31 Серпня 2011
Нотаріальне діловодство. Статистична звітність. Архівна справа : практичний посібник / А. М. Єрух, Г. І. Ожегова, К. І. Чижмарь ; 2011. — 304 с. — (Серія «Стандарти нотаріальної практики»).
ЗМІСТ
Передмова 19
РОЗДІЛ 1
НОТАРІАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО 20
§ 1 Поняття нотаріального діловодства 20
Правова база нотаріального діловодства 23
§ 2 Особи, відповідальні за діловодство 25
Зразок 1
Примірний наказ про призначення особи, відповідальної за ведення нотаріального діловодства в державній нотаріальній конторі 27
Зразок 2
Примірний наказ про покладення організації діловодства та архіву на помічника приватного нотаріуса 28
§ 3 Особливості приймання-передавання документів нотаріального діловодства в разі зміни завідувача контори чи особи, відповідальної за ведення діловодства, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса 29
§ 4 Організаційно-розпорядчі документи в нотаріальному діловодстві 32
1. Бланки контори, архіву, приватного нотаріуса 35
Зразок 1
Примірний загальний бланк державної нотаріальної контори з поздовжнім розміщенням реквізитів 38
Зразок 2
Примірний загальний бланк приватного нотаріуса з поздовжнім розміщенням реквізитів 39
Зразок 3
Примірний бланк листа державної нотаріальної контори з поздовжнім розміщенням реквізитів 40
Зразок 4
Примірний бланк листа державної нотаріальної контори з кутовим розміщенням реквізитів 41
Зразок 5
Примірний бланк листа приватного нотаріуса з поздовжнім розміщенням реквізитів 42
Зразок 6
Примірний бланк листа приватного нотаріуса з кутовим розміщенням реквізитів 43
Зразок 7
Примірний бланк наказу державної нотаріальної контори з поздовжнім розміщенням реквізитів 44
Зразок 8
Примірний бланк наказу приватного нотаріуса з поздовжнім розміщенням реквізитів 45
2. Реквізити організаційно-розпорядчих документів, службових документів у нотаріальному діловодстві 46
3. Складання окремих видів організаційно-розпорядчих документів конторою, архівом, приватним нотаріусом 68
3.1. Накази контори, архіву, приватного нотаріуса 68
Зразок 1
Примірний наказ про встановлення графіку часу прийому
громадян 70
Зразок 2
Примірний наказ про надання відпустки 71
3.2. Плани роботи 71
Зразок
Примірна форма квартального плану роботи державної нотаріальної контори 72
3.3. Протоколи виробничих нарад державної нотаріальної контори 73
Зразок
Примірна форма протоколу виробничої наради державної нотаріальної контори 73
§ 5 Ведення особових справ осіб, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, та інших документів з особового складу 74
1. Накази з особового складу 75
Зразок 1
Примірний наказ про прийняття на роботу 76
Зразок 2
Примірний наказ про звільнення 77
Зразок 3
Примірний наказ про зміну прізвища працівника 78
2. Особові рахунки працівників 79
3. Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом 79
4. Книга реєстрації наказів з особового складу 80
§ 6 Складання нотаріальних документів 81
1. Вимоги до текстів нотаріальних документів 83
2. Внесення змін, доповнень, дописок та виправлень до нотаріально оформлюваного документа 84
3. Документи, які викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів 86
4. Вимоги до посвідчувальних написів та форм нотаріальних документів 86
5. Вимоги до документів, які приймаються для вчинення нотаріальної дії 87
§ 7 Відмітки, які проставляє нотаріус 88
1. Відмітка про наявність оригіналів документів та відмітка на документах, які нотаріус повертає 89
1.1. Відмітка про наявність оригіналів документів 89
1.2. Відмітка на документах, які нотаріус повертає 91
2. Відмітки на документах, що зберігаються в справах нотаріуса 93
3. Відмітки в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій 96
4. Відмітки в реєстрі для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів та відмітки в алфавітних книгах 97
5. Відмітки в книзі обліку спадкових справ 98
§ 8 Практичний коментар до порядку ведення та заповнення Реєстрів для реєстрації
нотаріальних дій 99
1. Загальні вимоги 99
2. Особливості ведення Реєстрів 101
3. Загальні вимоги щодо заповнення Реєстрів 104
4. Порядок заповнення граф 1–7 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 108
4.1. Порядок заповнення графи 1 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 108
4.2. Порядок заповнення графи 2 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 113
4.3. Порядок заповнення графи 3 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 113
4.4. Порядок заповнення графи 4 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 130
4.5. Порядок заповнення графи 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 142
