АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА щодо призупинення діяльності приватного нотаріуса за несвоєчасне внесення або невнесення відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки («Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 квітня 2007 року № 378/13645)

Зайцев Олексій

директор Центру аналітичних досліджень з питань права та безпеки «ЮКОН»,

кандидат юридичних наук

Використані джерела:

1. Конституція України від 28 червня 1996 року;
2. Цивільний кодекс України;
3. Закон України «Про нотаріат» від 2 вересня 1993 року № 3425-XII;
4. Наказ Міністерства юстиції України від 3 березня 1994 року № 20/5 «Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України»;
5. Наказ Міністерства юстиції України від 4 березня 1994 року N 10/5 «Про затвердження Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності»;
6. Наказ Міністерства юстиції України від 17 квітня 2007 року № 186/5 «Про внесення змін до Положення про вимоги до робочого місця (нотаріальної контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням»;
7. «Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів», затверджене Наказом Міністерства юстиції України 29.06.99 № 36/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 28.12.2006 № 110/5).
8. «Положення про Єдиний реєстр довіреностей», затверджене Наказом Міністерства юстиції України від 28 грудня 2006 р. N 111/5.

Відповідно до вимог «Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів», затверджене Наказом Міністерства юстиції України 29.06.99 № 36/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 28.12.2006 № 110/5) (далі — Положення) нотаріус зобов’язаний вносити до Єдиного реєстру про витрачені та недійсні бланки відомості щодо витрачання бланків нотаріальних документів (далі – бланки), а також недійсних бланків.
Унесення до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків здійснюється Реєстраторами Єдиного реєстру в день витрачання бланка (п.п. 5.3. Положення).
Унесення до Єдиного реєстру відомостей про викрадені бланки здійснюється Реєстраторами Єдиного реєстру негайно (п.п. 5.4. Положення).
Нотаріуси, які не мають власних систем доступу до Єдиного реєстру не пізніше 5-го числа наступного за звітним місяця подають до Адміністратора Єдиного реєстру звіти про витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (п.п. 5.5. Положення).
Адміністратор Єдиного реєстру щомісяця не пізніше 20-го числа наступного за звітним місяця надсилає до відповідного управління юстиції інформацію про несвоєчасне внесення або невнесення нотаріусами до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки, передачу бланків за межі нотаріального округу (п.п. 5.8. Положення).
За несвоєчасне внесення або невнесення відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки, а також передачу бланків за межі нотаріального округу управління юстиції на підставі відповідного повідомлення Адміністратора Єдиного реєстру призупиняє діяльність приватного нотаріуса або притягає до дисциплінарної відповідальності державного нотаріуса (п.п. 5.9. Положення).
Слід звернути увагу на те, що є достатньо підстав стверджувати, що окремі вимоги Положення потребують роз’яснення або вдосконалення.
По-перше, слід звернути увагу на те, що у разі порушення вимог Положення для державного та приватного нотаріусів передбачені різні за тяжкістю санкції. Управління юстиції призупиняє діяльність приватного нотаріуса, а державного нотаріуса чекає лише дисциплінарна відповідальність (п.п. 5.9. Положення). Зрозуміло, що державного нотаріуса покарати так само як і приватного неможливо, враховуючи відсутність подібних санкцій, але й встановлення більш жорсткого «покарання» до приватних нотаріусів незрозуміле. Особливо зважаючи на єдину систему нотаріату України та дії її представників як за природою, так і за юридичними наслідками.
З проведеного аналізу Положення також видна певна алогічність його вимог щодо своєчасної реєстрації та санкцій за їх невиконання. Викликає увагу припис, котрий надає можливість нотаріусам, які не мають власних систем доступу до Єдиного реєстру не пізніше 5-го числа наступного за звітним місяця подавати до Адміністратора Єдиного реєстру звіти про витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (п.п. 5.5. Положення). Таким чином, державне підприємство «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України не має інформації про витрачені бланки тривалістю до 32-36 днів.
У той же час нотаріус, котрий за власний рахунок встановив систему доступу до Єдиного реєстру, жодним чином не має права на помилку, навіть за об’єктивних обставин. Ця обставина підтверджує аргументованість надання таким нотаріусам можливості альтернативного шляху виконання функцій Реєстратора, про що піде нижче у пропозиціях Довідки.
