Пропозиції змін і доповнень до «Правил ведення нотаріального діловодства»

Шановна Ніно Вікторівна !
Надсилаємо Вам пропозицію по внесенню змін та доповнень до проекту «Правил ведення нотаріального діловодства», розроблені на підставі та у форматі громадського обговорення запропонованого Міністерством юстиції України.
1.2. З метою застосування цих Правил використовуються наступні основні терміни і їх визначення:
- вхідні документи — документи, що надійшли в державну нотаріальну контору, державний нотаріальний архів ( далі — контора, архів), приватному нотаріусу і прийняті ними для розгляду;

- вихідні документи — документи, що створені в процесі нотаріальної діяльності працівниками контори ( архіву), приватним нотаріусом, як ініціативні, так і документи-відповіді, призначені для направлення (видачі) іншим фізичним і юридичним особам;

- нотаріальні документи — вчинені нотаріальні дії, що утворюються в результаті нотаріальної діяльності контори ( архіву), нотаріуса, а також вчинені уповноваженими посадовими особами органів місцевого самоврядування та посадовими особами, перерахованими у статті 40 Закону України «Про нотаріат»;
Відредагувати: нотаріальний документ – примірник на якому викладений документ, що становить зміст нотаріальної дії, або якось подібне, бо висловлювання «нотаріальні документи — вчинені нотаріальні дії» є не зовсім коректним визначенням.
Аргументація: некоректне висловлювання.

2.1. Нотаріальне діловодство включає:

- підготовку, оформлення, реєстрацію, облік, видачу, зберігання і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії;

- ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, книг, журналів реєстрації (обліку), в яких реєструються нотаріальні документи, і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії;

- оформлення, реєстрацію і облік документів по витребовуванню і наданню конторою (архівом), приватним нотаріусом відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії;

- оформлення, реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою (архівом), приватним нотаріусом відомостей про вчинені нотаріальні дії, відомостей у податкові органи про посвідчення договорів відчуження, видачу свідоцтв про право на спадщину, тощо;
Замінити: фразу «про посвідчення договорів відчуження» змінити на «з питань оподаткування».
Аргументація: перелік та обсяг інформації, що передається нотаріусами до ДПІ буде ще змінюватися багато разів, як в одну так і в іншу сторону.

- прийняття, підготовку, облік, оформлення, розмноження (тиражування), перевірку, виконання, зберігання і використання організаційно–розпорядчих документів та документів з адміністративно-господарських питань, що утворюються в результаті діяльності контори (архіву), приватного нотаріуса;

- порядок і терміни розгляду звернень громадян;

- складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги;
Виключити.
Аргументація: немає такої нотаріальної дії – «правова допомога». Це дійство — «правова допомога» по суті вміщується в нотаріальній дії, або навіть роздрібнене на декілька нотаріальних дій, для яких є абзац 1 п. 2.1. цих Правил.

2.2. Нотаріальне діловодство регулюється Законом України «Про нотаріат» (далі — Закон), цими Правилами, іншими нормативно-правовими актами, що регулюють порядок ведення діловодства.

Нотаріальне діловодство ведеться українською мовою.

2.3. Загальне діловодство в конторі (архіві), приватним нотаріусом та ведеться окремо від нотаріального діловодства з дотриманням Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 №1153 (зі змінами) та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348 ( зі змінами).
ВИКЛЮЧИТИ в даній редакції!!! Викласти п. 2.3. на підставі вказаних нотаріальних документів та включити їх до загального діловодства.
Аргументація. Нотаріуси не є суб’єктами, що підпадають під дію вказаних нормативних актів. Норми цих інструкції повинні бути адаптовані для нотаріального процесу та бути імплиментовані в дані Правила. В широкому сенсі у нотаріуса усе діловодство – нотаріальне, бо він веде його саме як нотаріус, а не як фізична особа, в вузькому – є нотаріальне діловодство, що напряму пов’язане з нот. діями та загальне-адміністративно-господарське.
У противному випадку нотаріус і далі буде позбавлений у суді та у інших випадках посилатися на дані Інструкції, оскільки їх дія на нас не розповсюджується. І судам це відомо.

