Наказ Міністерства юстиції України від 17.11.2009 року № 2151/5 «Про затвердження Змін до Правил ведення нотаріального діловодства» з додатками.
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
16.11.2009 м. Київ № 2151/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції 17.11.2009 за № 1083/17099
Про затвердження Змін до Правил ведення
нотаріального діловодства
Відповідно до статті 14 Закону України «Про нотаріат» та з метою вдосконалення порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 31.12.2008 за № 1325/16016 (додаються).
2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань (Ященко Н.В.):
2.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 „Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади” (зі змінами).
2.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
3. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.
4. У разі наявності в державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, у приватного нотаріуса залишків книг та журналів раніше встановлених форм, неможливості виготовлення та забезпечення книгами та журналами відповідно до форм, встановлених новою редакцією додатків 6, 10, 11, 12, 14, 18 та додатками 30 – 41, допускається використання наявних книг та журналів за умови внесення до них змін відповідно до вимог цього наказу та проставлення відбитка печатки і підпису завідувача державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса.
5. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2010.
6. До 01.01.2010 нотаріуси при вчиненні нотаріальних дій застосовують форми та посвідчувальні написи відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 31.12.2008 за № 1325/16016, за умови внесення до них змін щодо зазначення нотаріального округу та статусу нотаріуса.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л. В.
Міністр Микола Оніщук
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
16.11.2009 № 2151/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції 17.11.2009 за № 1083/17099
Зміни
до Правил ведення нотаріального діловодства
1. У тексті Правил:
1.1. Пункт 2.1 доповнити новим абзацом такого змісту: “Невід’ємною складовою нотаріального діловодства та документарного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій. Постачання, витрачання, зберігання, організація обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітування про їх використання здійснюються згідно з Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 серпня 2009 року № 812, наказами Міністерства юстиції України, виданими на реалізацію цієї постанови”.
1.2. У пункті 5.4:
1.2.1. Підпункт 5.4.12 викласти у такій редакції:
“5.4.12. Дописки чи виправлення можуть бути зроблені тільки під час вчинення нотаріальної дії.
Дописки чи виправлення, зроблені у тексті правочину, повинні бути застережені нотаріусом перед підписом сторін правочину та інших осіб, які підписали правочин (договір, заповіт, довіреність тощо), підписані особами, які вчиняють нотаріальну дію, із зазначенням дати внесення дописок чи виправлень та скріплені підписом і печаткою нотаріуса і повторені нотаріусом у кінці посвідчувального напису.”.
1.2.2. Підпункт 5.4.15 після слова “виправленнями” доповнити словами “, повторені нотаріусом у кінці посвідчувального напису,”.
1.3. У пункті 5.5:
1.3.1. Підпункт 5.5.2 викласти у такій редакції:
“5.5.2. Тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.
Текст нотаріально оформлюваного документа та посвідчувальний напис можуть бути викладені як на лицьовому, так і на зворотному боці спеціального бланка нотаріального документа.
Якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа, то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина найменування міста (селища, району), де знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік переноситься інша частина найменування.
Наприклад: “До” і далі на звороті документа – “нецьк”.
1.3.2. Доповнити пункт підпунктом 5.5.6 такого змісту:
“5.5.6. У разі відсутності у додатку 7 необхідних посвідчувальних написів чи свідоцтв, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільше відповідає цій нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів інших посвідчувальних написів та свідоцтв.”.
1.4. У пунктах 5.9, 5.10 слова “імені та по батькові” замінити словом “ініціалів”.
1.5. У пункті 6.5 слова “міцною ниткою білого або червоного кольору” виключити.
1.6. В абзаці другому пункту 6.6 слова “ім’я, по батькові” замінити словом “ініціали”, після слів та знака “за номенклатурою справ)” слово “дата” виключити.
1.7. Пункт 6.7 після слова “проставляються” доповнити словом “дата,”.
1.8. Підпункт 8.2.17 пункту 8.2 доповнити новим абзацом такого змісту:
“Примірник номенклатури справ приватного нотаріуса, закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ, надається приватним нотаріусом до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.”.
1.9. Абзац другий підпункту 8.6.4 пункту 8.6 доповнити таким реченням:
“До описів включаються тільки закінчені спадкові справи.”.
1.10. У пункті 8.11:
1.10.1. Підпункт 8.11.1 перед словом “нумератором” доповнити словом “механічним”, а слово “графітним” замінити словом “простим”.