4.6. Порядок заповнення графи 6 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 150
4.7. Порядок заповнення графи 7 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 152
Зразки 155
Зразок 1
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підписів на банківських картках 156
Зразок 2
Запис у Реєстрі про засвідчення вірності двох копій одного й того самого документа 158
Зразок 3
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності та засвідчення вірності однієї копії до неї 160
Зразок 4
Запис у Реєстрі про посвідчення договору купівлі-продажу квартири та засвідчення справжності підпису перекладача на цьому ж договорі про усний переклад його тексту з української мови на англійську мову 160
Зразок 5
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності на представництво інтересів у правоохоронних органах 162
Зразок 6
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві про згоду на продаж квартири 164
Зразок 7
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності у порядку передоручення з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача на цій же довіреності про здійснення усного перекладу тексту з української мови на німецьку мову 166
Зразок 8
Запис у Реєстрі про посвідчення заповіту та засвідчення справжності підписів свідків на цьому ж заповіті 168
Зразок 9
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису перекладача на перекладі з української мови на англійську мову тексту договору купівлі-продажу, здійсненого за місцем фактичного перебування перекладача через хворобу його ніг 170
Зразок 10
Запис у Реєстрі про засвідчення вірності копії заповіту 172
Зразок 11
Запис у Реєстрі про засвідчення вірності копії 172
Зразок 12
Запис у Реєстрі про засвідчення вірності декількох копій одного й того самого документа та вчинення декількох нотаріальних дій для однієї і тієї ж особи 174
Зразок 13
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві для неповнолітньої особи — громадянина України, повна дієздатність якої набута за фактом реєстрації шлюбу (ст. 34 ЦК України) 174
Зразок 14
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві для неповнолітньої особи — громадянина України, якій надано повну дієздатність (ст. 35 ЦК України) 176
Зразок 15
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності від імені юридичної особи на ведення справ у суді 176
Зразок 16
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису співвласника — юридичної особи на заяві про відмову від переважного права купівлі частини нерухомого майна
та засвідчення 2-х копій цієї заяви 178
Зразок 17
Застереження в Реєстрі про зроблені виправлення 180
Зразок 18
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підписів
на статуті 182
Зразок 19
Запис у Реєстрі про посвідчення договору купівлі-продажу квартири, де покупець — батьки та малолітня дитина, з копіями цього договору 182
Зразок 20
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві про одержання грошей за договором купівлі-продажу квартири 184
Зразок 21
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису співвласника на заяві про відмову від переважного права купівлі частини житлового будинку 186
Зразок 22
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності в порядку передоручення з копією з неї 186
Зразок 23
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису батьків неповнолітньої дитини зі згодою на укладення договору купівлі-продажу 188
Зразок 24
Запис у Реєстрі про посвідчення договору купівлі-продажу квартири за участю неповнолітнього, що вчиняється у присутності батьків, та засвідчення вірності копій
цього договору 190
Зразок 25
Запис у Реєстрі про посвідчення за межами робочого місця нотаріуса довіреності від імені особи, котра внаслідок хвороби не може підписатися особисто 192
Зразок 26
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису фізичної особи, котра внаслідок хвороби не може підписатися особисто, на заяві до суду (нотаріальну дію вчинено за межами робочого місця нотаріуса) 192
Зразок 27
Запис у Реєстрі про посвідчення договору іпотеки з накладанням заборони відчуження, сторонами якого є юридичні особи, але одна сторона діє на підставі статуту, а інша — за довіреністю; договір посвідчено за межами робочого місця нотаріуса; оплата за вчинення нотаріальної дії здійснювалася в безготівковому порядку 194
Зразок 28
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності на отримання ліцензії від імені фізичної особи — підприємця 198
Зразок 29
Запис у Реєстрі про посвідчення заповіту від імені особи, яка не може власноручно розписатися, при цьому особа,