4.1.4. Під час приймання — передавання документів діловодства перевіряється наявність і стан :

- справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10років), тимчасового ( до 10 років включно) зберігання, з особового складу;

- облікових документів та довідкового апарату до справ ( нарядів) (передумови, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

- печаток і штампів, якими користується контора;

- матеріально-технічного обладнання та інвентарю;
Виключити.
Аргументація — не входить до поняття ДІЛОВОДСТВО.

- умов зберігання документів

4.2.3. У разі втрати приватним нотаріусом документів діловодства, останній негайно доповідає начальнику управління юстиції для вжиття необхідних заходів.
Відредагувати:
У разі втрати приватним нотаріусом документів діловодства, останній протягом 3 робочих днів повідомляє про це ГУЮ.
Аргументація.
1. Строк «негайно» — нормативно не визначений.
2. Повідомляти необхідно установу, а не особу.
3. Назва установи застаріла.
4. Нотаріус — не підлеглий і не співробітник установи, тому він «повідомляє» а не «доповідає».
5. Вжиття чи невжиття необхідних засобів — окреме питання, яке не є предметом регулювання даного документу.

5.1. Складання і оформлення документів в залежності від їх виду (організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи про надання правової допомоги, тощо) здійснюються у порядку, передбаченому чинним законодавством.
У випадку, якщо цими Правилами не передбачено інше, оформлення реквізитів документів здійснюється у відповідності з вимогами, встановленими Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 зі змінами.
Виключити.
Аргументація — пункт НІ ПРО ЩО, бланкетна норма.

5.1.1. Для складання документів використовується папір А4(210х297) та А5 (148х210).

Складання документів на папері довільного формату не допускається.
Відредагувати друге речення.
Складання НОТАРІАЛЬНИХ документів на папері довільного формату не допускається.
Аргументація. С точки зору збереження навколишнього природного середовища, карпатських лісів і т. д. а також виконання евроконвенцій з питань охорони середовища вважаємо можливим виконання не нотаріальних документів за принципом «розумної достатності».

5.1.2. Службові документи оформлюються на бланках контори (архіву), нотаріуса, які виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Під час складання і оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.
Виключити.
Аргументація:
1. Відсутнє нотаріальне поняття «бланк контори (архіву) нотаріуса»
2. Немає чіткого посилання на те що таке та де знайти «вимоги нормативної документації».
3. Під час складання і оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання — не треба нормативно дозволяти те, що і так можна робити.

5.1.5. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на питання “Про що документ.”

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.
Виключити.
Аргументація — я не творець і не зобов’язаний «творити» заголовки. І жодна особа мене не може зобов’язати займатися творчою діяльністю. Я відповідаю по суті питання. Видумування заголовків — це елемент творчої діяльності.

5.2. Текст документа виготовляється за допомогою комп’ютерної техніки, шрифтом Times New Roman, розміром 12-14 і повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень.
Відредагувати:
1. Додати після слів документа — фразу «за наявної можливості», що надає право у випадку відключення світла створити рукописний документ.
2. За цих же міркувань незаконні вимоги, щодо шрифту.
3. Встановлення розміру шрифту — порушення права людини – особа з частковою втратою зору може не роздивитися 14, тому необхідно добавити фразу «як правило».
4. Виключити слова «аргументовану» — як необов’язкове. Як правило викладається тільки інформація.
5. Виключити слова «зрозуміло». Питання «зрозумілості» — є особовим і особистим, і залежить від того, якім півкулею мозку людина сприймає інформацію.

5.8.3. Вчинені нотаріальні дії реєструються у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій, які ведуться та заповнюються відповідно до встановленого Міністерством юстиції порядку.
та
5.8.4. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій мають бути прошиті, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника управління юстиції або уповноваженою ним посадовою особою. Підпис начальника управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного управління юстиції.
ВИЛУЧИТИ.
Аргументація — дублюють інший нормативний акт, та не входять в коло питань, що регулюється даним нормативним актом.