1.10.2. У підпункті 8.11.7:
у першому реченні слова “перед документом” замінити словами “після документа”;
друге речення після слова “нумерується” доповнити словами “тим самим порядковим номером, що і остання сторінка документа”.
1.11. Пункт 8.12 викласти у такій редакції:
“8.12. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.”.
1.12. У пункті 8.15:
1.12.1. У підпункті 8.15.1 слова та цифри “завтовшки 2-3 мм” виключити.
1.12.2. Доповнити пункт новим підпунктом 8.15.3 такого змісту:
“8.15.3. Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення.
На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказується порядковий номер тому (частини)”.
1.13. Абзац четвертий пункту 8.16 викласти в такій редакції:
“число, рік початку і закінчення справи (наряду) вказуються арабськими цифрами, місяць – словами. Дати початку і закінчення справи (наряду) повинні відповідати крайнім датам документів, які до неї підшиті; ”.
1.14. Абзац сьомий підпункту 9.1.4 пункту 9.1 викласти в такій редакції:
“у разі внесення до опису справ (нарядів) підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю;”.
1.15. Пункт 9.2 викласти в такій редакції:
“9.2. Опис складається з річних розділів і є переліком назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст. Справи кожного року складають річний розділ опису. Кожен вид опису справ має валову нумерацію. Опис, кількість заголовків справ у якому досягла за порядковим номером числа 999, вважається закінченим описом. ”.
1.16. Пункт 9.3 після слова “графи”доповнити цифрою “1”.
1.17. Пункт 9.4 викласти у такій редакції:
“9.4. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і словами вказується фактична кількість справ з № по №, внесених у цей розділ, у тому числі літерні та пропущені номери. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до нового опису, що має наступний номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер.”.
1.18. Абзац перший пункту 9.6 після слова “постійного” доповнити словами та цифрами “та тривалого (понад 10 років)”.
1.19. Пункт 9.12 викласти в такій редакції:
“ 9.12. Експертиза цінності документів провадиться:
під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;
під час підготовки справ до наступного зберігання у відповідному архіві.
Експертиза цінності документів і відбір документів для зберігання і знищення здійснюються щорічно відповідальною за нотаріальне діловодство особою контори чи приватним нотаріусом.
Організація роботи з експертизи цінності документів здійснюється під методичним керівництвом відповідного архіву.”.
1.20. Пункт 10.8 доповнити новим абзацом такого змісту:
“У цьому випадку передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акта про вилучення справ (документів) провадить експертна комісія відповідного управління юстиції у складі не менше трьох осіб.”.
2. У додатку 15:
2.1. Заголовок справи (наряду) з індексом 01-12 після слова “листи” доповнити словом “заявки”.
2.2. Доповнити додаток заголовком справи (наряду) з таким індексом:
1 2 3 4 5
02- 45 Книга обліку договорів на управління спадщиною 75 років ЕПК Перехідна
2.3. Заголовки справ (нарядів) з індексами 01-05, 01-06, 01-19, 01-20, 01-21, 01-22, 01-24, 01-25, 01-26, 02-42, 02-43 викласти в такій редакції:
1 2 3 4 5
01-05 Квартальні плани та звіти про їх виконання 5 років ст.153
01-06 Накази та інші документи з особового складу 75 років
01-19 Особові рахунки працівників 75 років ст.316-а
01-20 Книга обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України Постійно Перехідна
01-21 Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо внесення відомостей до Єдиних та Державних реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України та надання інформації за даними Єдиних та Державних реєстрів 3 роки
01-22 Книга реєстрації наказів з особового складу Постійно Перехідна
01-24 Журнал реєстрації вхідних документів 3 роки ст.100-б Перехідна
01-25 Журнал реєстрації вихідних документів 3 роки ст.100-б Перехідна
01-26 Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, приміщенням, яке є робочим місцем (конторою) приватного нотаріуса 3 роки1 Перехідна1
02-42 Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме 75 років1 Перехідна1
02-43 Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна 75 років1 Перехідна1
2.4. У заголовку справи (наряді) з індексом 02-19 “Довіреності без зазначення строку їх дії” у графі четвертій цифру і слово “3 роки1” замінити словом “постійно”, а у графі п’ятій слова “після закінчення терміну їх дії” замінити цифрою і словами “3 роки після їх скасування”.
3. Додатки 3, 6, 7, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 19 та 24 до Правил ведення нотаріального діловодства викласти в новій редакції (додаються).
4. Правила ведення нотаріального діловодства доповнити новими додатками 30 — 41 (додаються).
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань Н.В. Ященко