що розписується за заповідача, за релігійними переконаннями не має податкового номера 198
Зразок 30
Запис у Реєстрі про посвідчення договору дарування житлового будинку за участі представника, однією зі сторін якого є іноземець 202
Зразок 31
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві про відмову від спадщини на користь іншого спадкоємця 204
Зразок 32
Запис у Реєстрі про посвідчення договору купівлі-продажу квартири із засвідченням справжності підпису перекладача на цьому ж договорі про усний переклад його тексту з української мови на російську мову 204
Зразок 33
Варіант проставлення відмітки про розірвання договору 206
Зразок 34
Варіант проставлення відмітки про скасування довіреності 208
Зразок 35
Варіант проставлення відмітки про скасування заповіту 208
Зразок 36
Варіант проставлення відмітки про визнання заповіту недійсним в судовому порядку 208
§ 9 Реєстрація документів, робота з кореспонденцією та виконання документів 212
1. Відмітка про виконання документа 215
2. Контроль за виконанням документів 217
РОЗДІЛ 2
СТАТИСТИЧНА ЗВІТНІСТЬ 218
Ведення статистичної звітності 218
Форма Звіту про роботу державних та приватних нотаріусів 219
РОЗДІЛ 3
АРХІВНА СПРАВА 223
§ 1 Формування справ (нарядів) 223
§ 2 Оформлення справ для архівного зберігання 225
1. Нумерація аркушів справи 226
2. Складання внутрішнього опису 227
3. Складання засвідчувального напису справи 228
4. Підшивання документів у справи 229
5. Оформлення обкладинок справ (нарядів) 230
Зразок 1
Примірний засвідчувальний напис справи 233
Зразок 2
Форма внутрішнього опису відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (чинна з 01.01.2011) 234
Зразок 3
Форма внутрішнього опису відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5, зі змінами, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 16.11.2009 № 2151/5 (діяла з 01.01.2010 до 31.12.2010) 236
Зразок 4
Форма внутрішнього опису відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5 (діяла з 11.01.2009 до 31.12.2009) 237
Зразок 5
Форма внутрішнього опису відповідно до Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2002 № 63/5, зі змінами, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 № 101/5 (діяла з 25.11.2002) 238
§ 3 Особливості формування спадкових справ та оформлення їх для архівного зберігання 239
Зразок 1
Примірний внутрішній опис спадкової справи
приватного нотаріуса 243
Зразок 2
Примірний внутрішній опис до наряду (архівної папки) приватного нотаріуса 245
§ 4 Складання документів розділу 03 – Архів Типової номенклатури 246
1. Номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса 246
2. Порядок складання індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (у запитаннях та відповідях) 247
3. Паспорт архіву 254
4. Історична довідка державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса 254
5. Описи справ (нарядів) 256
6. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до національного архівного фонду 258
Зразок 1
Примірний паспорт № 1 архіву приватного нотаріуса 260
Зразок 2
Примірний паспорт № 2 архіву приватного нотаріуса 262
Зразок 3
Примірна історична довідка приватного нотаріуса 265
Зразок 4
Примірний опис справ постійного зберігання приватного нотаріуса (діяльність розпочато 2010 року) 268
Зразок 5
Примірний опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання приватного нотаріуса (діяльність розпочато 2009 року) 269
Зразок 6
Примірний опис спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання приватного нотаріуса 271
Зразок 7
Примірний опис справ з особового складу 272
Зразок 8
Примірна передмова до описів справ приватного нотаріуса 273
Зразок 9
Примірний акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, приватного нотаріуса 275
§ 5 Архівне зберігання та архів приватного нотаріуса 277
§ 6 Особливості передавання справ до державного нотаріального архіву 279
§ 7 Виїмка (вилучення) нотаріальних документів 280
Додатки 282
Додаток 1
Перелік книг, журналів і реєстрів, заведення яких передбачено Типовою номенклатурою 282
Додаток 2
Форми книг, журналів і реєстрів, заведення яких передбачено Типовою номенклатурою 287
Справа № 01-20
Журнал реєстрації фактів заміщення нотаріуса (додаток 7 до Положення про Порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності) 287
Справа № 01-21
Книга реєстрації наказів з особового складу
(додаток 17 до Правил) 287
Справа № 01-22
Книга реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (додаток 21 до Правил) 288
Справа № 01-23
Журнал реєстрації вхідних документів (додаток 19 до Правил) 288
Справа № 01-24
Журнал реєстрації вихідних документів
(додаток 20 до Правил) 288