5.9.2. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій(фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів повинні бути позначені хоча б один раз словами.
та
5.9.3. Прізвище, імена, по-батькові фізичних осіб, їх місце проживання, ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами — із зазначенням дати їх народження.
та
5.9.4. При нотаріальному оформленні документа за участю іноземних громадян зазначається також їх громадянство.
та
5.9.5. Назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб-підприємців вказується без скорочень, із зазначенням їх місцезнаходження.
та
5.9.6. На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються.
та
Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису.
та
При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.
та
5.9.7. Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії ( наприклад копії документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.
та
5.9.8. Якщо документ, що підлягає нотаріальному оформленню, викладений неправильно, чи неграмотно, чи складений з порушенням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулась за оформленням такого документа, виправити його або скласти новий.
та
5.10. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси відповідно до затверджених Міністерством юстиції форм застосовують посвідчувальні написи і видають свідоцтва, що підписуються нотаріусом і скріплюються його печаткою.
та
5.10.1. Текст посвідчувального напису повинен починатися на документі та бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, вільні місця – прокреслені, дописки та інші виправлення — застережені.
та
Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.
та
5.10.2. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа бланку нотаріального документа.
та
У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом повинні бути прошиті міцною ниткою білого абр червоного кольору, аркуші пронумеровані, завірені підписом нотаріуса і скріплені його печаткою.
та
5.10.3. Для викладення посвідчувального напису чи його продовження прикріплення або підклейка аркуша не допускається.
та
5.10.4. Для проставляння посвідчувальних написів можуть використовуватись мастичні штампи з текстом відповідного напису.
та
При оформленні нотаріальних документів можуть також застосовуватися мастичні штампи з словами «копія», «копія з копії», «дублікат, що має силу оригіналу», «з оригіналом згідно» ,тощо.
та
5.10.5. При оформленні нотаріальних документів, призначених для дії за кордоном використання мастичних штампів не допускається.
ВИЛУЧИТИ.
Аргументація — дублюють інший нормативний акт, та не входять в коло питань, що регулюється даним нормативним актом, натомість надають можливість в рамках перевірки діловодства переглядати примірники нотаріальних документів, що є порушенням ст. 8 ЗУ «Про нотаріат.»

5.10.6. Складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги здійснюються у відповідності до вимог діючого законодавства.
Вилучити.
Аргументація — відсутнє чітке визначення, що таке «правова допомога» з точки зору ведення та організації нотаріального діловодства і якими саме вимогами законодавства воно регулюється.

5.10.7. Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності
Відредагувати — Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії повинні бути прошиті.
Аргументація:
1. Фраза «у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності» — вводить оцінювальний критерій, відносно якого відсутні параметри його перевірки.
2. Неможливість виконання цієї вимоги з технічної точки зору — навіть багатіші держави світу визнають, що немає «абсолютних» засобів захисту інформації, документів і навіть банкнот національної грошової одиниці. Не існує засобу захисту, який неможливо подолати. Нотаріус не має нести відповідальності за те, чому він не в змозі перешкодити. Навіть гроші підробляють так, що банки не можуть відрізнити їх від справжніх. Тому достатньо залишити тільки саме вимогу про зшивання.

7.2. Для документів, що перебувають на контролі номенклатурою передбачається спеціальна контрольна папка.

При розгляді документів, звернень тощо завідувач конторою (архівом), приватний нотаріус зобов’язані дотримуватись встановлених чинним законодавством строків.
Відредагувати:
Додати пункт:
7.2.1. При розгляді документів, що перебувають на контролі та надійшли із порушенням (закінченням) терміну для їх розгляду, приватним нотаріусам встановлюється єдиний термін ___ (3, 5, 7) днів для відповіді, із обов’язковим посиланням у тексті відповіді на факт несвоєчасного надходження запиту.

8.20.1. У виняткових випадках, за вимогою суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з, цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.

Вилучити – абзац 2
Аргументація — дублюють інший нормативний акт, та не входять в коло питань, що регулюється даним нормативним актом.

Голова Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко