Звіт до Фонду «непрацездатності» : тонкощі подання в електронній формі.

ЛИСТ

від 14.10.2010 р. N 03-28-1949

Виконавча дирекція Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, розглянувши звернення щодо прийому органами Фонду електронної звітності, повідомляє.

Чи має бути безкоштовним прийом електронної звітності, обов’язковим Чи є користування послугами спецоператора для подання такої звітності? Чи справді, якщо платник побажав подати звітність в електронному вигляді, то відповідний орган зобов’язаний її прийняти, не відсилаючи платника до якихось там комерційним спецоператора?

Спосіб подання звітності визначається страхувальником на добровільних засадах. Подання електронного звіту у відповідності до законодавства дає страхувальникові право не подавати відповідні звіти на паперових носіях, якщо їм була отримана друга квитанція. Страхувальник може подавати до Фонду звітність наступними способами:

- На паперових носіях — особисто;

- На паперових носіях — поштовими відправленнями;

- Засобами телекомунікаційного зв’язку з накладанням електронного цифрового підпису;

- Засобами телекомунікаційного зв’язку з накладанням електронного цифрового підпису через посередника.

Всі послуги з прийому електронної звітності страхувальників робочими органами Фонду надаються безкоштовно.

Взаємовідносини між спецоператорів і страхувальником визначаються договірними умовами відповідно до чинного законодавства.

Чи відповідає законодавству примус подавати звітність до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності саме в електронному вигляді (створення певних перешкод для звітності в звичному «паперовому» вигляді)?

Нормативно-правовими актами Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності не передбачена обов’язковість подання звітності в електронному вигляді.

Якщо підприємство уклало договір на подання до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності звітності в електронному вигляді і має намір направляти декларації через Інтернет. При цьому виникає питання: чи необхідно такі ж декларації подавати на паперових бланках?

Подання електронного звіту по коштах Фонду відповідно до законодавства дає страхувальникові право не подавати відповідний звіт на паперових носіях, якщо їм була отримана друга квитанція.

Хто повинен підписувати звітність в електронному вигляді, яка подається до органів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності?

Електронні цифрові підписи посадових осіб страхувальника відповідно до Законів України від 22.05.2003 р. N 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», від 22.05.2003 р. N 852-IV «Про електронний цифровий підпис» накладаються на електронний звіт в наступному порядку: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим — ЕЦП керівника (директора), третім — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки суб’єкта звітності.

При відсутності у суб’єкта звітності посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб накладаються у такому порядку: першим — ЕЦП керівника (директора), другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки суб’єкта звітності.

Фізичною особою — суб’єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис фізичної особи — суб’єкта підприємницької діяльності, другий — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитку печатки фізичної особи — суб’єкта підприємницької діяльності (за наявності).

Чи відрізняються терміни подання електронної звітності в електронному вигляді від термінів подання звітності в паперовому? Чи справді така звітність приймається з 9:00 до 18:00 щодня, крім вихідних, святкових і неробочих днів (прошу повідомити такі дні та години)?

Електронні звіти подаються страхувальниками за звітні періоди і в терміни подання, встановлені правлінням Фонду для відповідних звітів у паперовій формі. Звітність по коштах Фонду в електронному вигляді, отримана робочими органами Фонду пізніше терміну, встановленого законодавством для звітності по коштах Фонду, вважається поданою з порушенням терміну. Автоматизована інформаційна система прийому звітних документів від страхувальників у робочих органах Фонду засобами Інтернет-технологій Виконавчої дирекції Фонду забезпечує цілодобовий прийом електронних звітів. Обробку звітів Виконавча дирекція Фонду здійснює з 9:00 год до 17:00 год щодня, крім вихідних, святкових і неробочих днів.

У разі отримання електронного звіту після 16 годин Виконавча дирекція Фонду формує і направляє квитанції протягом перших двох годин наступного робочого дня.

Чим підтверджується приймання звітності, поданої в електронному вигляді?

Прийом звіту підтверджується другим квитанцією з повідомленням про прийом електронного звіту.

Електронний звіт, до якого страхувальником не була отримана друга квитанція з повідомленням про його прийом, представленим не вважається.

Яка дата вважається датою подання податкової звітності, поданої в електронному вигляді?

Датою подання електронної звітності по коштах Фонду вважається дата, зафіксована посередником або Виконавчою дирекцією Фонду в першій квитанції до електронного звіту, за яким страхувальником отримана друга квитанція з повідомленням про прийом електронного звіту.

Який термін зберігання архіву файлів, спрямованих як звітності, файлів звітності з накладеними на них ЕЦП платника та отриманих електронних квитанцій з ЕЦП?

Робочі органи Фонду забезпечують такий же термін зберігання електронних звітів, як і для паперових, відповідно до наказів Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. N 41 «Про затвердження Переліку типових документів», Державного комітету архівів України від 25.04. 2005 р. N 49 «Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах» та постановою правління Фонду від 24.12.2001 р. N 54 «Про затвердження Інструкції з діловодства в органах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності».

Підприємство уклало договір з аудиторською фірмою на складання всієї звітності та доручило їй здавати податкову звітність підприємства в електронному вигляді. Хто несе відповідальність за своєчасність подання та коректність заповнення документів?

Відповідно до Закону України від 18.01.2001 р N 2240 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням» визначено, що страхувальники зобов’язані нараховувати і сплачувати в установлені строки та в повному обсязі страхові внески , вести облік коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, і своєчасно надавати органам Фонду встановлену звітність щодо цих коштів. Отже,відповідальність за своєчасність подання та коректність заповнення звітності по коштах Фонду несе страхувальник.

В. о. директора Е. Ушаков