Справа № 01-25
Книга обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України (додаток 1 до п. 6.2 Положення про спеціальні бланки документів інформаційної системи) 289
Справа № 01-26
Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса (додаток 14 до Правил) 289
Справа № 01-27
Журнал обліку печаток та штампів (додаток 11 до Інструкції про порядок обліку матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію) 290
Справа № 01-28
Розносна книга для місцевої кореспонденції (додаток 22 до Правил) 290
Справа № 01-29
Книга обліку літератури (додаток 16 до Правил) 291
Справа № 02-33
Реєстри для реєстрації нотаріальних дій (додаток 23 до Правил) 291
Справа № 02-34
Алфавітна книга обліку договорів відчуження нерухомого майна (додаток 8 до Правил) 292
Справа № 02-35
Алфавітна книга обліку інших договорів (додаток 8 до Правил) 292
Справа № 02-37
Алфавітна книга обліку договорів довічного утримання (догляду) (додаток 8 до Правил) 292
Справа № 02-36
Алфавітна книга обліку заповітів (додаток 6 до Правил) 292
Справа № 02-38
Книга обліку і реєстрації спадкових справ
(додаток 10 до Правил) 293
Справа № 02-39
Алфавітна книга обліку спадкових справ (додаток 7 до Правил) 293
Справа № 02-40
Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів (додаток 24 до Правил) 294
Справа № 02-41
Алфавітна книга обліку реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів
(додаток 9 до Правил) 295
Справа № 02-42
Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою,
або над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме (додаток 11 до Правил) 296
Справа № 02-43
Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна (додаток 12 до Правил) 297
Справа № 02-44
Книга обліку депозитних операцій (додаток 2 до пункту 10 Інструкції про порядок обліку депозитних операцій) 297
Справа № 02-45
Книга обліку договорів на управління спадщиною
(додаток 13 до Правил) 298
Справа № 02-46
Книга обліку особових рахунків депонентів (додаток 3 до пункту 10 Інструкції про порядок обліку
депозитних операцій) 299
Справа № 02-47
Журнал реєстрації звернень, що надійшли під час прийому фізичних та юридичних осіб (додаток 15 до Правил) 300
Справа № 03-06
Книга обліку видачі документів з архіву для ознайомлення (додаток 18 до Правил) 300
отримати
Передмова 19
РОЗДІЛ 1
НОТАРІАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО 20
§ 1 Поняття нотаріального діловодства 20
Правова база нотаріального діловодства 23
§ 2 Особи, відповідальні за діловодство 25
Зразок 1
Примірний наказ про призначення особи, відповідальної за ведення нотаріального діловодства в державній нотаріальній конторі 27
Зразок 2
Примірний наказ про покладення організації діловодства та архіву на помічника приватного нотаріуса 28
§ 3 Особливості приймання-передавання документів нотаріального діловодства в разі зміни завідувача контори чи особи, відповідальної за ведення діловодства, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса 29
§ 4 Організаційно-розпорядчі документи в нотаріальному діловодстві 32
1. Бланки контори, архіву, приватного нотаріуса 35
Зразок 1
Примірний загальний бланк державної нотаріальної контори з поздовжнім розміщенням реквізитів 38
Зразок 2
Примірний загальний бланк приватного нотаріуса з поздовжнім розміщенням реквізитів 39
Зразок 3
Примірний бланк листа державної нотаріальної контори з поздовжнім розміщенням реквізитів 40
Зразок 4
Примірний бланк листа державної нотаріальної контори з кутовим розміщенням реквізитів 41
Зразок 5
Примірний бланк листа приватного нотаріуса з поздовжнім розміщенням реквізитів 42
Зразок 6
Примірний бланк листа приватного нотаріуса з кутовим розміщенням реквізитів 43
Зразок 7
Примірний бланк наказу державної нотаріальної контори з поздовжнім розміщенням реквізитів 44
Зразок 8
Примірний бланк наказу приватного нотаріуса з поздовжнім розміщенням реквізитів 45
2. Реквізити організаційно-розпорядчих документів, службових документів у нотаріальному діловодстві 46
3. Складання окремих видів організаційно-розпорядчих документів конторою, архівом, приватним нотаріусом 68
3.1. Накази контори, архіву, приватного нотаріуса 68
Зразок 1
Примірний наказ про встановлення графіку часу прийому
громадян 70
Зразок 2
Примірний наказ про надання відпустки 71
3.2. Плани роботи 71
Зразок
Примірна форма квартального плану роботи державної нотаріальної контори 72
3.3. Протоколи виробничих нарад державної нотаріальної контори 73
Зразок
Примірна форма протоколу виробничої наради державної нотаріальної контори 73
§ 5 Ведення особових справ осіб, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, та інших документів з особового складу 74
