівом, нотаріуса розглядаються разом із довідкою про проведену перевірку та іншими матеріалами перевірки, що долучені до такої довідки.
39. У залежності від результатів проведеної перевірки нотаріуса, контори, архіву та на підставі висновків комісії видається наказ Міністерством юстиції або Головним управлінням юстиції, якщо така перевірка проводилась ними.
Копія наказу доводиться до виконання контори (архіву), нотаріуса і долучається до відповідного наряду контори (архіву) або реєстраційної справи нотаріуса.
40. Якщо в ході перевірки виявлено порушення в організації нотаріальної діяльності, дотриманні правил нотаріального діловодства, порядку вчинення нотаріальних дій видається наказ Міністерством юстиції або Головним управлінням юстиції про усунення виявлених порушень і установлюється строк для їх усунення. Копія наказу Міністерства юстиції або Головного управління юстиції доводиться до виконання контори (архіву), нотаріуса для реалізації висновків та пропозицій комісії.
41. Строк, який надається конторі (архіву), нотаріусу для усунення виявлених в ході перевірки порушень, недоліків та помилок визначається залежно від наслідків проведеної перевірки, але не більше одного місяця з моменту отримання довідки про результати перевірки.
42. Після закінчення строку, встановленого для усунення порушень та помилок завідувач конторою, завідувач архівом, нотаріус зобов’язані письмово повідомити про заходи, які були ними вжиті для усунення виявлених перевіркою порушень та помилок та надати письмові пояснення, якщо виявлені порушення та помилки усунути неможливо, а також надати пропозиції щодо заходів, які заплановано вжити з метою недопущення в подальшому порушень та поліпшення організації нотаріальної діяльності контори (архіву), нотаріуса та ведення ними правил нотаріального діловодства.
43. Своєчасність виконання конторою (архівом), нотаріусом висновків за результатами перевірки має перебувати під контролем керівника відповідного Головного управління юстиції, який здійснює безпосередній контроль за організацією нотаріату і нотаріальною діяльністю.
44. Після закінчення строку, встановленого для усунення виявлених в ході перевірки порушень та помилок комісія, що проводила перевірку повинна встановити, а у разі необхідності, з виїздом до місця перевірки контори (архіву), нотаріуса, що виявлені порушення та помилки усунуті ними, про що в п’ятиденний термін після проведення такої перевірки складається доповідна записка на ім’я начальника Головного управління юстиції.
У разі необхідності інформація щодо результатів такої перевірки направляється до Міністерства юстиції.
45. Якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки не усунуті у наданий для цього строк, або не можуть бути усунуті, або якщо конторою (архівом), нотаріусом ігноруються висновки перевірки, або не виконуються рішення, ухвалені за її наслідками, Міністерство юстиції, Головне управління юстиції приймає рішення про застосування до працівників контори (архіву), нотаріуса заходів реагування, передбачених законом.
46. За наслідками проведеної перевірки до нотаріуса можуть бути застосовані такі заходи:
за ініціативою Міністерства юстиції:
- надання Головному управлінню юстиції доручення про притягнення працівників контори (архіву) до відповідальності, передбаченої законодавством;
- зобов’язання нотаріуса пройти підвищення кваліфікації;
- зупинення діяльності нотаріальної діяльності нотаріуса на строк встановлений законом;
- припинення нотаріальної діяльності нотаріуса в разі не усунення без поважних причин порушень, передбачених законом;
- надання Головному управлінню юстиції доручення щодо направлення подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;
за ініціативою Головного управління юстиції:
- заслуховування працівників контори (архіву), нотаріуса на засіданні колегії Головного управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника Головного управління юстиції або його заступника;
- зобов’язання нотаріуса пройти підвищення кваліфікації;
- притягнення працівників контори (архіву) до відповідальності, передбаченої законодавством;
- зупинення нотаріальної діяльності нотаріуса на строк встановлений законом;
- припинення нотаріальної діяльності нотаріуса в разі не усунення без поважних причин порушень, передбачених законом;
- направлення подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю у разі виявлення порушень в організації нотаріальної діяльності нотаріуса або неодноразових порушень ним правил нотаріального діловодства та зупинення нотаріальної діяльності на строк не більше шести місяців.

Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань Н. В. Ященко