По-друге, вказівка на таку санкцію, як «зупинення приватної нотаріальної діяльності» викликає сумнів, зокрема, можливість її реалізації на практиці відповідно до положень Закону України «Про нотаріат». Його вивчення дає усі підстави стверджувати про відсутність такої санкції стосовно нотаріуса.
Несвоєчасне внесення або невнесення відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки, а також передачу бланків за межі нотаріального округу не може бути підставою і для анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю (ст. 12 Закону України «Про нотаріат») чи припинення приватної нотаріальної діяльності (ст. 30 Закону України «Про нотаріат»).
По-третє, потребує свого доопрацювання процедура застосування санкцій взагалі, а саме час їх застосування.
Вивчення Положення дає наступну відповідь на поставлене запитання: адміністратор Єдиного реєстру щомісяця не пізніше 20-го числа наступного за звітним місяця надсилає до відповідного управління юстиції інформацію про несвоєчасне внесення або невнесення нотаріусами до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки, порушення пункту 7.3 цього Положення (передачу бланків за межі нотаріального округу). У свою чергу, управління юстиції на підставі відповідного повідомлення Адміністратора Єдиного реєстру призупиняє діяльність приватного нотаріуса або притягає до дисциплінарної відповідальності державного нотаріуса.
З вимог Положення ясно, що інформація Адміністратора подається не пізніше 20-го числа наступного за звітним місяця. Однак відкритим питання часу застосування санкції. Це або перший день місяцю, котрий йде за попереднім, у котрому було допущене порушення, або з моменту повідомлення Адміністратором управління юстиції, або з моменту вступу в силу наказу про застосування санкції. Це, в свою чергу, ставить ще під більший сумнів відсутність відпрацьованого механізму порядку встановлення відповідальності нотаріуса-реєстратора.
Що стосується зазначених обставин, то позитивним прикладом вирішення прогалини, може бути алгоритм застосування санкції, коли управління для вирішення питання про її застосування надасть можливість приватному нотаріусу пояснити причини неможливості своєчасного виконання приватним нотаріусом функцій Реєстратора. Таким чином, порядок застосування санкцій буде позбавлений автоматичного покарання без уточнення обставин події. А це у свою чергу захистить права та інтереси громадян України, як зацікавлених у стабільній та професійній роботі системи нотаріату.
Враховуючи зазначені обставини можна із впевненістю стверджувати про необхідність уточнення санкції за несвоєчасне внесення або невнесення відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки, а також передачу бланків за межі нотаріального округу. Також потребує уточнення процедура застосування санкції за допущене порушення, з чітким викладенням часових показників. Зокрема, слід звернути увагу на дії нотаріуса у разі неможливості виконання вимог Положення в частині своєчасного внесення даних до реєстру у зв’язку з технічними проблемами, наприклад, збій у роботі інтернет-провайдера, пошкодження обладнання тощо. Вважається достатньо зрозумілим необхідність вирішення цієї проблеми шляхом опису алгоритму дій реєстратора. Це може бути, як варіант, наступна послідовність:
1) З моменту виявлення неможливості виконання вимог Положення нотаріусу — Реєстратору наступного дня, але не пізніше 3-х днів, повідомити Адміністратора Єдиного реєстру – державне підприємство «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України про наявні труднощі.
2) Складання нотаріусом акту, який засвідчував би причину та тривалість неможливості унесення до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків реєстратором Єдиного реєстру в день витрачання бланка із його подальшим поданням (протягом 3-х днів) до головного управління юстиції.
3) У разі відсутності іншого дієвого механізму внесення інформації про бланки нотаріусом-реєстратором (у випадку наявності вищевказаних обставин) необхідно врахувати можливість нотаріусу перейти до порядку унесення даних, передбаченому 5.5. Положення, тобто подача Адміністратору Єдиного реєстру звіту про витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів у термін не пізніше 5-го числа наступного за звітним місяця.
Звісно, викладений алгоритм дій нотаріуса у разі неможливості унесення до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків реєстратором Єдиного реєстру в день витрачання бланка є лише одним з можливих варіантів.
У будь-якому разі актуальність проблеми, котра існує, не викликає сумнівів, а тому потребує свого коректного вирішення із врахуванням інтересів як Міністерства юстиції і нотаріусів, так і конституційних прав громадян України на своєчасну та безперешкодну можливість отримати заплановану нотаріальну дію.