1. Накази з особового складу 75
Зразок 1
Примірний наказ про прийняття на роботу 76
Зразок 2
Примірний наказ про звільнення 77
Зразок 3
Примірний наказ про зміну прізвища працівника 78
2. Особові рахунки працівників 79
3. Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом 79
4. Книга реєстрації наказів з особового складу 80
§ 6 Складання нотаріальних документів 81
1. Вимоги до текстів нотаріальних документів 83
2. Внесення змін, доповнень, дописок та виправлень до нотаріально оформлюваного документа 84
3. Документи, які викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів 86
4. Вимоги до посвідчувальних написів та форм нотаріальних документів 86
5. Вимоги до документів, які приймаються для вчинення нотаріальної дії 87
§ 7 Відмітки, які проставляє нотаріус 88
1. Відмітка про наявність оригіналів документів та відмітка на документах, які нотаріус повертає 89
1.1. Відмітка про наявність оригіналів документів 89
1.2. Відмітка на документах, які нотаріус повертає 91
2. Відмітки на документах, що зберігаються в справах нотаріуса 93
3. Відмітки в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій 96
4. Відмітки в реєстрі для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів та відмітки в алфавітних книгах 97
5. Відмітки в книзі обліку спадкових справ 98
§ 8 Практичний коментар до порядку ведення та заповнення Реєстрів для реєстрації
нотаріальних дій 99
1. Загальні вимоги 99
2. Особливості ведення Реєстрів 101
3. Загальні вимоги щодо заповнення Реєстрів 104
4. Порядок заповнення граф 1–7 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 108
4.1. Порядок заповнення графи 1 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 108
4.2. Порядок заповнення графи 2 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 113
4.3. Порядок заповнення графи 3 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 113
4.4. Порядок заповнення графи 4 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 130
4.5. Порядок заповнення графи 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 142
4.6. Порядок заповнення графи 6 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 150
4.7. Порядок заповнення графи 7 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій 152
Зразки 155
Зразок 1
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підписів на банківських картках 156
Зразок 2
Запис у Реєстрі про засвідчення вірності двох копій одного й того самого документа 158
Зразок 3
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності та засвідчення вірності однієї копії до неї 160
Зразок 4
Запис у Реєстрі про посвідчення договору купівлі-продажу квартири та засвідчення справжності підпису перекладача на цьому ж договорі про усний переклад його тексту з української мови на англійську мову 160
Зразок 5
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності на представництво інтересів у правоохоронних органах 162
Зразок 6
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві про згоду на продаж квартири 164
Зразок 7
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності у порядку передоручення з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача на цій же довіреності про здійснення усного перекладу тексту з української мови на німецьку мову 166
Зразок 8
Запис у Реєстрі про посвідчення заповіту та засвідчення справжності підписів свідків на цьому ж заповіті 168
Зразок 9
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису перекладача на перекладі з української мови на англійську мову тексту договору купівлі-продажу, здійсненого за місцем фактичного перебування перекладача через хворобу його ніг 170
Зразок 10
Запис у Реєстрі про засвідчення вірності копії заповіту 172
Зразок 11
Запис у Реєстрі про засвідчення вірності копії 172
Зразок 12
Запис у Реєстрі про засвідчення вірності декількох копій одного й того самого документа та вчинення декількох нотаріальних дій для однієї і тієї ж особи 174
Зразок 13
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві для неповнолітньої особи — громадянина України, повна дієздатність якої набута за фактом реєстрації шлюбу (ст. 34 ЦК України) 174
Зразок 14
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві для неповнолітньої особи — громадянина України, якій надано повну дієздатність (ст. 35 ЦК України) 176
Зразок 15
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності від імені юридичної особи на ведення справ у суді 176
Зразок 16
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису співвласника — юридичної особи на заяві про відмову від переважного права купівлі частини нерухомого майна
