Мін’юст виносить на обговорення проект положення про державний нотаріальний архів
ПРОЕКТ
ПОЛОЖЕННЯ
ПРО ДЕРЖАВНИЙ НОТАРІАЛЬНИЙ АРХІВ
Відповідно до статті 23 Закону України «Про нотаріат» (далі Закон) державні нотаріальні архіви (далі — архіви) засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання та використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.
Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, органи місцевого самоврядування, котрі посвідчують заповіти і довіреності, прирівнювані до нотаріально посвідчених.
Архіви у своїй діяльності керуються Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Державного комітету архівів України (далі — Держкомархів), а також цим Положенням.
Архів створюється і ліквідується Міністерством юстиції України.
Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний розпис архіву затверджується управлінням юстиції.
Управління юстиції здійснює керівництво архівом та забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.
Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.
Архів вправі відкривати свої філії, які є його відокремленим підрозділом, що розташований поза місцезнаходженням архіву та здійснює всі або частину функцій архіву.
Філії не є юридичною особою і діють на підставі положення, що затверджується управлінням юстиції за погодженням з архівом.
Архів очолює завідувач, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом начальника управління юстиції.
Завідувач архівом:
організовує діяльність архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;
представляє архів у всіх установах і організаціях;
видає в межах своєї компетенції накази, затверджує перелік послуг, які надаються архівом на договірних засадах;
визначає своїм наказом розподіл функціональних обов’язків між працівниками архіву;
забезпечує належні умови і охорону праці працівників архіву;
проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архіву;
організує і бере участь у проведенні нарад, семінарів та інших заходів по підвищенню кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції державного нотаріального архіву.
У разі зміни завідувача архівом для приймання-передавання документів наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі не менше 3-х осіб.
Перевіряється наявність, облік, стан і умови збереження документів, що знаходяться в архіві, а також стан приміщення архіву та обладнання, про що складається акт приймання-передавання, який підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи, та затверджується начальником управління юстиції.
Основними завданнями архіву є:
комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;
забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;
створення і вдосконалення науково-довідкового апарату до документів;
підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до
відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Держкомархіву;
підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву.
Архів відповідно до покладених на нього завдань:
приймає на зберігання від державних нотаріальних контор документи нотаріального діловодства, від приватних нотаріусів, у випадках, передбачених статтею 30, 301 Закону, від органів місцевого самоврядування;
обліковує і забезпечує зберігання прийнятих в архів справ і документів;
перевіряє наявність і фізичний стан справ і документів, що зберігаються в архіві;
створює і складає довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві;
проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертним комісіям Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі – управління юстиції), фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності документів;
надає методичну та практичну допомогу фондоутворювачам з упорядкування нотаріальних документів та передачі їх для здачі в архів;
здійснює реєстрацію в Спадковому реєстрі заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги обліку заповітів;
веде статистичну звітність за встановленими формами;
видає дублікати документа, який зберігається в архіві за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія або за запитом державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса;
засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з документів, які зберігаються у справах архіву, проставляє службові відмітки про скасування заповітів, довіреностей, зняття заборон відчуження нерухомого майна, розірвання (припинення дії) договорів довічного утримання, ренти, спадкових та інших договорів;
видає архівні довідки про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів на запити юридичних осіб та заяви громадян, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;
видає довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;
видає довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративними з додержанням вимог статтей 8, 81 Закону;
здійснює підготовку документів Національного архівного фонду та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві та довідковий апарат до них на державне зберігання до відповідної державної архівної установи з додержанням правил і вимог Державного комітету архіву України.
надає юридичним і фізичним особам платні додаткові послуги правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру, на договірних засадах виконує роботи, пов’язані з упорядкуванням документів, підготовкою для передачі їх в архів фондоутворювачами, в порядку, передбаченому чинним законодавством, та з інших питань, пов’язаних з архівною справою і діловодством.
До складу документів, що передаються державною нотаріальною конторою та приватним нотаріусом, у випадках, передбачених статтями 30, 301 Закону, на зберігання до архіву входять:
примірник номенклатури справ;
довідковий апарат (описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу, номенклатури справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичні довідки до архівних фондів);
всі документи, сформовані у справи і закінчені діловодством, реєстри, спадкові справи, журнали, книги тощо, ведення яких передбачено номенклатурою справ;
примірник опису справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання ;
примірник акта про вилучення для знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню.
Посадові особи органів місцевого самоврядування передають до архіву реєстри для реєстрації нотаріальних дій та сформовані у справи примірники нотаріальних документів.
Державна нотаріальна контора передає на зберігання до архіву документи після закінчення 10-річного строку їх зберігання у державній нотаріальній конторі, відповідно до складених архівом графіків.
Документи передаються державною нотаріальною конторою та приватним нотаріусом з дотриманням вимог Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008, № 2368/5.