та засвідчення 2-х копій цієї заяви 178
Зразок 17
Застереження в Реєстрі про зроблені виправлення 180
Зразок 18
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підписів
на статуті 182
Зразок 19
Запис у Реєстрі про посвідчення договору купівлі-продажу квартири, де покупець — батьки та малолітня дитина, з копіями цього договору 182
Зразок 20
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві про одержання грошей за договором купівлі-продажу квартири 184
Зразок 21
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису співвласника на заяві про відмову від переважного права купівлі частини житлового будинку 186
Зразок 22
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності в порядку передоручення з копією з неї 186
Зразок 23
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису батьків неповнолітньої дитини зі згодою на укладення договору купівлі-продажу 188
Зразок 24
Запис у Реєстрі про посвідчення договору купівлі-продажу квартири за участю неповнолітнього, що вчиняється у присутності батьків, та засвідчення вірності копій
цього договору 190
Зразок 25
Запис у Реєстрі про посвідчення за межами робочого місця нотаріуса довіреності від імені особи, котра внаслідок хвороби не може підписатися особисто 192
Зразок 26
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису фізичної особи, котра внаслідок хвороби не може підписатися особисто, на заяві до суду (нотаріальну дію вчинено за межами робочого місця нотаріуса) 192
Зразок 27
Запис у Реєстрі про посвідчення договору іпотеки з накладанням заборони відчуження, сторонами якого є юридичні особи, але одна сторона діє на підставі статуту, а інша — за довіреністю; договір посвідчено за межами робочого місця нотаріуса; оплата за вчинення нотаріальної дії здійснювалася в безготівковому порядку 194
Зразок 28
Запис у Реєстрі про посвідчення довіреності на отримання ліцензії від імені фізичної особи — підприємця 198
Зразок 29
Запис у Реєстрі про посвідчення заповіту від імені особи, яка не може власноручно розписатися, при цьому особа,
що розписується за заповідача, за релігійними переконаннями не має податкового номера 198
Зразок 30
Запис у Реєстрі про посвідчення договору дарування житлового будинку за участі представника, однією зі сторін якого є іноземець 202
Зразок 31
Запис у Реєстрі про засвідчення справжності підпису на заяві про відмову від спадщини на користь іншого спадкоємця 204
Зразок 32
Запис у Реєстрі про посвідчення договору купівлі-продажу квартири із засвідченням справжності підпису перекладача на цьому ж договорі про усний переклад його тексту з української мови на російську мову 204
Зразок 33
Варіант проставлення відмітки про розірвання договору 206
Зразок 34
Варіант проставлення відмітки про скасування довіреності 208
Зразок 35
Варіант проставлення відмітки про скасування заповіту 208
Зразок 36
Варіант проставлення відмітки про визнання заповіту недійсним в судовому порядку 208
§ 9 Реєстрація документів, робота з кореспонденцією та виконання документів 212
1. Відмітка про виконання документа 215
2. Контроль за виконанням документів 217
РОЗДІЛ 2
СТАТИСТИЧНА ЗВІТНІСТЬ 218
Ведення статистичної звітності 218
Форма Звіту про роботу державних та приватних нотаріусів 219
РОЗДІЛ 3
АРХІВНА СПРАВА 223
§ 1 Формування справ (нарядів) 223
§ 2 Оформлення справ для архівного зберігання 225
1. Нумерація аркушів справи 226
2. Складання внутрішнього опису 227
3. Складання засвідчувального напису справи 228
4. Підшивання документів у справи 229
5. Оформлення обкладинок справ (нарядів) 230
Зразок 1
Примірний засвідчувальний напис справи 233
Зразок 2
Форма внутрішнього опису відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (чинна з 01.01.2011) 234
Зразок 3
Форма внутрішнього опису відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5, зі змінами, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 16.11.2009 № 2151/5 (діяла з 01.01.2010 до 31.12.2010) 236
Зразок 4
Форма внутрішнього опису відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5 (діяла з 11.01.2009 до 31.12.2009) 237
Зразок 5
Форма внутрішнього опису відповідно до Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2002 № 63/5, зі змінами, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 № 101/5 (діяла з 25.11.2002) 238
§ 3 Особливості формування спадкових справ та оформлення їх для архівного зберігання 239
Зразок 1
Примірний внутрішній опис спадкової справи
приватного нотаріуса 243
Зразок 2
Примірний внутрішній опис до наряду (архівної папки) приватного нотаріуса 245
§ 4 Складання документів розділу 03 – Архів Типової номенклатури 246
1. Номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса 246
2. Порядок складання індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (у запитаннях та відповідях) 247
3. Паспорт архіву 254
4. Історична довідка державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса 254
5. Описи справ (нарядів) 256
6. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до національного архівного фонду 258
Зразок 1
Примірний паспорт № 1 архіву приватного нотаріуса 260
Зразок 2
Примірний паспорт № 2 архіву приватного нотаріуса 262
Зразок 3
Примірна історична довідка приватного нотаріуса 265
Зразок 4
Примірний опис справ постійного зберігання приватного нотаріуса (діяльність розпочато 2010 року) 268
Зразок 5
Примірний опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання приватного нотаріуса (діяльність розпочато 2009 року) 269
Зразок 6
Примірний опис спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання приватного нотаріуса 271
Зразок 7
Примірний опис справ з особового складу 272
Зразок 8
Примірна передмова до описів справ приватного нотаріуса 273
Зразок 9
Примірний акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, приватного нотаріуса 275
§ 5 Архівне зберігання та архів приватного нотаріуса 277
§ 6 Особливості передавання справ до державного нотаріального архіву 279
§ 7 Виїмка (вилучення) нотаріальних документів 280
Додатки 282
Додаток 1
Перелік книг, журналів і реєстрів, заведення яких передбачено Типовою номенклатурою 282
Додаток 2
Форми книг, журналів і реєстрів, заведення яких передбачено Типовою номенклатурою 287
Справа № 01-20
Журнал реєстрації фактів заміщення нотаріуса (додаток 7 до Положення про Порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності) 287
Справа № 01-21
Книга реєстрації наказів з особового складу
(додаток 17 до Правил) 287
Справа № 01-22
Книга реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (додаток 21 до Правил) 288
Справа № 01-23
Журнал реєстрації вхідних документів (додаток 19 до Правил) 288
Справа № 01-24
Журнал реєстрації вихідних документів
(додаток 20 до Правил) 288
Справа № 01-25
Книга обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України (додаток 1 до п. 6.2 Положення про спеціальні бланки документів інформаційної системи) 289
Справа № 01-26
Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса (додаток 14 до Правил) 289
Справа № 01-27
Журнал обліку печаток та штампів (додаток 11 до Інструкції про порядок обліку матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію) 290
Справа № 01-28
Розносна книга для місцевої кореспонденції (додаток 22 до Правил) 290
Справа № 01-29
Книга обліку літератури (додаток 16 до Правил) 291
Справа № 02-33
Реєстри для реєстрації нотаріальних дій (додаток 23 до Правил) 291
Справа № 02-34
Алфавітна книга обліку договорів відчуження нерухомого майна (додаток 8 до Правил) 292
Справа № 02-35
Алфавітна книга обліку інших договорів (додаток 8 до Правил) 292
Справа № 02-37
Алфавітна книга обліку договорів довічного утримання (догляду) (додаток 8 до Правил) 292
Справа № 02-36
Алфавітна книга обліку заповітів (додаток 6 до Правил) 292
Справа № 02-38
Книга обліку і реєстрації спадкових справ
(додаток 10 до Правил) 293
Справа № 02-39
Алфавітна книга обліку спадкових справ (додаток 7 до Правил) 293
Справа № 02-40
Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів (додаток 24 до Правил) 294
Справа № 02-41
Алфавітна книга обліку реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів
(додаток 9 до Правил) 295
Справа № 02-42
Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою,
або над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме (додаток 11 до Правил) 296
Справа № 02-43
Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна (додаток 12 до Правил) 297
Справа № 02-44
Книга обліку депозитних операцій (додаток 2 до пункту 10 Інструкції про порядок обліку депозитних операцій) 297
Справа № 02-45
Книга обліку договорів на управління спадщиною
(додаток 13 до Правил) 298
Справа № 02-46
Книга обліку особових рахунків депонентів (додаток 3 до пункту 10 Інструкції про порядок обліку
депозитних операцій) 299
Справа № 02-47
Журнал реєстрації звернень, що надійшли під час прийому фізичних та юридичних осіб (додаток 15 до Правил) 300
Справа № 03-06
Книга обліку видачі документів з архіву для ознайомлення (додаток 18 до Правил) 300
Ціна книги — 89 грн.
Отримувач — ФО–П Горова Н. М., ідент. номер 3254405060, п/р 2600206162755 в ПАТКБ «ПРАВЕКС-БАНК» м. Києва, МФО 321983.
Призначення платежу: Оплата книги «Назва книги».У цій же графі також слід указати адресу, на яку надсилати книгу. ПДВ не передбачено.
←назад