Архів має право:
вимагати від фондоутворювачів передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
повертати фондоутворювачам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
витребовувати від фондоутворювачів відомості, необхідні для роботи;
інформувати керівництво управління юстиції про стан архівної справи та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях, нарадах, семінарах, які проводяться в управлінні юстиції, у разі розгляду на них питань роботи з документами.
Архів має право, у разі необхідності (перевірка виявлених помилок, надання свідчень в суді тощо), на підставі письмової заяви нотаріуса (за винятком нотаріусів, діяльність яких зупинена або призупинена) надати для ознайомлення документи, які були ним передані на зберігання.
Видача і вилучення (виїмка) реєстрів нотаріальних дій та документів, що передані на зберігання до архіву можливе лише у випадках та порядку, передбачених чинним законодавством.
Примірна
Міністерство юстиції України
_______________ державний нотаріальний архів
Затверджую
Завідуючий державним
нотаріальним архівом
__________________
(підпис, ПІБ)
(дата)
Номенклатура справ №____
на ____ рік
(місце складання)
Індекс справи
Заголовок справи (тому, частини)
Кількість справ (томів, частин)
Строк зберігання і статті за переліком
Примітка
1
2
3
4
5
1-Адміністративно-господарська діяльність
01-01 Накази Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції з питань діяльності державного нотаріального архіву та з особового складу (копії) Доки не мине потреба
ст.16-а
01-02 Правила, положення, інструкції, з питань діяльності державних нотаріальних архівів та нотаріального діловодства. До заміни новими
ст.18-б Перехідна
01-03 Документи (довідки, узагальнення, аналізи, методичні рекомендації та інформаційні листи) з питань діяльності державних нотаріальних архівів, нотаріальної практики та нотаріального діловодства Доки не мине потреба
ЕК Перехідна
01-04 Положення про ___________державний нотаріальний архів До заміни новим
ст.18-б Перехідна
01-05 Штатний розклад державного нотаріального архіву, накази Головного управління юстиції з особового складу (копії) 3 роки
ст.46 Перехідна
01-06 Правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції працівників архіву До заміни новими
ст.18-б Перехідна
01-07 Накази завідуючого державним нотаріальним архівом з адміністративно-господарських питань 3 роки
ст.16-г
01-08 Книга реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань 3 роки
ст.100-б Перехідна
01-09 Плани роботи державного нотаріального архіву та звіти про їх виконання 5 років
ст.153
01-10 Протоколи виробничих нарад 5 років
ст.11
01-11 Річний статистичний звіт про роботу державного нотаріального архіву, вчинені нотаріальні дії, стягнення державного мита Постійно
ст.298-б
01-12 Піврічні, квартальні та інші звіти 3 роки
ст.298-в,г
01-13 Документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірки роботи державного нотаріального архіву Постійно
ст.22-а
01-14 Документи (довідки, акти, доповідні записки) про перевірку працівниками державного нотаріального архіву стану нотаріального діловодства та архіву державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів Постійно
Ст.22-а
01-15 Документи фінансової та господарської діяльності державного нотаріального архіву (банківські документи, квитанції, накладні, облік матеріальних цінностей, заявки про придбання, списання матеріальних цінностей та інше), табелі обліку робочого часу 3 роки
ст.315 За умови завершення перевірки органами державної податкової служби з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих та судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення
01-16 Список фондоутворювачів _______державного нотаріального архіву Постійно
ст.108 Перехідна
01-17 Графік приймання документів від фондоутворювачів та інформація про його виконання Доки не мине потреба
ЕК
01-18 Список (картки) фондів ________державного нотаріального архіву Постійно
Ст.108 Перехідна
01-19 Справи фондів (історичні довідки до фондів, описи справ, номенклатури, паспорти архіву, аркуші і акти перевіряння наявності і стану документів, акти приймання-передавання документів на державне зберігання від фондоутворювачів, акти про вилучення документів для знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляди фондів, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду) Постійно
Ст.107 Перехідна
01-20 Журнал надходження й вибуття документів з державного нотаріального архіву До ліквідації організації
ст.116 Перехідна
01-21 Пофондовий топографічний покажчик 1 рік
ст.114 Після заміни новим
01-22 Документи (запити, постанови, протоколи) про вилучення справ, документів із фондів державного нотаріального архіву
01-23 Замовлення на видавання справ, документів із державного нотаріального архіву 1 рік
ст.119 Після повернення документів
01-24 Акти про видавання справ у тимчасове зберігання 1 рік
ст.117 Після повернення документів
01-25 Книга обліку видачі документів з державного нотаріального архіву 1 рік
ст.120 Після закінчення книги та повернення документів до архіву.Перехідна
01-26 Заяви, запити про видачу архівних довідок, копій витягів з документів, що зберігаються в державному нотаріальному архіві, листування з питань їх видачі 3 роки
ст.121
01-27 Акти приймання-передавання з усіма додатками, складені при зміні (заміщенні) завідуючого державним нотаріальним архівом Постійно
Ст.55-а
01-28 Листування з Головним управлінням юстиції з питань діяльності державного нотаріального архіву 5 років
ст.6-Д
01-29 Листування з фізичними та юридичними особами з питань діяльності архіву та вчинення нотаріальних дій 5 років
ст.6Д ПТД
01-30 Звернення фізичних та юридичних осіб, що надійшли до державного нотаріального архіву та результати їх розгляду 5 років
ст.28, ст.30
01-31 Журнал реєстрації звернень фізичних та юридичних осіб 5 років
ст.95 Перехідний
01-32 Журнал реєстрації вхідних документів 3 роки
ст.100 б Перехідний
01-33 Журнал реєстрації вихідних документів 3 роки
ст. 100 б Перехідний
01-34 Розносна книга для місцевої кореспонденції 1 рік.
ст.101 Після закінчення книги. Перехідна
01-35 Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза робочим місцем 3 роки
ЕК
01-36 Книга обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів до державного нотаріального архіву Постійно
ЕК Перехідна
01-37 Книга обліку видачі спеціальних бланків нотаріальних документів державним нотаріусам архіву Постійно
ЕК Перехідна
01-38 Особиста книга державного нотаріуса архіву з обліку спеціальних бланків нотаріальних документів Постійно
ЕК Перехідна
01-39 Особиста книга державного нотаріуса архіву з обліку зіпсованих, дефектних та анульованих спеціальних бланків нотаріальних документів Постійно
ЕК Перехідна
01-40 Книга обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України Постійно
ЕК Перехідна
01-41 Документи (накладні, акти, звіти, листування) з обліку надходження та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів та спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, виявлення дефектних (відсутніх) бланків, знищення зіпсованих та дефектних бланків 3 роки
ст.36Д
01-42 Журнал обліку печаток та штампів державного нотаріального архіву Постійно
ст.1132 Перехідний
01-43 Документи (акти, квитанції) про знищення печаток і штампів архіву 3 роки
ст.1134
01-44 Журнал реєстрації спостережень за станом температурно — вологісного режиму зберігання архівних документів 1 рік
ст.123 Після закінчення журналу. Перехідний
01-45 Журнал обліку інструктажу працівників архіву з техніки безпеки 10 років
ст.473 Перехідний
01-46 Журнал огляду приміщення архіву перед його закриттям 1 рік Після закінчення журналу
01-47 План заходів щодо евакуації документів державного нотаріального архіву на випадок стихійного лиха До заміни новим
ЕК Перехідна
01-48 Перелік платних робіт і послуг До заміни новими
ЕК
01-49 Книга обліку літератури Доки не мине потреба
ЕК Перехідна
2-Вчинення нотаріальних дій
02-01 Реєстр для реєстрації нотаріальних дій 75років
02-02 Заяви про видачу дублікатів документів із фондів архіву та виписок із реєстрів 3 роки
02-03 Заповіти, посвідчені посадовими особами, зазначеними у ст.40 Закону України «Про нотаріат» та повідомлення заповідачам і посадовим особам, які посвідчили заповіт, про отримання примірника заповіту 75років
02-04 Алфавітна книга обліку отриманих заповітів, посвідчених посадовими особами, зазначеними у ст.40 Закону України «Про нотаріат» 75 років Перехідна
02-05 Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних дій. 5 років
02-06 Документи (постанови, ухвали, повідомлення про накладення і зняття заборон відчуження нерухомого і рухомого майна) 75 років
02-07 Реєстр для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами і реєстрації зняття таких заборон та арештів 75 років Перехідний
02-08 Алфавітна книга обліку заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами і реєстрації зняття таких заборон та арештів 75 років Перехідна
3-Архів
03-01 Паспорт архіву До заміни новим
ст. 37Д
03-02 Номенклатура справ архіву Постійно
Ст.89а
03-03 Опис справ архіву постійного зберігання Постійно
ст.109 а
03-04 Опис справ архіву тривалого (понад 10 років) зберігання 3 р.
ст.109 б Після знищення справ
03-05 Акти про вилучення для знищення справ (документів) архіву, що не підлягають зберіганню Постійно
ст.107 Після припинення нотаріальної діяльності передаються до нотаріального архіву
03-06 Справа фонду державного нотаріального архіву (історична довідка, описи справ, акти перевірки наявності і стану документів, акти про вилучення для знищення справ, документів із фонду, акти про нестачу і непоправні пошкодження документів) Постійно
ст.107 Перехідна
Завідуючий державним
нотаріальним архівом підпис ініціали, прізвище
Дата
Підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ у __ роціЗа строками зберігання Всього У тому числі таких, що переходять
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом
Завідуючий державним
нотаріальним архівом підпис ініціали, прізвище
Дата
